Com o avanço da tecnologia ficou cada vez mais fácil realizarmos algumas tarefas, sem dúvida nenhuma ela veio para facilitar nossas vidas e de uma maneira mais ampla permitir que executemos cada vez mais tarefas em um mesmo espaço de tempo, ou até mesmo com um tempo reduzido, nos sobrando mais tempo para a realização de outras atividades, então porque não aplicá-la também na gestão de projetos?

Na disciplina Gerenciamento de projetos, nós aprendemos como gerenciar um projeto de maneira efetiva, a fim de obter um resultado satisfatório, e como atingirmos esse objetivo. Entretanto, a teoria muitas vezes não nos deixa ver com clareza como será essa prática. E nessa prática, um software ajuda muito nessa produtividade, centralizando tarefas, organizando metas, unindo a equipe, apresentando resultados instantâneos e agregando valor ao projeto.

Antes de mais nada, para um melhor resultado do nosso projeto, vamos desenvolver nossa ideia, empregando o sistema 5W2H. São apenas 7 perguntas, que apesar de simples farão você obter uma clareza muito maior, do seu projeto e seus objetivos, esse plano de ação consiste nas seguintes perguntas:

  • What? (O quê?)
  • Why? (Por quê?)
  • Who? (Quem?)
  • Where? (Onde?)
  • When? (Quando?)
  • How? (Como?)
  • How much? (Quanto custa?)

Para melhor compreender esta técnica acesse este outro post clicando aqui

Mas e depois que já tenho essas perguntas respondidas, o que faço?

Com um projeto pronto e metas estabelecidas, nos resta iniciarmos sua execução, porém com a utilização de um software essa tarefa torna-se muito mais fácil, seu emprego pode elevar o potencial de qualquer gerente, seja ele iniciante na carreira, ou com mais experiência. É uma ferramenta imprescindível para quem deseja ter controle dos projetos e otimizar o tempo.

Ao utilizarmos planilhas e papéis as informações podem ficar desalinhadas, gerando atrasos no projeto e até erros, se for apenas um projeto, e que não envolvam tantas pessoas, fica um tarefa mais fácil, mas e se forem vários projetos? Cada projeto com a sua equipe? Fica uma tarefa mais difícil de ser executada com êxito, portanto para termos uma maior assertividade o mais indicado é a utilização de um software de gerenciamento.

Uma das tarefas mais importantes, para se concluir um projeto com êxito é o monitoramento e controle desse projeto, através dessas atividades conseguiremos saber exatamente onde nosso projeto está, e para onde está caminhando, podemos então alterar sua rota caso necessário, afim de evitarmos problemas, ou maiores erros, para um aprofundamento maior nessa área sugiro a leitura desse post. Através da utilização de um software teremos uma clareza e visão muito mais abrangente de todo o projeto, podendo então sanar dúvidas, e evitar erros com maior agilidade e eficácia.

Vantagens na utilização de um software de gerenciamento de projetos

 

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Um dos melhores investimentos que uma empresa pode fazer é na obtenção de uma ferramenta para gerenciamento de projetos, assim haverá uma otimização do tempo na execução de tarefas, sendo realizadas com mais agilidade e assertividade, evitando assim o desperdício de tempo, vejamos algumas destas vantagens a seguir:

  • Acompanhamento das tarefas

Você pode ter um maior controle de todas as tarafes que faltam ser realizadas, as que estão em andamento e as já concluídas, sem que seja necessário entrar em contato com a equipe. Além de mensurar o tempo que cada colaborador gasta com determinada tarefa, o que possibilita programar o tempo de finalização.

  • Centralização

Com tudo em um só local a referência para todos os envolvidos fica mais clara e simples de integrar todas as etapas do projeto.

  • Comunicação

Beneficia o nível de comunicação entre as equipes e seus membros, através dessa ferramenta a comunicação se torna mais fluida e também mais confiável a respeito da segurança das informações do projeto. Auxilia em todos os departamentos de uma empresa, independente da localização geográfica. Como o software rastreia e monitora as informações, todos os funcionários do negócio têm acesso aos prazos, recursos, processos, custos e prioridades de um projeto em andamento.

  • Colaboração

A divisão de tarefas é feita mais facilmente, sendo possível coordenar e classificar as atividades de cada equipe, esmiuçar os projetos em etapas e estabelecer um cronograma para prazos e lançamentos. Permitindo um planejamento de todas as tarefas inter-relacionadas, a atribuição de recursos humanos e materiais. Facilita a integração, a comunicação, o fluxo de informações e o compartilhamento de diferentes arquivos e tarefas entre a equipe

  • Atualização

Poder ver o andamento real do projeto e seu progresso, assim como feedbacks precisos e devidamente registrados na plataforma estimula e aumenta a motivação da equipe.

  • Gerenciamento de Riscos

É muito importante para o gestor tomar uma atitude proativa em relação aos seus projetos, minimizando a possibilidade de problemas e de perdas, o que através de um software é possível até prever e evitá-los.

  • Economia

É um benefício tanto no tempo quanto monetário, desde o início até a finalização do projeto as atividades se desenvolvem em ritmo mais acelerado devido ao fluxo ágil de informações, e os problemas de comunicação praticamente desaparecem. Caso seja necessárias correções, estas são feitas rapidamente, o que reduz retrabalho.

