A comunicação é, sem dúvida, um dos fatores mais importantes e decisivos no gerenciamento de projetos. Estima-se que 90% do tempo de um gerente de projetos é gasto na comunicação do que será feito, e ainda assim, 76% dos projetos falham devido a comunicação pouco efetiva. Quer entender mais sobre o papel da comunicação no gerenciamento de projetos? Continue lendo o post abaixo para descobrir!

Vivemos em uma época onde o crescimento tecnológico acelerado favorece as mudanças constantes, o que aumenta a complexidade dos negócios, e as empresas precisam cada vez mais buscar estratégias para conseguir ou sustentar vantagem competitiva.

Para se ter uma ideia, hoje em dia as empresas de capital aberto americanas tem a probabilidade de uma em três de saírem da bolsa nos próximos cinco anos, isso é seis vezes mais a taxa do que empresas apresentavam há 40 anos. Reeves (2016)

Para se adaptar a essa realidade, é comum em muitas empresas que centenas de projetos estejam ocorrendo ao mesmo tempo.  Normalmente são demandados projetos das mais diversas naturezas visando atender os mais variados fins. Para que isso ocorra, as empresas precisam buscar cada vez mais disciplina e adaptabilidade na forma como implementam e supervisionam os projetos, caso contrário, não conseguirão atingir seus objetivos.

E você sabe o que, de acordo com o PMI, ocasiona a falha de 76% dos projetos de empresas? A comunicação! Essa tão simples e complexa ação de transmitir e receber de volta uma mensagem. Podemos considerar então, a comunicação como um fator crítico no gerenciamento de projetos, sendo o elo que comunica pessoas e ideias, para transformá-las em informação.

 

WhatsApp Image 2018-06-19 at 16.43.04Figura 1- A rede de comunicação – disponível em http://www.ideiademarketing.com.br/2017/07/02/sua-visao-pode-definir-sua-comunicacao-interna/

Como podemos então melhorar a comunicação para fugir dos 76% de falha?

Podemos dizer que o sucesso de um projeto está ligado diretamente a eficiência da comunicação. Já foi dito que 90% do tempo de um gerente de projeto é gasto na comunicação do que será feito. Rajkumar (2010)

A comunicação pode ser entre organizações (cliente-fornecedor); Entre departamentos dentro de uma organização (marketing-IT); Entre equipes de um departamento (desenvolvedores de testadores); e Dentro de equipes distribuídas (parte da equipe está no Rio e a outra em São Paulo). Para entender mais sobre as etapas do planejamento da comunicação, recomendo a leitura: Planejar o gerenciamento da comunicação.

WhatsApp Image 2018-06-19 at 16.46.29

Figura 2 – Gráfico de evolução da falha de comunicação – Disponível em https://www.pmi.org/learning/library/effective-communication-better-project-management-6480

Portanto, o processo de comunicação precisa ser eficiente e eficaz. Existem dois grupos principais de pessoas com quem o gerente de projeto precisa garantir uma comunicação clara e eficaz: Os interessados ​​e a equipe do projeto. Para isso, os gerentes de projeto devem ter uma boa compreensão do processo de comunicação, entendendo alguns fatores relevantes listados abaixo:

  • É preciso um remetente e um destinatário, que pode aceitar, revisar ou rejeitar a mensagem; Requer um meio para comunicar o conteúdo da mensagem;
  • Requer uma mensagem, em formato rígido (escrito em papel) ou flexível (forma eletrônica);
  • Requer feedback entre o emissor e o receptor. O feedback pode ser positivo, negativo ou neutro, indicando a receptividade do remetente ou do receptor;
  • Entender que existem interferências no processo de comunicação e que a mensagem raramente chega de forma limpa, podendo ser afetada por crenças, valores, o impacto emocional, etc;

Podemos citar algumas etapas para melhorar a comunicação em um projeto:

1- Identificar os 5Ws e 2H

Quem precisa ser comunicado, O que precisa ser comunicado, Quando deveria ser comunicado, Onde deve ser comunicado?, Como a comunicação precisa ser feita.

WhatsApp Image 2018-06-19 at 16.42.53

Figura 3- 5W2H – Disponível em http://www.agarreseusucesso.com.br/5w2h-entenda-o-que-e/

Se interessou pelo assunto? Acesse o post sobre 5W2H, clicando aqui!

2- Identificar e acomodar os fatores ambientais da empresa

É preciso identificar fatores dentro da empresa que poderão afetar a comunicação no projeto. Podem ser: Cultura organizacional e estrutura, Norma e regulamentos que o projeto deve cumprir, A logística e a infra-estrutura organizacional, Os recursos humanos nos quais o projeto irá confiar e interagir, As políticas e procedimentos para administração de pessoal, etc

3- Identificar os Ativos de Processos Organizacionais

Esse fator afeta como o gerente, a equipe e as partes interessadas se comunicam com um projeto. Os principais ativos que afetam, incluem: Normas e políticas exclusivas da organização; Orientações organizacionais, instruções de trabalho e critérios de medição de desempenho; Requisitos de comunicação organizacional para todos os projetos, considerando a tecnologia necessária e aprovada, etc.

Saindo do ambiente macro do projeto, podemos destacar a comunicação interpessoal como um dos fatores a serem destacados dentro do gerenciamento da comunicação. As organizações encontram-se cada vez mais globalizadas, tendo que lidar com diversidades culturais, econômicas, de estilo de vida, entre outros, sendo necessárias diferentes formas de se comunicar com diferentes pessoas.

