Para quem atua na área administrativa sabe que efetuar a análise de risco é um dos pontos mais importantes na elaboração de projetos, planejamentos financeiros e demais atividades da empresa. Mas esse grau de importância não é exclusivo só da administração, analisamos os riscos para qualquer tomada de decisão no dia a dia.

Atualmente todas as empresas fazem parte de uma realidade complexa, em que uma grande infinidade de fatores influencia o dia a dia. Constantemente as organizações se deparam com uma enorme variedade de riscos quando, por exemplo, estão diante de um projeto.

No gerenciamento de projetos, analisar os riscos é fundamental para o seu melhor desempenho. É necessário pois, através dessa análise, o gestor é capaz de mensurar quais ameaças são mais impactantes para o projeto, desenvolver planos de mitigação ou contingência, estudar a viabilidade do projeto, frente aos seus riscos e em alguns casos, adaptar o projeto para que determinado risco seja eliminado.

Por isso, a análise de riscos, além de ser importante, deve ser feita de forma sinérgica, considerando fatores internos e externos que fazem parte do cotidiano do negócio.

Hoje o mercado está entendendo melhor a função da área de gestão de riscos, que há pouco tempo se confundia com governança, controles internos e auditoria interna.

Mas antes de falarmos sobre a gestão de riscos, você sabe o que  é risco? Conseguiria distinguir quais são mais relevantes ou menos relevantes para o seu projeto?

O objetivo desse post é justamente ajudar o leitor a responder essas perguntas, demostrar que através das compreensão dos riscos inerentes ao projeto, será mais fácil distinguir quais devem ter mais a atenção do gestor.

Neste post falaremos sobre a análise de riscos e como auxiliá-la utilizando uma ferramenta: a Matriz de PROBABILIDADE X IMPACTO. 

 

RISCOS 

É óbvio que qualquer empresa, negócio ou projeto estão sujeitos a um conjunto de perturbações resultantes do mercado, das tecnologias, da política, da economia e etc. Dentro da visão gerencial, podemos classificar essas perturbações de duas formas:

  • Incertezas
  • Riscos

Segundo Oliveira, em Gerenciamento de Riscos – Conceitos e Finalidades, para qualquer decisão do projeto,  atividade ou nova etapa do projeto, existe um nível de risco associado. Isso quer dizer que os impactos dos fatores de risco podem mudar de acordo com as etapas do projeto. Por isso analisá-los periodicamente é fundamental.

O que diferencia um risco de uma incerteza é o conhecimento de sua probabilidade de ocorrência. Quando essa é desconhecida ou difícil de ser estimada, estaremos diante de uma incerteza. Quando ela for conhecida ou pudermos estimá-la com uma confiabilidade aceitável, estaremos diante de um risco.

Segundo o PMI (2017), “Risco é um evento ou uma condição incerta, que se ocorrer, tem um efeito em pelo menos um objetivo do projeto”.

GESTÃO DE RISCOS

Hoje em dia há um consenso de que a empresa que não gerencia seus riscos tem grande chance de ir ao fracasso.

Mas afinal, por que gerenciamento de riscos é tão importante?

Segundo de Paula, em – Matriz de Probabilidade e Impacto de Riscos, os riscos podem ter maior ou menor grau de impacto e probabilidade de ocorrência. Diante disso, se torna necessários priorizá-los a fim de aumentar o desempenho do projeto.

Com o gerenciamento é possível identificar as probabilidades e impactos que serão causados sobre o projeto. Podendo assim, se planejar para eliminá-los ou pelo menos minimizá-los.

Mas para que esse gerenciamento seja feito de forma estruturada e organizada, a gestão de riscos segue os seguintes processos: planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas, monitoramento e controle dos riscos identificados.

Na Figura 1, podemos observar quais os objetivos de cada processo:

 

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FIGURA 1 – Processos da Gestão de Riscos / FONTE: Escritório de Projetos

 

Dentro do processo de análise de riscos, pode-se utilizar algumas ferramentas que irão auxiliar o gestor a decidir quais riscos priorizar, uma delas, a Matriz de PROBABILIDADE X IMPACTO, será explicada abaixo.

MATRIZ DE PROBABILIDADE X IMPACTO

Como já dito anteriormente, a relevância dos riscos dentro de um projeto e até mesmo de um projeto para outro, variam. Por isso, se torna necessário priorizá-los com o intuito de aumentar o desempenho do projeto ou da produção de uma empresa, por exemplo. Ou seja, de acordo com o impacto de determinado fator de risco eu vou priorizá-lo ou não.

É nesse contexto que surge a Matriz de Probabilidade x Impacto. Ela é uma ferramenta que auxilia o gestor na percepção do grau de impacto dos riscos e com isso, na priorização dos mesmos.

O MÉTODO

Para a construção da Matriz, os responsáveis devem definir os possíveis níveis para a classificação do Impacto (eixo Y): Os níveis podem ser representados por letras, números, porcentagens e adjetivos (irrelevante, baixo, relevante e etc.).

