Você sabia que o Fluxograma facilita a organização do raciocínio, a elaboração de atividades e tarefas, controla processos, identifica pendências e atividades que não agregam valor, além de ser mais representativo que um processo escrito?

Como seria possível buscar a eficiência no gerenciamento de projetos de uma empresa ou negócio sem uma organização dos processos definida? Atualmente, os profissionais responsáveis pela área de gerenciamento de projetos nas organizações têm utilizado o fluxograma como uma eficaz ferramenta de trabalho. Através do fluxograma, é possível obter excelentes resultados no monitoramento e controle dos processos.Por exemplo, uma empresa que possui seus processos mapeados obtém mais organização e controle frente a uma empresa onde os processos não são monitorados ou organizados por fluxos. Obviamente, o sucesso organizacional é mais provável onde se investe neste setor. O fluxograma também ajuda a encontrar mais clareza para definição de seus objetivos e metas. Adiante, será possível entender com maior clareza como funciona essa ferramenta e em que contexto é possível aplicá-la.

A gestão de projetos é um tópico cada vez mais primordial no contexto organizacional, dada a preocupação das empresas em ter fluxos de processos cada vez mais rápidos, sem perdas e com qualidade. A visão é obter um gerenciamento correto e mapeado, de forma a ajudar na resolução dos problemas e nas tomadas de decisão. Um bom gerenciamento possibilita parte do sucesso empresarial. Nesse contexto, abordaremos o conceito de Fluxograma e forneceremos exemplos aplicados à realidade corporativa e de gerência de projetos.

“Projeto é um trabalho a ser executado, com um objetivo final bem definido.” (Duffy, 2006)

Para que o objetivo final seja alcançado com sucesso, é possível contar com o auxílio da ferramenta Fluxograma. O Fluxograma foi criado para suprir as necessidades de projetos de forma geral, de modo que os mesmos fossem otimizados e práticos. Ele é baseado em um tipo de diagrama, capaz de descrever e representar o fluxo de um processo, através da utilização de símbolos gráficos. As figuras geométricas podem ser triângulos, retângulos, círculos, setas e linhas, cada uma com uma simbologia que será explicada adiante. Aqui temos um exemplo simples e prático do uso do fluxograma para uma situação simples do dia-a-dia:

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Figura 01: Exemplo de fluxograma onde uma lâmpada não funciona
Fonte: https://pt.wikipedia.org/wiki/Fluxograma


O QUE É FLUXOGRAMA

“Fluxograma é um tipo de diagrama que pode ser definido como uma representação esquemática de um processo. Muitas vezes é desenvolvido por meio de gráficos que ilustram de forma descomplicada e objetiva a transição de informações entre os elementos que compõem este processo.” (Daychoum, 2012)

O fluxograma de processos é uma representação gráfica que descreve os passos e etapas sequenciais de um determinado processo. Muitos estudiosos emplacam o fluxograma na lista das ferramentas da qualidade.”
Retirado de: https://certificacaoiso.com.br/o-que-e-fluxograma-de-processos/

 

HISTÓRIA DO FLUXOGRAMA

O primeiro fluxograma, ferramenta que auxilia na gestão de processos e projetos, foi introduzido na década de 1920 pelo casal de engenheiros Lilian e Franklin Gilbreth quando buscavam facilitar o entendimento e visualização de processos industriais da época. Logo passou a ser utilizado também pelos teóricos da Administração Cientifica e vem sendo usado como auxilio para tomadas de decisões até os dias atuais.” (Rocha, 2017)


PARA QUE SERVE?

É uma ferramenta utilizada para mapear processos em empresas. Através de figuras geométricas e outros adendos, é capaz de sintetizar todo um fluxo de processos e dados que, quando processados, geram o fluxograma. (Junior, 2017)


LINGUAGEM DO FLUXOGRAMA

Como citado anteriormente, o fluxograma conta com formas geométricas para seu desenvolvimento. É possível observar algumas delas e sua função nessa linguagem no exemplo a seguir:

WhatsApp Image 2017-11-29 at 22.19.11Figura 02: Simbologia utilizada para o desenvolvimento de um fluxograma
Fonte: https://certificacaoiso.com.br/o-que-e-fluxograma-de-processos/

Para o desenvolvimento de um fluxograma, é necessário:

– Um título que introduza o foco do desenvolvimento, isto é, qual será o projeto ou processo a ser desenvolvido;
– Saber onde o processo inicia e finaliza;
– Mapear cada atividade do processo;
– Colocar as atividades mapeadas em ordem;
– Definir, com setas, o fluxo de atividades do processo;
– Checar todo o fluxograma com gerentes, trabalhadores, supervisores e demais colaboradores envolvidos no processo e ter certeza de que está sendo representado de forma integral ao que ocorre no dia a dia.


TIPOS DE FLUXOGRAMA

Quando fala-se sobre fluxograma, tem-se duas opções: Fluxograma Linear ou Fluxograma Funcional.

