O gerenciamento do escopo lida com três questões essenciais: O que? (ideia) Por que? (justificativa) e Como? (procedimentos). Essas questões irão direcionar o seu projeto para o caminho a ser seguido. Neste post, você irá perceber a diferença entre um escopo e um  planejamento. Além disso, você também irá descobrir como fazer seu seguimento ter sucesso, através das três perguntas essenciais.

APRESENTAÇÃO:

A ideia do presente post é facilitar o entendimento e expor a importância de uma boa gestão para o escopo de projeto, atendendo as pessoas da área, ou não. Tendo um objetivo comum de incluir todos na questão de ser possível realizar um escopo de projeto e, demonstrar por onde começar.

Conforme o PMI (2017), o escopo do projeto é o trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções específicas. O gerenciamento do escopo de um projeto é amplamente discutido na disciplina de Gerenciamento de Projetos. Isso acontece, pois trata-se da questão inicial, a qual a maioria dos idealizadores do projeto desistem por não saber ou, por não terem informações suficientes, por onde seguir após a ideia de negócio. Com isto, volta-se na “chamada” do post, onde diz que o gerenciamento do escopo lida com três questões essenciais: “O que? (ideia) Por quê? (justificativa) e Como? (procedimentos)”. Essas perguntas irão direcionar o seu projeto para o caminho do sucesso.

ESCOPO x PLANEJAMENTO:

Nesse contexto, o PMI (2017) define o Escopo do Projeto como “O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com os recursos e funções especificas”. Portanto, a diferença entre o escopo e o planejamento é:

  •   o escopo é o processo de construção de uma representação minuciosa do projeto e produto em corpo, tendo como base as premissas e restrições que são relatadas no começo do projeto;
  •   Já o planejamento é uma das ferramentas intrínsecas no escopo, com a função de auxilio-lo no alcance do seu objetivo. Assim como as outras ferramentas: a iniciação, execução, monitoramento e encerramento.

Para o seu projeto ser vantajoso, a gestão do escopo deve ser completa. Dessa forma, deve apresentar tais eventos:

  1.   um inicio (ideias do empreendimento), onde deve ser estudada e reconhecida as diversas variáveis e objetivos/metas do trabalho;
  2. um meio (execução), onde será colocado em prática, através de um planejamento, as ideias; e
  3.  um fim (encerramento), onde será definido, principalmente, as datas e custos limites.

Tendo esses eventos bem pré-estipulados, você deve se perguntar: “Por que e/ou quais problemas esse projeto apresentará uma utilidade?”. E é para responder essa pergunta que o escopo é fundamental, pois com ele você irá definir os objetivos (produtos e serviços), fará a descrição (características e resultados), obterá a justificativa e apresentará as restrições (limites), premissas (fatos) e riscos (hipóteses).

O QUE? (IDEIAS):

Par iniciar seu projeto, você deve tirar as ideias da cabeça e coloca-las no papel de modo que convença as pessoas a entender seu ponto de vista. Esta tarefa pode ser um pouco complicado, porém existem alguns passos que podem te ajudar nessa etapa. Sendo eles:

I) Conteúdo

Ainda que sua proposta seja excepcional, você precisa dar credibilidade a ela. Para isso, os conteúdos acrescentados devem ter justificativa coerente para que as pessoas consigam acompanhar o seu raciocínio. Dessa maneira, uma base estatística é sempre um bom sustento do propósito apresentado.

II) Assuntos Relacionados 

Outra forma de desenvolver as suas ideias é buscar assuntos relacionados ao seu tema, que sigam a mesma linha de raciocínio. Considere, nesse momento, fontes com credibilidade, para enriquecer seus argumentos e fortalecer seu discurso. Essa prática ajuda a identificar pontos  importantes não citados.

III) Recursos Literários

Busque comentários de especialistas sobre o assunto da sua ideia. Além de artigos, documentos, fotografias e filmes que engradeçam o seu texto de maneira esclarecedora.

Com tudo isso, a pergunta desse tópico te ajuda a expor sua ideia de projeto de forma clara e com recursos de credibilidade. Isso, promove a realização da introdução do  seu escopo. É a partir da ideia colocada no papel, que você irá saber qual será o caminho do seu gerenciamento do escopo do projeto.

POR QUÊ ? (JUSTIFICATIVA):

Para convencer as outras pessoas de que seu projeto é importante e merece reconhecimento, deve-se apresentar uma boa justificativa e demonstração de utilidade. Para isso, você precisa saber a inovação/diferencial, a motivação, o efeito de custo, efeito de substituição (vida útil),  e o primordial do seu empreendimento.

A pergunta deste tópico, é essencial pois se você não souber responde-la, seu projeto não terá serventia. Portanto, um gerenciamento do escopo de um projeto sem uma boa justificativa, implicará no aumento de chances de riscos para o projeto.

