5 Etapas para o Planejamento dos “Seus Sonhos”

Estamos tão acostumados com o dia a dia, à ver e presenciar prazos apertados e orçamentos amedrontadores, que começamos a pensar que não há um fim ou uma luz ao fim do túnel. Porém nem tudo está perdido, há maneiras e métodos estratégicos de agir preventivamente na hora de elaborar um projeto.

O Cronograma físico é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que faltava em nossas vidas. Essa ferramenta auxilia no planejamento e controle de atividades, excelente para organizar o nosso trabalho e ter uma visão geral de todos os processos envolvidos, inclusive os gastos. Assim o nosso gerenciamento nunca será o mesmo.

Para entender o por que essa dessa ferramente ser essencial para nos ajudar no nosso dia a dia,  temos que nos aprofundar nesse assunto. E espero que ao final desse post possamos ter uma noção e começar a criar um cronograma bem feito sem deixar nada para trás.

 

O que é um cronograma físico ?

Um cronograma físico é uma ferramenta que apresenta as etapas ou fases importantes do projeto, fazendo com que você tenha uma visão mais ampla, a visão 360º. Além disso ele ajuda a organizar o mapa de todas as atividades a serem realizadas, definindo e organizando por prioridade no trabalho, juntamento com o prazo e orçamento.
E chamamos ele de “Físico” pois ele possibilita o acompanhamento das etapas tangíveis do projeto.

 

Figura 1 – Calendário do Conograma / Fonte: https://www.profissionaisti.com.br/2014/11/projetos-como-criar-cronogramas-bem-estruturados/

 

Quais as vantagens em usar o Cronograma Físico ?

O Cronograma físico nos apresenta varias vantagens em nosso negocio e em nosso projeto, porém existem 2 vantagens que se destacam, que são Organização de Caixa e Organização de Tempo.

1- Organizar o Caixa:

Para não nos perdermos e seguir na moda “vamos embora” precisamos ter bem definido os valores dos bens e serviços, e nesse ponto o cronograma nos trás uma vantagem.

Saber quanto custa um material ou um serviço é uma característica do Cronograma, assim o orçamentista tem a liberdade de analisar o fluxo de caixa com mais calma, fazer mudanças estratégicas, investimentos e evitar despesas desnecessárias.

2- Organizar o tempo:

Datas e tempo limite são sempre importante para nossos projetos, e por mostrar o começo, meio e fim de cada etapa, é possível definir prioridades, fazer mudanças e concentrar o foco da equipe em alguma tarefa emergencial. O cronograma também ajuda a planejar a compra de produtos e matérias com antecedência, o que evita que prejudique o prazo final.

 

Passo a Passo

Agora que já entendemos melhor o que é um cronograma físico, para que serve e quais as vantagens, está na hora de montar um. A partir de agora falaremos sobre alguns pontos importantes e eficientes para montar o seu cronograma.

1- Definir as Etapas e a EAP

O primeiro de tudo é definir as etapas da obra, o tempo de duração de cada uma delas e a ordem em que elas serão executadas. O objetivo é construir a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) – Tradução do termo inglês Work Breakdown Structure (WBS) – de forma que facilite a montar o cronograma.

Podemos dizer que há 3 etapas que singularizam esse primeiro passo, que são:

. Analisar todo o projeto/plantas disponíveis;

. Desdobrar o item maior em tarefas menores;

. Considere recorrer ao histórico de outras obras similares;

Porém, quanto maior a obra mais complexa e necessário é esse processo, tendo a chance de esquecer ou passar batido por alguns procedimentos. Sendo assim, é altamente recomendável a escolha de um “software” de auxilio.

 

2- A escolha de um “Software“

O segundo passo para criar um Cronograma físico é definir um programa para acompanhar as atividades. Os mais usados são o Excel, MS Project e Primavera. Os programas citados compartilham de um objetivo principal, organizar os processos de forma cronológica.

Assim, não é possível responder, sem uma analise prévia das necessidades, qual o programa mais indicado. E é por essa razão que a escolha de um software, que é uma decisão estratégica, está presente nesse passo a passo.

 

Figura 2 – Sistema MS Project /
Fonte: https://maiscontroleerp.com.br/cronograma-fisico-financeiro-de-obras/

 

3- De sequência e relacione as atividades

A terceira etapa para elaboração de um bom cronograma físico diz respeito à sequência. É nessa hora que você precisa estudar quais as atividades dependem de outras para serem realizadas, e a melhor maneira de fazer isso é definindo o relacionamento entre as ações, escolhendo quais devem ocorrer primeiro.

Outro fator importante é a mão de obra. É preciso analisar a quantidade de serviços independentes e dependentes para realizar a programação das possíveis quantidades de frentes de trabalho. para realizar essa etapa devemos considerar:

. Fim com inicio: São aquelas atividades que começam após o término de outras;

. Inicio com Inicio: Atividades que devem iniciar juntas

. Fim com Fim: Atividades que precisam ser finalizadas juntas

. Atividades que demandam mais tempo: processos que precisam ser iniciados antes dos demais por durarem mais tempo.

