Determinar o Orçamento

Determinar o orçamento é um processo responsável por estabelecer as estimativas de custo geradas para cada etapa e atividade a fim de definir a linha base dos custos de um projeto. Saber determinar o capital financeiro para executar um produto ou um projeto é fundamental para uma organização, visto que um projeto sem divisas financeiras pode atingir valores que não comprove o custo-benefício, ou atingir um custo que a empresa não terá como sustentar.

Determinar o capital financeiro para executar um produto ou um projeto é fundamental para uma organização, visto que um projeto sem divisas financeiras pode atingir valores que não comprove o custo-benefício, ou atingir um custo que a empresa não terá como sustentar.

A responsabilidade de gerenciar as despesas de um projeto abrange um processo de planejamento que deve ser feito de forma minuciosa. Deve-se saber também como definir os custos e a escolha de bons orçamentos que tragam valor agregado ao processo, mas sempre com foco em controlar tais recursos de forma a cumprir com o orçamento que foi definido inicialmente.

Este artigo apresenta o que é necessário para determinar o orçamento de um produto ou um projeto, levando em consideração os principais aspectos desse tipo de análise e mostrando quais são os conceitos e bases utilizados nos processos que o compõe, propostos pelo Guia PMBOK.

Segundo o Guia PMBOK, uma das formas de conceituar a gestão de projeto considera os processos que ocorrem no “ciclo de vida” do projeto, visando à organização do trabalho. Tal gestão divide-se em cinco grupos de processos:

• Iniciação;
• Planejamento;
• Execução;
• Monitoramento e Controle;
• Encerramento.

 

Figura 1 – Processos de Planejamento / Fonte: http://www.gp4us.com.br/fases-de-um-projeto-e-o-plano-sumario/

Exitem nove áreas essenciais para que qualquer produto ou serviço tenha qualidade, que são integração, escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos e aquisições. Cada área de conhecimento se refere a um aspecto a ser considerado dentro da gerência de projetos e caso sejam executadas de forma errônea acaba por afetar negativamente o projeto.

Na parte de Gerenciamento dos Custos de um projeto é necessário determinar as estimativas, orçamentos e controle dos custos, de forma que o projeto possa ser finalizado dentro do orçamento aprovado. Dentro dessa área de conhecimento, constam  ramificações que ao serem executadas corretamente permitem que todo o planejamento financeiro daquele projeto fique dentro do previsto:

Figura 2 – Processos do Gerenciamento de Custos de um projeto / Fonte: https://escritoriodeprojetos.com.br/gerenciamento-dos-custos-do-projeto

Determinar o orçamento é um processo responsável por estabelecer as estimativas de custo geradas para cada etapa e atividade a fim de definir a linha base dos custos de um projeto. É possível realizar monitoramento do desempenho financeiro do projeto, justamente por meio da linha de base dos custos, o que gera benefício para o Gerente de Projetos e sua equipe.

De acordo com o PMBOK, determinar o orçamento é o processo de agregação dos custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base de custos autorizada. (Guia PMBoK 5ª ed.)

Vale ressaltar que o orçamento do projeto deve incluir todo e qualquer valor financeiro disponível para a execução do projeto, porém a linha de base dos custos não inclui as reservas gerenciais.

Na figura abaixo segue o fluxo do processo:

Figura 3 – Fluxo do processo: Entradas, ferramentas, técnicas e saídas.

Determinar o Orçamento – ENTRADAS:

Plano de Gerenciamento de Custos: Trata-se do documento que descreve como os custos do projeto serão planejados, estruturados, controlados e encerrados. O mesmo é considerado um plano auxiliar, e serve como diretriz para o gerente de projeto e sua equipe.  Estão inclusos dentro desse gerenciamento os processos de controle financeiro, ferramentas, técnicas e documentações.

Linha de base do escopo: É a versão aprovada da especificação do escopo do projeto, da Estrutura Analítica de Projetos (EAP) e do Dicionário da EAP.

Estimativas de custos das atividades: Tratam-se das avaliações quantitativas dos custos que foram considerados necessários para a execução do projeto e podem ser apresentadas de diversas formas, dentre elas a forma detalhada, resumida e gráfica. Os custos de mão de obra, material, serviços, instalações, equipamentos, tecnologia, os juros de um financiamento, reservas de contingência, custos indiretos, entre outros, podem ser considerados exemplos do que estas estimativas podem incluir.

Base das estimativas: Documentação de suporte que oferece informações completas e claras, sobre como a estimativa de custos foi realizada.

Cronograma do projeto: O cronograma do projeto contém a apresentação das atividades com datas, durações, marcos e planejamentos. O cronograma inclui sempre uma data de início, uma data término para o projeto.

Calendários de recursos: Trata-se de um calendário que contém os dias úteis e os turnos de cada recurso, informando quando e por quanto tempo os recursos que são necessários estarão disponíveis, o que auxilia na estimativa de utilização de recursos.

Registro dos riscos: Documento que é resultado da análise de riscos, aonde os mesmos são identificados e selecionados, e também contempla o planejamento de respostas a estes riscos.

Acordos: São também conhecidos por pedido de compra ou contratos, são documentos legais que concretizam a relação comercial entre duas empresas e que contém uma série de informações, tais como, a especificação do trabalho, os preços, prazos, entre outros.

Ativos de processos organizacionais: São basicamente os processos e procedimentos que a organização possui e pode utilizar. Os ativos de processos organizacionais, também podem influenciar na maneira como o processo de determinar o orçamento irá ser realizado.

