Bem meu caro leitor, se você acha que conhecimentos sobre projetos e suas ferramentas estão limitado ao uso somente nas áreas de projetos, está muito enganado!

Esses conhecimentos servem como base para o que chamamos de sucesso. Sim, aquilo que todos almejam, mas nem sempre é algo fácil de se obter. Afinal, englobam diversos fatores. Assim como o sucesso em um projeto, no qual engloba os mais variados conhecimentos e habilidades que devem atuam como base para que consiga alcançar um resultado pretendido.

Para de fato iniciarmos, temos que entender como o gerenciamento de projetos, pode influenciar na vida de gestão fora do âmbito de projetos. Para isso, mais adiante veremos o quanto pode influenciar em diversas situações e como podem melhorar a visão dos gestores sobre, riscos, cronogramas, sobre as pessoas e equipes envolvidas. Enfim, sobre o aperfeiçoamento da visão e entendimento da maioria das situações que possam vim a ocorrer no cotidiano. A princípio será elucidado o que vem a ser gerenciamento de projetos e posteriormente terá expansão de sua definição para as mais diversas áreas empresariais e para a vida cotidiana. Afinal, a proposta deste post, é demonstrar como possuir conhecimentos ligados a gerenciamento de projetos podem auxiliar em algumas ocasiões. Saber como aplicá-los em uma equipe, no planejamento, na vida pessoal e garantindo um grande diferencial tanto para a carreira, quanto para a vida.

Ok, mas antes de tudo, vamos começar com o básico:

 

WhatsApp Image 2018-09-07 at 21.24.47
Figura 1 – Reunião de Negócios – Fonte: https://pixabay.com/pt/equipe-consolida%C3%A7%C3%A3o-de-equipe-3373638/

O QUE VEM A SER GERENCIAMENTO DE PROJETOS?

Segundo o PMI (2017), Instituto de Gerenciamento de Projetos, do inglês, Project Management Institute. Podemos dizer que o gerenciamento de projetos é como um projeto é executável de forma efetiva e eficaz, através da execução das habilidades, técnicas e conhecimentos para gestão de projetos, além disso devem estar alinhados mutuamente, ao objetivo da empresa com o resultado do projeto.

Podemos sintetizar da seguinte forma segundo Montes (2018):

O gerenciamento de projetos, deve possuir seus resultados alinhados com os objetivos da empresa. Sendo assim o gestor deve possuir o domino de:

  • Conhecimentos ligados a projetos
  • Habilidades voltada para projetos
  • Ferramentas ou técnicas direcionadas a projetos

Assim quando bem aplicados, ou seja, utilizando as melhores praticas voltadas para o projeto em questão, podemos dizer que o projeto por fim gerou resultados no mínimo esperados.

O autor de “A importância do gerenciamento de projeto em uma empresa, ou melhor, em TODAS as empresas… “,Sebastião Soares, abordar e ressalta sobre a importância que o gerenciamento de projetos acarreta para todas as empresas.

É APLICÁVEL SOMENTE EM ÁREAS DESTINADAS A PROJETOS?

É meu caro leitor, como já havia dado levemente esse spoiler no inicio. Não é somente na área de projetos ou em situações caracterizadas como projetos que se aplicam esses conhecimentos.

Aliás, como estamos falando de projetos, é valido classificar projetos para um melhor entendimento futuro.

Um projeto, segundo o PMI (2017), é qualquer tipo de conjunto de atividades que seja impreterivelmente único e temporário.

Já para Menezes (2003), um projeto deve ser um empreendimento único e que apresente um início e fim muito bem definidos, atingindo seus objetivos, através de um prazo, custo e qualidade esperada.

Enquanto isso, para Maximiano (2002), é um empreendimento temporário ou uma sequência de atividades que tenha como objetivo alcançar um produto baseado nas restrições impostas. Sendo assim, será um projeto se possui um começo, meio e fim programado.

Para Kerzner (2010), é um empreendimento com objetivo bem definido, no qual o consumo de recursos deve ser bem executado, sob determinados prazos, custos e qualidade.

