Você conhece a ferramenta Kaizen? Sabe como aplicá-la? Neste post você vai conhecer a sua importância para as organizações que estão em busca de maneiras mais adequadas para o aumento da competitividade e melhoria contínua. A filosofia Kaizen não precisa necessariamente ser aplicada somente às empresas. A busca pela melhoria contínua deve ser utilizada em toda atividade seja ela pessoal ou do trabalho.

A filosofia Kaizen teve sua origem no Japão, após ter sido arrasado pela guerra. Desenvolvida e aplicada pelo engenheiro Taichi Ohno, ficou mundialmente conhecida por sua eficaz aplicabilidade no Sistema Toyota de Produção para melhoria do sistema, onde prega que nenhum dia deve passar sem que ocorram melhorias.

“Hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje!”

WhatsApp Image 2017-11-04 at 00.55.35Figura 1 – Kaizen – Tradução 

Fonte: https://kim.kaizen.com/kimglobal/userfiles/Image/br/HOMEPT%20nova.png

O termo Kaizen significa: Kai: mudar e Zen: bem (para o melhor), o que traduz o conceito de melhorar continuamente. Esta melhoria está associada tanto a vida pessoal, doméstica, social e profissional e sua base fundamental é a melhoria incremental.

Foi originalmente introduzido e difundido no oriente pelo professor Masaaki Imai, através do seu livro Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success de 1986. Para ele “Kaizen é um guarda-chuva que abrange todas as técnicas de melhoria, aglutinando-as de maneira harmoniosa para tirar o máximo proveito do que cada uma oferece”.

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Figura 2 – O guarda-chuva do Kaizen

Fonte: http://www.crwconsultoria.com.br/images/gestao-japonesa.png

Para que essa filosofia seja aplicada, a organização deve ter um grande conhecimento de seus processos, podendo desta forma identificar e eliminar os desperdícios, através do auxílio de seus colaboradores.

O Kaizen procura alcançar a melhoria contínua em todos os níveis do processo, melhorando a produtividade e a qualidade, com o mínimo custo possível e em muitos casos, a custo zero, proporcionando a melhoria da qualidade dos produtos e serviços da organização e melhorando a satisfação de seus clientes internos e externos.

As atividades de Kaizen estão relacionadas ao Controle de Qualidade Total TQC (Total Quality Control), e para serem desenvolvidas, é necessário o envolvimento dos gerentes, supervisores e trabalhadores em todas as áreas da organização. Desta forma, haverá melhoria de desempenho de todos os níveis, eliminação dos desperdícios, diminuição dos erros e outros fatores que afetam a produtividade. Para ser eficiente, o Kaizen precisa contar com o apoio da diretoria, pois caso contrário seu crescimento e sua prática não ocorrerão.

Os princípios do Kaizen

A metodologia Kaizen segue alguns princípios. Mais especificamente, 6 princípios. Vamos entendê-los agora para aprender como eles são utilizados em empresas:

1º Princípio – Elimine o desperdício

A busca por eficiência muitas vezes é associada a fazer mais utilizando menos. Porém, ela também pode ser entendida por fazer o mesmo por menos ou até mais com o mesmo. Dessa forma, a busca por melhorias envolve eliminar excessos, não desperdiçar e continuar olhando para frente. É importante citar aqui que as situações em que a estrutura de um produto é alterada para que sua qualidade baixe em busca de redução de custos não faz parte da metodologia Kaizen, afinal, qualidade sempre está atrelada à melhoria.

2º Princípio – Engaje a todos

As mudanças mais profundas não são aquelas que acontecem de cima para baixo, nem as que vêm de baixo para cima. O Kaizen funciona quando todos estão com os pensamentos alinhados, comprometidos em mudar e melhorar. Para uma empresa com grande estrutura, tentar impor da diretoria para os demais setores uma mudança pode soar como algo não natural. Mais como uma ordem. Nesses casos, é preciso contagiar a empresa com a vontade de melhorar, de continuar mudando e tornando-se mais eficiente. E aqui mora a maior dificuldade de praticamente todas as campanhas de melhoria contínua das empresas: tentar impor a necessidade de melhorar. Isso não é algo para ser imposto, mas todos devem perceber que podem contribuir com suas ideias para um ambiente melhor.

