As  fases do gerenciamento de projetos  devem ser muito bem definidas, pois são essenciais para evitar imprevistos como retrabalho e altos custos para a empresa. Fazendo uso delas, tem-se uma garantia melhor de sucesso e qualidade no projeto.

 

O Ciclo de Vida de um projeto é definido por 5 fases: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, e Encerramento. Ele é muito importante e pode impactar diretamente no Gerenciamento de Projetos e também para ter um melhor controle e maior garantia de sucesso. Ele define as fases e as atividades do projeto, os envolvidos em sua execução, além de acompanhar o mesmo, ser referência para ações gerenciais importantes.

No começo de um projeto, a quantidade de trabalho pode parecer ser grande. Daí os gerentes mais experientes sabem que é mais fácil realizar as tarefas em etapas, para executá-las na ordem correta e devido a muitos detalhes, então o dividem em fases.

O que é Gerenciamento de Projetos?

O PMI (Project Management Institute) define o gerenciamento de projetos como a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma efetiva e eficaz. Trata-se de uma competência estratégica para organizações, permitindo com que elas unam os resultados dos projetos com os objetivos do negócio – e, assim, melhor competir em seus mercados.

WhatsApp Image 2018-03-12 at 21.30.19Figura 1 – Fonte: https://www.gp4us.com.br/fases-de-um-projeto-e-o-plano-sumario/

 

Fase 1: Iniciação

Nesta fase é onde o projeto é definido amplamente e seu objetivo é identificar o que está por trás do dele e seus objetivos. O início do projeto se dá quando há uma necessidade ou meta de negócios que visa resolver um problema ou explorar novas formas de fazer negócios. Durante essa fase busca-se ter uma visão geral das tarefas a serem desenvolvidas para resolver esta demanda. Nela as ideias são analisadas a fim de saber se o projeto é benéfico ou não para a empresa. É importante também nessa fase onde será decidido se o projeto é viável ou não, sendo feitos testes de viabilidade, assegurar-se que haverá um patrocínio adequado, orçamento, definir-se a declaração do escopo, as premissas e restrições envolvidas no projeto. Quem ajuda nas decisões sobre viabilidade são os stakeholders, que são as partes interessadas no projeto. Eles são de suma importância e devem ser bem identificados, pois caso haja alguma falha de identificação, podem inviabilizar o projeto. O envolvimento deles e dos clientes durante a iniciação aumentam a probabilidade da aceitação da entrega. Essa é a fase mais crítica e a melhor maneira de entender os desafios e metas é através de um resumo do projeto que descreve o propósito e as necessidades do projeto em conjunto com o caso de negócios. Esse tipo de experiência é inestimável para uma equipe ao iniciar um projeto.

Segundo Gozzi (2016), a iniciação caracteriza-se pelo comprometimento da organização em dar prosseguimento à fase seguinte. É comum, nessa fase, que se faça uma estimativa aproximada dos esforços a serem despendidos, especialmente em termos de recursos necessários, custos e prazos, para embasar a autorização do projeto.

 

Fase 2: Planejamento

É a fase de implantação do projeto e onde se apresenta uma maior quantidade de trabalho. Depois de aprovado, deve-se detalhar bem como o trabalho irá ser realizado e organizar todos os recursos. É nela onde se detalha como o trabalho será realizado, são descritos todos os processos necessários para se definir o escopo, a fim de se preparar para qualquer mudança ao longo do projeto, avalia-se todos os riscos que podem vir a impactar o projeto e define-se os recursos que serão utilizados.

De acordo com Gozzi (2016), o planejamento serve de subsídio a execução e ao controle do projeto. Define todas as atividades que envolvem a utilização de recursos, com a explicação dos produtos de cada pacote de trabalho, seus destinos e requisitos. As interfaces, os diversos processos técnicos e administrativos e compromissos internos são preestabelecidos.

Esta fase normalmente começa com a definição de metas. Dois dos métodos mais populares para estabelecer metas são S.M.A.R.T. e C.L.E.A.R.

WhatsApp Image 2018-03-16 at 22.50.04Figura 2 – Fonte: https://www.tlnt.com/5-ways-to-set-clear-and-focused-team-goals/

Método S.M.A.R.T.