Portanto, em uma situação com caráter temporário e exclusivamente único, pode ser considerado um projeto. Podemos então supor que em qualquer área ou situação é possível ocorrer o surgimento de um projeto. Sendo assim, possível de aplicar os conhecimentos e ferramentas para gerencia-lo, entendê-lo e executá-lo.

Podemos até afirmar que: Nem somente da área empresarial viverá o homem.

Em suma, podemos aplicar o gerenciamento de projetos em situações que também não envolvam a área empresarial, como no cotidiano, nas férias, em um final de semana, nas relações entre países, na própria globalização e em situações no qual nenhum tipo de projeto esteja envolvido.

WhatsApp Image 2018-09-07 at 21.24.39
Figura 2 – Globalização – Fonte: https://pixabay.com/pt/rede-terra-cadeia-de-bloco-globo-3537401/

ENTÃO, COMO CONHECIMENTO EM PROJETOS PODEM SER UTILIZADOS?

A principio, citando um velho conhecido:

“Comandar muitos é o mesmo que comandar poucos. Tudo é uma questão de organização. ” (SUN TZU, 500 a.C)

Assim como citado por Sun Tzu, os conhecimentos aplicados em projetos é uma questão de organização para podemos comandar a nossa vida, ou o nosso próprio projeto por assim dizer.

Pensemos o seguinte, se na vida existem ocasiões no qual usamos conhecimentos adquiridos de outras situações, o que resulta em uma tomada de postura diferenciada. Por que não aconteceria o mesmo com o conhecimento voltados para gerenciamento de projetos?

Segundo o PMI (2017), temos as seguintes áreas de conhecimentos voltados para o gerenciamento da(o):

  • Integração do projeto
  • Escopo do projeto
  • Tempo do projeto
  • Custos do projeto
  • Qualidade do projeto
  • Recursos humanos do projeto
  • Comunicações do projeto
  • Riscos do projeto
  • Aquisições do projeto
  • Partes interessadas do projeto
WhatsApp Image 2018-09-07 at 21.24.54
Figura 3 – Gota de conhecimento – Fonte: https://pixabay.com/pt/%C3%A1gua-queda-blue-l%C3%ADquido-limpa-880462/

Podemos comparar uma gota ao conhecimento. No qual, a cada gota de conhecimento adquirido é capaz de agregar, mudar a percepção e evoluir julgamentos. Quando voltados para projetos, um gestor deve possuir essa base para se direcionar no gerenciamento de um projeto.

Vamos pensar num exemplo fora do meio corporativo. Precisamos entrar em um curso de idioma que esteja dentro do nosso orçamento para melhorar a fluência para o próximo ano.

Vamos aos famosos questionamentos. O que fazer? Como dar o próximo passo? Buscar referências com diversas pessoas? Se basear nas opiniões de terceiros? Ver situação de valores atuais? Qual tem melhor valor?

São sim pensamentos válidos, mas sem uma estrutura definida que nos forneça a melhor tomada de decisão para gerar os resultados pretendidos.

Então, vamos simular como um gerente de projetos basicamente veria essa situação e vamos aplicar os conhecimentos necessários na situação, primeiro:

Isso é um projeto?
Bem é único, tem um início e fim determinado, tem um prazo, é de caráter temporário.

Continuando então, aplicando parte das áreas de conhecimento :

Qual será o projeto? Fazer curso de inglês

Qual o prazo? Um ano

Qual é escopo? Separar 2 dias da semana para ir as aulas, pelas próximas 84 semanas, com pagamento mensal ao final de cada mês.

Qual o custo? Aquele que se enquadra melhor no orçamento disponível no momentos, verificando com a prestadora de serviço

Quais os riscos? Faltar alguns dias, repetir em módulos, não ter reserva financeira suficiente, aumentar a mensalidade e a empresa falir.

Quem são os interessados? Nós como participantes, o curso de idiomas e terceiros que o aguardam candidatos com melhores fluências.

Assim, conseguimos um melhor entendimento de uma boa parte das coisas que estão envolvidas nesse projeto.

É interessante ressaltar o porque dele ser único, pois mesmo que um amigo tenha feito o mesmo curso escolhido. Isso não afirma que será o mesmo curso aplicado para ambos, devido as pessoas envolvidas, acontecimentos, mecânica de atividades e ensino lecionado, grau de facilidade em absorver o conteúdo.

