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Você sabe o que é um organograma e sua importância dentro das organizações?

25Que tal conhecer um pouco mais sobre organogramas e suas variações de acordo com o Guia PMBOK – 6ª Edição ligadas ao gerenciamento de projetos? Neste texto você encontrará a história, conceitos,  passo a passo para a montagem de um e as estruturas mais utilizadas no gerenciamento de projetos.

Podemos encontrar nas mais diversas áreas de aplicação, empresas adotando a metodologia de gerenciamento de projetos. Ou seja, podemos considerar hoje que o mundo é movido por projetos.

O gerenciamento de projetos é a arte de coordenar atividades com o objetivo de atingir as expectativas dos stakeholders. Gerar competências na formação de equipes de trabalho passa a ser, então, uma preocupação fundamental, bem como administrar múltiplas funções em diferentes perspectivas (FRAME, 1994).

A escolha da correta estrutura pelas empresas será determinante no sucesso dos projetos
por elas geridos.  De acordo com o PMI (2017), as estruturas organizacionais podem se apresentar de diversas formas: a funcional; a projetizada, as matriciais fraca, balanceada e forte, a orgânica, a multidivisional, a virtual e a híbrido.

Gerenciar equipes de fato não é uma tarefa fácil, por dois motivos: os times de projetos são extremamente dinâmicos e os membros estão em constante mudanças; o segundo motivo é que apenas o gerente do projetos e membros da alta direção enxergam a equipe de projetos como uma entidade única.

Então, é possível entender estrutura organizacional como o modo de funcionamento de uma empresa. De certa forma, é de suma importância saber que um grupo de pessoas precisam de uma sistematização e organização para que tudo possa fluir de forma correta. Isso se aplica ao gerenciamento de projetos, onde é indispensável a delegação de funções através de um organograma bem elaborado.

O objetivo deste post é mostrar a relação das estruturas organizacionais dentro das empresas e, consequentemente, dentro do gerenciamento de projetos. Bem como seus conceitos e suas aplicações mais comuns.

Vamos conhecer um pouco mais sobre organograma e os tipos de departamentalização mais relacionadas à gestão de projetos?

Alguns relatos apontam o início do organograma quando, Daniel C. McCallum, um supervisor da Estrada de Ferro Erie, localizada em Nova York, enxergou que diante dos problemas encontrados na indústria ferroviária, havia a necessidade de reorganização que permitisse uma gestão dividida. A primeira ideia de McCallum foi fazer uma gestão dividida entre os superintendentes, onde cada um era responsável por gerir um número de colaboradores dentro do seu departamento.

Então, McCallum incluiu linhas ligando os superintendentes para os subordinados, de forma que fosse mantido uma estruturação dentro de cada divisão em separado. Os esboços feitos eram parecidos com árvores genealógicas, bem como organogramas de hoje.

De acordo com o post de Romulo Cascaldo, “Para que serve um organograma”, o  organograma é abordado como uma representação gráfica com objetivo de definir de forma hierárquica uma organização. Ou seja, o organograma busca ordenar os cargos de forma decrescente e mostrando de forma clara a quem cada um deve se reportar.

“Os indivíduos produzem mais quando sabem o que fazer, que autoridade têm e quais são suas relações com as outras pessoas na organização.” (APPLEY, 1970)

Para (PORTER , 1986), os organogramas foram criados para dar representação gráfica às relações entre cargos na organização. O uso mais adequado é mostrar quem é subordinado a quem ou que cargos são superiores e que cargos são subordinados e a departamentalização existente.

Ou seja, é uma forma de gerar confiança e transmitir a informação necessária a todos envolvidos. O organograma permite que os trabalhos sejam realizados de forma organizada, e é de extrema importância que toda empresa tenha um para alcançar o sucesso.

Como construir um organograma? 

Segundo a publicação do site da MASCI Consultoria Jr., no texto “Organograma de empresa: qual é a importância e como elaborar?”,  para elaborar o organograma, é essencial seguir três simples passos:

  • 1º passo: separe as funções exercidas por cada um dos funcionários da sua empresa.
  • 2º passo: assinale quem está no comando de cada setor e quem lidera o nível estratégico.
  • 3º passo: Oficialize o documento com o setor administrativo e todos os colaboradores. É importante que esteja em local visível para melhor absorção.