A partir dessas relações, as atividades serão sistematizadas no software escolhido da empresa de forma detalhada. Suas respectivas posições serão estabelecidas com base em todas as informações coletadas nas etapas anteriores.

 

4- Estipule tempo nas atividades

Atividades definidas e hierarquizadas por tempo de duração e registradas no software, é hora de contabilizar o tempo total da obra. O primeiro passo nessa etapa é estimar o tempo considerando o prazo final.

Iremos elencar alguns parâmetros para auxiliar no calculo final, para um maior índice de acertos. Segue abaixo

. Comparações: Estime o tempo que poderá ser gasto em cada uma das atividades descritas no cronograma.

. Use matemática: Se em 2 horas de trabalho você conseguiu realizar “x%” calcule quantos porcento iremos conseguir em menos ou em mais tempo, sempre usando a regra de três para auxiliar.

. Especialistas: Sempre antes de iniciar um projeto ou obra, consulte o seu tempo de duração com o prestador ou um especialista.

. Mais com Mais: Mais pessoas trabalhando diminuem o tempo na obra, esse é fator essencial no cronograma.

 

Figura 3 – Analise do Tempo e custo /
Fonte: https://blog.mobills.com.br/como-fazer-um-emprestimo-forma-inteligente/

 

5- Análise geral e Base Line

Com todos os itens acima definidos, é hora de fazer uma ultima analise e gerar uma versão final do cronograma, para começar  seu projeto. É preciso entender se os prazos estão embasados na realidade e se eles atendem a necessidade de quem está realizando o projeto, onde nessa etapa é possível realizar ajustes de prazos e equipes, visando chegar ao resultado ideal.

O Baseline (Ou linha de Base) fornecerá informações importantes para você acompanhar  que estava previsto e o que foi realizado, apontando atividades que podem atrasar a obra ou que darão uma margem de folga. É muito importante também a atualização constante do cronograma, para que todos possam acompanhar cada passo.

 

Conclusão

Para realizar um bom gerenciamento de projetos devemos conhecer e usar boas ferramentas que nos ajudem com o nosso gerenciamento. Por mais que possamos trilhar um caminho para as 5 Etapas para o Cronograma Físico Ideal, não há como criar o perfeito organograma. Assim, a proposta desse artigo é levar ao leitor cinco pontos básicos que devem ser observados com atenção pelo planejador para alcançar o seu cronograma ideal e um melhor gerenciamento do seu projeto.

Se tiver interesse em saber mais sobre o assunto, acesse em UVAGPCLASS os post do caros colegas Artur Wajnberg Post: “Desenvolver o Cronograma e Jéssica Soares Post: “Controlar o Cronograma”.

Espero que com esse post eu possa ter te ajudar a entender um pouco mais sobre Cronograma Físico e um Bom gerenciamento. Esse post te ajudou? Deixe seu comentário e compartilhe o post nas redes sociais e mostre para seus amigos os benefícios dessa ferramenta!  

 

Referências Bibliográficas:

TECPLANER, Ribeiro, Lucas: Elaborando um cronograma físico em 5 etapas básicas. – Disponível em < http://tecplaner.com.br/cronograma-fisico/ ; Acessado em Maio de 2018

Cronograma Físico Financeiro. – Disponível em: <http://equipedeobra17.pini.com.br/construcao-reforma/35/cronograma-fisico-financeiro-213994-1.aspx;; Acessado em Maio de 2018.

Cronograma Físico. – Disponível em: <https://pt.wikipedia.org/wiki/Cronograma ; Acessado em Maio de 2018.

BUILDER – Project – Gráfico de gantt: como e por que utilizá-lo para gerenciar projetos? – 2016 – Disponível em: https://www.projectbuilder.com.br/blog/grafico-de-gantt-como-e-por-que-utiliza-lo-para-gerenciar-projetos/ – acessado em Maio de 2018

CARVALHO, Michele. Aplicação do Gerenciamento de Tempo conforme o Guia PMBOK® em empreendimento habitacional em Brasília. Acesso em: Maio de 2018

EMERSON, Marques Ferreira. Metodologia para elaboração do projeto do canteiro de obras do edifício – 1998 – Disponível em: http://www2.pcc.usp.br/files/text/publications/BT_00210.pdf. Acesso em: Maio 2018

WANJNBERG, Artur. Desenvolver o Conograma. In: UVAGPLASS, Rio de Janeiro, 13/06/2017 – Disponível em: https://uvagpclass.wordpress.com/2017/06/13/desenvolver-o-cronograma/ – Acessado em: Maio de 2018

SOARES, Jéssica. Controlar o Cronograma. In: UVAGPLASS, Rio de Janeiro, 24/05/2017 – Disponível em: https://uvagpclass.wordpress.com/2017/05/24/controlar-o-cronograma/– Acessado em: Maio de 2018