Após, defini-lo e entende-lo, outros questionamentos surgem, como:

O que fazer? Como esperar que ocorra dentro do esperado?
Ai meus caros, que surge o gerenciamento de projetos e suas tomadas de decisões. No qual iremos usar todas as habilidades e competências para que o projeto seja um sucesso, no caso do exemplo, que em um ano consigamos melhorar a fluência no idioma escolhido.

 

Vamos para uma outra situação bastante comum, uma viagem.

 

Quem nunca viajou ? Seja para outro município para em um final de semana, para outro estado ou país. Independente se tenha realizado ou não, ter planejado uma viagem ou sonhado com uma, se faz necessário realizar um gerenciamento. Conhecer, possuir algumas habilidades como comunicação, aplicar algumas ferramentas para melhorias em diversas ocasiões. Pois, mesmo que já tenham realizado diversas viagens, até para o mesmo lugar, as condições são diferentes, ou seja, cada viagem é única, então sempre para uma próxima viagem, terá o objetivo de ser melhor que a ultima. Afinal, se  aprende com os erros, tenta evitar os riscos e gerir melhor o tempo para cada atividade programada.

O post de Arthur Laricchia de Oliveira, Gestão de Projetos fora do ambiente corporativo, é um ótimo exemplo de como utilizar a gestão de projetos para viagens, utilizando conceitos de gestão para elaborar uma viagem, cruzando com ferramentas e conhecimentos aplicados.

Como visto, o conhecimento em projetos pode ser usado em diversas ocasiões, como em uma viagem ou na aquisição de um curso. Além disso, mostra como a utilização desses conhecimentos facilitam na tomada de decisão, no controle e na organização. Já que o conhecimento liga todos os pontos, voltados a um projeto, fazendo aumentar a clareza sobre ele.

OK, MAS E A RELAÇÃO AOS OUTROS SETORES NA EMPRESA?

Antes de tudo, já podemos presumir que em qualquer área pode-se surgir um projeto, mas que nem todas possuem pessoas preparadas para saber como lidar com ele.

É notório também, o surgimento de projetos em qualquer nível organizacional, independendo do tamanho do projeto. Ele pode surgir de uma necessidade específica de uma área, no qual não tenha impacto a outros setores, ou envolvendo uma parte ou toda até toda a empresa.

Portanto, a ausência de um conhecedor de gerenciamento de projetos, pode acabar acarretando em resultados desagradáveis como a postergação de prazos de entrega, maiores custos, resultados não satisfatórios e até em cancelamento do projeto por não ter alcançado o resultado final esperado.

Vale ressaltar, que o conhecimentos atrelados ao gerenciamento de projetos, também podem ser aplicados em processos, já que existem diversas ferramentas (que veremos mais a frente) das quais podemos utilizar, além de usar as metodologias e esforços para que o processo melhore.

Se levarmos a prática de gerenciamento de projetos para outros níveis organizacionais, é possível verificar que se tornam presentes a cada nova meta estabelecida para o setor, para o empreendimento e esforços gastos, planejados e gerenciados são os que tornam mais evidente o quanto o conhecimento em projetos pode facilitar para que o objetivo seja alcançado.

QUAIS SÃO AS HABILIDADES DIRECIONADAS PARA PROJETOS ? 

Antes de responder ao título, um velho conhecido nosso, possui algumas palavras quanto as desfechos das faltas de habilidade:

“Quando o comandante demonstrar fraqueza, não tiver autoridade, suas ordens não forem claras e seus oficiais e tropas forem indisciplinados, o resultado será o caos e a desorganização absoluta.” (SUN TZU, 500 a.C)

Quando nos referimos a habilidades para o gerente do projeto, nos referimos as habilidades capazes de influenciar de maneira positiva ou negativas ao projeto como um todo. De acordo com PMI (2017), podemos explicitar dois tipos de habilidades diferentes que fazem parte de um gerentes de projetos:

  • Habilidades interpessoais
  • Habilidades de gerenciamento

Das habilidades interpessoais, podemos citar:

A comunicação que se torna crucial para toda a equipe, minimizar ruídos, fornecer informação clara e facilitar a comunicação entre todos os membros da equipe são habilidades que o gestor do projeto deve ter. Além disso, desenvolver a liderança sobre seus membros para que seja respeitado e colaborem sem nenhum tipo de aversão. Desenvolver a equipe para que se torne cada vez mais qualificada e motivada para se manterem no projeto. Possuir influência para avançar sobre determinadas situações, além da habilidade de negociação para serem utilizadas nas horas certas.

