Qual projeto pode gerar maior valor agregado? O investimento em tal projeto dará o resultado esperado? É preferível o projeto A ou o projeto B?

Ou seja, como priorizar os projetos?

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Figura 1: Priorização de projetos / Fonte: https://uvagpclass.wordpress.com/2017/06/04/matriz-de-priorizacao-de-projetos-e-investimentos

No ambiente organizacional moderno, a excelência operacional, o foco no mercado e as defesas de interesses estão sendo pilares cada vez mais importantes para o cumprimento da missão e o alcance da visão das empresas. Para tais pilares se manterem, a estrutura burocrática e lenta das empresas vêm passando por constantes mudanças, sendo substituídas por uma estrutura temporária de administração capaz de responder rapidamente as demandas, que são através das estruturas de projetos.

A dinâmica das atividades empresariais vem se intensificando bastante, de tal modo, que selecionar e priorizar as melhores oportunidades de negócio é um grande desafio.

O Escritório de Projetos é o departamento responsável por priorizar as propostas de projetos. Tais propostas devem estar alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa e estarem em acordo com os critérios de priorização para serem colocadas em prática, de forma que construam um portfólio que gere valor para o negócio.

Os critérios de priorização levam em conta como o projeto pode efetivamente contribuir para atingir o resultado esperado para a empresa. Logo, com a priorização de projetos, conforme um projeto prioritário é concluído, pode-se iniciar outro com a segurança de estar obtendo o máximo de retorno sobre o investimento.

Existem diversas formas de analisar o processo de priorização de projetos. A ferramenta utilizada é chamada matriz de priorização, que nos anos de 1970 e 1980 começou a ter importância nas empresas. Vale frisar que a análise vai muito além do problema ou solução em si. Envolve a missão estratégica da organização, os colaboradores, a produtividade, a entrega de resultados, e principalmente, os clientes.

As matrizes GUT, BASICO, Rice e as matrizes de Impacto x Esforço e  Urgência x Importância são modelos que ajudam a definir o que é prioritário de fato no negócio.

A matriz GUT (Gravidade x Urgência x Tendência) foi proposta por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, especialistas em resoluções de questões organizacionais, em 1981, com a finalidade de auxiliar na solução de problemas.

É bastante adequada no apoio a tomada de decisões, principalmente decisões complexas, uma vez que, ajuda o gestor a avaliar de maneira quantitativa os problemas organizacionais, visto que, os resultados gerados geralmente apresentam precisão. Tal matriz correlaciona os possíveis problemas das tarefas ou atividades do projeto com três aspectos principais: gravidade, urgência e tendência.

  • Gravidade: indica o impacto do problema que pode vir a ocorrer no projeto. A análise é feita sobre alguns aspectos, como: tarefas, partes interessadas, processos e resultados.
  • Urgência: Representa o período necessário para solucionar um dado problema. A urgência e o tempo são inversamente proporcionais, ou seja, ao passa que a urgência aumenta, menor é o tempo disponível para resolver esse problema. Por isso, recomenda-se pensar se a resolução deve ser feita imediatamente ou pode aguardar.
  • Tendência: Indica o potencial do problema analisado, ou seja, representa a probabilidade do problema se agravar com o passar do tempo. Logo, é necessário verificar caso o problema não seja resolvido prontamente, se o mesmo terá pequenas consequências ou se vai piorar bruscamente.

A aplicação da matriz se dá por meio de uma tabela com cinco colunas, em que analisa-se: Ação, Gravidade, Urgência, Tendência e GUT.  Os problemas são listados na coluna “Ação”, e posteriormente são definidas as notas para cada ação seguindo a escala crescente: nota 5 para maiores valores e nota 1 para menores. Ou seja, deve ser pontuada cada ação, nos campos GravidadeUrgência Tendência, escolhendo um número de 1 a 5 para cada campo, de acordo com a atribuição abaixo:

Grau

Gravidade Urgência

Tendência

1

Sem gravidade Pode esperar

Não irá mudar

2

Pouco grave Pouco urgente

Piorar a longo prazo

3

Grave Urgente (atenção em curto prazo)

