Simplifique sua gestão de processos com a metodologia 5W2H !

Conheça uma forma simplista de mapear processos com agilidade, difundindo a informação essencial sobre cada tarefa de sua organização.

O planejamento inicial de um projeto é fundamental para que ele finalize da maneira esperada, alcançando resultados satisfatórios para o cliente. Para tanto, o planejamento deve avaliar riscos, oportunidades do mercado, as opções e qual o resultado esperado. Ou seja, definir objetivos, metas e indicadores de desempenho, não se limitando a isso. O uso de metodologias apropriadas é importante para a ágil adequação do projeto.

Com as ferramentas adequadas, deve ser criado um plano de ação que prevê o desabrochar deste trabalho. Tal plano pode até ser simples, desde que reflita as informações necessárias para que todos participantes do projeto saibam como e quando agir. Para que esse plano de ação reúna e organize os dados necessários, guiando a equipe em determinada torna-se imprescindível o uso de métodos. A metodologia usada deverá ilustrar/destacar e definir os pontos críticos a serem analisados no processo.

Assim, o 5W2H se apresenta como uma ferramenta perfeita para atingir com agilidade estes objetivos, devido ao seu foco em alinhar as expectativas sem gerar dúvidas. De forma simplista, o 5W2H entra como uma ferramenta funcional e muito produtiva para organizar o trabalho a ser feito. O resultado é a alocação estrategicamente adequada dos recursos humanos, além do controle de prazos e de orçamento. Consegue-se detalhar mais o projeto sem perder-se nos detalhes, o que ofuscaria o propósito principal.

Feita esta introdução, segue uma imagem ilustrativa de fácil entendimento:

Figura 1: Diagrama 5W2H
Fonte: http://www.agarreseusucesso.com.br/5w2h-entenda-o-que-e/

Basta olhar para esta imagem e sua mente já começa a formular perguntas, que aos pucos são correspondidas com as respectivas respostas. Justamente por isso essas perguntas simples e pertinentes vieram juntas de respostas cruciais. Eis aqui as perguntas exatas do 5W2H:

• O que deve ser feito? (a ação, em si);
• Por que esta ação deve ser realizada? (o objetivo);
• Quem deve realizar a ação? (os responsáveis);
• Onde a ação deve ser executada? (a localização);
• Quando a ação deve ser realizada? (tempo ou condição);
• Como deve ser realizada a ação? (modo, meios, método, etc);
• Quanto será o custo da ação a realizar? (custo, duração, intensidade, profundidade, nível de detalhamento, etc).

Perceba que a sigla 5W2H é composta pela primeira letra destas perguntas, em inglês, a serem feitas pelos donos do projeto. O conceito por trás desta ferramenta é que uma ação é influenciada por estas sete circunstâncias e que ao elaborar um plano de ação devemos responder formalmente às estas questões.

ORIGEM E APLICAÇÃO DO 5W2H

A metodologia 5W2H surgiu no Japão para facilitar o planejamento atividades não específica. É uma técnica que foi criada e desenvolvida por diversos contribuidores. Sua autoria vem de trabalhos de Alan G. Robinson, de Rudyard Kipling, de Marco Fábio Quintiliano e até Aristóteles.

Sua aplicação iniciou-se em sistemas de gestão da qualidade. Posteriormente, por sua simplicidade, objetividade e orientação à ação, passou a ser usada bastante na Gestão de Projetos, Elaboração de Planos de Negócio, Análise de Negócios e Planejamento estratégico, tendo foco no planejamento de melhorias internas de uma empresa.

Tendo ampla aplicabilidade, o 5W2H é usado em situações bastante diversas, desde a programação de uma viagem até o planejamento estratégico de negócio, sempre contribuindo para que todos os envolvidos entendam bem quais são os passos a serem seguidos, quais são responsáveis por cada etapa e quando deve ser concluída cada atividade.

EXEMPLOS DE USO DA FERRAMENTA 5W2H

EX 1)  Analisar Fluxo de Caixa

Após a realização do “Plano de Contas”, podemos começar a analisar os resultados financeiros da empresa através da análise do fluxo de caixa. Isso tornará mais fácil o entendimento e identificação das principais despesas que afetam sua lucratividade atual.

Figura 2: Analise de Fluxo de Caixa
Fonte: http://blog.luz.vc/como-fazer/como-utilizar-metodologia-5w2h-na-sua-gestao-financeira/

EX 2) Renegociar com fornecedores

Suponha que, baseado no exemplo anterior, e no seu relatório feito posteriormente, a empresa em questão tenha demonstrado que os gastos com fornecedores estavam altos demais devido a negociações feitas em cima da hora. Em resposta, devemos traçar um Plano de Ação para renegociar com esses fornecedores, afim de reduzir o somatório destes valores. Veja na tabela baixo:

Figura 3: Renegociação de Fornecedores
Fonte: http://blog.luz.vc/como-fazer/como-utilizar-metodologia-5w2h-na-sua-gestao-financeira/

Note que a solução renegociar com fornecedores vale para esse caso específico de enxugamento de custos. Mas a solução irá variar bastante dependendo da uma análise de fluxo de caixa.

DICA PARA USO DO 5W2H

A metodologia 5W2H pode ser usada na Gestão Financeira, de várias formas, não apenas como foi exemplificado. O importante é não se limitar a exemplos já conhecidos. Para qualquer tarefa que necessite de um objetivo e prazo definidos, faça uso do 5W2H e crie um Plano de Ação para ela. Isso lhe trará maior clareza sobre o que deve ser feito e quais as reais condições para executá-la. Consequentemente, já será mais fácil, de imediato, a comunicação da tarefa para a sua equipe.