Na hora de montar o organograma, tão importante quanto saber o passo-a-passo, é ter em mente alguns aspectos que o tornarão mais eficiente:

  • É essencial ter um conhecimento amplo sobre as áreas e atividades da empresa; um erro pode gerar extrema confusão e diversos equívocos entre os funcionários.
  • Quanto mais resumido for seu organograma de empresa, melhor será a assimilação pelas equipes.
  • Aposte em ferramentas para desenhar o organograma, como o Microsoft Excel. Assim, ele ficará mais atrativo visualmente.

MODELOS DE ORGANOGRAMAS

Segundo (BERWANGER, 2013), no artigo “Modelo de Organograma Integrado entre Setores“, são abordados os seguintes modelos de organogramas:

  • Clássicos;
  • Não clássicos;
  • Em barras;
  • Em setores;
  • Radial;
  • Organograma Funcional;
  • Organograma Matricial;
  • Organograma Horizontal;
  • Lambda;
  • Bandeira;
  • Organograma Linear de Responsabilidades;
  • Informativo;
  • Dial de Wyllie;

O post “Estrutura Organizacional Matricial, escrito por Andre das Dores, levanta a questão de que uma organização é composta por pessoas e recursos, e a partir de uma estrutura definida temos a delimitação de uma quantidade ou condições para recursos disponíveis para o projeto.

Segundo o PMI (2017), os modelos abordados e relacionados ao gerenciamento de projetos, são:

  • Organograma Funcional;
  • Organograma Matricial;
  • Organograma Projetizado;
  • Orgânica;
  • Multidivisional;
  • Virtual;
  • Hibrido;

FUNCIONAL:

É a mais tradicionalmente utilizada nas empresas. Como o próprio nome diz, o critério utilizado para dividir as pessoas em grupo é a função que cada uma delas executa. Pessoas com funções relacionadas participam todas de um mesmo departamento.

Ela é a responsável por delimitar os departamentos financeiro, de marketing, de produção, de recursos humanos, e assim por diante.

Podemos destacar três vantagens:

  1. Economia de escola: a empresa possui facilidade em crescer, pois todas atividades tem a execução centralizada em um único departamento.
  2. Monitoramento mais eficaz: fica fácil encontrar os responsáveis devido as funções serem bem estabelecidas.
  3. Treinamento especializado: como são pessoas da mesma área há possibilidade de aprofundar mais.

Na figura 1, podemos ver graficamente a estrutura organizacional funcional, onde é claro como é feita divisão dos setores, onde cada um é composto por pessoas da área:

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Figura 1 – Estrutura Organizacional Funcional – Guia PMBOK® / Fonte: Estrutura Organizacional Matricial

PROJETIZADA

O post, “Estrutura Organizacional Matricial”, aborda a estrutura projetizada com os membros agrupados em departamentos, executando o trabalho em conjunto e no mesmo espaço físico. São subordinados direto ao gerente do projeto.

Podemos destacar três vantagens:

  1. Informações específicas para cada projeto;
  2. Responsabilidades claras com o resultado;
  3. Treinamento amplo;

Na figura 2, podemos observar graficamente a estrutura projetizada e como ela é coordenada por gerentes do projeto:

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Figura 2 – Estrutura Organizacional Projetizada – Guia PMBOK® / Fonte: Estrutura Organizacional Matricial

MATRICIAL

“Esta é caracterizada pela mistura de diferentes estruturas, e que, no caso da gestão de projetos, as empresas que começam a entender a importância dos projetos para seus negócios irão se estruturar fazendo uma mescla das departamentalizações funcional e de projetos”. (CORRÊA, 2015)

Podemos destacar três vantagens:

  1. Processo de tomada de decisão descentralizado;
  2. Maior interação dos funcionários;
  3. Utilização eficiente de recursos;

A estrutura sofre três variações, talvez por isso é considerada a mais complexa. Isso porque é a combinação de duas formas de organizar a empresa.

São elas:

MATRICIAL FRACA

Muitas características do modelo são mantidas, e o gerente de projeto é limitado a um coordenador, sendo um facilitador e atua como assistente de equipe. O post, “Estrutura Organizacional Matricial“, aborda com mais detalhes essa variável desse modelo.

Na figura 3, podemos observar graficamente o modelo descrito acima:

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Figura 3 – Estrutura Organizacional Matricial Fraca – Guia PMBOK® / Fonte: Estrutura Organizacional Matricial

MATRICIAL BALANCEADA

Nesse modelo é praticamente indispensável o papel do gerente de projetos, mas de certa forma  não é uma plataforma independente em relação ao projeto. Na figura 4, podemos observar como é o modelo graficamente.

