Encerrar ciclos é importante? Vamos falar sobre Grupo de Encerramento!

Encerrar ciclos, fechar portas, terminar capítulos… Não importa o nome que damos, o importante é deixar no passado os momentos da vida que já se acabaram!

Assim como na vida, em um projeto é de suma importância o encerramento de fases.
Você concorda? Quer saber como isso se aplica ao gerenciamento de projetos? Vem ver!

Gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos, por definição do Project Management Institute – PMI (2017).

O gerenciamento de projetos é parte fundamental na realização de um projeto e tem seu Ciclo de vida composto por cinco Grupos de Processos (padrões que utilizam técnicas específicas para cumprir os objetivos de qualquer projeto, independente de sua natureza.), são estes:

 

Figura 1: Representação dos cinco grupos de processo de gerenciamento de Projetos / Fonte: https://www.gerentedeprojetos.com/blog/as-5-fases-do-projeto

Iniciação: Processos que definem e autorizam o início do projeto, além de identificar stakeholders.

Planejamento: Planeja o que será executado e posteriormente controlado.

Execução: Integra pessoas e outros recursos para garantir que o plano de gerenciamento do projeto será realizado.

Monitoramento e Controle: Este grupo mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do projeto, de forma que possam ser tomadas ações corretivas quando necessário para atender aos objetivos do projeto.

Encerramento: Responsável por formalizar a conclusão de etapas do projeto.

Para saber mais sobre a importância do gerenciamento de Projetos, leia em: Gerenciamento de projetos

Neste post abordaremos o Grupo de Processos de Encerramento: vamos entender melhor sobre como encerrar um projeto ou fase? O que é? Qual sua finalidade e aplicação?

Encerrar o Projeto ou Fase

O Grupo de Processos de Encerramento  é parte da área de conhecimento de gerenciamento da integração do projeto (esta área de conhecimento coordena e unifica os processos das outras áreas de conhecimento).

Ele é formado por processos que têm como finalidade concluir ou encerrar formalmente um projeto, fase ou contrato – PMI (2017), ou seja, os processos deste grupo têm o objetivo de finalizar todas as atividades dos demais grupos de processos de gerenciamento de projetos, o que trás como principal benefício à garantia de que as fases, os projetos e os contratos serão encerrados adequadamente.

É importante lembrar que o encerramento das fases não se dá apenas no final do projeto, mas sim durante todo o ciclo de vida e mesmo projetos interrompidos ou cancelados, podem ser encerrados através destes processos.

É como acostumamos dizer no cotidiano ‘’ Um projeto começa a ser encerrado no dia que ele nasce ’’, é uma relação de interdependência com todas as outras áreas, como podemos ver na figura 2.

Figura 2: Exemplo de Interações de Grupos de Processos dentro de um projeto ou fase/ Fonte: https://www.gp4us.com.br/fases-de-um-projeto-e-o-plano-sumario

Entendendo as Etapas Principais

Todo processo é composto por elementos fundamentais (entradas, procedimentos, papéis e responsabilidades, indicadores,ferramentas, saídas, entre outros), e nos processos de encerramento temos como destaque dois deles: entradas e saídas.

As entradas são os ‘gatilhos’ que disparam o início de um processo. Além disso, fornecem dados/informações para que o processo possa ser realizado, já as saídas são os resultados gerados pelo processo.

Até o ano de 2016, eram consideradas também como elementos fundamentais do Grupo de Processos de encerramento algumas ferramentas, que foram retiradas após a sexta edição do Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). Confira essas ferramentas fazendo a leitura do post Encerrando projeto ou fase

Na Figura 3 podemos ver de forma ilustrada essas entradas e saídas:

Figura 3: Encerrar o projeto ou fase: Entradas e saídas/
Fonte: Guia PMBOK, 6º Edição (2017,p.634).

ENTRADAS

 

1. TERMO DE ABERTURA DO PROJETO

   É a ”certidão de nascimento” do projeto, o documento que autoriza formalmente seu início e afirma a autoridade do gerente. Este termo deve conter de forma resumida informações detalhadas dos principais responsáveis, requisitos iniciais, principais entregas, premissas e restrições, que vão levar a aprovação ou não do projeto.

2. PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO

   O plano de gerenciamento descreve como o projeto será executado, controlado, monitorado e encerrado, guiando a equipe durante todo o projeto. Ele é gerado no processo desenvolver o plano de gerenciamento do projeto, atualizado principalmente pelos processos de planejamento, e serve de entrada para praticamente todos os processos.

3. DOCUMENTOS DO PROJETO

   Documento do projeto pode ser qualquer documento/saída dos processos de gerenciamento de projeto, serão únicos de acordo com a premissa de cada projeto.
   Temos como exemplo o processo ”Identificar Riscos”, onde os documentos do projeto mais relevantes são o Registro das Premissas e outras informações úteis para identificar os riscos.

4. ENTREGAS ACEITAS

   Entregas são produzidas como saídas de processos realizados para completar o trabalho planejado e agendado no plano de gerenciamento do projeto, PMI (2017). Quando o projeto realiza entregas, normalmente, existem documentos que formalizam a aceitação por parte do cliente ou patrocinador, quando se obtém tal aceite, estes documentos são direcionados ao gerente de projeto e servirão como evidencias para o processo encerrar o projeto ou fase.
   