Qual software utilizar?

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Isso vai depender da sua necessidade, para isso precisamos entender as reais demandas dos gerentes de projetos. Existem vários softwares disponíveis no mercado, vamos ver alguns a seguir:

  • Trello

Bem simples e fácil de usar, é um dos mais conhecidos, funciona com listas e cartões. Você pode formar grupos e compartilhar informações e tarefas no grupo ou individualmente. Também é possível adicionar prazo e acompanhar o andamento da tarefa. Ferramenta gratuita com acesso também através de aplicativo.

  • MS Project

Uma das ferramentas mais completas, desenvolvido pela Microsoft, o objetivo da ferramenta é ajudar gestores de projetos a desenvolver planejamentos, com funcionalidades que permite a atribuição de recursos às tarefas, rastreamento de progresso, gerenciamento de orçamentos e até a análise das cargas de trabalho. Ferramenta paga

  • Artia

Interface 100% online, é um software que possibilita a gestão de projetos através de medidores de desempenho e da gestão do tempo dos funcionários na realização de cada tarefa ou pendência. Possui indicadores de produtividade da equipe. Plataforma paga, com período gratuito para teste.

  • Primavera

É um software do tipo PPM (Project Portfolio Management), comprado pela Oracle em 2008. Possui módulos individuais de trabalho e além de gerenciar projetos o Primavera possui integração com outros softwares empresariais e ainda inclui a análise de dados, geração de relatórios e alocação de recursos.

  • Asana

A ferramenta oferece diversos recursos úteis para agências, como listas de tarefas, criação de times e chat colaborativo. O foco dele é no monitoramento do trabalho com aumento da produtividade e colaboração entre equipes, pode ser utilizado via web ou mobile. É gratuito, mas possui planos pagos com vantagens extras.

  • Basecamp

É uma ferramenta bem completa. Ela é dividida em atividades, projetos, bate-papos, calendários, dentre outras funcionalidades que abarcam diversas fases do projeto, do planejamento à análise.O diferencial deste software é a formação de uma espécie de linha do tempo para cada projeto em execução, onde é possível acompanhar o histórico do que cada membro da equipe fez e as próximas atividades que devem ser feitas. Ferramenta paga com 30 dias gratuitos para teste.

  • Teamwork

Todo online, ele centraliza recursos de gerenciamento de seus colaboradores e clientes, ainda oferece integração com outras plataformas como o Gmail, OneDrive, Google Drive e outras. Ele possibilita uma visão completa do status do projeto, sendo possível monitorar quais atividades foram concluídas, quais estão em andamento e o progresso geral de cada time. Ferramenta paga, com uma versão para teste grátis por um determinado tempo.

Depois de conhecer mais sobre esse viés da gestão de projetos, acredito que estejas analisando quais das ferramentas aqui apresentadas mais se adapta às suas necessidades para poder então por em prática, e verificar por experiência própria, que é extremamente vantajoso para seu negócio a utilização de um software de gerenciamento de projetos.

Então agora é só escolher sua ferramenta preferida e mãos à obra.

Este post tem como objetivo expandir uma área não abordada  durante as aulas do curso gerenciamento de projetos, e também como avaliação parcial, por favor deixe seu comentário. Foi útil esse post?

Referências:

BATISTA, Fernanda. 5w2h: Facilitando o gerenciamento de projetos.  Disponível em: <https://uvagpclass.wordpress.com/2017/09/13/5w2h-facilitando-o-gerenciamento-de-projetos/&gt;. Acesso em: 02 set. 2018.

CURTO, Hayala. Quais as vantagens de contratar um software de gestão de projetos. Disponível em: < http://netproject.com.br/blog/quais-as-vantagens-de-contratar-um-software-de-gestao-de-projetos/&gt;. Acesso em: 02 set. 2018.

ESPINHA, Roberto Gil. Saiba como e onde um software de gestão de projetos pode ser útil. Disponível em: <https://artia.com/blog/saiba-como-e-onde-um-software-de-gestao-de-projetos-pode-ser-util/&gt;. Acesso em: 02 set. 2018.

GOMES, Rafael. A Importância do monitoramento e controle de um projeto e como fazê-lo. Disponível em: <https://uvagpclass.wordpress.com/2018/03/23/a-importancia-do-monitoramento-e-controle-de-um-projeto-e-como-faze-lo/&gt;. Acesso em: 02 set. 2018.

PAULILLO, Gustavo. Plano de ação 5W2H: Tire seus projetos do papel. Disponível em: <https://www.agendor.com.br/blog/plano-de-acao-5w2h/&gt;. Acesso em: 02 set. 2018.

RIBEIRO. Marcus. Produtividade nas allturas com softwares de gerenciamento de projetos. Disponível em: <https://pluga.co/blog/gestao-empresarial/software-de-gerenciamento-de-projetos/&gt;. Acesso em: 02 set. 2018.

SENSUS. Quais as vantagens de utilizar um software de gestão de projetos?. Disponível em:< https://www.sensusonline.com.br/vantagens-software-de-gestao-de-projetos/&gt; Acesso em: 02 set. 2018.

TOTALCAD. Saiba porquê utilizar softwares de gestão em seus projetos arquitetônicos. Disponível em: <https://blog.totalcad.com.br/software-em-gestao-de-projetos/&gt;. Acesso em: 02 set. 2018.

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