No cenário mundial atual, a quantidade de atividades a serem executadas nas empresas são sempre maiores que a quantidade de mão de obra disponível para executa-las em tempo desejável. Nessa contextualização é que houve o surgimento das metodologias de priorização de tarefas, existentes para otimização do tempo e elevação da produtividade do negócio envolvido.

O que são matrizes de priorização?

Matriz de priorização é uma ferramenta de auxilio na definição/ classificação da prioridade na condução das tarefas, ou seja, ao passo que existem diversas tarefas a serem realizadas, é possível realizar a classificação de cada uma delas em relação ao valor de prioridade estabelecido para cada uma delas.

O primeiro benefício observado de forma mais clara será a de encaminhar a empresa a defenir o que é o e o que é não priorítário naquele momento, ou seja, a matriz indicará um caminho por onde se deve começar, tratando os mais priorinários inicialmente, deixando em espera os com grau médio de prioridade e descontinuando os de menor prioridade/ relevância. Para a realiação das análises devem ser levados em consideração todas as variáveis que participam do micro e macroambiente no qual a empresa está inserida, sendo elas: situação atual do mercado, intenção de compra dos consumidores, parcela do mercado que seu negócio domina, concorrentes, entre outras.

Principais benefícios da matriz de priorização

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A função da matriz de priorização é deixar todas essas variáveis organizadas e devidamente relacionadas de forma visual,  auxiliando a empresa a definir seus direcionamentos de forma estruturada  com base na relevância e prioridade das tarefas das seguintes formas:

  1. Quantificando as decisões com classificações numéricas;
  2. Promovendo maior senso de concordância quando utilizado em reuniões com diversos interessados envolvidos;
  3. Identificando as tarefas com maior prioridade através de critérios de determinação de importância;
  4. Utilização e adaptação ágil as constatntes variáveis que podem envolver cada tarefa;
  5. Garantindo maior acertividade na análise das prioridades e na definição das tomadas de ação.

 

Metodologias

A seguir exemplificaremos 5 metodologias que são utilizadas para definir com maior propriedade o nível de prioridade das tarefas, são elas:

  • Matriz GUT
  • Matriz Rice
  • Matriz BASICO
  • Matriz de Custo e Benefício
  • Matriz de Urgência e Importância

 

Matriz GUT

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Figura 1 – Matriz GUT – Fonte:  http://cursoinspetordequalidade.blogspot.com.br/2017/01/como-montar-matriz-gut.html

De acordo com o artigo “Matriz GUT: por que usar essa ferramenta” de Laís Peres Vasconcelos, a matriz GUT (gravidade, urgência e tendência) é um instrumento que ajuda a apontar, analisar e propor soluções para os problemas, priorizando as ações de forma objetiva e racional, considerando por nível de gravidade, urgência e tendência.

É uma ferramenta considerada complexa por exigir maior detalhamento perante as demais, no entanto é analisada como a melhor solução para a atualidade da priorização das tarefas nas empresas. Nela é feita a relação das tarefas levando em consideração a gravidade, urgência e a tendência do fenômeno, ou seja, permite escolher de forma racional o que é mais acertivo e menos prejudicial para a ocasião.

Aplicação:

  • Montar tabela com cinco colunas: Ação, Gravidade, Urgência, Tendência e GUT.
  • Listar as ações (projetos, tarefas e atividades), no campo Ação.
  • Definir  pontuação para cada ação, nos campos Gravidade, Urgência eTendência, escolhendo um número de 1 a 5 para cada campo, seguindo as informações a seguir:

    Gravidade:

  1. Sem gravidade
  2. Pouco grave
  3. Grave
  4. Muito grave
  5. Extremamente grave.

    Urgência:

  1. Pode esperar
  2. Pouco urgente
  3. Urgente, merece atenção em curto prazo
  4. Muito urgente
  5. Necessidade de ação imediata.

