Ferramentas de gestão de projetos: Por que usar o Gráfico de Gantt na Gestão de Projetos?

O desafio de grandes gestores sempre foi maximizar a produção dentro de suas tarefas e as torna-las eficientes, fazendo com que otimize a rentabilidade de sua empresa.

Uma da ferramentas mais simples para esse processo trataremos neste post, o Gráfico de Gantt. Vantajoso para gestão de cadeias de atividades com prazos pre-estabelecidos para a conclusão do projeto.

Breve história

Com sua origem em 1800 e remodelada em 1910, o Gráfico de Gantt, conhecido inicialmente como harmonogram, foi criado pelo polonês Karol Adamiecki para acompanhar visualmente o fluxo de trabalho.

Entretanto, mais de um século depois, Henry Gantt, adaptou para uma forma mais visual e simples mostrando como se desenvolve o cronograma completo, por meio de barras que representam da linha do tempo.

Ele foi utilizado, entre outras coisas, para planejar as atividades de produção de armamentos, munições e também de veículos de guerra, em escala industrial.

O que é o gráfico de Gantt?

Tem como principal objetivo mostrar o progresso dos projetos em curso, de maneira clara e simples. Ele consiste em monitorar visualmente as atividades do projeto, fornecendo o status de todas as tarefas pertencentes ao escopo.

Há uma grande facilidade nas interpretações devido a sua forma intuitiva para todos os que observam estes gráficos, sejam ou não gestores.

Figura 2 – Etapas Gantt – Runrun.it

Gráfico de Gantt na gestão de projetos

A utilização do gráfico de Gantt em 1960 começou a atingir não só a indústria, mas também o mercado gerenciamento de projetos. O diagrama passou então a ser usado para ajudar a determinar o caminho crítico de projetos.
Com o auxílio do gráfico de Gantt, os gerentes de projetos podem identificar com precisão tanto o início quanto o fim de cada etapa, assim como os gargalos e ao progresso das atividades, auxiliando assim a tomada de decisão em relação aos projetos desenvolvidos.

O responsável pela gestão de projetos deve ter uma ideia geral de todos os processos e tarefas envolvidas que serão realizadas, de modo a identificar as interdependências das atividades e conscientizar a equipe sobre a necessidade do cumprimento de prazos para que o cronograma não seja impactado e os objetivos sejam alcançados do início ao fim do projeto.

As seis partes principais da ferramenta de Gantt?

Figura 3 – Autoria própria

Tempo: O eixo horizontal principal representa o tempo do projeto. Ele pode ser dividido em horas, dias, meses, ou até mesmo anos de acordo com as suas necessidades.
Responsáveis: define quem são as pessoas e equipes que serão responsáveis pelas etapas do projeto.
Barras: são distribuídas horizontalmente e representam as tarefas. O tamanho varia de acordo com o tempo que vão levar até que sejam finalizadas.
Setas: definem quais tarefas dependem da finalização de outras e quais estão diretamente relacionadas.
Objetivos e metas: são marcas no gráfico que definem o final de etapas importantes ou até mesmo o final do projeto. É aí que você pode ver o deadline (prazo) para manter-se dentro do seu plano de ação.
Caminho Crítico:é a série de tarefas (ou mesmo uma única tarefa) que regula a data de início ou data de término, previamente calculada do projeto. Se uma única tarefa estiver atrasada no caminho crítico, a data de término do projeto inteiro também estará atrasada. Exibir informações do projeto dessa maneira também é conhecido como método do caminho crítico do gerenciamento de projetos.

Por que usar…

Uma das varias possibilidades para a aplicação do gráfico de Gantt em gerenciamento de projetos, além do acompanhamento temporal de atividades, é ajudar a organizar os projetos e planos de ação, promovendo uma gestão da qualidade.

Veja os principais benefícios trazidos por esta ferramenta:

Segmentação de tarefas – O desdobramento das atividades do projeto por partes menores, permite a visualização em um nível maior dos detalhes. Isso ajuda ao gestor uma administração em relação a todo o projeto.
Distribuição de responsabilidades – Ao inserir uma coluna, ao lado de cada atividade, o diagrama de Gantt informa também os responsáveis e suas atribuições, o que facilita a disseminação do status do projeto.
Interdependência de atividades – Esperar encerrar uma tarefa para iniciar a outra é característica de atividades interdependentes. Isso ocorrer quase sempre em gerenciamento de projetos. Através do gráfico de Gantt você ordena as atividades e visualiza as interdependências tornando mais fácil a conscientização da equipe sobre suas responsabilidade e o cumprimento dos prazos estabelecidos, tanto na sua parte quanto na sua totalidade.
Definição dos prazos – Toda atividade possui um prazo. Agora, como organiza-las de forma efetiva?

A utilização da ferramenta de Gantt possibilita a organização das atividades e prazos de diversas formas, eliminando riscos de atrasos por erro no dimensionamento dos períodos.

Controle do desenvolvimento – Com o gráfico de Gantt estabelecido, torna-se necessário compartilhar esta ferramenta com as equipes envolvidas. Seja por meio de dashboard de controle, distribuído no corpo de um email e etc…
Deixar que todos saibam de suas responsabilidades e como afetam diretamente no todo.

Espero que você tenha gostado de conhecer a ferramenta muito útil para gestão de cadeias de atividades, que possuem um determinado período para conclusão. Ela facilita o gerenciamento do cronograma dos projetos de maneira simples para o responsável e toda a sua equipe.