Piorar a médio prazo

4

Muito grave Muito urgente

Piorar a curto prazo

5

Extremamente grave Necessária ação imediata

Piorar rapidamente

Tabela 1. Classificação das ações pela Matriz GUT / Fonte: https://blog.contaazul.com/matriz-gut-rice-e-outras-formas-de-priorizar-tarefas-e-projetos

Ao final da atribuição de notas deve ser feito o cálculo da pontuação e definir o grau de prioridade daquele possível problema.  O cálculo é a multiplicação dos aspectos: GUT = Gravidade x Urgência x Tendência. O resultado com maior pontuação é de 125 pontos e o menor é 1, considerando o número maior a prioridade e o menor a ação com menos prioridade.

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Figura 2. Matriz GUT / Fonte: http://p1p.com.br/matriz-gut-qualidade

Um outro modelo para priorizar os projetos é a Matriz BASICO, em que prioriza-se as soluções para os problemas que podem ser gerados. É um modelo simples e objetivo que pode proporcionar bastante agilidade e segurança ao tomador de decisão.

A denominação BASICO pode ser entendida pelas iniciais das palavras: Benefícios(B), Abrangência(A), Satisfação(S), Investimentos(I), Clientes(C), Operacionalidade(O). Tal matriz considera os benefícios para a empresa; abrangência de pessoas beneficiadas; satisfação dos envolvidos, os investimentos que devem ser feitos, os clientes e o efeito da solução, e a operacionalidade que a solução irá trazer.

A matriz BASICO pode ser utilizada complementando a matriz GUT, uma vez que na fase anterior foram priorizados os problemas, e na fase atual são priorizadas as soluções.

Deve se levar em consideração os seguintes aspectos conforme abaixo:

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Figura 3. Aspectos da Matriz Basico / Fonte: http://nortegubisian.com.br/biblioteca/matriz-basico

Exemplificando, a matriz BASICO deve apresentar a seguinte estrutura:WhatsApp Image 2017-11-12 at 23.57.03 (1)

Figura 4. Matriz BASICO. http://slideplayer.com.br/slide/2758648/

A partir do exposto, deve se verificar as soluções que apresentam maior nota. Em caso de empate, utilizar “Clientes” como fator de desempate.

Um modelo também utilizado é a matriz RICE. Seguindo a mesma linha das matrizes GUT e BASICO, a RICE pontua os três primeiros itens da matriz e ao final são divididos pelo último.

A sigla RICE é oriundo das palavras de idioma inglês: Reach (Alcance), Impact (Impacto), Confidence (Confiança) e Effort (Esforço).

  • Alcance: Representa a quantidade de pessoas que a ação gerada vai afetar durante um determinado
  • Impacto: Indica quanto é impactante o projeto. Para isso é utilizada uma escala, da seguinte maneira:

0,25 para “baixo”

0,5 para “baixo”

1 para “médio”

2 para “alto”

3 para “impacto muito alto”

  • Confiança: Refere-se a confinaça estimada para o projeto. Através de uma escala também:

50% para “baixo”

80% para “médio”

100% para “alta confiança”

  • Esforço: Indica a estimativa de pessoas/tempo para concluir o projeto.

A partir das notas atribuídas em cada aspecto é necessário obter um resultado, que é medido por: (Alcance x Impacto x Confiança) / Esforço

Projeto Alcance Impacto Confiança Esforço (Pessoas por mês) RICE Score
Projeto 1 200,0 2,5 0,6 8,0 37,5
Projeto 2 350,0 3,0 1,0 15,0 70,0
Projeto 3 150,0 1,0 0,5 5,0 15,0
Projeto 4 500,0 2,0 0,8 10,0 80,0
Tabela 2. Priorização de projetos pela Matriz RICE / Fonte: Autoral

Um sistema de pontuação como RICE ajuda a tomar decisões mais bem informadas sobre o que trabalhar primeiro e a defender essas decisões para outros. As pontuações de RICE devem ser analisadas e utilizadas conforme a requisição do projeto. Existem muitos motivos pelas quais se pode trabalhar em um projeto com uma pontuação mais baixa primeiro. Há casos em que o projeto pode ser uma dependência para outro projeto, logo ele precisa ser executado primeiro.