   Tendência:

  1. Não irá mudar
  2. Piorar a longo prazo
  3. Piorar a médio prazo
  4. Piorar a curto prazo
  5. Piorar rapidamente.
  • Realizar o cálculo da pontuação e classificar as ações com a multiplicação dos números dos campos: GUT = Gravidade x Urgência x Tendência. O resultado com maior pontuação é de 125 pontos e o menor é 1, considerando o número maior a prioridade e o menor a ação com menos prioridade.
  • Na conclusão da matriz, listar as ações de acordo com o valor do GUT: do maior para o menor, considerando o maior a 1º prioridade e, assim, sucessivamente.
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Figura 2 – Tabela Matriz GUT – Fonte:  https://uvagpclass.wordpress.com/2017/09/11/matriz-gut-por-que-usar-essa-ferramenta/

Matriz BASICO

Pode ser utilizado em complemento à Matriz GUT, que na fase anterior classificou os problemas. Com essa ferramenta é possível decidir quais soluções serão adotadas para cada prioridade encontrada, considerando os Benefícios para a organização, a Abrangência de pessoas beneficiadas, a Satisfação dos colaboradores, os Investimentos necessários, os Clientes e o efeito que a solução provocará neles, e a Operacionalidade que a solução irá resultar.

De acordo com o artigo “A Matriz BASICO como ferramenta de priorização de projetos” de Jeniffer Santos, a Matriz BASICO pode ser entendida pela necessidade de fazer as escolhas necessárias e priorizar as soluções de problemas de uma empresa/projeto para evitar gastos desnecessários e garantir um resultado muito melhor. As alternativas para a solução são analisadas de acordo com o custo, benefício e viabilidade.

Assim como acontece na Matriz GUT, é preciso listar todas as soluções para cada problema e dar pontuações para cada um dos acrônimos do BASICO – um é o pior cenário e cinco o melhor. Por fim, some as pontuações e verifique quais as soluções de maior nota. No caso de empate, utilize Clientes como fator de desempate.

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Figura 3 – Tabela Matriz BASICO – Fonte:  http://valorecompetencia.com.br/estrategia/priorizacao-de-projetos-entenda-como-a-matriz-basico-pode-ajuda-lo

Matriz RICE

RICE em inglês é  Reach (Alcance), Impact (Impacto), Confidence (Confiança) e Effort (Esforço). Os três primeiros itens da matriz são pontuados e, ao final, divididos pelo último. O alcanse se refere a quantas pessoas aquela tarefa irá alcançar, o impacto estima a quantidade de pessoas que serão impactadas (valor 3 para um impacto massivo, 2 para um grande impacto, 1 para médio, 0.5 para pequeno e 0.25 para um impacto mínimo), confiança aborda o quão confiante você está sobre suas estimativas (100%, para uma alta estimativa, 80% para uma média e 50% para baixa estimativa) e esforço é quanto tempo a tarefa levará para ser concluída. O valor final mede o total impacto pelo tempo trabalhado, sabendo assim quais tarefas terão maior impacto ao serem concluídas.

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Figura 3 – Matriz RICE – Fonte: https://uvagpclass.wordpress.com/2017/06/04/matriz-de-priorizacao-de-projetos/

 

Matriz de Custo e Benefício

Esta é outra opção de definição de prioridades, de fácil compreensão e seu diferencial está no uso como fator do custo em relação ao benefício.

O preenchimento da ferramenta deve ser realizado da seguinte forma:

  • Ação: Projeto, atividade ou tarefa
  • Custo: Qual valor que irá custar em dinheiro
  • Benefício: Qual resultado positivo a ação trará

O Benefício pode ser definido de maneira quantitativa, qualitativas ou ambas:

Quantitativa: definição em valores numéricos (por exemplo, acréscimo de R$ 5 mil no faturamento) ou em porcentagem (crescimento de 15% nas vendas).

Qualitativa: descrever em texto o que a ação trará de positivo.

Ambas: quando as duas maneiras são utilizadas na mesma matriz.

