Sabe-se que o Gerenciamento de Projetos é a aplicação de técnicas, conhecimentos e habilidades para a execução de determinado evento de forma eficaz. Mas como e por que aplicá-lo a um show de rock? O que tem a ver música com gerenciamento de projetos? Música x Engenharia? Quais implicações temos ao executá-lo num evento desse segmento?

Sabe-se que o Gerenciamento de Projetos é a aplicação de técnicas, conhecimentos e habilidades para a execução de determinado evento de forma eficaz. Mas como e por que aplicá-lo a um show de rock? O que tem a ver música com gerenciamento de projetos? Música x Engenharia? Quais implicações temos ao executá-lo num evento desse segmento?

O objetivo deste trabalho é mostrar a total interação entre Gerenciamento de Projetos com algo presente nos dias atuais, e que demanda um planejamento e dedicação para obtenção de resultados positivos. Um evento. A partir disso, serão explicadas as fases de um projeto e dar-se-á a aplicação direta no contexto explicitado acima.

Para responder todas essas perguntas, vale definir, primeiramente, o conceito de projeto. Segundo Maximiano (2002, p.26), projeto é “um empreendimento temporário de atividade com início, meio e fim programados, que tem por objetivo fornecer um produto singular e dentro das restrições orçamentárias”, para satisfazer as necessidades dos stakeholders.

 

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Conceitos de Gerenciamento de Projetos – Disponível em: <http://www.linhadecodigo.com.br/artigo/1167/conceitos-basicos-de-gerenciamento-de-projetos.aspx&gt;

 

 

Stakeholders são aqueles que possuem interesse e participação no projeto. O público para qual o projeto é feito e desenvolvido e que também determina as restrições e requisitos do projeto que será colocado em prática.

Segundo o PMI (Project Management Institute): “Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma efetiva e eficaz. Trata-se de uma competência estratégica para organizações, permitindo com que elas unam os resultados dos projetos com os objetivos do negócio – e, assim, melhor competir em seus mercados.”

Segundo o PMBOK® (6º edição), as fases de um projeto são:

  • Iniciação;
  • Planejamento;
  • Execução;
  • Monitoramento e Controle;
  • Encerramento.

Definidas as fases do projeto, serão conceituados e terão aplicação direta em cima do caso proposto acima: um show de rock.

 

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Etapas da Gestão de Projetos – Disponível em: <http://www.fejemg.org.br/sitenovofej/wordpress/tag/ferramentas/&gt;

INICIAÇÃO

A iniciação engloba o conjunto de esforços necessários para entender as necessidades do cliente. Restrições de escopo, orçamento, viabilidade e restrições do projeto. O cronograma para entrega poderá ser elaborado, ainda que numa fase de estimativa.

Necessidades: Trazer um dos grandes nomes do rock na atualidade; conseguir parcerias e patrocínios com grandes marcas; obter lucro de 20%; gerar networking para eventos e parcerias futuras;
Restrições: Conseguir espaço para, pelo menos, 7000 pessoas, tendo como base duas pessoas por metro quadrado;
Escopo do Produto: Área de pelo menos 4000m²; evento com 4 horas de duração (os portões abrirão com 1h30min de antecedência);
Escopo do Projeto: Conseguir parcerias e patrocínio; trabalhar com propaganda e divulgação via rádio, internet e através das redes sociais.

 

PLANEJAMENTO

A fase de planejamento é a que merece mais atenção da equipe de projetos, pois o sucesso dele estará ligado à qualidade com que se trabalhou. Focando nos objetivos que se almeja e o que será necessário a nível de material, fornecedor, mão de obra, custos e operação, a equipe deve procurar agendar as tarefas e atividades no tempo estimado e com os recursos disponíveis. Além disso, deve também prever e analisar impactos provenientes de mudanças e pequenos ajustes.

Investimentos:
Aluguel do local —————–R$500.000,00
Banda ——————————–R$1.400.000,00
Aluguel de painel de LED— R$245.000,00
Propaganda————————R$75.000,00
Segurança————————– R$30.000,00

Logo,

SUBTOTAL——————————–R$2.250.000,00
**Reserva de Contingência——-R$112.750,00(5%)
**Reserva de Gerenciamento—-R$90.200,00(4%)
**Lucro de 20%————————-R$490.590,00
TOTAL————————————–R$2.943.540,00

 

EXECUÇÃO

Fase em que se coloca em prática tudo o que foi pré-definido e planejado: investimento em pessoas, materiais, tempo e dinheiro.
Toma como base o escopo e, na medida que vai sendo executado e encontra restrições, segue-se o projeto com as alterações viáveis tanto estruturalmente como financeiramente propostas pelo “Monitoramento e Controle”.

A banda foi contratada e dentro do orçamento acima já estão incluso custos com estadia, operacional e alimentação. O próprio orçamento já inclui serviços como manutenção em instrumentos feito por luthier. No entanto, a banda exige um equipamento compatível de backup, caso haja algum problema com o equipamento pessoal e também um tradutor simultâneo para auxiliá-los no contato com a equipe e com o público.  Logo, a Gerência de Projetos suprirá essa necessidade investindo o valor de R$60.000,00 para o aluguel do material de backup e R$4.000 para o tradutor. Não foi problema para o projeto pois havia sido destinado 4% para reserva de gerenciamento.
O evento será no espaço “KM de Vantagens Hall”, que comporta 8.800 pessoas e tem estrutura de som adequada aos padrões do evento. No local, há segurança própria, o que é bom para o orçamento e também já disponibiliza lanchonete e banheiros.