E devem definir a probabilidade de ocorrência desses riscos (eixo X). Essas probabilidades variam de acordo com o Negócio em questão.

A partir dessas definições os riscos serão classificados em níveis de priorização de acordo com a combinação entre sua probabilidade e seu impacto.

Como por exemplo:

 

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Figura 2: Matriz PROBABILIDADE X IMPACTO / FONTE: Autora 

Na Matriz acima, os impactos foram classificados entre NULO até MUITO ALTO, ou seja, dentro do projeto, cada fator de risco deverá ser classificado dentro dessas dimensões. As probabilidades foram classificadas entre POUCO PROVÁVEL até MUITO PROVÁVEL. Isso quer dizer que cada fator de risco vai ser posicionado de acordo com sua probabilidade de ocorrência dentro do projeto.

É válido ressaltar que esses níveis de impacto e probabilidade não vão ser sempre na mesma proporção para todos os projetos. Por exemplo: se um empresário está analisando a possibilidade de comprar uma loja de roupas na Zona Norte do Rio de Janeiro, a probabilidade do Fator de Risco – Segurança, afetar o projeto é maior do que se ele estivesse comprando uma loja na Zona Sul do Rio de Janeiro. Isso porque a taxa de criminalidade na Zona Norte atualmente, é maior do que na Zona Sul.

 APLICAÇÃO

Para entender melhor como essa matriz funciona na prática, vamos imaginar um cenário, no qual um empresário está estudando comprar uma franquia de uma marca de roupas, já instalada na Zona Norte do Rio de Janeiro. 

Após o levantamento e uma breve análise do Negócio, o empresário chegou a conclusão dos seguintes  fatores de riscos (FR) inerentes ao investimento:

  • FR1 – Competição com os concorrentes;
  • FR2 – Índice de assalto na região;
  • FR3 – Descumprimento das leis trabalhistas (multas e processos);
  • FR4 – Qualidade do produto final;
  • FR5 – A marca se tornar ultrapassada;
  • FR6 – Falta de controle do estoque;
  • FR7 – Alagamento (pela chuva) no entorno da loja;
  • FR8 – Funcionários mal capacitados;
  • FR 9 – Má administração da loja;

Feita a análise desses fatores de risco, os seus impactos e suas probabilidades, chegamos a seguinte tabela:

 

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Figura 3: Matriz de PROBABILIDADE X IMPACTO para aquisição dá franquia / FONTE: Autora

 

Note que neste caso, os impactos foram classificados entre Baixo, Médio e Alto, já as probabilidades foram classificadas entre Pouco Provável, Provável e Muito Provável.

Conseguimos concluir que os FRs 1 6 e 9 são os mais relevantes pro negócio em questão, seguidos pelos FRs 2, 4 e 8 e por fim, neste caso, os FRs 3, 5 e 7 são os considerados menos relevantes. 

Com essas classificações o empresário tem o suporte que precisa para decidir o que ele deverá investir, por exemplo, mais dinheiro, tempo e recursos para diminuir o impacto dos fatores de risco sobre o Negócio.

De acordo com a Matriz, o empresário deverá se preocupar mais com a administração interna da loja, incluindo o estoque e com seus concorrentes, pois esses fatores de riscos são os que mais afetam o novo negócio. 

Por isso, podemos concluir que a Gestão de Riscos, não só neste caso, mas em qualquer projeto é extremamente necessária, pois o gestor se torna capaz de identificar, analisar, avaliar e desenvolver estratégias de contingenciamento para as situações de risco. 

Para Meira (2018), o Gerenciamento de riscos é algo que merece muita atenção e que as empresas devem se planejar antecipadamente para que os riscos não causem grandes impactos comprometendo o sucesso.

Dessa forma, qualquer gestor no contexto de gerenciamento de projetos pode evitar perdas financeiras, aumentar a eficiência, otimizar os recursos operacionais ou aumentar a margem de lucro do projeto. 

 

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 

de Paula, Robson Oliveira. Matriz de Probabilidade e Impacto de Riscos. In: UVAGPCLASS, Rio de Janeiro, 27/11/2017. Disponível em:  <https://wordpress.com/read/blogs/123385960/posts/47161>. Acessado em: 25 de maio 2018.

Meira, Marcella. A importância do Gerenciamento de Riscos em um Projeto, 22/09/2016 . Disponível em: <http://www.administradores.com.br/artigos/academico/a-importancia-do-gerenciamento-de-riscos-em-um-projeto/98452/> Acessado em: 25 de maio de 2018.

Oliveira, Hugo Sardão. Gerenciamento de Riscos – Conceitos e Finalidades. In: UVAGPCLASS, Rio de Janeiro, 04/09/2017. Disponível em: <https://uvagpclass.wordpress.com/2017/09/04/gerenciamento-de-riscos-conceitos-e-finalidades/> Acessado em: 25 de maio de 2018.

PMI – Project Management Institute – Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK), 6º Edição, Project Management Institute, Newtown Square, PA, EUA, 2017. 

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