Esse post tem como objetivo explicar de forma macro o funcionamento do gerenciamento de projetos, de uma forma resumida e que possa fazer com que o leitor adquira um conhecimento sobre um dos assuntos/ disciplinas mais importantes no mercado de trabalho e no meio acadêmico. No decorrer da leitura abordaremos a definição de projeto, o seu gerenciamento, o papel de um Gerente de Projetos e os ciclos de vida de um projeto, esses tópicos não são únicos para a execução de um bom Gerenciamento de Projetos, mas são essenciais.

 O objetivo desse post é proporcionar ao leitor o entendimento dos conceitos primordiais a disciplina de Gerenciamento de Projetos e introduzir os primeiros conceitos aos interessados em se tornar um Gerente de Projetos.

Para que o gerenciamento de projetos possa ser bem executado, todo projeto precisa ter seu ciclo de vida bem definido, porem nem todos os projetos são bem planejados, ou bem executados, e por isso muitos não completam todas as suas fases.

As fases do ciclo de vida de projetos são definidas pela organização ou pelo gerente de projetos — conforme aspectos específicos da organização, do setor ou da tecnologia empregada. No entanto, é possível mapear os projetos por fases genéricas, comuns a todos os ciclos de vida (Espinha, 2017).

 

1 – O que é um projeto?

Dentre as várias definições de projeto existentes destaco a do PMBOK , onde um projeto é, por definição:

“Um esforço temporário empreendido na criação de um produto, serviço ou resultado único. Sua natureza temporária indica que ele tem início e término bem definidos e que o término é atingido quando seus objetivos são alcançados ou quando o projeto é encerrado”.

Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. O projeto é temporário; por ter uma data prevista para iniciar e uma data prevista para terminar. O projeto gera entregas exclusivas que podem ser serviços ou produtos ou resultados específicos. (MONTES, 2018).

Concluímos então que um projeto sempre será uma atividade finita, onde possui prazos estabelecidos para início e término e diretrizes orçamentárias. Todo projeto é único e irá gerar entregas exclusivas.

 

2 – O que é o Gerenciamento de Projetos?

Gerenciar um projeto é aplicar conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do ciclo de vida do projeto, com o objetivo de atender aos seus requisitos (Guia PMBOK®)

Gerenciar um projeto significará  ao Gerente do Projeto coordenar um conjunto de diversas atividades como planejamento, organização, controle dos recursos, acompanhamento/ execução das atividades e análise dos objetivos/ resultados atingidos ao longo das fases do projeto.

 

3 – Qual o papel do Gerente de Projetos?

Os gerentes de projetos devem cultivar as habilidades das pessoas para desenvolver confiança e comunicação entre todas as partes interessadas do projeto: seus patrocinadores, aqueles que farão uso dos resultados do projeto, aqueles que dispõem dos recursos necessários e os membros da equipe do projeto, ou seja, a principal qualidade que o gerente de projeto necessita ter é saber se comunicar bem com todos.

A figura a seguir exemplifica o que foi dito anteriormente, mostrando as diversas habilidades e meios de interação que um Gerente de Projetos deve possuir:

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Figura 1 – Habilidades do Gerente de Projetos – Fonte: https://www.projectbuilder.com.br/blog/wp-content/uploads/2017/05/As-7-habilidades-essenciais-do-Gerente-de-Projetos.png

O Gerente de Projetos é o responsável pelo projeto, ou seja, é a pessoa que irá liderar a equipe que será responsável pelo alcance dos objetivos do projeto, sendo o principal elo entre a estratégia da Companhia e a Equipe.

A seguir estão algumas ações que o Gerente de Projetos ao realizar pode proporcionar aos seus comandados mais motivação e consequentemente obter um melhor resultado/ retorno  de cada um deles:

  • Reconhecer e valorizar suas realizações;
  • Confiar e delegar responsabilidades adequadamente;
  • Definir as metas claramente;
  • Conhecer e gerenciar as expectativas;
  • Desenvolver estilo de gerência flexível;
  • Envolver as pessoas nas definições dos processos produtivos;
  • Ser receptivo à sugestões;
  • Procurar desenvolver continuamente as pessoas;
  • Estabelecer relacionamento aberto e franco;
  • Usar linguagem adaptada ao nível das pessoas e às ocasiões.

