Podemos dizer que “Gerenciamento de Projetos” é sinônimo de “Integração de processos, recursos, pessoas e trabalho”.

Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto é o processo de documentação das ações necessárias para definir, preparar, integrar e coordenar todos os planos auxiliares. O plano de gerenciamento do projeto define como o mesmo é executado, monitorado e controlado e encerrado/controlado. O conteúdo do plano de gerenciamento do projeto variará dependendo da área de aplicação e complexidade do mesmo, através de uma série de processos integrados até o encerramento do projeto.

Segundo Paulo Yazigi Sabbag, os processos de iniciação referem-se à formalização e legitimação do projeto: delimitam o conteúdo (ações e produtos) do projeto, a justificativa para sua execução e o responsável pela gestão. Os processos de planejamento comprovam a viabilidade gerencial, isto é, ampliam a chance de sucesso da execução. Os processos de execução e de controle são subdivididos nas dez áreas de conhecimento. A norma diferencia o controle de monitoramento: monitorar ou acompanhar é atitude passiva, de avaliar o estágio de execução; controlar, em oposição, refere-se à capacidade de corrigir desvios de execução. Controlar é atitude proativa que requer decisões e ações corretivas. Processos de encerramento revestem-se da mesma formalidade que processos de iniciação: envolve encerrar contratos, concluir a execução e efetuar a entrega definitiva do produto do projeto. Abaixo podemos ver uma tabela exemplificando os 5 grupos de processos.

No PMBok é representado os processos agrupados por área do conhecimento de modo a facilitar o entendimento da finalidade comum dos processos semelhantes. Além disso, os processos também são agrupados nos Grupos de Processos, seguindo a ordem lógica de realização.

Segundo Lysio Séllos, os Grupos de processos da Gerência de projetos não são separados ou descontínuos, nem acontecem uma única vez durante todo o projeto, eles são formados por atividades que se sobrepõem, ocorrendo em intensidades variáveis ao longo de cada fase do projeto.

Portanto para exemplificar os 5 grupos de processos existentes (Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento /e Controle e Encerramento), na tabela e na figura abaixo encontramos uma explicação sucinta de cada grupo.

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Figura 1 – Os 5 grupos de processos e sua sequência / Fonte: PMI (2013)

 

GRUPOS

PROCESSOS

Grupo de processos de iniciação Processo realizados para definir e autorizar um novo projeto ou fase
Grupo de processos de planejamento Processo realizados para definir o escopo do projeto e do produto, refinar e detalhar seus objetivos e requisitos, desenvolver o plano de ação para atingir os objetivos do projeto com sucesso
Grupo de processos de execução Processos realizados para executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto, segundo as especificações e requisitos
Grupo de processos de monitoramento e controle Processos realizados para acompanhar, revisar e, eventualmente, corrigir o progresso e desempenho do projeto, propor mudanças e ações
Grupo de processos de encerramento Processos realizados para finalizar o projeto ou fase e todos os seus grupos de processos formalmente.

 

Além dos grupos de processos, o PMBoK define dez áreas do conhecimento em gerenciamento de projetos, que são