Como utilizar 5W2H no Excel:

Primeiro, deve-se subdividir o planejamento a ser feito em tarefas tangíveis. Em seguida, seguindo o modelo já exemplificado acima, deve-se elaborar uma planilha para cada uma destas tarefas. Ou seja, cada tarefa individual terá todas as sete perguntas chaves do 5W2H, respondidas.

De forma resumida, pode-se ser realizada da seguinte maneira:

1. Linha 1: Nome do processo
2. Linha 2; What (qual o objetivo do processo)
3. Linha 3: Why (por que o processo é útil)
4. Linha 4: Who (qual área da empresa é a responsável pelo processo)
5. Linha 5: When (subdividido em duas colunas – uma com a data de início e outra com a data de término do processo)
6. Linha 6: Where (onde ocorrerá o processo)
7. Linha 7: How (contempla um checklist de todas as atividades que serão executas dentro do processo e o subsequente status da atividade, que indica em que fase ela está)
8. Linha final: How Much (custo total do processo)

Então, com recursos específicos de Excel, é possível montar uma planilha matriz que referencie as outras planilhas de cada subparte do planejamento. Isso facilita a gestão das tarefas e a leitura das planilhas.

Note que é necessário compartilhar a planilha com todos e se possível expô-la num único local onde todos possam ver, a fim de garantir que não haja alterações sem o consentimento do gerente de projetos.

SOFTWARES PARA GESTÃO DE PROJETOS

Existem softwares e recursos digitais que incorporam o uso dessa ferramenta. A maioria dos softwares de gestão de projetos, por exemplo, possuem campos para preenchimento das perguntas e respostas do 5W2H. Nestes casos, a ordem das informações será determinada pelo software que você escolher, seja em tabelas em Excel ou em formulários mais específicos.

Permitindo maior objetividade no uso do 5W2H, tais recursos podem tornar mais produtivo o tempo gasto no gerenciamento das tarefas, permitindo que o gestor observe melhor o uso dos recursos humanos, o orçamento, a qualidade do que está sendo feito e como está o andamento de toda a execução.

A ADESÃO AO 5W2H NA GESTÃO DA EMPRESA

A introdução do 5W2H pode aumentar a agilidade e eficiência da empresa, e consequentemente redução de custo de operação, através do mapeamento de processos que antes não estavam mapeados.

Listando todos os aspectos do processo e analisando-o de maneira aprofundada, pode-se entender melhor quais as necessidades para mantê-lo ativo. A partir dai, torna-se viável a otimização do processo, e é claro a atualização da sua respectiva planilha 5W2H. Com isso, o processo se mantem sempre atualizado, bem descrito e mapeado.

Ao mesmo tempo que promove a manutenção e otimização da qualidade, o 5W2H pode ser implantado em empresas que buscam a melhoria contínua, técnica que se dá o nome de Kaizen no Japão. A própria análise de custos promovida por esta ferramenta pode ser usada para facilitar a decisão da empresa, que deverá analisar as vantagens financeiras da implementação desse tipo de metodologia na gestão de seus processos.

MÉTODOS SIMILARES

É importante ressaltar que o 5W2H não é único. Existem, por exemplo, as variações do 5W1H e o 5W3H, que podem ser mais adequados para propósitos semelhantes.

Por exemplo, no 5W1H, não se considera o “how much“, que seria o caso de projetos que não tenham custo para a empresa (como uma melhoria interna). Já o 5W3H vem com um H a mais, relativo ao “how many“, ou quantos, que pode se referir a quantos recursos serão necessários ou qualquer outro tipo de quantidade que seja atrelada ao projeto.

Por fim, fica claro que 5W2H consegue ser altamente eficaz na criação de planos de ação para qualquer tipo de projeto, sem deixar de ser altamente simples. Aqueles que ainda não experimentaram devem pensar com carinho em implementa-lo nas próximas iniciativas da empresa! Pense que além de facilitar o acesso de todos às informação mais importantes, você terá um ótimo instrumento de controle de suas atividades, sejam elas subordinadas a outros membros ou exclusivamente suas.

Referências Bibliográficas:

CANTIDIO, Sandro. “Processo de solução de problemas com o uso do PDCA” 19/01/2009. https://sandrocan.wordpress.com/tag/5w2h/

CORREA, Marcelo. 5W2H para “Planos de Ação”. http://www.tiespecialistas.com.br/2012/06/5w2h-para-planos-de-acao/

ORGANIZAÇÃO AGARRE SEU SUCESSO, Consultoria Empresarial Personalizada. “5W2H Entenda o que é”. http://www.agarreseusucesso.com.br/5w2h-entenda-o-que-e/

PROJECT BUILDER, Gerenciamento de Projetos. “5W2H – O que é e como utilizá-lo?”. http://www.projectbuilder.com.br/blog-home/entry/pratica/template-gratuito-de-plano-de-acao-como-usar-o-5w2h-para-acelerar-sua-produtividade

SILVA, Diogo. Luz Planilhas Especializadas. “Como Utilizar Metodologia 5W2H na sua Gertão Finançeira”. http://blog.luz.vc/como-fazer/como-utilizar-metodologia-5w2h-na-sua-gestao-financeira/