– O Fluxograma Linear mostra a sequência dos processos, passo a passo, ajudando a identificar redundâncias no processo, e assim, otimizando o tempo, identificando os retrabalhos do projeto e, assim, reduzindo tempo de produção e, obviamente, reduzindo também custos.

– No Fluxograma Funcional identificamos os setores pelos quais os processos passam, podendo identificar também os funcionários envolvidos em cada fase  do projeto e que responsabilidade e função exerce cada um deles. Ajudando, assim, a mapear e controlar melhor cada etapa do processo.

WhatsApp Image 2017-11-29 at 22.19.12Figura 03: Formas comuns de fluxogramas
Fonte: https://www.citisystems.com.br/fluxograma/

É possível observar pelo fluxograma acima que o Fluxograma Funcional possibilita um controle melhor do processo, tendo em vista que permite o controle específico dos setores, sendo eles:

– Operação (responsáveis por toda a fabricação do produto);
– Expedição (responsáveis pelo acabamento e proteção da embalagem do produto;
– Transportadora (responsáveis por fazer o produto chegar até o consumidor de forma segura, integra e rápida).


APLICAÇÃO DO FLUXOGRAMA

O objetivo desta modelagem é mostrar todo o processo de negócio que ocorre desde o momento em que o cliente entra em contato com o fornecedor (a pizzaria) e efetua um pedido até a entrega do produto em seu destino. Todas as etapas desse processo são mostradas a seguir.

WhatsApp Image 2017-11-29 at 22.19.12 (1)Figura 04: Fluxograma aplicado ao contexto de uma pizzaria
Fonte: http://blog.iprocess.com.br/2012/05/bpmn-modelando-corretamente-o-fluxo-de-sequencia-de-atividades/

Um detalhe importante nessa modelagem é que os fluxos de cada um dos processos (do cliente e da pizzaria) são independentes um do outro: cada um tem seu evento de início, sua própria sequência de atividades e seu evento de término. É possível ler o fluxo do processo do cliente sem conhecer o processo da pizzaria, assim como é possível ler o fluxo do processo da pizzaria sem conhecer o processo do cliente. Essa independência é fundamental para uma diagramação de processos correta e coesa.


CONCLUSÃO

A ferramenta Fluxograma é extremamente útil para modelagem de processos e projetos nas organizações. Utilizada também como uma das ferramentas em Qualidade de Processos e da Produção em geral, é de suma importância para melhorar a compreensão dos processos e mostrar como são interligados, analisar falhas, problemas de fluxos ou setorial e também gargalos na produção. Com o objetivo primo de evitar o retrabalho, reduzindo o tempo de produção e os custos, aumentando assim a produção e lucro das organizações. Através do controle e otimização dos fluxos, permite organizar e definir metas com maior clareza e se torna cada vez mais intrínseco no vocabulário e contexto organizacional atual. A aplicação dessa ferramenta, aliada a um Gerenciamento de Projetos detalhado e com metas bem definidas, tem foco na melhoria, logo, na qualidade total.

 

REFERÊNCIAS

ALONÇO, Guilherme. O que é Fluxograma de Processos? Disponível em <https://certificacaoiso.com.br/o-que-e-fluxograma-de-processos/> Acesso em 14 mai 2018;

DAYCHOUM, Merhi. 40 + 8 Ferramentas e técnicas de gerenciamento – 4ª edição. Rio de Janeiro: Brasport, 2012.

DUFFY, Mary. Gestão de projetos: arregimente os recursos, estabeleça prazos, monitore o orçamento, gere relatórios: soluções práticas para os desafios do trabalho. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006. 4ª reimpressão;

Fluxograma: O que é? Disponível em <https://fluxograma.net/> Acesso em 14 mai 2018;

Fluxograma de Processo – Aprenda com um Exemplo Prático [Vídeo]. Disponível em <https://www.citisystems.com.br/fluxograma/> Acesso em 15 mai 2018;

JUNIOR, Fabio Renato de C. A. Por que devo usar Fluxograma na minha empresa? Disponível em <https://uvagpclass.wordpress.com/2017/12/04/por-que-devo-usar-fluxograma-na-minha-empresa/> Acesso em 24 mai 2018;

O que é Fluxograma? Conceito e definição da palavra. Disponível em <http://marketingfuturo.com/o-que-e-fluxograma/> Acesso em 15 mai 2018;

ROCHA, Eduardo. Fluxograma como ferramenta de qualidade de gestão. Disponível em <https://uvagpclass.wordpress.com/2017/05/22/fluxograma-como-ferramenta-de-qualidade-de-gestao/comment-page-1/#comment-1217https://uvagpclass.wordpress.com/2017/05/22/fluxograma-como-ferramenta-de-qualidade-de-gestao/comment-page-1/#comment-1217> Acesso em 24 mai 2018

SGANDERLA, Kelly. BPMN: Modelando corretamente o fluxo de sequência de atividades. Disponível em <http://blog.iprocess.com.br/2012/05/bpmn-modelando-corretamente-o-fluxo-de-sequencia-de-atividades/> Acesso em 15 mai 2018.

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