  1. Gerenciamento do Escopo: Inclui processos necessários para assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário e somente o trabalho necessário para concluir o projeto com sucesso. O objetivo é definir e controlar o que faz parte do projeto.
  2. Gerenciamento do Tempo: Inclui processos necessários para estimar as tarefas, seus recursos e durações, de modo a gerenciar o projeto para o término pontual.
  3. Gerenciamento do Custo: inclui processos envolvidos em estimar, orçamentos e controle dos custos, de modo que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprovado.
  4. Gerenciamento da Qualidade: Inclui processos e atividades da organização executora que determinam as políticas de qualidade, objetivos, requisitos e responsabilidades de modo que o projeto satisfaça às necessidades para as quais foi empreendido. Implementa o sistema de gerenciamento da qualidade e atividades para a melhoria contínua dos processos.
  5. Gerenciamento dos Recursos Humanos: Inclui processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto. Faz parte desta área do conhecimento descrever as necessidades de pessoal e suas respectivas capacidades e habilidades. Envolver a equipe a partir das fases iniciais do projeto agrega conhecimentos e fortalece o comprometimento.
  6. Gerenciamento dos Riscos: Inclui processos de planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas, bem como o monitoramento e controle de riscos de um projeto. Os objetivos do gerenciamento dos riscos são aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e reduzir a probabilidade e o impacto dos eventos negativos do projeto.
  7. Gerenciamentos das Comunicações: Inclui todos os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.
  8. Gerenciamento das Aquisições: Inclui os processos necessários para comprar ou adquiri produtos, serviços ou resultados externos ao projeto e abrange o gerenciamento de contatos. A organização pode ser tanto compradora como vendedora dos produtos, serviços ou resultados de um projeto. Na ótica do PMI, abordamos o gerenciamento das aquisições do ponto de vista do comprador.
  9. Gerenciamento das Partes Interessadas: inclui os processos de identificação de pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactadas pelo projeto. Também tem enfoque na comunicação continua com as partes interessadas, para compreender suas necessidades e expectativas, endereçar questões no momento em que acontecem, gerenciar conflitos de interesse e fomentar o engajamento apropriado das partes interessadas nas decisões e atividades do projeto.
  10. Gerenciamento da Integração: Inclui processos e atividades necessários para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os grupos de processos de gerenciamento. Integração significa unificação, consolidação e articulação. O gerenciamento da integração requer que sejam feitas escolhas sobre alocação de recursos, concessões entre objetivos e alternativas conflitantes, além do gerenciamento de dependências mútuas entre áreas de conhecimento e processo.

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Figura 2 – As 10 áreas do Conhecimento do Gerenciamento de Projeto / Fonte: Séllos (2017)

A seguir, para exemplificar o conceito que foi debatido acima, podemos analisar um plano de projeto completo com exemplos e template produzido pelo Eli Rodrigues.

1. Cabeçalho

1. Cabecalho

Figura 3 – Cabeçalho do Plano de Gerenciamento do Projeto / Fonte: Eli Rodrigues (2016)

  • Título do documento
  • Data de produção do documento
  • Objetivo estratégico, para que você nunca esqueça porque está fazendo este projeto
  • ID, que é um código de referência par ao projeto
  • Nome do projeto
  • CC, que é o centro de custo que irá financiar o projeto
  • Cliente, para que se inclua o nome do cliente ou da empresa
  • Patrocinador, deixando claro quem está patrocinando o projeto
  • Gerente do projeto, que normalmente é quem faz o documento.

2. Introdução

Em todo documento bem produzido é preciso introduzir o assunto e, para tal, existe uma seção introdutória que contextualiza o projeto nos aspectos mais comuns utilizados no mercado.

2. Introducao2

Figura 4 – Introdução do Plano de Gerenciamento do Projeto / Fonte: Eli Rodrigues (2016)

3. Escopo

Na seção Gerenciamento do Escopo, deve-se descrever a estratégia de gerenciamento e incluir a EAP e os documentos de apoio.

3. Gerenciamento do Escopo

Figura 5 – Gerenciamento do escopo do Plano de Gerenciamento do Projeto / Fonte: Eli Rodrigues (2016)

4. Tempo

Na seção “Estratégia de Condução”, deve-se descrever como será gerenciado o tempo. O principal motivo de se fazer essa descrição é que todos saibam o que você pensou sobre como gerenciar o projeto, além do mais, se você tiver que abandonar o projeto no meio, outra pessoa poderá continuar o trabalho. O cronograma pode ser feito no programa MS-Project e no Excel.

4. Gerenciamento do Tempo

Figura 6 – Gerenciamento do tempo do Plano de Gerenciamento do Projeto / Fonte: Eli Rodrigues (2016)

5. Custo

No gerenciamento do custo, deve-se montar o orçamento do projeto e fazer a previsão de fluxo de caixa.

5. Gerenciamento do Custo2

Figura 7 – Gerenciamento do custo do Plano de Gerenciamento do Projeto / Fonte: Eli Rodrigues (2016)

O fluxo de caixa nada mais é que a distribuição de receitas e despesas ao longo do tempo. A partir dele, durante a etapa de monitoramento e controle, é possível fazer a curva S, tanto prevista quanto realizada.

Curva S –  É  um eficiente instrumento gerencial de acompanhamento de projetos. Por sua concepção é possível identificar claramente os desvios entre o planejado e o realizado, de forma instantânea. Pelo histórico e o status atual podemos visualizar tendências, uma vez que seus resultados contemplam todo o ciclo de vida do projeto . As informações abaixo são relevantes e necessárias para a elaboração da Curva de evolução física e financeira de seu projeto. Por experiência em projetos de diversos segmentos e variada complexidade.

