se existisse uma ferramenta fácil e objetiva para definir um projeto ou melhorar um processo? Para isto foi criado o 5w2h, que analisa um problema a partir de sete simples perguntas: WHAT, WHY, WHERE, WHEN, WHO, HOW e HOW MUCH.

 

O que é 5W2H? 

A fase de planejamento do projeto é fundamental para o sucesso do mesmo. Sendo bem executada é possível avaliar o resultado esperado, riscos, oportunidades de mercado e opções do projeto.

Porém para planejar não basta somente definir objetivos, metas e indicadores de desempenho, também é necessário criar um Plano de Ação. Este tem a função de informar a equipe de projeto sobre como e quando agir.

Para que isso ocorra é preciso uma ferramenta que defina bem o que deve ser analisado em um processo. Foi criada então o 5W2H, uma sigla em inglês que funciona como uma checklist formada por sete perguntas que permitem ter uma visão ampla do planejamento projeto de forma rápida, objetiva e funcional.

Como funciona?

A sigla 5W2H tem origem nas palavras da língua inglesa WHAT, WHY, WHERE, WHEN, WHO, HOW e HOW MUCH que consistem em perguntas objetivas para receber as informações que vão servir de apoio ao planejamento. Abaixo você pode ver cada uma delas e o que significam:

  • What (o que)?

O que vai ser feito? A resposta deve conter o objetivo, meta ou atividade a ser executada.

  • Why (por que)?

Por que vai ser feito? Quais são os motivos que justificam a alocação de recursos para alcançar um determinado objetivo ou executar uma atividade.

  • Where (onde?)

Onde vai ser feito? Detalha o local ou departamento onde a ação será realizada.

  • When (quando)?

Quando vai ser feito? Data para a execução da ação ou, se for mais de uma, os prazos das entregas das fases do projeto.

  • Who (quem)?

Quem vai fazer? Deve descrever quem é responsável por cada ação para concretizar a meta.

  • How (como)?

Como vai ser feito? Defina qual o processo a ser seguido para executar a tarefa, ou seja, como cada ação deve ser executada.

  • How Much (quanto)?

Quanto vai custar para ser feito? Descreve quanto custa para executar essa determinada ação, inclui despesas com o pessoal, equipamentos, processos, etc.

 

Quais são os benefícios?

O método 5W2H é uma ferramenta eficiente de gestão de projeto, sua simplicidade garante uma maior agilidade no planejamento, maior controle das atividades, acesso rápido às informações, redução na circulação de documentos, tomadas de decisão mais ágeis e uma visão geral da alocação dos recursos.

Pela sua natureza versátil pode ser usada em três etapas na solução de problemas:

  1. Diagnóstico: na investigação de um problema ou processo tendo uma visão global do mesmo.
  2.  Plano de ação: auxiliar na montagem de um plano de ação sobre o que deve ser feito para eliminar um problema.
  3.  Padronização: auxilia na padronização de procedimentos e/ou produtos que devem ser seguidos como modelo.

 

Exemplo:

Após respondidas, as sete perguntas são organizadas numa planilha, que pode ser desenvolvida num programa como Excel. Quando a tabela for finalizada, ficará algo como o exemplo abaixo de uma ação de treinamento do pessoal:

Tabela 1: Exemplo 5W2H

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Fonte: https://www.ispblog.com.br/2017/07/10/gestao-de-rotina-planejamento-de-metas/

Depois de pronta é importante que a planilha seja disposta em um local visível e compartilhe a mesma com todos os envolvidos no projeto para que seja atualizada conforme a execução das tarefas.

Estudo de Caso:

A tabela abaixo representa a matriz 5W2H parte da aplicação de um modelo de planejamento estratégico em uma propriedade rural no interior do estado do Rio Grande do Sul. Como parte deste planejamento foram traçados objetivos, juntamente ao proprietário, que devem ser alcançados até o ano de 2018. Tendo como foco a ampliação do número de clientes e a padronização da criação de equinos.