COMO? (PROCEDIMENTOS):

Como todo bom gerenciamento, para uma superintendência de um escopo de projeto, deve-se seguir um procedimento pré-estabelecido em reunião. Segundo as normas do PMI (2017),  existem os seis “melhores processos” para o aprimoramento da gestão do escopo. Sendo esses:

1 – PLANEJAR O GERENCIAMENTO DO ESCOPO : define e documenta como o escopo será definido, validado e controlado. – Ou seja, promove um direcionamento do projeto.

2 – COLETAR OS REQUISITOS : define e documenta as necessidades das partes interessadas. – Ou seja, mostra os envolvidos no projeto, logo, o publico-alvo, o gerente de projeto e o patrocinador.

3 – DEFINIR O ESCOPO : desenvolve uma descrição detalhada do projeto e do produto. – Ou seja, declara as principais características e resultados do produto e serviço que serão oferecidos.

4 – CRIAR A ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO (EAP) :  subdivide os produtos e o trabalho em componentes mais gerenciáveis. – Ou seja, organiza os trabalhos do projeto através da hierarquia das atividades. Na figura 1, temos um exemplo de Estrutura Analítica do Projeto em um Projeto de Vendas de Natal.

5 – VALIDAR O ESCOPO – formaliza a aceitação dos produtos do projeto.

6 – CONTROLAR O ESCOPO – monitora o escopo e gerencia alterações na linha de base de escopo.

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Figura 1 – Esquema exemplificando o item quatro: a EAP como chave de sucesso para o gerenciamento de projetos. / Fonte: Antunes, 2018

A presente pergunta, “como? (procedimentos)”, te auxiliará nos processos de desenvolvimento do gerenciamento do escopo. De maneira a orientar o passo a passo das atividades, seguindo um cronograma estudado e atendendo os requisitos exigidos.

Um simples e, extremamente, basal modelo, seria partindo do exemplo da ideia de fornecer serviços gráficos e publicitários aos clientes. Assim, a ideia, logo, o “o que?”, seria a capacidade de expandir a rede de compradores/consumidores do seu cliente. Isso porque, sabe-se que o anuncio, nas guias, por exemplo, amplificam em até 50% o numero de compradores, segundo o Guia Mais.

Com isso, a motivação do projeto, ou seja, o “por quê ? (justificativa)”, seria a facilidade e possibilidade de crescimento, que ele promove aos empreendedores.

Para realizar esse projeto, o gerenciamento de escopo seria, mais ou menos, assim:

  •  Planejamento e gerenciamento do escopo: teria-se as criações de logotipo, cartões de visitas e anúncios.
  • Coleta de requisitos: teria o seu direcionados ao público alvo, que nesse caso são os empreendedores.
  • Definição do escopo: seria buscar criar uma identidade visual da empresa cliente e fornecer meios para divulgação de seus serviços, através de anúncios, páginas em redes sociais, panfletos e cartões de visita. Tendo como principal resultado, a expansão da rede de consumidores.
  • Criar a estrutura analítica do projeto (EAP): através da priorização da criação de uma identidade visual para a empresa do cliente, do que a publicação de um anuncio sem a identificação (logotipo) do cliente.
  • Validação do escopo: seria definida pelo cliente, de forma a entender o escopo pré-estabelecido em contrato de serviço.
  • Monitoramento do escopo: controlando o tempo, a demanda, a produção, o custo e o objetivo.

No escopo, após a elaboração e aprovação da EAP, tem-se o início dos processos de Gerenciamento do Tempo. Segundo o Project Management Institute (apud Zoppa, Alexandre, 2013), os cinco processos de planejamento da área de conhecimento do Gerenciamento do Tempo, são os únicos dos 47 processos que devem ser realizados em sequencia determinada. São esses processos:

1)Definir as Atividades: Trata-se de uma extensão da elaboração da EAP. Parte do ato de definir as ações específicas e necessárias para efetivar e entregar o projeto.

Com a lista de atividades pronta basta 2)Sequenciar as Atividades: Nesse momento, a lógica será vinculada com as atividades, promovendo um produto final, o Diagrama de Rede do Projeto. É essencial que esse diagrama seja fechado; para isso deve-se ter uma atividade antecessora e uma sucessora dos marcos do projeto. Caso não seja feito assim, os cálculos de datas do cronograma e do roteiro crítico do projeto ficarão inconsistentes.

Posteriormente de sequenciar as atividades, começa-se a 3)Estimar os recursos das atividades. Com essa etapa você define, a níveis de qualidade e quantidade, todos os recursos humanos, equipamentos e materiais fundamentais para executar cada atividade. Resultando assim, no detalhamento e registro de todos os requisitos e características, ou seja, a Estrutura Analítica dos Recursos (EAR).

4)Estimar as durações das atividades, através da relação do número de períodos de trabalho e recursos alocados. Para fazer essa estimativa, deve-se usar ferramentas como estimativas análogas, paramétricas ou de três pontos, adaptando à característica da respectiva atividade. Assim, observa-se que o prazo esta diretamente ligado aos recursos, das características e quantidades, alocados a cada atividade.