WhatsApp Image 2018-03-12 at 21.30.19 (1)Figura 3 – Autor: http://www.luishenriquedesouza.com.br/blog/ser-coach-parte-5-objetivos-metas-e-o-metodo-smart/

Específico (Specific) – Deve ser clara e objetiva. São comuns perguntas do tipo: quem, o quê, onde, quando, qual e por quê?
Mensurável  (Measurable)  – É possível medir de alguma maneira.
Alcançável  (Attainable)  – Verificar quais objetivos são mais importantes e o que se deve fazer para alcançá-los.
Relevante (Relevant)  – Importante e merece atenção.
Temporal (Timely) – Prazo determinado par atingir o objetivo.

Método CLEAR

WhatsApp Image 2018-03-16 at 22.50.05Figura 4 – Fonte: http://www.jimwilbourne.com/stuff/2015/3/8/3-goal-setting-methods-that-will-keep-you-motivated

Colaborativo – Incentiva os funcionários a trabalharem juntos.
Limitado – Limita seu escopo e o tempo para mantê-lo gerenciável.
Emocional – Otimizar a qualidade do trabalho através da paixão do funcionário pelo trabalho que realizam.
Apreciável – Dividir objetivos maiores em menores para que seja alcançado mais rapidamente.
Refinável – Ser flexível em novas situações e ajustar as metas às novas informações.

Ao final dessa fase, o projeto deve estar muito bem detalhado para ser executado minimizando as chances de imprevistos ou dificuldades.

 

Fase 3: Execução

É normalmente a fase mais longa do ciclo de vida do projeto, pois é onde se começa o trabalho real. Nessa fase o gerente de projeto guia as equipes e os interessados no projeto. Nessa fase se coloca em prática tudo que foi definido no seu plano de gerenciamento e também onde também começam a aparecer os problemas. As tarefas dos recursos são distribuídas e as equipes são informadas das responsabilidades. Este é um bom momento para divulgar importantes informações relacionadas ao projeto.Segundo Do Valle (2014), durante a execução do projeto, os resultados poderão requerer atualizações no planejamento e mudanças nas linhas de base, pois o plano, assim como o planejamento, não é estático, sofrendo correções conforme as solicitações impostas pelo meio. Tais correções se fazem necessárias porque o processo de tomada de decisão se fundamenta em expectativas de futuro (as decisões operam sobre o futuro), que, ao não se concretizarem induzem a desvios que precisam ser corrigidos.

Segundo Vargas (2009), qualquer erro cometido nas fases anteriores fica evidente durante essa fase. Grande parte do orçamento e do esforço do projeto é consumida nessa fase.

Nessa fase os gerentes de projeto têm a função de acompanhar o trabalho que está sendo realizado com o que ficou definido no planejamento. Essa fase visa satisfazer o cliente e as partes interessadas no projeto.

O grupo de execução de processos consiste dos processos executados para concluir o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto a fim de cumprir as especificações do projeto. Este grupo de processos envolve coordenar pessoas e recursos, gerenciar as expectativas das partes interessadas, e também integrar e executar as atividades do projeto em conformidade com o plano de gerenciamento do projeto (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2013, P.56).

 

Fase 4: Monitoramento e Controle

Segundo Vargas (2009), é a fase que acontece simultaneamente às demais fases do projeto. Tem como objetivo acompanhar e controlar aquilo que está sendo realizado pelo projeto, de modo a propor ações corretivas e preventivas no menor espaço de tempo possível após a detecção da anormalidade. O objetivo do controle é comparar o status atual do projeto com o status previsto pelo planejamento, tomando ações preventivas e corretivas em caso de desvio.

Ela também observa o processo após a implementação do projeto, identificar problemas e riscos e implantar uma estratégia de mitigação para controlar o novo processo.

Planos de gerenciamento de riscos e mudanças desenvolvidos durante a fase de planejamento são usados ​​agora para garantir o sucesso do projeto. Às vezes, durante esta Fase, um Gerente de Projeto pode achar que um determinado risco ou problema revisa a Fase do Plano porque alguns riscos ou problemas imprevistos surgem que podem fazer com que o projeto, como planejado, não seja concluído.