A segurança segue o padrão do projeto e deverá disponibilizar 60 pessoas, equipadas com rádios para comunicação interpessoal e contato com a central. Sobre a disposição, 30 ficarão em frente ao palco e os outros 30 espalhados na portaria e pelo salão. Todo o equipamento de rádio e roupa caracterizada será disponibilizada pela empresa contratada.

Contratar agência para fazer publicidade e propaganda do evento nas mídias sociais.

 

MONITORAMENTO E CONTROLE

Acompanha o desenvolvimento do projeto, buscando identificar variações do planejamento e verificando a execução para se medir a eficiência do projeto e da mão de obra contratada. À medida em que há o progresso e, tem-se verificada uma falha, ou uma alteração necessária, é proposta uma mudança viável para o cliente e o contratado, respeitando a ética, a moral e as estruturas física, estrutural e financeira.

Escopo: Cumprido em sua totalidade sem problemas;
Tempo: Não houve atraso nas fases do projeto;
Custos: Foram supridas as necessidades do projeto e, quando necessário, foi usada a reserva de gerenciamento. O lucro foi pouco maior que 20%;
Qualidade: Atingiu os padrões esperados e obteve a satisfação do público. A banda se consagrou mais uma vez graças também à divulgação e à equipe de som e iluminação.

 

ENCERRAMENTO

É a fase onde registram-se as lições aprendidas no projeto e experiências que atribuam valor e possam contribuir para outras oportunidades. Elabora-se um relatório com o objetivo de expor informações relevantes sobre o projeto e sua conclusão.

O evento foi um sucesso e, através da divulgação, foi possível obter um público pagante de 8164 pessoas. A segurança esteve presente da abertura dos portões até o encerramento. Toda a logística dependente do local do show foi boa, com a ressalva da lanchonete que não conseguiu suprir a demanda do público consumidor. Em uma hora de show já haviam acabado as bebidas e esse fato foi motivo de reclamação. Ou seja, um feedback negativo para o evento, embora a empresa que estivesse gerenciando o mesmo não tivesse controle sobre o estabelecimento.

O ambiente, ainda que quase na sua capacidade máxima, estava confortável; o ar condicionado funcionou bem e manteve a temperatura agradável para os ocupantes; som e iluminação ficaram bem definidos, sem cortes, nem interrupções.
Ao término, a vazão de saída foi boa. As linhas de ônibus disponibilizaram, em parceria com a gerência, linhas que eram exclusivas para o público. Dessa forma, foi possível dispersar a multidão em uma velocidade maior.

Em geral, o público aprovou o evento e o lugar certamente terá preferência e recomendações para um próximo projeto.

 

CONCLUSÃO

O Gerenciamento de Projetos é o meio pelo qual as empresas e organizações obtêm sucesso em seus negócios. Trata-se de uma competência estratégica para organizações, permitindo com que elas unam os resultados dos projetos com os objetivos do negócio – e, assim, melhor competir em seus mercados. Dado o contexto relacionado acima, no caso abordado, um show de rock, pode-se observar a total eficiência do uso desse gerenciamento aplicado ao evento. Desde o início do processo até o encerramento, foi possível criar, planejar, monitorar e encerrar um evento que foi da melhor qualidade para o consumidor e com custo acessível.

 

 

Referências Bibliográficas

“Conheça as 5 fases de um modelo de projeto”. Disponível em <https://www.projectbuilder.com.br/blog/conheca-as-5-fases-de-um-modelo-de-projeto/>. Acesso em 21 mar 2018;

DUARTE, Jefferson. “Fases de um Projeto e seu Plano Sumário. Disponível em <https://www.gp4us.com.br/fases-de-um-projeto-e-o-plano-sumario/>. Acesso em 20 mar 2018;

GERVAZONI, Thiago Pastorello. “Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos”. Disponível em <http://www.linhadecodigo.com.br/artigo/1167/conceitos-basicos-de-gerenciamento-de-projetos.aspx> Acesso em 22 mar 2018;

“O que é Gerenciamento de Projetos?”. Disponível em <https://brasil.pmi.org/brazil/AboutUs/WhatIsProjectManagement.aspx> Acesso em 20 mar 2018;

“O que são e como identificar os stakeholders do seu projeto?”. Disponível em <http://www.euax.com.br/2017/02/o-que-sao-e-como-identificar-os-stakeholders-do-seu-projeto/> Acesso em 21 mar 2018;

ZUCATO, Â.; BRAGHIROLLI, L.; BARBORA, L. “Modelo de Plano de Gerenciamento de Projetos”. Disponível em <https://pt.slideshare.net/lhencar/exemplo-de-plano-de-gerenciamento-de-projeto?next_slideshow=1> Acesso em 20 mar 2018.

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