3º Princípio – Melhorar não custa caro

Pode-se investir na melhoria de uma tecnologia, no desenvolvimento de novos produtos ou até na contratação de novas pessoas, mas a ideia do Kaizen é que mesmo as pequenas ideias podem trazer grandes diferenças. A base do Kaizen é a continuidade, logo, são mudanças simples e baratas constantes que trarão mais diferença do que um grande investimento único. Por isso, embora planos ambiciosos possam funcionar, não são eles o verdadeiro objetivo do Kaizen, pois normalmente esse tipo de investimento envolve um período de adaptação, não de renovação de ideias e princípios. O Kaizen é uma gota por vez num copo, não um despejo completo para fazê-lo transbordar.

4º Princípio – Mudanças acontecem em qualquer lugar

As mudanças implantadas a partir da metodologia Kaizen são feitas em qualquer lugar. Seja no departamento de compras, no setor de produção, em desenvolvimento de tecnologias, na vida pessoal no setor das finanças, na forma como lidamos com outros ou em uma empresa toda. Independentemente de onde seja, melhorar é sempre possível, por isso, esse é um ciclo contínuo, que pode começar em um local pequeno e evoluir até aspectos maiores.

5º Princípio – Ser transparente no que faz

Uma mudança genuína só é possível às claras. As melhorias acontecem com os envolvidos nela devidamente cientes. Se a mudança envolve uma demissão, por exemplo, o ideal é que ela seja feita de uma maneira justa e transparente, não apenas informando a demissão de uma forma repentina. No caso das melhorias estruturais e de produção, elas não devem ser impostas, precisam ser explicadas e a equipe precisa entender porque elas são necessárias.

Ser transparente também significa mostrar claramente onde os desperdícios serão cortados e como podemos nos beneficiar desses cortes, gerando lucro, agilidade, simplificando processos e assim por diante. Ao tratar com transparência todos os setores da empresa, torna-se muito mais simples contagiar e estimular pensamentos saudáveis em todos os setores, gerando comprometimento com a política de criação de novas formas de melhorar, economizar e agilizar constantemente.

6º Princípio – Atente-se a onde as coisas realmente acontecem

Mais um ponto que precisa ser levado em consideração durante todo processo de implantação da metodologia Kaizen: as mudanças mais profundas acontecem onde é preciso “colocar a mão na massa”. Mudar planejamentos é mais fácil do que mudar uma forma de produzir algum produto. Melhorar um serviço é mais fácil do que melhorar a forma como ele é vendido. Controlar o tempo é mais fácil do que torná-lo mais produtivo. E esses são apenas alguns exemplos que mostram porque as mudanças do Kaizen normalmente são feitas primeiro nas áreas de produção e depois em setores administrativos.

Embora todos devam se comprometer com a melhoria contínua, as situações que mais trazem resultados são aquelas práticas. Então, conseguir fazer uma pessoa produzir mais implantando uma nova ferramenta, diminuir o desperdício de água com uma nova torneira, separar lixo reciclável do orgânico, tudo isso são ações, e como tal, elas devem ser encaradas como uma solução prática que trará benefícios para toda a organização.

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Figura 3 – Ciclo Kaizen completo

Fonte: schersoares.com.br/o-metodo-kaizen-orientado-a-resultados/

Segundo a ideia original do Kaizen, há 3 formas de aplicá-lo dentro de uma empresa:

  • A metodologia Kaizen para a administração: cada pessoa tem um perfil, e todo administrador deve conhecer esse seu perfil e dedicar tempo para a melhoria de suas características. Uma pessoa mais entusiasmada pode liderar pelo exemplo, mas também precisa dar ideias. Um profissional mais comedido pode ter práticas mais contidas, mas que também estimulem a mudança, como o uso de xícaras ao invés de copos descartáveis, reaproveitamento de papel rascunho e assim por diante. Um administrador deve dedicar pelo menos 40% de seu tempo para a busca de novas melhorias. Dessa forma, ele estará sempre com algo novo para transmitir à sua equipe, oferecendo melhores condições para um trabalho melhor ou mais produtivo.
  • A metodologia Kaizen para o grupo: inovação não é algo que parte apenas de uma pessoa, mas deve ser um tipo de sentimento coletivo dentro das empresas. Dessa forma, envolver todas as pessoas de uma organização é indispensável para que o Kaizen tenha o resultado esperado.
  • A metodologia Kaizen para as pessoas: quem nunca teve uma reunião de feedback em toda a sua vida? Isso nada mais é do que a tentativa de oferecer a melhoria contínua para uma pessoa a partir de suas ações. Dessa forma, a metodologia Kaizen voltada para pessoas busca os pontos em que ela pode melhorar para tornar-se alguém mais produtivo. Seja no convívio social, na sua produtividade ou sua organização. Há vários aspectos que podem envolver a melhoria de um profissional, e principalmente o desenvolvimento de suas habilidades.

