Priorizando problemas e soluções através da Matriz GUT e da Matriz BASICO

entes problemas e todo problema apresenta variadas soluções. Através das ferramentas matriz GUT  e BASICO é possível se planejar estabelecendo prioridades e fundamentar a tomada de decisões.

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A relevância do planejamento em uma organização é um consenso mundialmente estabelecido e a forma de sua implementação é algo amplamente discutido em universidades, congressos e em diversas literaturas. Segundo (DRUCKER, 1989), o planejamento pode ser definido da seguinte maneira:

 

“Planejamento é uma ação ou ferramenta administrativa que envolve a avaliação da situação atual, traça possibilidades ou rotas e confere maior probabilidade futura de obter os resultados desejados. Esses resultados podem ser de curto, médio ou longo prazo.”

 

Em projetos, o planejamento é um dos cinco processos que compõem o ciclo de vida do gerenciamento de projetos e sua importância é imprescindível para o alcance de seu sucesso.

Dentro do planejamento, como nos outros processos dentro do ciclo de vida do gerenciamento de projetos, existem entradas, ferramentas e saídas. As entradas nada mais são do que os insumos, as ferramentas são técnicas para a transformação destes insumos em resultados, e as saídas consistem nos resultados.

Os projetos são compostos de fases e estas fases estão sujeitas a variados problemas com diferentes níveis de intensidade e estes problemas expostos a diversos tipos de soluções. Raíza Moraes, em seu post sobre Matriz de Priorização de Projetos e Investimentos, define que: “Um dos principais trabalhos de um GP é saber o que deve ser priorizado em cada uma das fases do projeto”. Torna-se então extremamente necessário a utilização de ferramentas capazes de analisar a priorização destes problemas e suas respectivas soluções de modo que contribuam para a fundamentação do processo de tomada de decisão nos projetos.

Tomada de decisão

O processo de tomada de decisão é um dos fatores mais críticos na área de gestão de projetos. É nesse momento em que o gerente deverá decidir o que deve ou não ser feito, quais problemas tem maior relevância no momento e quais as soluções que impactariam de maneira mais significativa na resolução destes problemas.

Por isso, não dá para fazer tudo intuitivamente e torcer para que dê certo. Não é uma questão de sorte, mas de planejamento, cálculo e análise de riscos. Existem diversos métodos e ferramentas para tornar a tomada de decisão na gestão de projetos mais assertiva e rápida.

Neste post, falarei a respeito de duas ferramentas específicas, a Matriz GUT e a Matriz BASICO, e os seus enormes potenciais de contribuição na resolução dos problemas pertinentes aos projetos e as empresas como um todo e sua enorme contribuição para uma tomada de decisão bem fundamentada.

 

Figura 1 – Planejamento e o Gerenciamento de Projetos/ Fonte: https://phoenixts.com/blog/pmp-vs-project-plus-for-project-management/

MATRIZ GUT

 

Como o professor Lysio Sellos costuma dizer: “Um projeto é simples, bonito e agradável somente para quem está fora dele”. Na prática o gerente e sua equipe de projetos lidam o tempo todo com variados problemas que são impossíveis de serem resolvidos simultaneamente, tornando-se necessário tomar decisões de que problemas priorizar, baseados no seu grau de importância.

A matriz GUT, proposta por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, é uma ferramenta utilizada especificamente na identificação das intensidades dos problemas existentes. Seus idealizadores propuseram sua aplicação na priorização de problemas seja nas organizações de um modo geral, seja em um projeto específico. O objetivo desta ferramenta é levar em consideração três aspectos essenciais na hierarquização dos problemas identificados. São eles a gravidade, a urgência e a tendência que com suas iniciais formam a palavra GUT.

Esses três aspectos são detalhados por (SOTILLE, 2014):

 

“GRAVIDADE: a intensidade, profundidade dos danos que o problema pode causarse não se atuar sobre ele.

URGÊNCIA: o tempo para a eclosão dos danos ou resultados indesejáveis se não se atuar sobre o problema.

TENDÊNCIA: o desenvolvimento que o problema terá na ausência de ação.”

 

O objetivo desta ferramenta é identificar respostas através de uma matriz para as perguntas: o que devemos fazer primeiro? Por que? Por onde devemos começar?

As notas de 1 a 5 devem ser proporcionais aos problemas como:

NOTA: Gravidade, Urgência, Tendência, respectivamente.

1. Não é grave, não possui pressa de ser solucionado, não vai piorar e em alguns casos melhora sozinho;
2. Pouco grave, pode esperar para ser resolvido, vai piorar depois de um longo tempo;
3. Grave, deve ser feito o mais cedo possível, vai piorar a médio prazo;
4. Muito grave, possui certa urgência e deve priorizar a curto prazo;
5. Extremamente grave, urgência imediata, tendência de piorar se não houver atitudes necessárias.

 

Figura 2 – Exemplo simples de uma Matriz GUT/ Fonte: https://www.treasy.com.br/blog/matriz-gut/

 

MATRIZ BASICO

 

A identificação dos problemas presentes nos projetos e suas respectivas intensidades é ineficaz se a partir destas identificações não for buscado soluções para os problemas. A partir da avaliação da gravidade, urgência e tendência dos problemas em um projeto, surgem uma gama de alternativas para solucioná-los.

