Gerenciar uma equipe de projetos é ter controle sobre os recursos, tanto financeiros quanto humanos. Porém, não é algo que o gerente de projeto (GP) possa conseguir gerenciar sozinho. Esse controle é diretamente influenciado pela estrutura organizacional, na qual a organização que está fazendo o projeto se encaixa. Logo vamos falar um pouco sobre as estruturas organizacionais que as instituições podem exercer.

Antes de falarmos sobre o que é uma organização do tipo organizacional funcional, como ela se comporta dentro do universo do gerenciamento de projetos e quais as suas vantagens e desvantagens, precisamos explicar, rapidamente, do que se trata uma estrutura organizacional.

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Figura 1- Estrutura Organizacional Principal./ Fonte: go2web

Segundo Slack (2015) “estrutura organizacional é visto como o modo em que as tarefas e responsabilidades são divididas em agrupamentos distintos, e como a responsabilidade e os relacionamentos de coordenação entre os agrupamentos são definidos. Isso inclui os relacionamentos informais que se desenvolvem entre os grupos, além de seus relacionamentos mais formais”.

Conforme Santos (2017), para se formular uma estrutura é importante ter como base missão, visão, valores e estratégias de mercado, que estão diretamente ligados a esta estrutura, abrangendo aspectos físicos, humanos, financeiros, jurídicos, administrativos e econômicos. Depois de elaboradas, vão aderindo suas próprias culturas e gerando seus valores e políticas internas. Na gestão do projeto, essas estruturas organizacionais podem influenciar como o projeto é realizado e na maneira de como é conduzido. O poder do gerente de projeto também inferido pelo tipo de estrutura organizacional escolhido, como na definição se terá autonomia sobre total sobre seus recursos ou a outro imediato, participando de outros trabalhos em mesmo tempo que conduz esse projeto.

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Figura 2- Tipos de Estruturas Organizacionais/ Fonte: Autor (2018)

As estruturas organizacionais podem variar dentro das empresas que realizam os projetos. Segundo o PMI (2017), as estruturas podem ser classificadas em: funcional, projetizada e matricial, podendo ser ainda desmembradas em três: fraca, moderada e forte.

                                     Estrutura Organizacional Funcional

A estrutura organizacional funcional é a mais utilizada e a mais conhecida entre as instituições. É uma estrutura criada por Henry Fayol e que diz que as empresas devem dividir os departamentos por especialidades, como: finanças, produção, marketing, contábil, comercial, recursos humanos e etc. O modelo desenvolve o princípio da especialização, em relação às necessidades de dividir as funções, para transformá-la mais fáceis (LEITE, 2010).

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Figura 3- Estrutura Funcional/ Fonte: blogspot  tesi-pessoas

De acordo com Costa (2017) no post “Conhecendo as Estruturas Organizacionais: Estrutura Organizacional Funcional”, com ela o gerente de projeto não tem quase autonomia sobre os recursos do projeto, é desenvolvida por gerentes funcionais que dão acesso aos recursos temporários para o projeto, entretanto os funcionários trabalham no projeto e seus serviços paralelos, respondendo diretamente ao seu gerente funcional, não ao gerente do projeto. Cada departamento realizará sua parte no projeto de maneira independente, por isso não há relacionamento entre os diversos departamentos.

Com isso, a vida do gerente de projeto se torna mais complicada, logo, nesse caso, sempre deve procurar o engajamento entre os gerentes funcionais de acordo com seu projeto, para obter o sucesso e objetivos estabelecidos.

A estrutura mais adequada para um gerente de projeto, em comparação aos outros tipos de estruturas organizacionais, é a estrutura projetizada pois assim o GP tem como gerir seus próprios recursos sem depender de outros gerentes para obtê-los. Desta forma, o GP pode gerenciar o projeto em total autonomia.

De acordo com Gerry Johnson e Kevan Shcoles (“Exploring Corporate Strategy”), “as vantagens de uma estrutura organizacional funcional em um gerenciamento de projeto são:

  • O executivo chefe fica em contato com todas as operações;
  • Reduz e simplifica os mecanismos de controle;
  • Tem clara definição de responsabilidades;
  • Especialistas estão em nível médio e superior de gerência.

E as desvantagens do mesmo são:

  • Gerentes de nível superior ficam sobrecarregados com assuntos de rotina;
  • Gerentes de nível superior negligenciam aspectos estratégicos;
  • Dificuldade de lidar com diversidade;
  • Coordenação entre funções é difícil;
  • Falha em adaptar-se.”

Para facilitar o entendimento dessa estrutura, vou citar um exemplo do cotidiano: trabalho numa empresa responsável pela fabricação de massas para feituras de bolos e ela é responsável por distribuir as massas para suas franquias. Dentro da empresa encontramos diversos setores com seus respectivos gerentes funcionais, como recursos humanos, marketing, finanças, expedição e etc. Quando há a necessidade de um novo projeto para a empresa, é definido um gerente de projeto específico, que recebe apoio dos outros gerentes/diretores funcionais para ter os recursos e funcionários para a realização do projeto, mas os funcionários sempre respondem diretamente ao seu gerentes funcionais e acumulam seus serviços em paralelo com o projeto até a sua conclusão.

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Figura 4- Pensamento Estratégico. Fonte: Publicidade e Propaganda

Portanto, a estrutura funcional é mais indicada em ambientes fabris, por exemplo, onde as mudanças não são constantes. A especialização é valorizada e as hierarquias são definidas, por isso a comunicação é facilitada, porque cada departamento é composto por profissionais de uma mesma área. (RAMOS 2010)

Sendo assim, mesmo em ambientes não favoráveis para a atuação de um gerente de projeto, é possível gerenciar um projeto e conquistar sucesso. Uma vantagem em relação a essa estrutura que a difere da estrutura projetizada, é que os profissionais querem a conclusão logo do projeto para poder voltar a dedicar somente aos seus serviços, logo tem menos prolongação do serviço e mais empenho da equipe na finalização do projeto.

 

Referência Bibliográfica:

Costa, Pedro Henrique De O. Sena R. Conhecendo as estruturas organizacionais: Estrutura Organizacional Funcional. In: UVAGPCLASS, Rio de Janeiro, 30/11/2017. Disponível em: <https://uvagpclass.wordpress.com/2017/11/30/conhecendo-as-estruturas-organizacionais-estrutura-organizacional-funcional/>. Acessado em: maio de 2018

Leite, Julio. Estrutura Funcional. <http://sisdinf.blogspot.com.br/2010/05/estrutura-funcional.html/> Acessado em maio de 2018

Rodrigues, Jônatas. Tipos de Estruturas Organizacionais. <http://www.efetividade.blog.br/tipos-de-estruturas-organizacionais/> Acessado em maio de 2018

Santos, Juliana Siquara Paula. Entenda melhor o que é uma Estrutura Organizacional Divisional. In: UVAGPCLASS, Rio de Janeiro, 04/12/2017. Disponível em: https://uvagpclass.wordpress.com/2017/12/04/entenda-melhor-o-que-e-uma-estrutura-organizacional-divisional/. Acessado em: maio de 2018

SLACK, NIgel; BRANDON-JONES, Alistair; JOHNSTON, Robert. Administração da Produção. 4. Ed. São Paulo: Atlas, 2015.

PMI – Project Management Institute – Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK), 6º Edição, Project Management Institute, Newtown Square, PA, EUA, 2017.

Ramos, Robson. TIPOS DE ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS E SUA RELAÇÃO COM PROJETOs. Disponível em: <https://brainstormdeti.wordpress.com/2010/06/08/estruturas-organizacionais-e-projetos/> Acessado em maio 2018

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