Metodologia PRINCE2: Entenda como aplicá-la em Gerenciamento de Projetos

A estrutura do método PRINCE2 é composta de princípios, temas, processos e leva sempre em consideração o ambiente do projeto para que o método possa ser adaptado.

PRINCE2 reúne um conjunto de conceitos e processos capazes de endereçar, de forma efetiva, a atividade de gerenciar um projeto.

Venha conferir mais sobre esse método!

Figura 1 – Metodologia Prince2 e Gerenciamento de Projetos / Fonte: http://www.google.com

A medida que o gerenciamento de projetos cresce no Brasil e no mundo, as empresas buscam intensificar cada vez mais a busca por profissionais qualificados e que saibam alinhar teoria e prática.

Na década de 70, os quatro países que formam o Reino Unido – Inglaterra, Escócia, Irlanda do Norte e País de Gales – identificaram a necessidade de um método para aumentar a eficiência no gerenciamento de seus projetos. Sendo assim, o método PROMPTII foi criado e inicialmente empregado para os projetos de TI do governo do Reino Unido. O método foi testado e refinado em milhares de projetos ao longo de muitos anos de aplicação, até que sua generalidade e flexibilidade fossem comprovadas.

Em 1989, o método foi rebatizado como PRINCE2, em inglês, PRojects IN a Controlled Environments, ou seja, Projetos em Ambiente Controlado. Desde então, é adotado como método padrão para maioria dos projetos pelo mundo. Podemos considerar que é uma ferramenta que permite organizar e aplicar com eficiência, no dia a dia, o gerenciamento de projetos.

Mas afinal, o que são Projetos?

Pelo PMBOK projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Pelo manual PRINCE2, projeto é uma organização temporária criada com o propósito de entregar um ou mais produtos de negócio, de acordo com um Business Case pré-acordado.

Ou seja, projeto é diferente de processo! É muito comum pessoas confundirem operações com projetos. Projeto tem início e fim definidos, precisam ser planejados, operações também podem ser, mas, normalmente não geram produtos específicos ou únicos.

Estrutura da Metodologia PRINCE 2

Figura 2 – Estrutura do Prince 2 / Fonte: http://h12sse.blogspot.com.br/2015/06/prince2-principios-temas-e-processos.html

Atualmente o PRINCE2 está na sua 5ª edição, sendo a última lançada em 2009. A estrutura do método PRINCE2 é composta de princípios, temas e processos e leva sempre em consideração o ambiente do projeto para que o método possa ser adaptado.

Os sete princípios:

Justificativa de negócio contínua – É preciso haver uma razão justificável para iniciar o projeto, sendo que esta justificativa precisa se manter e ser válida durante todo ciclo de vida do projeto;
Aprender com a experiência – Busca pelas lições aprendidas que servirá como base para ações ao longo de toda a vida do projeto;
Papéis e Responsabilidades Definidos na estrutura organizacional, envolvendo interesses de negócio, dos usuários e dos fornecedores;
Gerenciar por estágios – É possível ter pontos de controle ao final de cada estágio, avaliando a situação do projeto e podendo até considerar a sua continuidade ou não;
Gerenciar por exceção – Possui tolerâncias definidas para cada objetivo do projeto para estabelecer os limites de autoridade;
Foco em produtos – Concentra seu foco na definição e entrega de produtos, particularmente no que diz respeito a requisitos de qualidade;
Adequar o ambiente do Projeto – Garantir que o método de gerenciamento de projeto esteja relacionado com o ambiente do projeto, e que os controles do projeto se baseiem no porte do projeto, complexidade, importância, capacidade e risco.

Os setes temas:

Business Case ou Caso do Negócio – Tem o objetivo de responder o “Por quê?” do projeto ser realizado ou continuado;
Organização – Tem o objetivo de responder “Quem?” irá realizar o trabalho do projeto, além de descrever os papéis e responsabilidades na equipe de gerenciamento do projeto;
Qualidade – Tem o objetivo de responder “O quê?” o projeto se propõe a entregar, definindo e implantando o meio pelo qual o projeto criará e confirmará os produtos adequados aos projeto;
Planos – Tem o objetivo de responder “Como?”, “Quanto?” e “Quando?” o projeto será realizado, facilitando a comunicação e o controle, definindo os meios de entrega dos produtos;
Riscos – Tem o objetivo de responder “E se … ?” acontecer um evento no projeto, como gerenciar as incertezas dos planos;
Mudanças – Tem o objetivo de responder “Qual é o impacto?” que uma mudança terá no projeto, identificando, avaliando e controlando qualquer mudança potencial e aprovada em relação à linha de base;
Progressos – Tem o objetivo de responder “Onde estamos agora?”, “Aonde estamos indo?” e se “Devemos continuar?” com o projeto, explicando principalmente o processo de tomada de decisões na aprovação de planos, no monitoramento do desempenho efetivo e no processo de levar questões a níveis hierárquicos superiores.

Os setes processos:

Na metodologia PRINCE2, processo é ‘um conjunto estruturado de atividades desenhadas para atender um objetivo. Um processo utiliza um ou mais dados de entrada e os transforma em produtos anteriormente definidos’.

Starting up a Project – Evitar que projetos sem um motivo claro sejam iniciados. As atividades deste processo devem ser limitadas a verificar se o projeto é viável e se vale a pena em termos financeiros, técnicos e operacionais;
Directing a Project – Este processo abrange as atividades de gerenciamento do comitê executivo do projeto, ou seja, atuar nas tomadas de decisão. Para que este processo ocorra sem grandes percalços, é fundamental que os níveis de tomada de decisão dentro do projeto estejam claramente identificados;
Initiating a Project – O propósito deste processo é garantir um claro entendimento dentro da organização da necessidade do projeto e seus objetivos, passando pelas responsabilidades de cada área dentro do período;
Controlling a Stage – Por ser uma atividade contínua durante todas as fases de um projeto, este processo visa detalhar o dia a dia do gerente de projeto;
Managing Product Delivery – Devido ao foco deste processo na entrega de produtos, o mesmo é voltado para as atividades diárias do líder de equipe;
Managing a Stage Boundary – Um projeto, seja ele grande ou pequeno, deve garantir que seus produtos irão proporcionar os benefícios esperados à organização. O monitoramento do escopo do projeto deve assegurar isto, especialmente em momentos decisivos, tais como durante a transição entre fases do projeto;
Closing a Project – O encerramento de um projeto tem objetivos de verificar a aceitação dos produtos entregues junto aos usuários; Garantir que exista uma estrutura para suporte do produto após a desestruturação do projeto; Revisar o desempenho do projeto de acordo com os cronogramas estipulados.

Levando em consideração todos esses aspectos, o PRINCE 2 acompanha todo o projeto: desde o início, com sua primeira idealização e busca de viabilidade, até o encerramento, passando por fases de controle, revisão e monitoramento. A metodologia PRINCE2 busca ser uma metodologia para gestão das fases do projeto com foco voltado para os pontos críticos do projeto. A metodologia PRINCE2 incentiva à adaptação de boa parte de seus temas e processos a gosto da organização, mantendo um conjunto de princípios e fases de um projeto.