O que é gestão de projetos? Saber sobre isso é muito importante e pode fazer total diferença no dia a dia das atividades. Entenda os conceitos e saiba como agir!

Primeiro de tudo, você sabe o que é projeto? Não? Então, antes de entendermos e discutirmos sobre Gestão de Projetos, vamos definir o que é um projeto, para um melhor entendimento, vamos lá?

Um projeto é um esforço temporário e distinto de qualquer outra atividade repetitiva, segundo o PMI (Project Management Institute), ou seja, é um empreendimento com resultado exclusivo a ser alcançado dentro de um prazo estabelecido.

No geral, podemos dizer que um projeto é temporário que precisa de planejamento, ação e controle. Tudo isso serve para entregar produtos ou serviços de forma única através de processos determinados antecipadamente e com pouco recurso.

Todo projeto deve obter um objetivo. Até porque o projeto em si precisa de recursos humanos e financeiros para serem executados. Além disso cada projeto é único e exclusivo porque depende de fatores e partes diferentes empenhados.

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Figura 1 – Definição de Projeto – Fonte: Artia

Outro ponto muito importante a ressaltar, projeto e processos não são as mesmas coisas, pois:

O processo é um trabalho contínuo que produz resultados padronizados. As características de um processo são:

  • Contínuo;
  • Gera resultados padronizados;
  • Fortemente definido.

Já as características de um projeto são:

  • Temporário;
  • Gera resultado único;
  • Elaborado progressivamente.
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Figura 2 – Projeto e Processos – Fonte: Artia

Como por exemplo, prédios de escritórios podem ser construídos com materiais iguais e pelas mesmas equipes. Entretanto, cada projeto de prédio é único, com circunstâncias, situações, localização e partes interessadas diferentes.

O meio de projetos tem estado em alta notoriamente. Sabe porquê? Atualmente, cerca de 20% do Produto Interno Bruto (PIB) do mundo é investido na execução dos mais distintos tipos de projetos, segundo o Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI). Isso significa que 12 trilhões de dólares de toda a riqueza mundial são gastos com o esforço de melhorar, criar ou construir algo, por meio da gestão de projetos.

O PMI também indica que existem mais de 400 mil profissionais certificados no mundo, ainda assim, faltam pessoas qualificadas. Essa lacuna de bons especialistas pode colocar em risco 4,5 trilhões do PIB mundial. Mas você não vai querer fazer parte dessa estatística, né?

O que é Gestão de Projetos?

Ficará mais fácil agora de entender Gestão de projetos, depois da definição de Projetos, vamos lá então?

A gestão de projetos é aplicar as técnicas, conhecimentos, habilidades para que um projeto alcance o objetivo desejável.

Isto é, o gerenciamento é meio para alcançar o objetivo do projeto com os requisitos definidos durante o planejamento.

A gestão de projetos é a garantia com que o resultado seja suficiente para a empresa, com relação aos prazos e custos definidos, quanto para o cliente final.

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Figura 3 – Gestão de Projetos – Fonte: Excellence Blog

Ela facilita o alcance aos objetivos de forma correta e com limites de ação. Porque, num todo, o gerenciamento é dividido em áreas, tais como:

  • Integração
  • Escopo
  • Custos
  • Qualidade
  • Aquisições
  • Recursos Humanos
  • Comunicações
  • Risco
  • Tempo
  • Partes Interessada

Todas estas áreas juntas facilita o planejamento, monitoramento e controle do projeto como um todo. Por esta razão, as empresas estão investindo cada vez mais, treinam suas equipes e motivam a interação de todos em especializações de suas áreas.

Mais que um diferencial competitivo, uma gestão eficiente de projetos significa tornar a empresa mais ágil, mais dinâmica e pronta para entregar muito mais valor a seus clientes.

Como a gestão de projetos faz diferença no dia a dia?

A gestão de projeto te assessora para que você possa tirar as suas ideias e por em pratica. Como por exemplo, se sua empresa tem aquela obra para fazer há tempos, ou aquele software para desenvolver, ou até mesmo aquele processo de atendimento que deveria ter sido padronizado há tempos, então a gestão de projetos é perfeita para você.

Mas e se eu quiser usar a gestão de projetos para a vida pessoal, posso? Não só pode, como deve! Seus planos para uma viagem, aquela obra na cozinha, procurar um lugar novo para morar, tudo isso você pode aplicar o gerenciamento de projetos.

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Figura 4 – Planejando uma Viagem – Fonte: Ritual

O que estou querendo dizer, é que, que gestão de projeto e aplicado em diversas formas e maneiras. Não precisa ser uma grande empresa, um grupo pequeno ou só você, podem aplicar a gestão de projetos, por ser bastante mutável.

O ideal disso tudo é, colocar em prática, sai só das ideias, e conseguir atingir o objetivo desejável. A partir disso, a gestão de projetos auxilia dividindo suas ações em tarefas menores, planejando os custos e os prazos necessários. No final, é possível conquistar sua meta.

E como colocar isso em prática?

Bom até agora aprendemos o que é projeto, o que é gestão, mas após todos os conceitos temos que colocá-los em prática, certo? No início, pode até parecer difícil quando não conhecemos sobre, mas após um levante dos conceitos do que desejamos tudo fica mais claro e fácil, é igual em projeto, eles ficaram mais fáceis de serem realizados após obtermos todos os conceitos e informações para aquele tipo de projeto.

Devemos sempre ficarmos atentos para não nos perdermos no decorrer do projeto, manter o foco e o objetivo é a cereja do bolo! Então vamos conhecer os caminhos para realizar um projeto?

Iremos falar aqui diretamente em como desenvolver um projeto para um ambiente empresarial, mas poderá aplicar em um âmbito pessoal, apenas sua grandeza será em menor escala.