Nessa fase é feita a comparação entre o status do projeto e o progresso atual. Durante essa fase, os gerentes podem precisar ajustar horários ou fazer o que é necessário para manter o projeto em ordem. É muito importante a comunicação entre o gerente e os envolvidos, a fim de todos ficarem cientes de como o projeto está e o que precisa ser feito.

Monitoramento e controle estão diretamente relacionados ao planejamento. Enquanto o planejamento determina o que deve ser feito, o monitoramento e controle detectam qualquer ação corretiva necessária ou qualquer qualquer alteração que o projeto venha a sofrer.

 

Fase 5: Encerramento 

De acordo com Gozzi (2016), é a fase quando a execução dos trabalhos é avaliada através de uma auditoria interna ou externa (terceiros), os documentos do projeto são encerrados e todas as falhas ocorridas durante o projeto são discutidas e analisadas para que erros similares não ocorram em novos projetos. Muito conhecida como Fase de Aprendizado.

A conclusão do projeto se dá quando o gerente de projeto finaliza os relatórios, documenta experiências e fornece informações do produto e se atendeu aos requisitos. Ele também deve revisar todas as informações, a fim de saber se o projeto está finalizado e se chegou ao seu objetivo.

De acordo com Do Valle (2014), seja porque atingiu seus resultados ou porque a organização decidiu terminá-lo antes da conclusão, existem demandas de encerramento de projetos que não podem ser negligenciadas, como conferência de entregas (se estão de acordo com as especificações), o reconhecimento de seu aceite final, o encerramento administrativo de contratos com clientes e fornecedores, a organização e o armazenamento da informação relevante gerada nos projetos e a desmobilização ordenada da equipe e de equipamentos.

 

Conclusão

WhatsApp Image 2018-03-16 at 22.50.04 (1)Figura 5 – Fonte: http://drkori.com/blog/posts/goal-setting-101/

As fases do projeto são importantes para o Gerenciamento de Projetos porque com elas é possível fazer um projeto seguindo um cronograma. O objetivo deste post é mostrar a necessidade de se utilizar corretamente as fases do projeto e que com elas pode-se obter uma qualidade máxima e satisfação tanto das partes envolvidas quanto a dos clientes. É possível também se preparar para qualquer tipo de mudança que pode ocorrer quando executado. Os gestores podem executar o serviço com mais rapidez e eficiência e também pode trabalhar para atender as expectativas dos stakeholders, conseguindo o sucesso do projeto.

 

 

Referências Bibliográficas

DO VALLE, A. B. et al. Fundamentos do Gerenciamento de Projetos.3 ed. Rio de Janeiro: FGV, 2014.

GOZZI, M. P. Gestão de Projetos I. São Paulo: Pearson, 2016.

PMI. O que é gerenciamento de projetos?. Disponível em: <https://brasil.pmi.org/brazil/AboutUs/WhatIsProjectManagement.aspx&gt;. Acesso em 23 mar 2018.

PMI (Project Management Institute). Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) – Quinta Edição. Newtown Square: Project Management Institute, 2013;

PORTALGSTI. Fases do projeto iniciação. Disponível em <www.portalgsti.com.br/2017/06/fases-do-projeto-iniciacao.html>. Acesso em 21 mar 2018.

PROJECTINSIGHT. Basic Project management phases. Disponível em<https://www.projectinsight.net/project-management-basics/basic-project-management-phases&gt;. Acesso em: 13 mar 2018.

SMARTSHEET. Demystifying 5 phases project management. Disponível em<https://www.smartsheet.com/blog/demystifying-5-phases-project-management&gt;. Acesso em: 13 mar 2018.

STUDY. Monitoring controlling phase of project management. Disponível em <https://study.com/academy/lesson/monitoring-controlling-phase-of-project-management.html&gt;. Acesso em 21 mar 2018.

TEAMGANTT. 5 crucial project management phases. Desponível em <https://www.teamgantt.com/blog/5-crucial-project-management-phases/&gt;. Acesso em 21 mar  2018.

VARGAS, R. V. Gerenciamento de Projetos: Estabelecendo Diferenciais Competitivos. 7 ed. Rio de Janeiro: Brasport,2009.

WEBSINDER. Gestão de um projeto: a fase de execução. Disponível em <https://webinsider.com.br/gestao-de-um-projeto-a-fase-de-execucao/&gt;. Acesso em 21 mar 2018.

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