Toda organização tem seus objetivos, que pretendem ser alcançados a partir de seus projetos. Com a falta de tempo para conseguir atender a todos os projetos e suas necessidades, além de recursos limitados, é indispensável identificar os melhores projetos e priorizá-los.

A importância de uma matriz para priorizar projetos através de dados

 

Um dos principais trabalhos de um GP é saber o que deve ser priorizado em cada uma das fases do projeto. Ele não deve fazer estas escolhas através de sua intuição, mas embasado em informações. O melhor caminho para obter estes dados que serão cruciais para o processo decisório é através de um sistema de gerenciamento de projetos.

Acompanhamento em tempo real

Esta função permite visualizar com precisão os recursos financeiros, recursos humanos, prazos, desempenho, entre outros. A partir da visualização da situação de cada uma das atividades do projeto é possível saber quais estão atrasadas, quais dependerão de maior tempo e quais já estão concluídas. A partir daí é possível definir como realocar os recursos, priorizando as atividades que necessitam de mais atenção para serem concluídas ou estão mais próximas da conclusão do prazo.

Relatórios do projeto

Um bom software fornece ao gerente relatórios facilmente customizáveis, com as informações que ele precisa saber para definir quais são as atividades e projetos que necessitam de mais atenção.

Identificação de gargalos

Outra grande vantagem de um bom software de gestão de projetos é a identificação de gargalos, que podem ser tanto de tempo, como de recursos físicos ou financeiros. Quando o gerente de projetos percebe, através do acompanhamento por tempo real ou dos relatórios customizáveis, que determinado processo está consumindo mais recursos do que deveria, ele deve imediatamente priorizar a eliminação do problema.

Gerenciamento de riscos

Da mesma maneira que os gargalos, um gerente deve priorizar os processos que estão consumindo mais recursos do que deveriam, ele deve identificar quais são as atividades que apresentam riscos para o projeto. O sistema pode identificar, categorizar e reportar os riscos para que eles possam ser discutidos pelo gerente e a equipe, antes que eles evoluam para problemas que tenham o potencial de prejudicar o projeto.

Priorização em projetos simultâneos

As dicas acima mostram como um software é útil para priorizar processos dentro de um mesmo projeto. Mas um bom sistema é ainda mais necessário quando o gerente e sua equipe estão lidando com vários projetos simultaneamente. É muito comum, em diversas empresas, a mesma equipe lidar com até uma dezena de projetos, o que pode se tornar um verdadeiro caos se não houver organização por parte do gerente.

Com um software é possível fazer com facilidade a alocação de horas de todos os funcionários, entender como está o desempenho de cada um dos projetos e avaliar qual necessita de prioridade no momento. Ele ajuda também na fase inicial de um projeto, em seu planejamento, quando já existem outros em curso. Se o gerente já possuir uma visão precisa sobre como seus recursos estão alocados nos outros projetos, ele poderá saber quais atividades deverá priorizar no novo projeto.

Matriz de Priorização

Baseada em critérios previamente estabelecidos, é feita uma análise indicando quais projetos devem ser implementados e quais destes são prioritários.

A análise é feita a partir de uma matriz chamada Matriz de Priorização. Existem diversas matrizes de priorização diferentes, cada uma utilizando critérios únicos para definir o que é prioritário.

Definir quais os critérios que devem ser utilizados cabe a sua organização. Para te ajudar, vamos explicar as principais matrizes de priorização e como elas funcionam.

Matriz G.U.T:

É uma matriz que prioriza os problemas a serem resolvidos. Considera três fatores: a Gravidade, a Urgência e a Tendência do problema.

A gravidade está associada ao impacto do problema e seus efeitos a longo prazo, caso ele venha a acontecer. Já a urgência é o tempo disponível ou até mesmo necessário para resolver o problema. E por fim, é medido o quanto o problema pode vir a se agravar e em que velocidade, resultando na sua tendência a piorar.

Definidos os critérios, cada problema deverá ser analisado com uma nota de 1 a 5 para cada característica, como na tabela abaixo:

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Por fim, o problema que receber maior pontuação deve ser priorizado e resolvido primeiramente.

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Matriz B.A.S.I.C.O.:

Feita a priorização dos problemas, agora é preciso identificar quais as soluções que devem ser aplicadas a eles. A partir dos problemas expostos na Matriz G.U.T., seguramente teremos soluções propostas e que devem ser priorizadas para elaborar um plano de implantação e resolução do problema.

A matriz envolve os Benefícios para a organização, a Abrangência dos beneficiados a partir da solução, a Satisfação dos colaboradores, os Investimentos necessários, o efeito que a solução terá nos Clientes, e, por fim, a Operacionalidade da solução.

A análise é feita da mesma forma, atribuindo a cada solução uma nota de 1 a 5 para cada critério, de acordo com a tabela abaixo:

WhatsApp Image 2017-05-26 at 15.57.20

Todas as soluções com notas altas são consideradas muito importantes e devem ser transformadas em ação; entretanto, conseguimos definir a primeira solução a ser aplicada devido a maior pontuação.

A matriz envolve um critério versus outro, sendo estes critérios de diferentes. Cada matriz gera um gráfico com quatro regiões, em que podem ser visualizados onde cada projeto se enquadra, interpretando, assim, quais serão os prioritários.

Complexidade/Riscos vs Valor:

Para gerar a matriz, é necessário preencher uma planilha com os dados dos projetos em análise para priorização, com seus tempos, avaliação dos riscos, entre outras informações como: atuação anterior no local, experiência com a metodologia, se há projetos/programas semelhantes e cálculo da complexidade.

A complexidade analisa a amplitude do projeto e o esforço institucional para obtenção de determinado resultado a partir de diversos recursos. São considerados também, os riscos envolvidos no projeto para atingir os resultados esperados, sendo estes eventos futuros incertos, que podem ou não ser negativos.

O valor é calculado a partir dos benefícios gerados pelo projeto, a partir da análise de impacto. Para isso é preciso transformar impacto em valor monetário, podendo ser direto, quando se dá diretamente sobre a renda dos participantes, ou não.

Em seguida sairá o resultado na matriz, com os projetos que tiveram todos os seus dados preenchidos. O projeto que estiver na região de menor complexidade e maior valor serão os prioritários, assim como quanto maior o valor e complexidade, menor a preferência de serem implementados.

Complexidade vs Atratividade:

Para esta análise é feita uma planilha com a pontuação de cada projeto em relação a atratividade do mercado e o nível de complexidade do projeto. Após serem compilados, é gerado o gráfico, sendo quanto maior atratividade e menor complexidade, mais prioritário.

Importância vs Complexidade:

Gráfico semelhante ao Complexidade vs Atratividade, porém são avaliadas a importância estratégica do projeto para a organização e sua complexidade. Sendo assim, quanto mais fácil e importante, maior é sua prioridade.

Todas essas diferentes matrizes, que abrangem distintas características a serem avaliadas, tem fator essencial para entendimento e planejamento de seus projetos. Para sustentabilidade da organização é de extrema importância que se saiba gerenciar seus projetos, e assim, poder executá-los de maneira eficiente e eficaz, no período certo.

Bibliografia

Disponível em: <http://blog.luz.vc/o-que-e/matriz-gut-gravidade-urgencia-e-tendencia/&gt;. Acessado em 26 de maio 2017

Disponível em: <http://pmdpro.com.br/matriz-de-priorizacao/&gt;. Acessado em 26 de maio de 2017

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