Determinar o Orçamento – FERRAMENTAS E TÉCNICAS:

Agregação dos custos: Tem como objetivo apresentar o orçamento total necessário para a execução das tarefas previstas para o projeto, esses custos são agregados por pacotes de trabalho, e estes pacotes são agregados para o próximo nível da EAP, e assim por diante até que seja possível verificar o custo total para execução das atividades do projeto.

Análise de reservas: É realizar a determinação de reservas de contingência, bem como a determinação de valores para a reserva gerencial, visando ter uma visão melhor sobre o orçamento que será necessário.

Opinião especializada: É quando profissionais com alta capacitação e grande experiência no assunto usam seus conhecimentos para auxiliar na determinação do orçamento do projeto. Estas opiniões especializadas podem ser diversas, podendo incluir o Gerente de Projeto, consultores, profissionais da área financeira, entre outros.

Relações históricas: É a utilização de estimativas paramétricas ou análogas com base em dados históricos disponibilizados para o projeto. Sua utilização está diretamente relacionada às características do projeto, para que seja possível realizar o desenvolvimento de um modelo para prever o custo total, podendo ser desde um modelo simples a um modelo complexo que pode considerar diversos fatores para compor o cálculo. O uso de dados de relações históricas depende de várias informações, entre elas as informações históricas e os parâmetros que serão utilizados.

Reconciliação dos limites de recursos financeiros: Um processo de análise da variação entre os limites de recursos financeiros disponíveis e os gastos planejados, o que no caso de variação acima do limite, pode determinar que o trabalho fosse adiado por um determinado tempo a fim de equilibrar os gastos.

Determinar o Orçamento – SAÍDAS:

Linha de base dos custos: É uma versão aprovada pelo patrocinador do orçamento do projeto, com exclusão de qualquer reserva de gerenciamento. A Linha de Base do Custo só pode ser alterada através de procedimentos formais de controle de mudanças, como o próprio cronograma do projeto ou através de uma planilha com as previsões do orçamento, e é usado como base para a comparação com os resultados reais

Requisitos de recursos financeiros do projeto: Os requisitos de recursos financeiros do projeto são gerados a partir da linha de base do desempenho de custos. A mesma incluirá gastos projetados mais as responsabilidades antecipadas.

O financiamento normalmente ocorre em incrementos não contínuos nas suas quantias. Os recursos totais necessários são aqueles incluídos na linha de base de custos, e caso existam reservas de gerenciamento as mesmas também serão inclusas.

Atualizações nos documentos do projeto: São produzidos de acordo com as modificações realizadas a partir da determinação do projeto. Essas atualizações podem ser de melhoria ou adequações e podem gerar modificações em diversos documentos, dependendo de sua origem. Abaixo segue uma relação de alguns dos documentos do projeto que podem ser atualizados:

• Registro dos riscos – Que podem ser ameaças ou oportunidade, eles impactam tanto na atividade como nos custos do projeto como um todo.
• Estimativa de custos das atividades – É o processo de desenvolvimento de uma estimativa dos recursos financeiros necessários para executar as atividades do projeto.
• Cronograma do projeto – Que é o resultado de um modelo de programação que apresenta atividades vinculadas com as datas previstas, durações, metas e recursos.

Ou seja, uma definição ou mudança no orçamento do projeto, pode gerar mudanças de cronograma de atividades do projeto, mudanças no planejamento dos riscos do projeto, ou ainda, definição para aquisição ao invés de produção no projeto, dentre outros.

Um grupo de cinco estudantes da Universidade Estadual do Rio de Janeiro, utilizaram o método de Gerenciar um projeto aplicado seus conceitos, entre eles Determinar o Orçamento a um projeto de instalação de sistema de detecção em uma estação de armazenagem e bombeamento de gás natural. Os mesmos fizeram um estudo de caso em uma grande companhia internacional de energia. A partir desse estudo, os estudantes conseguiram verificar a limitação dos custos por atividades ao serem aplicados ao cálculo de custos em orçamentos de projetos, além de encontrar novas possibilidades para a alocação de custos de implantação de projetos por meio do custeio por atividades. 

Figura 4 – Determinar o orçamento / Fonte: http://www.wjr.com/2016/04/01/u-s-economy-lots-of-jobs-but-not-much-wage-growth/

Podemos concluir que Determinar o Orçamento é o processo de agregação dos custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos autorizada, diante disso, fica evidente que utilizar esse método num projeto pode evitar que o mesmo alcance custos que não sejam viáveis ou interessantes para a organização. 

Vale ressaltar que é de extrema importância controlar e executar o planejado fazendo o investimento necessário e ao mesmo tempo controlando para que tudo fique dentro do orçamento estimado.

 

Referências Bibliográficas:

https://escritoriodeprojetos.com.br/determinar-o-orcamento – Acesso em 03/11/2017

https://projetoseti.com.br/planejamento-determinar-o-orcamento-custos/ – Acesso em 03/11/2017

https://www.diegomacedo.com.br/gerenciamento-dos-custos-do-projeto-pmbok-5a-ed/?print=pdf – Acesso em 03/11/2017

https://sitecampus.com.br/vamos-planejar-planejar-o-gerenciamento-dos-custos-estimar-os-custos-e-determinar-o-orcamento/ – Acesso em 03/11/2017

https://www.occ.pt/news/PENCUSTOS/pdf/004.pdf – Acesso em 17/11/2017

https://escritoriodeprojetos.com.br/gerenciamento-dos-custos-do-projeto – Acesso em 17/11/2017

http://www.diegomacedo.com.br/fluxograma-dos-processos-por-grupo-de-processos/?print=print – Acesso em 17/11/2017

PMI – Guia PMBOK – 5ª Edição – Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos – 2013