Torne o tempo seu aliado

 

Trabalhar excessivamente é estressante e pouco produtivo, acabamos nos sentido cansados e desmotivados. Por isso é importante planejar as atividades do dia com antecedência, para que não haja sobrecarga.

Estabeleça uma rotina para as tarefas diárias e estipule um horário para as outras, do modo que funcione melhor para você. É importante estar ciente que algumas pessoas necessitam de mais tempo que outras para realizar determinadas tarefas, por exemplo, mulheres costumam demorar mais que homens para se arrumarem. Leve sempre em consideração o seu tempo.

 

Figura 01

 

Como gerenciar o tempo?

Depois de analisar o tempo gasto na execução de tarefas, podemos partir para o próximo passo, gerenciar.  O gerenciamento do tempo nos permite otimizar desde pequenos serviços ate grandes projetos, reduzindo significativamente o tempo gasto nos mesmos. Para isso algumas medidas podem ser tomadas:

1. Fazer listas

Faça uma lista de todas as tarefas que devem ser realizadas na semana e as organize por prioridade. Devemos usar nosso bom senso para relacionar as urgências e pendências, por exemplo, relatórios com curto prazo de entrega costumam ter prioridade em relação aos de longo prazo. Utilizar uma lista, agenda ou cronograma ajuda a tornar nosso dia mais dinâmico.

2. Ter foco

Manter o foco é difícil para muita gente, nossa atenção é facilmente desviada para outra coisa. Por isso é importante ter um ambiente de trabalho organizado e livre de distrações.

3. Planejamento

Seja na vida pessoal ou profissional, o planejamento é crucial. Planejar uma tarefa antes de executa-la é um dos pontos mais importantes para administrar o tempo com eficiência.

4. Evite o estresse

Realizar várias tarefas ao mesmo tempo é sinônimo de estresse, nosso corpo precisa se concentrar em uma única tarefa para produzir melhores resultados. Lembra quando nossas mães diziam que entrar na água depois de comer fazia mal? Elas estavam certas, após uma refeição o organismo passa a dar prioridade para a digestão, qualquer atividade física durante a mesma, pode gerar problemas já que a digestão fica mais lenta.  Ou seja, se concentre em uma única tarefa e terá um bom desempenho em menos tempo.

5. Melhore sua qualidade de vida

Pode não parecer, mas a alimentação é fator crucial para o desempenho. É importe comer de forma saudável e a cada 3 horas. Além disso, dormir 8 horas por dia ajuda na concentração e evita que você tenha sono durante o trabalho.

Figura 02

Como vimos acima, o tempo necessita ser administrado e gerido para que seja bem aproveitado. Essa metodologia pode ser aplicada tanto no nosso dia-a-dia, como no gerenciamento de projetos.

O tempo no projeto

Projeto é um esforço temporário, com a finalidade de criar um serviço, produto ou resultado a ser alcançado, dentro de um prazo pré-estabelecido.  Para que o projeto atinja seu objetivo final, é importante utilizar uma metodologia de gerenciamento, com metas claras que previnam imprevistos e desperdícios de recursos (humanos ou financeiros).

Figura 03: O tempo é precioso, então o desperdice com sabedoria

Dentre a diversidade de projetos existentes no nosso dia-a-dia, o que seria necessário para executá-los? Planejamento, monitoramento, controle, tempo…?  O tempo pode ser considerado o processo mais importante do projeto, pois sem tempo não há projeto.

A boa gerência do tempo de um projeto depende da eficiência ao estimar recursos, despesas e tempo necessário para realizar cada tarefa. Lembrando que recursos podem ser humanos, dai a importância daquelas medidas citadas anteriormente para administrar o tempo.

Além disso, a criação e o controle de um cronograma são essenciais, afinal o projeto depende do cumprimento de seus prazos, atrasos normalmente são prejudiciais, pois retardam a entrega de produtos e, consequentemente, a disponibilidade de iniciar a sua utilização. “O custo de um equipamento parado, sem produzir, é muito maior que o custo do gerenciamento do projeto para viabilizar a sua entrada em operação”.

Por isso ao planejar um projeto é imprescindível estimar os prazos das atividades visando obter os maiores índices de acertos possíveis. E ainda, ao estimar a data de entrega do projeto se deve levar em consideração imprevistos e possíveis atrasos, para evitar custos adicionais desnecessários.

Figura 04: Relação entre tempo, dinheiro e qualidade

 

Conclusão

O gerenciamento do tempo é uma ferramenta importante para o planejamento tanto de nossa vida diária, quanto na realização de um projeto. Contudo, para que seja totalmente aproveitado é necessário combinar técnicas, com boas práticas de gestão e medidas que ajudem a otimizar e administrar os recursos, como foi apresentado acima. Para cada projeto da vida se irá avaliar a melhor forma e o melhor tempo de executa-lo, é um ciclo que se segue. Caso contrário, o objetivo final só será alcançado por casualidade ou esforço acima do necessário. Mas lembre-se, o tempo é aliado e não inimigo.

 

Referências Bibliográficas

http://artia.com/blog/gestao-de-projetos-o-que-e-para-que-serve/  < Acesso em 30/08/2017>

https://brasil.pmi.org/brazil/AboutUs/WhatIsProjectManagement.aspx <Acesso em 30/08/2017>

http://www.euax.com.br/2015/05/elaborando-seu-cronograma-do-projeto-na-gestao-de-tempo/ <Acesso em 31/08/2017>

http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/409 <Acesso em 31/08/2017>

https://www.treasy.com.br/blog/estrategias-para-gestao-do-tempo <Acesso em 30/08/2017>

Figura em destaque: http://www.anvpc.org/2017/05/workshop-produtividade-e-gestao-do-tempo-no-desenvolvimento-pessoal-e-profissional/ <Acesso em 01/09/2017>

Figura 01: http://www.jrmcoaching.com.br/blog/saiba-como-realizar-a-adiministracao-de-tempo-no-trabalho/ <Acesso em 01/09/2017>

Figura 02: https://www.sbcoaching.com.br/blog/comportamento/barreiras-mentais-tempo/ <Acesso em 01/09/2017>

Figura 03: https://farahzulkifly.wordpress.com/tag/time-is-precious/ <Acesso em 01/09/2017>

Figura 04: https://www.dreamstime.com/stock-photo-time-money-quality-chart-image19444080 <Acesso em 01/09/2017>