 

 

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Figura 4 – Estrutura Organizacional Matricial Balanceada – Guia PMBOK® / Fonte: Estrutura Organizacional Matricial

MATRICIAL FORTE

Nessa é possível observar características de uma organização projetizada, onde o gerente de projeto tem mais autonomia para tomada de decisão dentro do projeto. Na figura 5, temos um representação gráfica da estrutura.

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Figura 5 – Estrutura Organizacional Matricial Forte -Guia PMBOK® / Fonte: Estrutura Organizacional Matricial

A versão do PMBOK – Guide 6ª edição acrescentou novas estruturas organizacionais, são elas:

ORGÂNICA

De acordo com PMI (2017),  é liderada pelo proprietário da empresa e é mais comum em empresas de pequeno e médio porte.

MULTIDIVISIONAL 

De acordo com o PMI (2017), é comum em corporações com muitas divisões onde as funções são replicadas de forma integral ou parcial.

VIRTUAL

De acordo com o PMI (2017), é onde as pessoas não dividem o mesmo ambiente de trabalho, geralmente é utilizada quando é comum a realização de reuniões virtuais.

HÍBRIDO

De acordo com o PMI (2017), é composta pelas demais estruturas.

 

CONCLUSÃO

Este post busca apresentar a relação das estruturas organizacionais com o gerenciamento de projetos, onde, por sua vez, é indispensável para qualquer tipo de projeto. Além da relação com a gestão de projetos, o trabalho permite uma conhecimento maior acerca dos conceitos de organogramas, curiosidades e sobre o funcionamento da ferramenta.

Em suma, ter um organograma bem definido é de extrema importância para qualquer projeto, pois a partir dele cada participante saberá das suas responsabilidades e a quem será subordinado. Permitirá que os projetos sejam efetuados de forma mais organizada e com as ações bem definidas.

A partir dos aspectos observados, podemos concluir que a estrutura organizacional necessariamente precisa ser avaliada por aqueles que gerenciam os projetos. O modelo a ser escolhido é de extrema importância, pois influenciará direto no modo como o projeto será conduzido, pois a autoridade e autonomia dos envolvidos dependerá desta escolha.

Para maiores detalhes sobre o assunto, indico os seguintes trabalhos: “Estrutura Organizacional MatricialPara que serve um organograma. São excelentes trabalhos e que permitirão ao leitor adquirir mais conhecimentos sobre assunto e de óticas diferentes.

Referências

APPLEY, A. A Manager’s Heritage: Brief Portraits of Men who Helped Shape Certain Values for Me. [S.l.]: [s.n.], 1970.

BERWANGER, Paulo R., Modelo de Organograma Integrado entre Setores. Bento Gonçalves, 2013.

CASCALDO, R. WordPress. Para que server um organograma?, 2017. Disponivel em: <https://uvagpclass.wordpress.com/2017/11/20/para-que-serve-um-organograma/>. Acesso em: 21 maio 2018.

CARVALHO, Paulo. ORGANOGRAMAS – História do Organograma,  2014. Disponível em: <http://organogramas.blogspot.com.br/2014/06/historia-do-organograma.html>. Acesso em: 21 maio 2018.

CORRÊA, K. Administração e Gestão. Estruturas Organizacionais para Gerenciamento de Projetos, 2015. Disponivel em: <https://www.administracaoegestao.com.br/gestao-de-projetos/modulo-i-conceito-de-projeto/estruturas-organizacionais-para-gerenciamento-de-projetos/>. Acesso em: 22 maio 2018.

DORES, A. L. J. D. WordPress. Estrutura Organizacional Matricial, 2017. Disponivel em: <https://uvagpclass.wordpress.com/2017/12/01/estrutura-organizacional-matricial/>. Acesso em: 22 maio 2018.

FRAME, J. D. The New Project Management – Tools for an Age of Rapid Change,
Corporate Reengineering, and Other Business Realities. São Francisco: Jossey-Bass
Publishers, 1994.

MASCI CONSULTORIA JR. Organograma de empresa: qual a importância e como elaborar? Disponível em: <http://www.masciconsultoria.com.br/organograma-de-empresa/>. Acesso em: 25 maio 2018.

PMI – Project Management Institute – Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK), 6º Edição, Project Management Institute, Newtown Square, PA, EUA, 2017.

PORTER ,. Estratégia Competitiva. 7ª. ed. Rio de Janeiro: [s.n.], 1986.

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