5. DOCUMENTOS DE NEGÓCIO

   São documentos normalmente elaborados antes do início do projeto e fundamentais para o desenvolvimento do termo de abertura. Seu projeto deve estar alinhado com seu negócio e a fim de garantir esse alinhamento temos dois documentos a serem utilizados:

   Bussiness Case:  Utilizada para fornecer informações do negócio a fim de determinar se o projeto justifica o investimento.

   Plano de Gerenciamento de benefícios do Projeto: Detalha os benefícios usados no bussiness case e explica os processos necessários para criá-los, maximizá-los e mantê-los durante e depois do projeto.

6. ACORDOS

   O acordo é a principal saída do processo Conduzir as Aquisições e contém os termos e condições do item a ser adquirido, normalmente é formalizado entre as partes envolvidas através de um contrato (acordo legal sujeito a ação corretiva no tribunal).
   Por exemplo, todo escopo esperado de uma empresa subcontratada em seu projeto, deve estar detalhado no contrato.

7. DOCUMENTAÇÃO DE AQUISIÇÕES

   A documentação de aquisições é composta pelos documentos relacionados a aquisição geradas inicialmente no Planejamento das Aquisições, como: documentos de licitação, especificação de trabalho, referência de custos e descrição clara do trabalho.

8. ATIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

   São os ativos relacionados aos processos da empresa que contribuem para o sucesso do projeto, quanto maior o nível de maturidade da organização em gerenciamento de projetos, maior a contribuição dos seus ativos de processos organizacionais em seus projetos.
   Entre o grande universo de processos organizacionais, podemos citar os requisitos de comunicação, gerenciamento de questões e defeitos, tratamentos de riscos, como também políticas, planos formais, auditorias e procedimentos de qualidade.

SAÍDAS

 

1. ATUALIZAÇÕES DE DOCUMENTOS DO PROJETO

   Caso durante o projeto seja identificada a necessidade de alterações (acréscimos, diminuições, modificações) em algum dos documentos apresentados, essa saída caracteriza a atualização e retroalimentações destes.

2. TRANSIÇÃO DO PRODUTO, SERVIÇO OU RESULTADO FINAL

   A transição do produto, serviço ou resultado final representa a passagem formal do projeto para a operação. Essa transição deve seguir políticas adotadas pela empresa a fim de fazer uma entrega dentro dos padrões de qualidade e atendimentos especificados.
   É usual a adoção de um período de dias e um padrão de documentação para que essa mudança ocorra com o mínimo de problemas, como por exemplo na entrega de um empreendimento imobiliário, após a conclusão da obra é entregue ao síndico um book com todos os documentos pertinentes ao condomínio (como alvarás, licenças, manuais e projetos) e implantada uma equipe de pós-obra durante determinado período para sanar eventuais problemas construtivos.

3. RELATÓRIO FINAL

   O relatório final reúne toda a trajetória do projeto, constando todas as documentações e resultados do mesmo.

4. ATUALIZAÇÕES DE ATIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

   No encerramento do projeto, devemos fazer a atualização de cada ativo de processos organizacionais que fez parte do projeto em questão, a fim de retroalimentar o planejamento estratégico da organização.
   Um exemplo disto é a disponibilização de toda documentação do projeto para ser incluída na base histórica, com o objetivo de ser utilizado como fonte de consulta em projetos futuros, possibilitando alterações no gerenciamento da organização através da melhoria de processos, descontinuidade de alguns, contratação ou destrato com determinados fornecedores e detalhamentos de orçamentos.

Conclusão

Entendemos que o grupo de processos de encerramento envolve fechar as contas do projeto, terminar a aceitação final das entregas do projeto, arquivar a documentação necessária, atribuir a equipe do projeto a novos projetos e definir e comunicar os responsáveis pela manutenção do sistema ou produto criado.

Este grupo deve atuar de forma eficaz e objetiva, pois a partir desta etapa, conclusões serão tomadas que poderão afetar o projeto (ou fase), como liberações de pagamentos, e também futuros projetos, que utilizaram de todas as retroalimentações inseridas para ter mais assertividade.

Através das definições, entendimento do conceito e aplicabilidade do grupo de processos de encerramento, fica evidente a necessidade de sua utilização na contribuição da evolução e sucesso do gerenciamento de um projeto.

 

Referências Bibliográficas:

As cinco fases do Gerenciamento de Projetos – Disponível em: <https://www.gerentedeprojetos.com/blog/as-5-fases-do-projeto/>; Acessado em Maio/2018.

BATISTA, Fernanda. Encerrando projeto ou fase. In: UVAGPCLASS, Rio de Janeiro, 04 de Dezembro de 2017. Disponível em: <https://www.uvagpclass.wordpress.com/2017/12/04/encerrando-projeto-ou-fase/ >. Acessado em Maio/2018

CONFORTE, Rafael. Qual a importância do Gerenciamento de Projetos. In: UVAGPCLASS, Rio de Janeiro, 23 de Março de 2018. Disponível em: <https://uvagpclass.wordpress.com/2018/03/23/qual-a-importancia-do-gerenciamento-de-projetos/#more-53926?&gt;. Acessado em Maio/2018

Encerrando projeto ou fase – Disponível em: <https://escritoriodeprojetos.com.br/encerrar-o-projeto-ou-fase;&gt; Acessado em Maio/2018

Fases de um projeto e o plano sumário – Disponível em: <https://www.gp4us.com.br/fases-de-um-projeto-e-o-plano-sumario&gt;; Acessado em Maio/2018

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK), 6º Edição, Project Management Institute, Newtown Square, PA, EUA, 2017.