Controle do Engajamento das Partes Interessadas

Controlar as comunicações é o processo de monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto, para assegurar que as necessidades de informação das partes interessadas do projeto sejam atendidas. Mas, como pode-se fazer isso de forma eficaz?

Neste post vamos descobrir que uma comunicação eficaz além de garantir um bom fluxo das informações, aumenta significativamente as chances de êxito do projeto.

A partir do momento que se têm a noção do processo de controle da comunicação entre os stakeholders, é possível identificar o passo a passo do trajeto da informação entre as etapas desenhadas no plano de gerenciamento do projeto. Conforme mostra a figura abaixo, é possível entender o diagrama do fluxo de dados do processo.

Figura 1: Controlar o engajamento das partes interessadas/ Fonte: Wikipédia

Falaremos a seguir sobre cada uma das etapas apresentadas na imagem anterior, com o intuito de aprofundar nosso conhecimento e entender a importância da conexão entre as informações.

Entradas:

Plano de Gerenciamento do Projeto

O plano de Gerenciamento do Projeto é o documento que descreve como o projeto será executado, monitorado, controlado e encerrado. Além de fornecer as informações a respeito do processo de controle do diálogo entre os stakeholders, ele também fornece as seguintes informações:

Requisitos de comunicações das partes interessadas
Motivo da distribuição da informação
Intervalo de tempo e freqüência da distribuição das informações necessárias,
Indivíduo ou grupo responsável pela comunicação da informação, e
Indivíduo ou grupo que recebe a informação

As informações usadas no processo de controle de engajamento das partes interessadas incluem, entre outras:

Ciclo de vida selecionado para o projeto e os processos que serão executados a cada fase;
Como o trabalho será executado para completar os objetivos do projeto
Como os requisitos de RH serão cumpridos, como os papéis e responsabilidades, a estrutura hierárquica e o gerenciamento do pessoal serão abordados e estruturados para o projeto;
Plano de gerenciamento de mudanças, informando como as mudanças serão monitoradas e controladas; e
Necessidades e técnicas para a comunicação entre as partes interessadas

Registro das Questões

O gerenciamento do engajamento das partes interessadas pode resultar no desenvolvimento do registro das questões. O registro sempre será atualizado quando identificadas novas questões e as questões atuais resolvidas.

Dados de Desempenho do Trabalho

Os dados de desempenho do trabalho são as observações e medições básicas identificadas durante a execução das atividades realizadas para concluir os trabalhos do projeto. Várias medições das atividades e entregas do projeto são coletadas durante vários processos de controle. Os dados na maioria das vezes são vistos como o nível mais baixo de concepção de onde as informações são extraídas por outros processos.

Alguns exemplos que pode-se citar de desempenho do trabalho, incluem a porcentagem registrada do trabalho concluído, medidas de desempenho técnico, datas de início e término das atividades do cronograma, número de solicitações de mudança, número de defeitos, custos reais, durações reais etc.

Documentos do Projeto

A maioria dos documentos do projeto resultantes dos processos de iniciação, planejamento, execução ou controle podem ser usados como entradas de apoio para o controle do engajamento entre os stakeholders. Eles incluem, entre outros:

Cronograma do projeto
Registro das partes interessadas
Registro das questões
Registro das mudanças, e
Comunicações do projeto

Ferramentas e Técnicas

Figura 2: Ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos/ Fonte: Google.

Sistemas de Gerenciamento da Informação

O sistema de gerenciamento de informações fornece uma ferramenta padrão para que o gerente de projetos possa coletar, armazenas e distribuir as informações para as partes interessadas sobre os custos, o andamento e o desempenho do projeto. Ele também permite que o gerente de projetos consolide os relatórios de diversos sistemas e facilita a distribuição dos relatórios para as partes interessadas do projeto. Tabelas, análises de planilhas e apresentações, são ótimos exemplos de formatos de distribuição. Também podem ser usados recursos gráficos para criar representações visuais das informações de desempenho do projeto.

Opinião Especializada

Para assegurar a identificação completa e a listagem de novas partes interessadas, uma avaliação das atuais partes pode ser feita. O ponto de vista de grupos ou pessoas com devidamente treinadas ou que tenham conhecimento especializado, podem ser solicitadas. Tais como:

Alta administração
Outras unidades ou indivíduos dentro da organização;
Principais partes interessadas identificadas;
Gerentes de projetos que trabalharam em projetos da mesma área (diretamente ou por meio de lições aprendidas)
Especialistas no assunto da área do negócio ou do projeto
Grupos e consultores do setor; e
Associações profissionais e técnicas, entidades reguladoras e organizações não governamentais

Reuniões As reuniões de avaliação do andamento são usadas para trocar e analisar informações sobre o nível de engajamento das partes interessadas.