6. Qualidade

O gerenciamento da Qualidade tem como objetivo determinar quais são os requisitos de qualidade, como serão medidos, qual a tolerância aceitável e quais os impactos da baixa qualidade

6. Gerenciamento da Qualidade

Figura 8 – Gerenciamento da qualidade do Plano de Gerenciamento do Projeto / Fonte: Eli Rodrigues (2016)

Uma vez que tenha definido esses parâmetros, você poderá comparar (previsto x realizado) se foram atingidos e determinar ações preventivas e corretivas para mantê-los o mais próximo possível do valor planejado.

7. Aquisições

O gerenciamento das aquisições pode ser complexo, talvez você sinta a necessidade de descrever todo o processo de compras da empresa, incluindo cotações, RFPs, contratos etc.

7. Gerenciamento das Aquisicoes

Figura 9 – Gerenciamento das aquisições do Plano de Gerenciamento do Projeto / Fonte: Eli Rodrigues (2016)

Neste exemplo, você poderá listar o número da aquisição (#), qual item está sendo comprado, a quantidade, o preço combinado, o total a ser pago àquele fornecedor e qual será o modo de contratação (Ex: Contrato de Preço Fixo, Tempo e Material e Reembolso de Custos). Modifique o documento conforme sentir necessidade.

8. Recursos Humanos

Nesta seção do plano, você deve descrever tudo que envolve pessoas, o que inclui: organograma, papéis e responsabilidades, matriz de decisão, mobilização e recompensas.

8. Gerenciamento de Recursos Humanos 2

Figura 10 – Gerenciamento de recursos humanos do Plano de Gerenciamento do Projeto / Fonte: Eli Rodrigues (2016)

9. Riscos

Nesta seção, deve-se descrever como será o processo de gerenciamento dos riscos e listar os riscos, classificá-los e definir um plano de resposta.

9. Gerenciamento de Riscos

Figura 11 – Gerenciamento dos riscos do Plano de Gerenciamento do Projeto / Fonte: Eli Rodrigues (2016)

10. Comunicações

Nesta seção descreve quem terá acesso a quais informações e quando. Construindo planos de trabalho, planos de ação e relatórios de status.

10. Gerenciamento das comunicacoes

Figura 12 – Gerenciamento das cominucações do Plano de Gerenciamento do Projeto / Fonte: Eli Rodrigues (2016)

11. Partes Interessadas

Nesta seção descreve quem são as partes interessadas, qual seu grau de interesse e influência (poder) sobre o projeto e como vai lidar com elas.

11. Partes Interessadas

Figura 12 – Gerenciamento das partes interessadas do Plano de Gerenciamento do Projeto / Fonte: Eli Rodrigues (2016)

Por fim, podemos concluir que um Plano de Gerenciamento de Projeto bem planejado e respeitando as suas fases de projeto a tendência de ter sucesso aumenta consideravelmente. Sendo ele a principal referencia para a equipe do projeto, descrevendo junto com os planos auxiliares, como os processos serão iniciados, planejado, executado, controlado e encerrado guiando a equipe durante todo o projeto.

Referências Bibliográficas:

PMI. Um guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (GUIA PMBOK). 5°. ed. [S.l.]: [s.n.], v. 1, 2013.

RODRIGUES, Eli. Gestão de Projetos na Prática – Como fazer um Plano de Projeto (Completo com exemplos e template). Disponível em: < https://www.elirodrigues.com/2016/04/23/como-fazer-um-plano-de-projeto-completo-com-exemplos-e-template/ > Acesso em 1 nov. 2017.

SABBAG, Paulo Yazigi. Gerenciamento de Projetos e Empreendedorismo. 2° ed. São Paulo: Saraiva, 2013.

SÉLLOS, Lysio. “Gerenciamento de Projetos – Notas de Aula” – Universidade Veiga de Almeida-  2017

XAVIER, Carlos M. da S. et al. Metodologia de Gerenciamento de Projetos – METHODWARE: Abordagem prática de como iniciar, planejar, executar, controlar e fechar projetos, 1° ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2005.

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