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Figura 4 – Inovações nos provadores da ZARA

Fonte: https://www.techemportugues.com/wp-content/uploads/2016/04/zara_01.jpg

A Zara tornou-se uma das marcas “high street” de maior sucesso a nível mundial, produzindo cerca de 40% das suas linhas na Europa e enfrentando empresas tradicionais e já estabelecidas em inúmeros mercados. Seu sucesso se deve em grande parte à introdução de novos paradigmas no varejo de confecções, tendo sido uma das redes inovadoras na aplicação de sistemas baseados no JIT (Just In Time) adaptados às peculiaridades do setor, e desenvolvidos em conjunto com a Toyota com a filosofia Kaizen. A própria H&M, que fora a líder européia até o ano de 2005 e que continua detendo uma importante posição no mercado internacional, também parece utilizar-se de métodos semelhantes para ao menos uma parte de seus produtos, com o que consegue abastecer as lojas com novos produtos em cerca de apenas três semanas após a sua concepção. Outro importante indicador do sucesso da Zara é o longo período em que vem enfrentando um elevado crescimento, enquanto que vários de seus maiores concorrentes tiveram percalços de diversos tipos em suas trajetórias recentes. A introdução do JIT no varejo pode ser apontada como um dos fatores a ter criado um novo segmento, hoje denominado fast fashion. Finalmente, a continuidade desse nível de crescimento por mais alguns anos aliada à uma expansão nos EUA podem levar à rede à liderança mundial do seu setor.

Assim, podemos concluir que o Kaizen é uma filosofia que deve ser seguida diariamente dentro de uma companhia, pois enfatiza a identificação dos problemas, resolução e a busca por novas formas de realizar uma atividade, criar, transformar e melhorar os procedimentos através de muita disciplina. Evoluir todos os dias para não parar no tempo.

Referências Bibliográficas:

Abepro. Adoção do Just In Time no varejo: O caso Zara. Disponível em: http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2008_TN_STO_069_492_10818.pdf

Blog da Qualidade. Kaizen. Disponível em: http://www.blogdaqualidade.com.br/kaizen/

CICONELLI, CARLOS MESQUITA. Estudo de Caso: Aplicação da Ferramenta Kaizen no Processo de Recirculação de Tintas no Setor de Pintura de uma Indústria Automotiva [Juiz de Fora] 2007 XIII, 32 p. 29,7 cm (UFJF, Graduação, Engenharia de Produção, 2007) Monografia – Universidade Federal de Juiz de Fora, Faculdade de Engenharia. Disponível em: http://www.ufjf.br/ep/files/2009/06/tcc_jan2007_carlosciconelli.pdf

CRW. Filosofia Kaizen. Disponível em: http://www.crwconsultoria.com.br/origem-do-kaizen

Endeavor Brasil. Kaizen: A sabedoria milenar a serviço da sua melhor gestão. Disponível em: https://endeavor.org.br/kaizen/

Egestor. O método Kaizen. Disponível em: http://blog.egestor.com.br/o-metodo-kaizen/

IMAI, M. Kaizen: a estratégia para o sucesso competitivo. 5.ed. São Paulo: IMAM, 1994.

Instituto Montanari. Kaizen. Disponível em: http://institutomontanari.com.br/kaizen-pdf/download/pdf-resumo.pdf

Kaizen Institute. Missão do Kainzen Institute. Disponível em: https://br.kaizen.com/

Primeiro Negócio. Kaizen – Como Aplicar a Metodologia da Melhoria Contínua (exemplo prático). Disponível em: http://www.primeironegocio.com/empreendedorismo/kaizen/

TMB Consulting Group. Apostila para Treinamento de Kaizen Chão de Fábrica. São Paulo, 2000.

UVAGP. Kaizen – “Hoje melhor do que ontem e pior do que amanhã!” Disponível em: https://uvagpclass.wordpress.com/2017/06/04/kaizen-hoje-melhor-do-que-ontem-e-pior-do-que-amanha/

YouTube. Instituto Montanari. Kaizen: o que é o Kaizen? Como funciona o Kaizen? Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=9tlMbXohJb0

Imagem em destaque: Kaizen. Disponível em: https://blog.quantox.com/wp-content/uploads/2017/02/kaizen-cover.jpg

 

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