Saídas Informações sobre o desempenho do trabalho As informações sobre o desempenho do trabalho são dados de desempenho colhidos de vários processos de controle, analisados em contexto e integrados baseados nos relacionamentos entre as áreas. Dessa forma, os dados sobre o desempenho do trabalho foram transformados em informações de desempenho do objeto tratado. Os dados por si só, não são usados no processo decisório, porque seu significado pode ser interpretado de modo incorreto. As informações, no entanto, são confrontadas e interpretadas, e posteriormente fornecem uma base sólida para as decisões do projeto.

As informações sobre o desempenho do trabalho são divulgadas através dos processos de comunicação. Situação das entregas, situação da implementação de alguma solicitação de mudança e estimativas previstas para o término do projeto, são exemplos de informações sobre o desempenho do projeto.

Solicitações de Mudança

A Análise do desempenho e da comunicação com as partes interessadas do projeto muitas vezes gera solicitações de mudança. Solicitações estas que são processadas por meio do processo realizar o controle integrado de mudanças. Esse processo possui como objetivo revisar , aprovar e gerenciar as mudanças que são feitas nas entregas, ativos de processos organizacionais, documentos do projeto e no plano de gerenciamento do projeto, e comunicar a disposição dos mesmos. Além de, revisar todas as solicitações de mudança ou modificações nos documentos do projeto, entregas, linhas de base ou no plano de gerenciamento do projeto, e aprova ou rejeita as mudanças. Essas solicitações se dão da seguinte forma:

As ações corretivas recomendadas incluem mudanças que alinhem o desempenho futuro esperado com o plano de gerenciamento do projeto; e
As ações preventivas recomendadas podem reduzir a probabilidade de ocorrência de um desempenho negativo futuro para o projeto.

Atualizações no plano de Gerenciamento do Projeto

Conforme as partes interessadas se comprometem com o projeto, a eficiência total da estratégia de gerenciamento das partes interessadas pode ser analisada. À proporção que mudanças na abordagem ou estratégia são identificadas, pode haver a necessidade de atualizações nas seções afetadas do plano de gerenciamento do projeto para refletir essas mudanças. Os elementos do plano de gerenciamento do projeto que podem ser atualizados incluem, entre outros:

Plano de gerenciamento das mudanças,
Plano de gerenciamento das comunicações,
Plano de gerenciamento dos custos,
Plano de gerenciamento dos recursos humanos,
Plano de gerenciamento das aquisições,
Plano de gerenciamento da qualidade,
Plano de gerenciamento dos requisitos,
Plano de gerenciamento dos riscos,
Plano de gerenciamento do cronograma,
Plano de gerenciamento do escopo
Plano de gerenciamento das partes interessadas

Atualizações nos documentos do projeto

Os documentos do projeto que podem ser atualizados incluem, mas não se limitam, a:

Registro das partes interessadas. Atualização é realizada quando há mudanças nas informações sobre as partes interessadas, quando são identificados novos stakeholders, ou se eles não estiverem mais envolvidos ou não forem mais afetados pelo projeto, ou se forem necessárias outras atualizações para partes interessadas específicas.
Registro das Questões. Atualização realizada quando são identificadas novas questões e as questões atuais são resolvidas.
Atualizações nos ativos de processos organizacionais

Os ativos de processos organizacionais que podem ser atualizados incluem, entre outros:

Notificações das partes interessadas. É possível fornecer informações às partes do projeto sobre dúvidas solucionadas, alterações aprovadas e a situação geral do projeto.
Relatórios do Projeto. Os relatórios formais e informais do projeto relatam o andamento do projeto e contêm as lições aprendidas, registros de questões, relatórios de encerramento do projeto e resultados de outras áreas de conhecimento.
Apresentações do projeto. Informações formal ou informalmente fornecidas pela equipe do projeto a qualquer ou a todas as partes interessadas.
Registros do Projeto. Estes podem incluir correspondência, memorandos, atas de reuniões e outros documentos que descrevem o projeto.
Feedback das partes interessadas. As informes recebidos das partes interessadas relacionadas com as operações do projeto podem ser compartilhadas e usadas para modificar ou melhorar a performance futura do projeto.
Documentação de lições aprendidas. Este documento inclui a análise da causa-raiz dos problemas que foram enfrentados, o motivo que ocasionou a ação corretiva escolhida, e outros tipos de lições aprendidas sobre o gerenciamento das partes interessadas. As lições aprendidas são documentadas e compartilhadas para que façam parte do banco de dados histórico, tanto do projeto como da organização que executou o projeto.

Conclusões

Podemos estudar e entender como funciona o processo de controle de engajamento na íntegra. A partir disto, pode-se ter uma noção clara que este processo é de extrema importância na hora de realizar quaisquer tipos de ajuste na estratégia e nos planos que envolvam as partes interessadas.
Apenas dessa forma, é possível tornar as estratégias mais efetivas durante todo o ciclo de vida do projeto.