Como priorizar o que é realmente necessário?

Você sabe definir a necessidade de um projeto para a organização? Como determinar qual projeto é mais importante? Em qual projeto devo investir? Qual projeto executar primeiro? Confira as respostas para essas e outras questões nesse post!

Definir o que é prioritário na organização nem sempre é uma tarefa simples, é necessário analisar diversos fatores internos e externos para determinar as melhores oportunidades de negócio. Dessa forma, a matriz de priorização foi criada a fim de auxiliar o empreendedor  a definir o que é prioritário para a condução dos trabalhos.

Além de priorizar problemas e soluções, essa ferramenta é de extrema importância pois permite que a organização determine o melhor projeto(s) para trabalhar no momento considerando fatores como necessidades, investimento, clientes, satisfação e alinhamento com os objetivos estratégicos. Sendo assim contribui para fornecer um método rápido e fácil, mas consistente, para avaliar as opções auxiliando o gerente de projetos na priorização de problemas complexos ou pouco claros. Além de aumentar a produtividade e quantificar as decisões com classificações numérica o que evita a utilização de recursos e esforços em vão e colabora para o atingimento do resultado esperado pela empresa.

Segundo (Victor Costa, 2017) “O Escritório de Projetos é o departamento responsável por priorizar as propostas de projetos. Tais propostas devem estar alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa e estarem em acordo com os critérios de priorização para serem colocadas em prática, de forma que construam um portfólio que gere valor para o negócio.”

Neste post, iremos conhecer matrizes como GUT, Basico, Urgência x Importância e Esforço x Impacto.

1 – Matriz GUT

Segundo o Portal da Administração, a Matriz GUT é uma ferramenta bastante utilizada pelas empresas, principalmente, com o intuito de priorizar os problemas e consequentemente tratá-los, levando em conta suas gravidades, urgências e tendências. Auxilia na formação de estratégias, gestão de projetos, levantamento de informações e tomadas de decisões.

“A grande vantagem em se utilizar a Matriz GUT é que a mesma auxilia o gestor a avaliar de forma quantitativa os problemas da empresa, tornando possível priorizar as ações corretivas e preventivas.” (PERIARD, 2011).

De acordo com Mauro Sotille, a Matriz GUT foi proposta por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe em 1981 como uma das ferramentas utilizadas na solução de problemas. É uma ferramenta da Qualidade usada para definir prioridades dadas as diversas alternativas de ação.

Aplicação e Descrição da ferramenta

A mistura de problemas acaba dificultando a visão do administrador na identificação dos problemas prioritários e na sua relevância. Assim, a Matriz Gut atua selecionando e escalonando problemas levando em consideração os principais impactos positivos e negativos que a correção destes problemas podem causar.

O processo da montagem da matriz pode ser dividido em três etapas. São elas:

• Listagem dos problemas: Listar quais são as principais dificuldades e problemas existentes na empresa, levando em conta os três pontos à serem analisados dentro da matriz (gravidade, urgência e tendência). É importante detalhar corretamente os pontos analisados, contemplando todos os aspectos e sendo bem objetivo, a fim de evitar interpretações confusas e inadequadas.
• Pontuação dos problemas: Dar uma pontuação para cada um dos problemas, as notas devem ser aplicadas de acordo com alguns critérios, que vão desde situações menos favoráveis (graves) e devem receber a nota mais alta (5), até as situações mais favoráveis (leves) que recebem a menor nota (1). Ao final da pontuação, é identificado o número que mostrará o grau de prioridade dos problemas. Para isso, deve-se multiplicar os quocientes gravidade x urgência x tendência (GxUxT), o problema que obtiver maior pontuação deverá ser prioridade para correção. Abaixo, segue uma imagem para melhor visualização da classificação da pontuação:

Figura 1 – Fonte: https://www.treasy.com.br/blog/matriz-gut/

• Elaboração dos planos de ação: Após identificar o problema mais grave, é necessário planejar ações para corrigi-lo. Tais planos de ação podem ser feitos no Microsoft Office Excel e contêm informações como: objetivos, ações, responsáveis, prazos, etc.

Segue um exemplo de Matriz Gut para melhor entendimento:

Figura 2 – Fonte: http://www.sobreadministracao.com/matriz-gut-guia-completo/

2 – Matriz Basico

Segundo o site Valor e Competência, a matriz BASICO é uma poderosa ferramenta para auxílio na tomada de decisão, na seleção e priorização de projetos. Composta por seis critérios que recebem uma pontuação de 1 a 5. Após a contabilização do somatório das pontuações de cada critério para cada projeto avaliado, tem-se como resultado o ranking dos projetos e aquele que totalizar a maior pontuação recebe a indicação de ser priorizado.

