Você sabia que a comunicação é um dos fatores mais importantes e que possuem uma grande influência no sucesso ou fracasso de um projeto?

Com todas as formas de se criar a comunicação, vemos que não é incomum alguém ser mal compreendido ou não conseguir passar a informação corretamente. Portanto, no ambiente corporativo, quando não se tem clareza nas informações, pessoas treinadas ou capazes de se atentar quando a comunicação não vai bem, é muito provável, que o projeto se torne um grande insucesso!

Você sabia que a comunicação é um dos fatores mais importantes e que possuem uma grande influência no sucesso ou fracasso de um projeto?

Para que se entenda melhor podemos fazer alguns questionamentos do nosso dia a dia e tentarmos imaginar como seria a vida sem ela. No cotidiano existem muitos tipos de comunicações, podendo ser verbais, escritas, orais, não verbais, ou aquelas que possuímos uma maior conectividade, seja para um grande amigo ou um familiar, que com um simples olhar já se pode passar a mensagem desejada.

Com todas as formas de se criar a comunicação, vemos que não é incomum alguém ser mal compreendido ou não conseguir passar a informação corretamente. Portanto, no ambiente corporativo, quando não se tem clareza nas informações, pessoas treinadas ou capazes de se atentar quando a comunicação não vai bem, é muito provável, que o projeto se torne um grande insucesso!

Veremos ao longo dos tópicos, como os elementos da comunicação são importantes para que se tenha entendimento da mensagem a ser passada. Assim como, é importante que um gerente de projeto possua essa habilidade bem desenvolvida em si, para que o sucesso fique mais próximo de ser alcançado.

Quais os elementos da comunicação e como ela pode prejudicar se não for eficaz?

A comunicação é composta por alguns elementos que podem auxiliar no seu entendimento, sendo eles:

  • Emissor – Se trata do indivíduo que quer emitir uma mensagem.
  • Receptor – Quem recebe a mensagem emitida.
  • Mensagem – Informações transmitidas pelo emissor.
  • Código – Signos que são utilizados na mensagem.
  • Canal da comunicação – Meio onde a mensagem é transmitida.
  • Contexto – A situação do qual a mensagem se refere.
  • Ruído – Quando ocorrem falhas na comunicação, ou seja, o receptor destorce o real significado da mensagem.

Com todos os elementos descritos acima, vemos o quão importante é que se mantenha clareza nas informações, no meio em que se transmite, na postura corporal, no tom de voz,  entre outros, já que todos esses pontos criam a mensagem a ser passada.

Abaixo vamos ver um simples exemplo de ruído, do qual a mensagem chega ao receptor distorcida. Onde uma mensagem que seria boa, torna-se ruim.

IMAGEM 1 – Charge: ruído na comunicação
Fonte: http://admufsjcomunicacao.blogspot.com/2015/10/ruidos-na-comunicacao.html

A ineficiência da comunicação gera inúmeros riscos para um projeto, sendo essencial uma gestão de qualidade capaz de reduzir ao máximo os possíveis prejuízos, as dificuldades de entendimento do planejamento, falta de clareza sobre as responsabilidades, desentendimentos sobre o que se está esperando, atrasos na entrega dos serviços, e muitos outros. Como aprofundamento na área de riscos, sugiro a leitura: O Gerenciamento de Riscos em um Projeto, onde são apresentados ferramentas que auxiliam na gestão, e visam o estudo e tratamento de possíveis e potenciais riscos.

O Gerenciamento das Comunicações

O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e finalmente dispostas de maneira oportuna e apropriada. Os gerentes de projetos passam a maior parte do tempo se comunicando com os membros da equipe e outras partes interessadas do projeto, quer sejam internas (em todos os níveis da organização) ou externas à organização. PMI (2017)

Ainda de acordo com o PMI (2017), existem três processos para a organização das comunicações:

  • Planejar o gerenciamento das comunicações – O processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicações do projeto com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas, e nos ativos organizacionais disponíveis.
  • Gerenciar as comunicações – O processo de criar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e de disposição final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações.
  • Controlar as comunicações – O processo de monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto para assegurar que as necessidades de informação das partes interessadas do projeto sejam atendidas.
IMAGEM 2 – Gerenciamento das comunicações.
Fonte: https://www.focoeducacaoprofissional.com.br/blog/comunicacao-linguagem-curso-online

O gerente precisa estar atento a tudo aquilo que pode afetar o entendimento das informações, como: dados incompletos, falta de clareza, o nível educativo de outros envolvidos (exemplo: a linguagem adequada para o seu entendimento).