A matriz BASICO surge para auxiliar a resolução destes problemas. Esta ferramenta trabalha na mesma linha da matriz GUT, e estabelece prioridades nas diferentes soluções existentes para um determinado problema, auxiliando o gerente de projetos a basear sua tomada de decisão de como atacar aquele problema em parâmetros específicos. Como seu nome sugere, a matriz BASICO é propõem que a priorização das soluções sejam feitas por meio de uma matriz com as seguintes perspectivas:

 

• Benefício: o quanto a solução irá beneficiar a organização? Seu impacto será grande ou pequeno?
• Abrangência: quantas pessoas serão beneficiadas por esta solução? Sua abrangência será pequena ou grande?
• Satisfação (do colaborador): qual o grau de satisfação dos colaboradores em relação a esta solução?
• Investimento necessário: qual será o investimento que você necessitará para aplicar essa solução?
• Cliente: o quanto esta solução irá beneficiar os seus clientes?
• Operacionalidade: qual o grau de dificuldade para que esta solução seja executada? Ela necessita de alguma tecnologia especial ou é bastante simples de ser implantada? Possui algum impedimento legal para que a ação seja realizada?

 

Depois de saber todos os aspectos da matriz BASICO que deverão ser analisados nas alternativas disponíveis para a solução do problema é o momento de atribuir uma nota de 1 a 5 para cada solução, de acordo com sua prioridade:

 

Figura 3 – Estabelecendo prioridades de acordo com perspectivas na Matriz BASICO/ Fonte: http://slideplayer.com.br/slide/2758648/

 

Portanto, a matriz GUT e a matriz BASICO apresentam grandes vantagens por serem ferramentas simples e objetivas, por permitirem uma visão mais detalhada e sistêmica dos problemas, auxiliando o gestor a avaliar os problemas de seus projetos. Victor Hugo Costa concluiu de forma convergente em seu post sobre Matriz de Priorização de Projetos, dizendo que: “Em suma, a matriz de projetos em seus diferentes modelos é uma ferramenta eficiente para ajudar clientes a serem mais focados e organizados ou para gestores e a equipe obterem melhores desempenho”. Estas vantagens proporcionadas pelas matrizes tornam possível elencar ações corretivas e preventivas e priorizá-las para o extermínio total ou parcial do problema. São duas ferramentas que embasam a tomada de decisão, comparando vantagens e desvantagens de cada alternativa para escolher a melhor, sempre visando o desempenho econômico, a satisfação do cliente e verificando a eficácia da decisão.

E vocês, que ferramentas costumam utilizar para auxiliar na identificação e resolução de problemas e soluções dos seus projetos? E que ferramentas empregam para dar mais sustentação na tomada de decisão? Curtam e Comentem!

 

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:

CANDELORO, Raúl. Matriz de priorização. Disponível em: http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/matriz-de-priorizacao/25080/. Acesso em: 22 de Maio de 2018.

CONSULTORIA, Casa da. Matriz BASICO. Disponível em: https://casadaconsultoria.com.br/matriz-basico/. Acesso em 22 de Maio de 2018.

COSTA, Victor Hugo. Matriz de Priorização de Projetos. In: UVAGPCLASS, Rio de Janeiro, 25 de Novembro de 2017. https://uvagpclass.wordpress.com/2017/11/25/matriz-de-priorizacao-de-projetos-2/. Acessado em: 22 de Maio de 2018.

DRUCKER, Peter. As Fronteiras da Administração: onde as decisões do amanhã estão sendo determinadas hoje. São Paulo: Pioneira, 1989.

IT, Plan. A Tomada de decisão na gestão de projetos. Disponível em: http://planitgp.com.br/a-tomada-de-decisao-na-gestao-de-projetos/. Acesso em: 25 de Maio de 2018.

JR, Esag. GUT e BASICO: Ferramentas para Atacar Problemas e Priorizar Soluções. Disponível em: http://esagjr.com.br/gut-e-basico-ferramentas-para-atacar-problemas-e-priorizar-solucoes/. Acesso em: 22 de Maio de 2018.

PARTNERS, Priority. MATRIZ GUT. Disponível em: http://p1p.com.br/matriz-gut-qualidade/. Acesso em: 22 de Maio de 2018.

QUEIROZ, Danielle. Matriz de Priorização de Projetos e Investimentos. In: UVAGPCLASS, Rio de Janeiro, 4 de Junho de 2017. Disponível em: https://uvagpclass.wordpress.com/2017/06/04/matriz-de-priorizacao-de-projetos-e-investimentos/. Acessado em: 22 de Maio de 2018.

SOTILLE, Mauro Afonso. A ferramenta GUT – Gravidade, Urgência e Tendência. Disponível em: https://www.pmtech.com.br/PMP/Dicas%20PMP%20-%20Matriz%20GUT. Acesso em: 22 de Maio de 2018.

VEC. Priorização de Projetos: Entenda como a Matriz BASICO pode ajudá-lo. Disponível em: http://valorecompetencia.com.br/estrategia/priorizacao-de-projetos-entenda-como-a-matriz-basico-pode-ajuda-lo. Acesso em: 20 de Maio de 2018.