De acordo com Danielle Queiroz, a matriz básico também pode ser usada para elaborar um plano de ação e implementação para os problemas prioritários expostos na Matriz G.U.T.

Aplicação e Descrição da ferramenta

Cada letra presente no termo BASICO possui uma designação, conforme apresentado a seguir:

• Benefícios para organização: o quanto a solução irá beneficiar a organização? Seu impacto será grande ou pequeno?
• Abrangência da solução: quantas pessoas serão beneficiadas por esta solução? Quantos problemas serão eliminados por esta solução? Sua abrangência será pequena ou grande?
• Satisfação dos funcionários: qual o grau de satisfação dos funcionários em relação a esta solução?
• Investimento necessário: qual seráo investimento demandado para aplicar esta solução?
• Impacto sobre os clientes: o quanto esta solução irá beneficiar os clientes?
• Capacidade de operacionalização: qual o grau de dificuldade para que esta solução seja executada? Ela necessita de alguma tecnologia especial ou é bastante simples de ser implantada? Possui algum impedimento legal para que a ação seja realizada?

Etapas para construção da Matriz

1ª Relacionar as variáveis em uma tabela.

2ª Cada variável deverá ser pontuada de acordo com a sua escala de relevância. Devem ser utilizadas as perguntas apresentadas anteriormente para a definição da pontuação, que deverá seguir os seguintes critérios:

Figura 3 – Fonte: http://nortegubisian.com.br/blog/biblioteca/matriz-basico

3ª Após a conclusão da pontuação de cada variável, deverá ser calculado o indicador IP – Índice de Priorização, através da somatória dos pontos obtidos. Por fim, a planilha deverá ser ordenada de acordo com o indicador IP: quanto maior o valor de cada opção, maior será o benefício global para a organização. Assim, esta opção deve ser desenvolvida prioritariamente.

Benefícios

De acordo com o Site Nortegubisian, os benefícios da matriz BASICO são:

• Garantir que os recursos e os esforços sejam direcionados da maneira mais eficiente.
• Garantir que os resultados sejam obtidos de forma mais rápida.
• Encontrar o equilíbrio entre custo e benefício, ou seja, auxilia na definição das variáveis que trarão o melhor resultado, com o menor custo e esforço aplicado e no menor tempo possível.

Exemplo de Matriz BASICO:

Figura 4 – Fonte: http://nortegubisian.com.br/blog/biblioteca/matriz-basico

3- Matriz Urgência X Importância e Esforço X Impacto

Para saber se algo é urgente ou importante é preciso entender a diferença entre esses dois termos. Urgente tem a ver com o tempo, ou seja é necessário ser atendido ou feito com rapidez. Já importancia, tem a ver com impacto, ou seja deve ser levado em consideração.

A fim de definir se uma atividade, processo ou projeto deve ser priorizado, a Matriz Urgência X Importância é bastante simples como mostra a imagem:

Figura 5 – Fonte: https://www.treasy.com.br/blog/metodos-de-priorizacao/

Segundo o Site Treasy – Planejamento e Controladoria, para trabalhar com essa matriz deve-se considerar que a nota 1 possui mais prioridade e a 4 tem priorização mais baixa. Assim, pra definir prioridades é necessário fazer as seguintes perguntas:

• O problema precisa de solução imediata? Em caso afirmativo, trata-se de algo urgente e importante. (agir agora!)
• O problema é relevante, mas não necessita de uma solução imediata? Em caso afirmativo, a tomada de ação é importante mas não urgente.
• O problema não é relevante, mas precisa de uma solução imediata? Se sim, é algo urgente mas não importante.
• O problema não é relevante e não precisa de ação imediata? Se esse for o caso, trata-se de algo sem importância e que não requer urgência.

Outro exemplo de Matriz de Priorização é a Matriz Esforço X Impacto que é bem similar a matriz acima, porém a diferença é que neste caso a ordenação ocorre conforme o esforço gasto em cada ação e o impacto que essa ação representa no projeto ou objetivo trabalhado.