Tabela 2: 5W2H Aplicado a uma Propriedade Rural

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Fonte: PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: Estudo De Caso Em Uma Empresa Do Agronegócio Brasileiro

É possível observar a praticidade do modelo aplicado neste caso pela forma em que o 5W2H engloba diferentes problemas de maneira simples e direta.

 

Aplicação de 5W2H em Softwares:

A tecnologia pode ser mais uma aliada na montagem desta tabela a partir do uso de diferentes softwares de gerenciamento de projeto, como os citados abaixo:

Excel: Se trata de um programa que atende empresas grandes e pequenas com suas ferramentas acessíveis a usuários de primeira viagem e aos avançados. É uma ferramenta paga, mas seu custo é compensado pela sua eficiência e diversidade de maneiras utilização. Aplicado ao 5W2H, pode ser usado dividindo o planejamento em tarefas tangíveis e alinha-las em coluna, a primeira linha deve ser dedicada ao O que, Por que, Onde, Quando, Quem, Como e ao Quanto, vide tabela 2. Depois o “meio” da tabela deve ser preenchido de acordo com as especificações do projeto.

Google Sheets: Ferramenta grátis e online (sem a necessidade de instalação) que permite a criação de tabelas. Pode ser usado para gerenciamento de projetos, além de controle de estoque e financeiro. É útil para empresas que estão começando, como startups, já as maiores podem precisar de operações mais complexas devem usar outros tipos de softwares.

Trello: Funciona num esquema de quadros em listas e estas listas em cartões de tarefas. Estas tarefas podem ser movidas (arrastando e soltando), de uma lista para outra, a medida que forem executadas e completadas. Também é possível marcar datas de entregas, checklists, “etiquetar cartões” por cores entre outras muitas funcionalidades.

 

 

Referência Bibliográfica:

PMO em Foco. A FERRAMENTA 5W2H É ÚTIL? Disponível em: <http://niltestes2.blogspot.com.br/2014/04/a-ferramenta-5w2h-e-util.htm> . Acesso em: 29 de agosto de 2017.

Pro Lucro. Planilha 5W2H – O que é, como fazer e quando utilizar. Disponível em:<https://www.prolucroconsultoria.com.br/blog/planilha-5w2h-o-que-e-como-fazer-e-quando-utilizar/> . Acesso em: 30 de agosto de 2017.

Conta Azul. Como elaborar um plano de ação com a ferramenta 5W2H Disponível em: <https://blog.contaazul.com/como-elaborar-um-plano-de-acao-com-a-ferramenta-5w2h> . Acesso em: 29 de agosto de 2017.

Heflo. The 5W2H method: Learn how to develop an effective action plan. Disponível em: <https://www.heflo.com/blog/action-plan/5w2h-method/> . Acesso em: 28 de agosto de 2017.

Pluga.co. Produtividade nas alturas com softwares de gerenciamento de projetos. Disponível em: <https://pluga.co/blog/gestao-empresarial/software-de-gerenciamento-de-projetos/>. Acesso em 11 de setembro de 2017.

UVAGP. Simplifique sua gestão de processos com a metodologia 5W2H ! Disponível em: <https://uvagpclass.wordpress.com/2017/03/30/simplifique-sua-gestao-de-processos-com-a-metodologia-5w2h/> . Acesso em 11 de setembro de 2017.

Barros de Castro, Augusto; Descovi Schimith, Cristiano; Scavarda, Annibal; Dittmar Weise, Andreas; Vaccaro, Guilherme; A. M. Bittencourt, Sandro – “PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: Estudo De Caso Em Uma Empresa Do Agronegócio Brasileiro”. Business and Management Review – 10 de abril de 2015. Disponível em: <https://s3.amazonaws.com/academia.edu.documents/41496209/STRATEGIC_PLANNING_A_Brazilian_Agribusin20160123-17307-nayudv.pdf?AWSAccessKeyId=AKIAIWOWYYGZ2Y53UL3A&Expires=1505166797&Signature=XOxvFdqrdD0%2BQqxar0VwMnuqB84%3D&response-content-disposition=inline%3B%20filename%3DSTRATEGIC_PLANNING_A_Brazilian_Agribusin.pdf> . Acesso em 11 de setembro de 2017.

 

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