Um outro modelo utilizado e eficiente para gerenciamento de tempo: a Matriz Impacto x Esforço. Consiste em realizar um levantamento das tarefas a serem executadas e as distribuírem de forma a considerar o esforço (horizontal) e o impacto (vertical). Esta técnica pode ser usada no planejamento de atividades diárias ou semanais.

Entende-se por impacto o quanto de ganho pode ser obtido para o projeto caso o problema seja solucionado. Portanto, quanto maior o impacto gerado, melhor é o resultado na resolução do problema. E o esforço indica o volume de trabalho necessário para solucionar o problema em um determinado período de tempo. Logo, quanto menor o esforço necessário para corrigir um problema, mais ágil o mesmo será resolvido, e portanto, os resultados dessa ação serão obtidos com mais antecedência.

A Matriz Impacto x Esforço se baseia em uma grade composta por quatro áreas para a distribuição de tarefas entre elas. No caso, a ordenação deve ocorrer conforme o esforço realizado em cada ação e o impacto que a ação representa no projeto. Ou seja, é feito um levantamento das tarefas a serem executadas e as mesmas são distribuídas pela matriz, como refere-se a descrição abaixo:

  1. Listar todas as tarefas semanais ou as necessárias para execução do projeto.
  2. Direcionar as tarfeas nos quadrantes da Matriz Impacto x Esforço.
  3. Selecione as ações prioritárias, e localizar os quadrantes em que as aões se encaixam
  4. Analisar aonde o esforço é maior, estabelecendo a porcentagem de tempo gasto em cada quadrante.
  5. A partir desta análise, elaborar uma estratégia para gastar o tempo de forma diferente, buscando novas ações ou mudanças de atitude que priorizem o primeiro quadrante, ou seja, baixo esforço e alto impacto.

Deve-se considerar as tarefas do Quadrante I como as mais produtivas, visto que, impactam um maior resultado com menor esforço. Executando uma atividade dessa diariamente pode representar ganhos rápidos que servem de motivação para manter a otimização do tempo.

As ações do Quadrante II indicam resultados relevantes, porém de execução difícil. É possível que a maior parte das tarefas se enquadrem nesta área. Então, é importante criar uma disciplina específica para elas. Tal disciplina pode ser feita através de um planejamento adequado, buscando clarear os resultados desejados e empregar o esforço exato no cumprimento da tarefa. Deve se verficar a possiblidade de dividir grandes tarefas em menores partes, para que ações de baixo esforço possam ser encaminhadas para o Quadrante I. Outro ponto importante, é identificar tarefas que devem ser finalizadas antes de iniciar as seguintes, pois estas precisam ser analisadas como prioridade.

No Quadrante III, as tarefas devem ser vistas com cuidado, visto que, mesmo com baixo esforço, os resultados também são de baixo impacto. Então, é ncessário avaliar se realmente são necessárias. Se forem necessárias, preencher as lacunas em tempos curtos.

As tarefas do Quadrante IV são certamente as mais críticas, já que exigem muito esforço e rendem pouco resultado. Essas ações são questionáveis quanto a necessidade de execução. No caso de serem imprescindíveis, verificar se existem formas melhores de executá-las e buscar motivar o grupo o pessoa responsável pela tarefa, uma vez que, gera muito esforço, mas pouco resultado.

A grande vantagem dessa técnica é a possibilidade de identificar resultados de maneira rápida maximizando a produtividade, e assim poder priorizar as ações que causam maiores resultados tendo o menor esforço.

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Figura 5: Matriz Impacto x Esforço. / Fonte: https://www.sbcoaching.com.br/blog/colaboradores/matriz-impacto-x-esforco

 

O modelo da Matriz Importância X Urgência indica que para cada problema avaliado deve ser atribuído um grau conforme sua importância e urgência. Esse modelo também conhecido como Matriz Eisenhower.