Assim é possível assegurar que as informações passem adequadamente por todas as etapas necessárias do planejamento, gerenciamento e controle das comunicações.

Um levantamento realizado pelo PMI (Project Management Institute Brasil), com 300 empresas de grande porte, aponta uma faixa de 76% das empresas falhando na comunicação. Sendo então, considerada o principal motivo pelos fracassos. Dessa maneira, as chances de se alcançar o sucesso aumenta grandemente quando demos a devida importância a essa etapa do projeto.

Como mais uma fonte, possuímos o relatório PMI – Pulse of the Profession (2018), considerada a principal pesquisa global a respeito dos profissionais que realizam serviços de gerenciamento de projetos.  Nele há informações que as “campeãs”, ou seja, empresas que possuem alto desempenho nos projetos, mencionam a comunicação sendo uma das habilidades que maior impacta nos seus resultados.

Com isso as grandes e pequenas empresas visam cada vez mais a busca de um gerente que possua uma vasta gama de habilidades. Para conhecer outras causas também importantes, indico a leitura Projetos: Por que há tanto fracasso?, onde o autor mostra de um modo geral, diversos fatores que impactam o sucesso do projeto.

Conclusão

Tendo em vista os levantamentos realizados, podemos notar que a comunicação embora esteja presente em todos os momentos das nossas vidas, possui sua vasta complexabilidade, podendo ser gerados muitos enganos, pois nem sempre o que dizemos é entendido da maneira que queremos.

É essencial que o gerente de um projeto saiba quais são as principais essências para se obter uma boa comunicação. Manter o foco, adotar uma postura adequada, ser objetivo e claro, como também, saber o momento certo de ouvir e falar, são muito importantes para que haja compreensão e entendimento entre as partes envolvidas.

Obtemos então, o conhecimento que é pouco provável alcançar o sucesso sem que haja a competência necessária na comunicação. Com isso deixo um questionamento para você leitor:

O que você tem feito, seja na vida pessoal ou profissional, para que sua comunicação seja clara e eficaz?

Referências bibliográficas:

AEVO. Entenda a importância da comunicação em projetos. Disponível em: <http://blog.aevo.com.br/entenda-a-importancia-da-comunicacao-em-projetos/>. Acesso em: 8 de setembro de 2018.

AMARAL, Suely. Teoria da comunicação: Emissor, receptor e receptor. Disponível em: <https://educacao.uol.com.br/disciplinas/portugues/teoria-da-comunicacao-emissor-mensagem-e-receptor.htm>. Acesso em: 6 de setembro de 2018.

CORREA, Michel. O gerenciamento de em um projeto. IN: UVAGPCLASS, Rio de Janeiro, 24/03/18. Disponível em: <https://uvagpclass.wordpress.com/2018/03/24/o-gerenciamento-de-riscos-em-um-projeto/comment-page-1/#comment-2326>. Acesso em: 8 de setembro de 2018.

DIANA, Daniela. Elementos da Comunicação. Disponível em: <https://www.todamateria.com.br/elementos-da-comunicacao/>. Acesso em: 6 de setembro de 2018.

MACEDO, Kaique. Projetos: Por que há tanto fracasso?. In: UVAGPCLASS, Rio de Janeiro, 23/03/2018. Disponível em: <https://uvagpclass.wordpress.com/2018/03/23/projetos-por-que-ha-tanto-fracasso/comment-page-1/#comment-2325>. Acesso em: 25 de setembro de 2018.

MARTINS, Felipe. 5 exemplos de falhas de comunicação que causam o fracasso de um projeto. Disponível em: <https://blog.agilsocial.com/blog/dicas/5-exemplos-de-falhas-de-comunicacao-que-causam-o-fracasso-de-um-projeto>. Acesso em: 7 de setembro de 2018.

PMI – Project Management Institute – Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK), 6º Edição, Project Management Institute, Newtown Square, PA, EUA, 2017.

PMI – Pulse of  the Profession, 2018. Disponível em: <https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2018>. Acesso em: 25 de setembro de 2018.

SANTANA, Karla. Falha na comunicação é o principal motivo para fracasso nos projetos. Disponível em: <https://www.infomoney.com.br/imoveis/noticia/1833324/falha-comunicacao-principal-motivo-para-fracasso-nos-projetos>. Acesso em: 25 de setembro de 2018.

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