  • Reconhecer e entender as diferenças  Saber com quem você está se comunicando é parte essencial do processo. Saber o histórico de cada membro da equipe, quais suas experiências, etc. É preciso também manter a mente aberta para novas ideias e opiniões, reconhecer e respeitar as diferenças individuais.
  • Crie a mensagem apropriada para se comunicar – Ser claro e objetivo sobre a mensagem é essencial. A mensagem é uma informação? Pedido de Entrada/saída? Esclarecer um problema. É preciso que se faça entender.
  • Entregue a mensagem – A mensagem pode ser entregue de muitas formas, como documento escrito, reunião de equipe, correio de voz, e-mail ou comunicação face a face, tendo vantagens e desvantagens em cada método de entrega.
  • Obtenha o feedback – É preciso verificar a compreensão e garantir que sua mensagem foi recebida com precisão.

E como isso funciona na prática?

Trazendo uma visão mais prática, nas palavras de Ron Thompson, diretor de entrega de produtos da govONE Solutions em Englewood, Colorado, EUA. “Muitos dos métodos rápidos tentam ganhar velocidade isolando a equipe de desenvolvimento” diz, “O problema é a definição de ‘sucesso’. Se sucesso significa entregar um sistema no tempo previsto, muitas equipes provavelmente são bem-sucedidas. Se o sucesso significa entregar um sistema útil, o sucesso provavelmente é instável na melhor das hipóteses

Para isso, Graham Oakes, diretor de tecnologia, sapient corp, cita algumas diretrizes de comunicação e planejamento que o ajudaram a ganhar vantagem em seus projetos:

  • Planos Estruturados: As reuniões diárias de progresso só funcionam se estiverem relatando progresso em relação a um plano bem definido. Os relatórios de status semanais seguem uma estrutura bem definida para que possam ser escritos rapidamente sem esquecer os principais problemas.
  • Visibilidade extrema: A Sapient emprega uma sala de guerra de projetos com todos os planos – microguia de nível superior, intermediário e diário, listas de riscos, objetivos gerais do projeto, listas de tarefas com proprietários e prazos e métricas de progresso – altamente visíveis e fáceis acessível
  • Comunicação frequente e breve: Sapient usa diariamente reuniões de progresso stand-up – não mais do que 15 minutos – em que cada membro detalha o progresso em relação ao micrograma
  • Objetivos claros e comuns: As pessoas tomarão muitas decisões em tempo real, mas elas precisam saber como o quebra-cabeça do projeto se encaixa nos objetivos gerais. Um dos maiores desafios de comunicação é construir e sustentar uma compreensão do processo de desenvolvimento entre os principais interessados ​​e patrocinadores. Fornecer marcos compreensíveis e visíveis durante o desenvolvimento é fundamental para que os patrocinadores e as partes interessadas tenham uma noção do progresso. Isso, por sua vez, ajuda a gerenciar suas expectativas e facilita a comunicação sobre problemas e cronogramas.

Conclusão

Nesse post, abordamos a importância da comunicação nos projetos, assim como maneiras de otimizar os processos de gerenciamento de projetos nas organizações. Visto que se trata de um fator que demanda 90% do tempo do gerente de projetos, e causa 76% das falhas em projetos, é necessário maior preparo dos profissionais para enfrentar esse problema. Espero que esse post tenha ajudado a esclarecer alguns pontos.

 

Referências:

Deguire, M. (2013). Communicate and beyond! Paper presented at PMI® Global Congress 2013—North America, New Orleans, LA. Newtown Square, PA: Project Management Institute. Disponível em: <https://www.pmi.org/learning/library/communicate-beyond-engage-stakeholders-customers-5932&gt; Acessado em Junho/2018.

Hall, P. (2002). Make haste slowly. PM Network, 16(8), 32–35. North America, New Orleans, LA. Newtown Square, PA: Project Management Institute. Disponível em: <https://www.pmi.org/learning/library/haste-rapid-development-software-projects-4464&gt; Acessado em junho/2018

Martin Reeves, Simon Levin e Daichi Ueda, “The Biology of Corporate Survival”, Harvard Business Review janeiro-fevereiro (2016)

Montes, Eduardo. Gerenciamento das comunicações do projeto In: Escritório de projetos, Rio de Janeiro, 07/06/2018. Disponível em: < https://escritoriodeprojetos.com.br/gerenciamento-das-comunicacoes-do-projeto&gt;. Acessado em: junho 2018.

Pilleggi, Marcus Vinicius. Falhas na comunicação são principal motivo de fracasso nos projetos das empresas In: Revista PEGN, Rio de Janeiro, 05/05/2010. Disponível em: < http://revistapegn.globo.com/Revista/Common/0,,EMI138376-17180-1,00-FALHAS+NA+COMUNICACAO+SAO+PRINCIPAL+MOTIVO+DE+FRACASSO+NOS+PROJETOS+DAS+EMP.html>. Acessado em: junho 2018.

Rajkumar, S. (2010). Art of communication in project management. Paper presented at PMI® Research Conference: Defining the Future of Project Management, Washington, DC. Newtown Square, PA: Project Management Institute. Disponível em : <https://www.pmi.org/learning/library/effective-communication-better-project-management-6480&gt; Acessado em Junho/2018.

Verissimo, Glaucia. SIMPLIFIQUE SUA GESTÃO DE PROCESSOS COM A METODOLOGIA 5W2H In: UVAGPCLASS, Rio de Janeiro, 30/03/2017. Disponível em: < https://uvagpclass.wordpress.com/2017/03/30/simplifique-sua-gestao-de-processos-com-a-metodologia-5w2h&gt;;. Acessado em: junho 2018.

Zimbarra, Bruna Santoro. Planejar o gerenciamento das comunicações In: UVAGPCLASS, Rio de Janeiro, 20/11/2017. Disponível em: <https://uvagpclass.wordpress.com/2017/11/20/planejar-o-gerenciamento-das-comunicacoes-2&gt;;. Acessado em: junho 2018.

Anúncios