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Figura 5 – Por em Prática – Fonte: Ritual

Lembre-se: Todo projeto tem que ter um gerente! A sua função em um projeto é crucial para obter as informações, verificar, e tomar as decisões corretas. Com tudo, é mega importante que haja uma comunicação boa entre o gerente e a equipe, para que sua tomada de decisões sejam as melhores possíveis.

É necessário envolver a equipe, clientes e fornecedores de tal forma que todos se sintam diretamente responsáveis pelo sucesso do projeto. E afinal, todos são mesmo. Se alguém não cumprir sua parte, é possível que alguma coisa não saia como planejado.

Gerente, como escolhê-lo?

A escolha de um bom gerente e sua equipe é fundamental, para que possa tomar a decisão da metodologia que irá usar no projeto. Pois a metodologia é o caminho para todos do projeto, ao decorrer dele, possam estar entendidos sobre a metodologia.

A metodologia dependerá da cultura organizacional de sua empresa. Por exemplo, equipes acostumadas com processos longos e exigentes podem se adaptar melhor às práticas difundidas pelo PMI (2017). Por outro lado, equipes mais visuais podem receber melhor a metodologia Kanban.

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Figura 6 – Gerenciamento de Projetos – Fonte: Artia

É de extrema importância que conheça a equipe e com isso defina suas metodologias, para que ambos façam sentido. Metodologias específicas ditam o caminho para a equipe para o objetivo ou aquilo que deve ser cumprido, cria um padrão para as ações, consequentemente, tendo menos problemas ou discussões.

 É possível criar padrões para indicadores e responsabilidades? As atividades seguirão um fluxo de trabalho? É preciso analisar o que cabe melhor ao andamento de seu projeto.

Projeto não se define apenas como atingir um objetivo…!?

O projeto não se define apenas por chegar ao o objetivo final, umas das principais características é traçar metas para cada processo planejado.  Quanto mais nítido for o alinhamento de expectativas entre a equipe e as partes interessadas, melhor será a avaliação do trabalho e das entregas.

Partindo desse princípio, temos então o escopo de um projeto. Nele, é especificado o projeto como um todo. Inclusive, um dos motivos de houver atrasos ou orçamentos fora do combinado, é culpa de ter mudanças constantes no escopo. Por isso, todo cuidado de alinhar, e pensar bem nas definições é crucial, para um excelente planejamento de projeto.

Com isso, seu projeto pode ser iniciado e gerenciado. Há diversos softwares de gestão de projetos que podem ser utilizados para facilitar muitas ações ao longo desse período. Ou pode contratar empresas especializadas em gerenciamento de projetos, que podem fazer desde consultorias até desenvolvimento do um projeto.

Planeje bem, busque capacitações e reveja suas ações. A gestão de projetos é um meio comprovadamente eficaz para atingir seus objetivos dentro de um orçamento e com os menores riscos possíveis.

Aproveite esse mar de conhecimentos que acabou de adquirir com a leitura desse post e comece colocar suas ideias num papel e planejar seu projeto para por em prática! O gerenciamento de projetos, com certeza, mudará seu planejamento pra melhor!

 

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS: 

ARTIA. Gestão de Projetos, O que é, Para que serve. Disponível em: <https://artia.com/blog/gestao-de-projetos-o-que-e-para-que-serve/>. Acesso em: 29 de Agosto de 2018.

EOSCONSULTORES. Gestão de Projetos. Disponível em: <https://www.eosconsultores.com.br/gestao-de-projetos/>. Acesso em: 31 de Agosto de 2018.

KEELING, RALPH. Gestão de Projetos: Uma Abordagem Global. Disponível em: <https://books.google.com.br/books?hl=pt-BR&lr=&id=TDtnDwAAQBAJ&oi=fnd&pg=PT2&dq=artigo+cient%C3%ADfico+sobre+gest%C3%A3o+de+projetos&ots=km9JUpWBmv&sig=BPGv_YiTONgrYr8MpIU7YS60i98#v=onepage&q&f=false> Acesso em : 10 de Agosto de 2018.

WIKIPÉDIA. Gerência de Projetos. Disponível em: < https://pt.wikipedia.org/wiki/Ger%C3%AAncia_de_projetos >. Acesso em: 30 de Agosto de 2018.

PMI. O Que é Gerenciamento de Projetos? Disponível em: < https://brasil.pmi.org/brazil/AboutUs/WhatIsProjectManagement.aspx > Acesso em: 30 de Agosto de 2018.

PMI – Project Management Institute – Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK), 6º Edição, Project Management Institute, Newtown Square, PA, EUA, 2017.

UVAGP. Saber a Definição do que é um Projeto é Importante? Disponível em: <https://uvagp.wordpress.com/2017/01/23/saber-a-definicao-do-que-e-um-projeto-e-importante/>. Acesso em: 29 de Agosto de 2018.

UVAGP. Gestão de Projeto Tem Mesmo Uma Única Definição? Disponível em: <https://uvagp.wordpress.com/2017/01/23/qual-o-papel-do-gerente-de-projetos/ >. Acesso em: 29 de Agosto de 2018.

ZAMBOIN, MAURÍCIO EUGENIO. A Avaliação como Instrumento de Gestão de Projetos de Responsabilidade Social Empresarial. Disponível em: <https://books.google.com.br/books?hl=pt-BR&lr=&id=6w59TJdcpMgC&oi=fnd&pg=PA379&dq=artigo+cient%C3%ADfico+sobre+gest%C3%A3o+de+projetos&ots=OrXmrJSkDs&sig=4OOFL9FuCoTRSZBVV8H8Le1Zi9Q#v=onepage&q&f=false > Acesso em: 01 de Agosto de 2018.

 

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