Para a montagem da matriz é necessário fazer um levantamento das tarefas a serem executadas e, depois distribuí-las considerenado a energia ou esforço exercido (horizontalmente) e o resultado ou impacto representado (verticalmente) para cada ação. Assim, como mostra a figura:

Figura 6 – Fonte: https://www.treasy.com.br/blog/metodos-de-priorizacao/

A Matriz deve ser interpretada da seguinte forma:

• As ações do Quadrante I impactam um maior resultado e exigem menos esforço. Dessa forma, são mais produtivas.
• As ações do Quadrante II trazem resultados importantes, mas são difíceis de serem executadas.
• As ações do Quadrante III exigem pouco esforço, mas também possuem resultados de baixo impacto. Para tarefas neste quadrante a dica é se perguntar se tal ação é realmente necessária. Essas atividades são boas para momentos em que existe folga e tempo entre uma tarefa e outra.
• As ações do Quadrante IV não são nada atrativas, pois exigem muito esforço  rendem pouco resultado.

Conclusão

Portanto, após conhecer esses exemplos de matriz de priorização pode-se compreender com clareza sua extrema importância no gerenciamento de projetos pois permite definir em quais projetos atuar prioritariamente e quais, se houver, podem ser colocados em espera ou descontinuados levando em consideração as necessidades da empresa, valor agregado e objetivos estratégicos.

As matrizes são adaptáveis para muitas necessidades de definição de prioridades (projetos, atividades, processos, serviços, etc) e fornecem resultados claros e precisos considerando fatores primordiais para auxiliar o gerente de projetos nas tomadas de decisões.

Agora você pode priorizar o que realmente vale a pena!

Referências Bibliográficas

CAMARGO, R. Conheça os principais métodos de priorização de projetos e processos. Treasy Planejamento e Consultoria, 2018. Disponível em: <https://www.treasy.com.br/blog/metodos-de-priorizacao/&gt;. Acesso: 6 de maio de 2018.

CAMARGO, R. Como utilizar a Matriz GUT para a resolução de problemas? Conheça a Matriz de Prioridades. Treasy Planejamento e Consultoria, 2018. Disponível em: <https://www.treasy.com.br/blog/matriz-gut/&gt;. Acesso: 6 de maio de 2018.

Periard, G. Matriz GUT – Guia completo. Sobreadministração, 2011. Disponível em: <http://www.sobreadministracao.com/matriz-gut-guia-completo/&gt;. Acesso: 6 de maio de 2018.

Bastos, M. MATRIZ GUT: Do conceito à aplicação prática. Portal Administração. Disponível em: <http://www.portal-administracao.com/2014/01/matriz-gut-conceito-e-aplicacao.html&gt;. Acesso: 6 de maio de 2018.

VALOR E COMPETÊNCIA, Priorização de Projetos: Entenda como a Matriz BASICO pode ajudá-lo. Disponível em: <http://valorecompetencia.com.br/estrategia/priorizacao-de-projetos-entenda-como-a-matriz-basico-pode-ajuda-lo&gt;. Acesso: 7 de maio de 2018.

NORTEGUBISIAN. Matriz BASICO. Disponível em: <http://nortegubisian.com.br/blog/biblioteca/matriz-basico&gt;. Acesso: 7 de maio de 2018.

Sotille, M. A FERRAMENTA GUT – GRAVIDADE, URGÊNCIA E TENDÊNCIA. PM Tech Capacitação em Projetos, p. 1-3, 2014. Disponível em: <https://www.pmtech.com.br/PMP/Dicas%20PMP%20-%20Matriz%20GUT.pdf&gt;. Acesso em: 7 de maio de 2018.

Costa, V. Matriz de Priorização de Projetos. WordPress. Disponível em: <https://uvagpclass.wordpress.com/2017/11/25/matriz-de-priorizacao-de-projetos-2/&gt;. Acesso em: 21 de maio de 2018.

Queiroz, D. Matriz de Priorização de Projetos e Investimentos. WordPress. Disponível em: <https://uvagpclass.wordpress.com/2017/06/04/matriz-de-priorizacao-de-projetos-e-investimentos/&gt;. Acesso em: 21 de maio de 2018.

Pestana, M. Veras, G. Ferreira, M. Silva, A. APLICAÇÃO INTEGRADA DA MATRIZ GUT E DA MATRIZ DA QUALIDADE EM UMA EMPRESA DE CONSULTORIA AMBIENTAL. UM ESTUDO DE CASO PARA ELABORAÇÃO DE PROPOSTAS DE MELHORIAS. Enegep, p. 4-5, 2016. Disponível em: <http://www.abepro.org.br/biblioteca/TN_STP_227_329_30428.pdf&gt;. Acesso em: 21 de maio de 2018.