  • Informações Adicionais: Tudo aquilo que for relevante para a análise da ação, como o número de pessoas/equipe/setor envolvido e demais necessidades para a sua execução
  • Nível de Prioridade: preenchido apenas quando todas ações estiverem listadas, a partir de análise do quanto a ação irá custar e do esforço empregado em relação ao beneficio que trará ao negócio.
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Figura 4 – Matriz Custo e Benefício – Fonte: https://www.treasy.com.br/blog/metodos-de-priorizacao/

 

Matriz de Urgência e Importância

É uma ferramenta menos conhecida, cuja proposta prevê que, para cada ação (projeto, atividade ou tarefa), seja definido se é importante ou se é urgente, conforme a ilustração abaixo:

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Figura 5 – Matriz Urgência e Importância – Fonte: https://www.concrete.com.br/2015/04/27/ferramentas-de-priorizacao-de-problemas/
  1. Ação importante e urgente (necessita de resolução imediata)
  2. Ação que não é importante, mas que é urgente (não relevante, mas requer resolução imediata)
  3. Ação importante, mas não urgente (é relevante, mas não demanda resolução imediata)
  4. Ação que não é importante, nem urgente (não é relevante e nem necessita de resolução imediata)

Resultados: o nível vai de 1 ao 4, sendo o 1 mais prioritário e o 4 menos prioritário.

 

Conclusão

Toda organização tem seus objetivos, que pretendem ser alcançados a partir de seus projetos. Com a falta de tempo para conseguir atender a todos os projetos e suas necessidades, além de recursos limitados, é indispensável identificar os melhores projetos e priorizá-los.

Para a realização dessa análise e priorização foram vistas 5 metodologias e suas aplicações para cada tipo de necessidade que a empresa necessita obter. Foram elas:

  • Matriz GUT
  • Matriz Rice
  • Matriz BASICO
  • Matriz de Custo e Benefício
  • Matriz de Urgência e Importância

A matriz de priorização irá auxiliar a empresa a definir seus direcionamentos de forma estruturada  com base na relevância e prioridade das tarefas, ou seja, a matriz indicará um caminho por onde se deve começar, tratando os mais priorinários inicialmente, deixando em espera os com grau médio de prioridade e descontinuando os de menor prioridade/ relevância.

Nesse artigo vimos que através da matriz de priorização é possivel identificar de forma clara qual ação e porque priorizar. O mercado global está em busca constante de profissionais que possuam conhecimento, habilidades e qualidades na condução de projetos para poderem colocar em ação sempre as melhores práticas existentes no mercado, e com toda a certeza a ferramenta de matriz de priorização de projetos e investimentos é um conhecimento que todo Gerente de Projetos necessita possuir, pois a todo instante durante o ciclo de gerenciamento de projetos ele deverá saber lidar com o conflito de diversas  atividades acontecendo ao mesmo tempo.

Referências Bibliográficas

Goulart, Messias, Matriz de priorização de projetos e investimentos. <https://uvagpclass.wordpress.com/2017/11/25/matriz-de-priorizacao-de-projetos-e-investimentos-2/&gt; Acessado em Maio de 2018

Santos, Jeniffer, A Matriz BASICO como ferramenta de priorização de projetos. <https://uvagpclass.wordpress.com/2017/05/24/a-matriz-basico-como-ferramenta-de-priorizacao-de-projetos/&gt; Acessado em Maio de 2018.

Sardagna, José, Matriz GUT, Rice e outras formas de priorizar tarefas e projetos. <https://blog.contaazul.com/matriz-gut-rice-e-outras-formas-de-priorizar-tarefas-e-projetos&gt;. Acessado em Maio de 2018.

UCJ – UFMG Consultoria Jr – Matriz de priorização: a importância de priorizar as escolhas de sua empresa <http://ucj.com.br/matriz-de-priorizacao-a-importancia-de-priorizar-as-escolhas-de-sua-empresa/>. Acessado em Maio de 2018.

Vasconcelos, Laís, Matriz GUT: por que usar essa ferramenta <https://uvagpclass.wordpress.com/2017/09/11/matriz-gut-por-que-usar-essa-ferramenta/&gt;. Acessado em Maio de 2018.

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