5)Desenvolver o Cronograma: Aqui, deve-se unir todas as informações desenvolvidas nas fases passadas e fazer uma analise de construção e o cálculo do cronograma. Para isso, utiliza-se técnicas como o Método do Caminho Crítico, Método da Corrente Crítica, Nivelamento de Recursos, Cenários “E se?”, entre outros.

O resultante de tudo isso é o Cronograma do Projeto, que se baseia na lista de atividades com datas de início e término definidas. Geralmente o cronograma é apresentado em Gráficos de Barras (Gantt), Gráficos de Marcos, Diagramas, etc. No entanto, pode-se apresentar também por tabela ou lista.

As chances de riscos do projeto também devem ser analisadas. Como podemos observar na Figura 2, a maior parte das abordagens de gerenciamento de riscos são realizados informalmente, conforme o interesse ou necessidade do responsável pelo projeto. Por isso, um escopo de projeto é imprescindível. Com ele, você prevê problemas como:

AMBIGUIDADE – geralmente ao levar para um trabalho desnecessário. Para evitar, o escopo deve ser bem definido e direto ao ponto.

DEFINIÇÃO INCOMPLETA – levam a cortes de horários, que causam excessos de custos. Para evitar, o escopo deve ser completo e preciso.

TRANSITORIEDADE – os escopos transitórios levam ao aumento do escopo, que é a principal causa do atraso nas entregas e projetos inacabados. Para evitar, o documento do escopo deve ser finalizado e permanecer inalterado durante as operações do projeto.

ESCOPO NÃO COLABORATIVO – não está preparado de forma produtiva causa interpretações erradas nos requisitos e design. Para evitar, o documento deve ser compartilhado com todas as partes interessadas em cada etapa do processo de definição do escopo.

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Figura 2 – Abordagem para Gerenciamento de Risco. / Fonte: PMI, 2013.

CONSIDERAÇÕES FINAIS:

Entendendo que todo projeto há um início, meio e fim determinados, existem três facetas dentro de um escopo em relação ao gerenciamento do projeto. O planejamento é feito para capturar e definir a estratégia de uma competição; o controle e monitoramento, buscam as validações de documentos para execução dos serviços; e o encerramento, que inclui auditoria e resultados do projeto para o plano inicial. Mesmo seguindo esses contextos, os gerentes dos projetos encontram alguns problemas ao definir o escopo, problemas como a ambiguidade, definições incompletas, transitoriedade e escopo não colaborativos. São pontos a dar uma maior atenção a fim de minimizar os problemas e seguir com um escopo eficiente e eficaz.

Conforme apresentado no post, o gerenciamento do escopo do projeto é um dos temas primordiais dentro da disciplina de gerenciamento de projetos. Isso porque, a matéria ensina exatamente como realizar os planejamentos inerentes aos tópicos apresentados em sala de acordo com o cronograma. Sendo assim, o gerenciamento do escopo, de Strakeholders, de riscos, de custos e os demais eventos apresentados nesse post.

Dessa maneira, observa-se que as três perguntas dadas no inicio do post como direcionamento, são realmente essenciais de serem feitas, quando visa alcançar o objetivo de um gerenciamento de sucesso de um escopo. Isso porque, essas perguntas te ajuda:

  1. “O que?”: Direciona o inicio do seu gerenciamento do escopo do projeto, através da passagem da ideia da cabeça para o papel.
  2. “Por quê?”: Dá um motivo de utilidade ao seu gerenciamento do escopo, visto que seu projeto tem uma serventia.
  3. “Como?”: Promove uma assistência no desenvolvimento do gerenciamento do escopo de projeto, através da exposição dos passos a serem seguidos.

 

Referências Bibliográficas:

Antunes, Alexander Terra. EAP Como Chave de Sucesso no Gerenciamento de Projeto. Disponível em: http://ibnegocios.com.br/eap/. Acessado em 03/2018.

Cavalcanti, F. R. P.; SILVEIRA J, A. N. Fundamentos de Gestão de ProjetosSão Paulo: Atlas, 2016.

Duarte, Jefferson. Planejamento e identificação de riscos no gerenciamento de projetos. Disponível em: https://www.gp4us.com.br/identificacao-de-riscos/. Setembro, 2015.

PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. 5ª Edição. EUA. 2013.

PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. 6ª Edição. Pennsylvania. 2017.

Santos, Virgilio Marques. O que é Escopo? Qual a importância do seu Gerenciamento?. Disponível em: https://www.fm2s.com.br/escopo-de-projeto/. Junho, 2017.

Sotille, Mauro Afonso. Gerenciamento do Escopo em Projeto. Editora FGV 2015.

Zoppa, Alexandre. Planejamento, do escopo ao cronograma do projeto. Disponível em: https://pmkb.com.br/artigos/planejamento-do-escopo-ao-cronograma-do-projeto/. Agosto, 2013.

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