Enquanto as de gerenciamento, um gestor deve possuir a capacidade de falar em público e de se apresentar  sem deixar questões duvidosas, ser claro e objetivo, saber conduzir uma reunião e saber elaborar uma boa redação.

ENTÃO COMO AS FERRAMENTAS/ TÉCNICAS VOLTADAS A GERENCIAMENTO AJUDAM ?

Como já percebemos, quando o gerenciamento é bem realizado, acarreta os melhores resultados substanciais possíveis para o projeto ou para a situação em questão. Pois, quando bem gerenciado nos demonstrar que o objetivo é o melhor aproveitamento, organização, com menor custo e prazo compatível com o projeto.

Contudo, o foco é saber como utilizar esse conhecimento, ou parte dele, em diversos setores, trazendo insights, possibilitando melhorias, entendimento do negócio, do projeto, do processo, dos interesses, dos envolvidos.

Para isso, algumas ferramentas e métodos ligados a projetos também podem ser utilizados para facilita o desenvolvimento do próprio projeto em diversas situações.

Podemos citar algumas ferramentas, práticas, conhecimentos e métodos ligados a gestão, como:

WhatsApp Image 2018-09-07 at 21.24.32
Figura 4 – Método do Ciclo PDCA – Fonte:  https://pixabay.com/pt/gerenciamento-de-projetos-2738521/
Ferramentas/ Métodos / Técnicas Descrição
Matriz SWOT Ferramenta no qual conseguimos determinar forças, fraquezas, oportunidades e ameaças envolvidas.
5WH2 Ferramenta usada para auxiliar a elaboração de um plano de ação.
Diagrama de Ishikawa Ferramenta usada para identificar as causas de um problema.
Diagrama de Pareto Ferramenta usada para quantificar e priorizar ações nas maiores causas.
Método Scrum Método usado para melhorar os resultados baseado em uma equipe focada.
Processos Entender a estrutura de um processo.
Tomada de decisão Processo que auxilia na melhor escolha definido o problema.
Áreas que compõem um projeto Saber quais áreas do conhecimento estão relacionado ao projeto, o PMBOK, destaca 10 áreas.
PDCA Método de gestão, voltado para controle e melhoria continua.
Brainstorm Técnica chamada de tempestade de ideias, que facilita diversas visões sobre o caso abordado

Fonte: Elaborado pelo autor

Vale ressaltar que esses são alguns dos muitos recursos e métodos que estão ligados ao gerenciamento. Com elas é possível transpor barreiras, ou seja,  não importa qual área,  podem ser utilizados em diversas situações que não sejam explicitamente um projeto, como em algum processo ou atividade, ou até mesmo em uma tarefa de rotina pessoal.

Vamos exemplificar um pouco.

Em um setor financeiro, foi apontado que ele é o principal gargalo que atrasa diversos setores para finalização de suas atividades.
O gestor poderia usar seus conhecimentos para mapear os processos, verificar quais estão tendo maior impacto, podendo aplicar o Diagrama de Ishikawa e depois o 5W2H para elaborar um plano de ação, além disso verificar a possibilidade de simplificação de algum processo.

No setor estratégico, o gestor saber aplicar a análise SWOT faz diferença, pois se tem cada vez mais conhecimento sobre possíveis riscos que a empresa possa sofrer.

Um gerente de Recursos Humanos, no qual tenha que elaborar diversos programas de treinamento, traineers, estágios e jovens aprendizes para o próximo ano, caso não tenha nenhum conhecimento de gerenciamento o resultado pode ser catastrófico.

Um gerente de tributos que usando conhecimentos ligado a projetos, consiga visualizar os possíveis riscos de uma tomada de decisão, de uma possível auditoria fazendo com que elabore um plano de ação contra uma fiscalização emitida por algum estado.