Dwight Eisenhower foi general do exército americano durante a Segunda Guerra Mundial, onde planejou e executou as invasões da Alemanha e França. Em 1953, foi eleito o 34º presidente dos Estados Unidos. Em seu mandato o Alasca e o Havaí foram estabelecidos como estados, lançou projetos para criação de rodovias interestaduais e permitiu a criação da NASA.

Dentre as estratégias executadas por ele, uma se destacou bastante, a chamada de “Matriz de Eisenhower”. Tal ferramenta é extremamente simples e poderosa de priorização. E atualmente é uma das técnicas mais conhecidas de administração do tempo.

A organização de tarefas nessa matriz são classificadas como urgentes ou importantes. Esse modelo indica que o grau de importância refere-se ao nível de impacto deste ao projeto. Quanto mais impacto, maior a importância. E entende-se por urgência a rapidez necessária para a resolução do problema.

Utiliza-se uma grade composta por quatro áreas, que permite dividir as tarefas confome estabelecida a urgência e a importância para cada uma das tarefas. Ao ponto que definidas as ações, as mesmas devem ser distribuidas ao longo dos quatro quadrantes da matriz.

WhatsApp Image 2017-11-12 at 23.57.08Figura 6: Matriz Importância x Urgente / Fonte: http://lpprodutividade.com.br/blog/matriz-de-eisenhower/

 

No Quadrante I incluem-se todas as tarefas que são importantes, porém, que por imprevistos ou má gestão do tempo também se tornam urgentes.

Correspondente ao Quadrante II estão as tarefas importantes, mas com tempo hábil para serem executadas. Logo incluem-se ações de planejamento e prevenção, e por isso é o mais valoroso quadrante da matriz.

O Quadrante III indica as tarefas urgentes, mas com pouca ou sem importância. O projeto com muitas atividades nesse quadrante possivelmente é improdutivo e impotente frente a várias demandas externas e a falta de gerenciamento sobre as ações.

No Quadrante IV estão localizadas as atividades que não apresentam urgência, como também importância. Geralmente o tempo é mal administrado, e em diversas situações as ações correspondem à procrastinação ou fuga. Caso seja gasto muito tempo com as atividades desse quadrante, tende-se a ser por atrasos ou justificativa de falta de tempo para não realizar as tarefas mais importantes.

Em suma, a matriz de projetos em seus diferentes modelos é uma ferramenta eficiente para ajudar clientes a serem mais focados e organizados ou para gestores e a equipe obterem melhores desempenho, gerenciarem melhor o tempo, organização, analisarem e tomarem decisões. Além desses fatores, facilitam a visualização e o entendimento dos envolvidos sobre o caminho necessário para o cumprimento das atividades.

 Referências Bibliográficas:

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Collela, Fernando. A Matriz Urgente-Importante. Disponível em: https://www.sbcoaching.com.br/blog/colaboradores/matriz-urgente-importante/; Acesso em 6 de novembro de 2017.

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Priority Partners. Matriz GUT. Disponível em: http://p1p.com.br/matriz-gut-qualidade/; Acesso em 7 de novembro de 2017.

Polak, Leonardo. MATRIZ DE EISENHOWER: O GUIA DESCOMPLICADO PARA PRIORIZAR AS TAREFAS DO SEU DIA A DIA. Disponível em: http://lpprodutividade.com.br/blog/matriz-de-eisenhower/; Acesso em 7 de novembro de 2017.

Rodrigues, Eli. Gestão de Projetos na Prática. Disponível em: https://www.elirodrigues.com/2015/06/20/como-priorizar-atividades-em-7-etapas/; Acesso em: 8 de novembro de 2017.

Sardagna, José. Matriz GUT, Rice e outras formas de priorizar tarefas e projetos. Disponível em: https://blog.contaazul.com/matriz-gut-rice-e-outras-formas-de-priorizar-tarefas-e-projetos;  Acesso em 6 de novembro de 2017.

VEC. Priorização de Projetos: Entenda como a Matriz BASICO pode ajudá-lo. Disponível em: http://valorecompetencia.com.br/estrategia/priorizacao-de-projetos-entenda-como-a-matriz-basico-pode-ajuda-lo;  Acesso em 6 de novembro de 2017.

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