CONCLUSÃO:

Como percebemos, saber como gerenciar um projeto, fornece conhecimentos para melhorar tanto a vida pessoal, quanto a profissional. Afinal, eles transpõem barreiras e podem ser utilizados muito bem fora do ambiente de uma empresa.

Rafael Conforte, no seu post Qual a Importância do Gerenciamento de Projetos?, nos remete o tamanho da importância do gerenciamento de projetos para uma empresa, e demonstra o quanto o mercado global está em busca de profissionais que sejam diferenciados, que possuam conhecimento.

E como sabemos, possuir um conhecimento que agregue valor ao profissional, é um diferencial para a carreira, que possibilita leva-lo ao sucesso em uma organização. Possibilita o entendimento de como funciona projetos, processos, ferramentas e métodos, possibilitando o aumento do leque de conhecimento e seu destaque mediante aos demais.

WhatsApp Image 2018-09-07 at 21.24.43
Figura 5 – Be Smart – Fonte:  https://pixabay.com/pt/smart-ser-inteligente-inteligente-725843/

Assim como vimos que as práticas de gerenciamento de projetos podem ser aplicadas em diversas situações e contextos diferentes, como em uma viagem ou em um curso. Entretanto, saber como utilizá-la e adapta-la para a melhor solução tem ligação direta com o profissional com sua criatividade e perspicácia para obter um melhor resultado.

Em suma, percebemos que o conhecimento relacionado as áreas de gerenciamento de projetos melhora cada vez mais a percepção e entendimento do usuário em diversos aspectos, fazendo-o entender melhor a equipe, seus colegas, sua vida pessoal, enfim todos com que estejam envolvidos. Além de fornecer conhecimentos diferenciados próprio da gestão, como: cronogramas, análises de riscos, cobranças e prazos, nível de qualidade, visão da equipe, melhoria da visão global sobre os fatos ocorrido e a importância de um bom relacionamento dentro de um projeto com todos os envolvidos, afim de objetivar o melhor resultado.

 

Agora para vocês, o gerenciamento de projetos pode nos tornar pessoas, profissionais melhores ?  Comente abaixo.

 

Referências Bibliográficas:

CONFORTE, Rafael. Qual a Importância do Gerenciamento de Projetos? – Disponível em:< https://uvagpclass.wordpress.com/2018/03/23/qual-a-importancia-do-gerenciamento-de-projetos/#more-53926 > Acessado em 28 de setembro de 2018

KERZNER, H. Gestão de projetos: as melhores práticas. 3. ed. São Paulo: Bookman, 2010.

MAXIMIANO, A. C. A. Administração de projetos. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2002.

MENEZES, L. C. M. Gestão de projetos. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2003.

MONTES, E. O que é Gerenciamento de Projetos? – Disponível em: < https://escritoriodeprojetos.com.br/o-que-e-gerenciamento-de-projetos> Acesso em: 28 de Setembro de 2018

ESPINHA, G. O que é Gestão de Projetos? Entenda os conceitos e saiba como fazer! – Disponível em:< https://artia.com/blog/gestao-de-projetos-o-que-e-para-que-serve/ > Acesso em: 01 de setembro de 2018

OLIVEIRA, ARTHUR. Gestão de Projetos fora do ambiente corporativo. Disponível em:< https://uvagpclass.wordpress.com/2018/03/22/gestao-de-projetos-fora-do-ambiente-corporativo/#more-54316 > Acessado em: 28 de setembro de 2018

PINTO, SEBASTIÃO SOARES. A importância do gerenciamento de projeto em uma empresa, ou melhor, em TODAS as empresas…. – Disponível em:< https://uvagpclass.wordpress.com/2018/03/24/a-importancia-do-gerenciamento-de-projeto-em-uma-empresa-ou-melhor-em-todas-as-empresas/#more-53999> Acessado em: 28 de setembro de 2018

PMI – Project Management Institute – Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK), 6º Edição, Project Management Institute, Newtown Square, PA, EUA, 2017.

TZU, Sun. A arte da Guerra – Os treze capítulos originais. São Paulo: Jardim dos Livros, 2008.

Anúncios