 

Adicionalmente, o Gerente de Projetos para lidar com os problemas do dia a dia e para obter os resultados esperados do projeto, devem:

 

  • Criar uma metodologia sólida e consistente adequada ao seu perfil, ao perfil da empresa e ao perfil do projeto;
  • Cercar-se de profissionais competentes;
  • Investir em uma equipe de planejamento e controle que faça o plano acontecer;
  • Gastar mais tempo do projeto na fase de planejamento;
  • Divulgar amplamente o plano do projeto para toda a equipe.

 

4 – Quais as 4 fases do Ciclo de Vida de um Projeto?

O ciclo de vida de um projeto é a divisão da Gestão do Projeto em fases pelas quais ele deve passar do início ao término. A cada período que corresponda a uma fase, o projeto pode sofrer incrementos e alterações significativas que ditarão o ritmo das atividades que devem ser desenvolvidas (ESPINHA, 2017).

A seguir faleremos sobre as 4 principais fases genéricas, comuns a todos os ciclos de vida:

  • Início do Projeto;
  • Organização e preparação;
  • Execução do trabalho;
  • Encerramento do projeto.

Na imagem abaixo podemos observar com maior clareza os ciclos de cada fase:

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Figura 2 – Ciclo de vida do projeto – Fonte: http://artia.com/wp-content/uploads/2015/09/ciclo-de-vida-de-projeto.png

 

4.1 – Início do Projeto

O início do projeto representa uma fase preliminar de melhor identificação da necessidade em questão. Nesse momento, o problema a ser “atacado” é melhor estruturado para que a elaboração do projeto seja mais assertiva. É nesta etapa que a missão e os objetivos do projeto são definidos.

 

4.2 – Organização e preparação

A etapa de organização e preparação significa escolher as melhores estratégias tendo em vista os recursos mobilizados e os objetivos que devem ser perseguidos.

Dessa maneira, é importante a realização dos requisitos abaixo nessa etapa:

  • previsão de recursos;
  • dimensionamento de custos;
  • quadro de pessoal disponibilizado para o projeto;
  • definição de competências;
  • elaboração de um cronograma.

 

4.3 – Execução do trabalho

A fase de execução do trabalho contempla, essencialmente, a construção dos entregáveis e o controle do escopo, custos, qualidade, riscos e alterações no projeto. Ao passo que cada entregável é construído, uma série de processos de monitoramento e controle são ativados para garantir a assertividade do produto do projeto.

Vale destacar que é nessa etapa onde os potenciais problemas devem ser mapeados e eliminados tão logo quanto forem identificados.

Os potenciais problemas existentes na fase de execução do projeto são:

  • Falhas na definição do escopo;
  • Prazos insuficientes;
  • Recursos mal administrados;
  • Problemas com a qualidade do produto final, e;
  • Problemas de gestão de pessoas.

 

4.4 – Encerramento do projeto

O objetivo desta fase é a entrega do produto final ao cliente, com a consolidação da documentação do projeto, desmobilização da equipe de trabalho e encerramento dos contratos com Fornecedores.

O encerramento do projeto é acompanhado da geração do “Documento de Lições Aprendidas”, que será base do aprimoramento dos processos do Time, do Gestor e da Companhia.

O Gestor deve analisar, em conjunto com o time, tudo o que correu bem e tudo o que poderia ser melhorado, de forma a repetir os acertos e corrigir os erros na ocasião de um próximo projeto.

 

Conclusão

A análise e o conhecimento da estrutura genérica do Ciclo de Vida de um Projeto permite ao Gestor determinar a necessidade de estabelecer controles mais eficazes sobre certas entregas, trabalhando efetivamente para o atendimento das expectativas dos stakeholders e, consequentemente, para o atingimento do sucesso absoluto do projeto (PINAZZA, 2017)

Na figura a seguir podemos exemplificar em forma de engrenagens o Gerenciamento de Projetos de acordo com o que falamos até aqui:

Figura 3 – Funcionamento do Gerenciamento de Projetos – Fonte: https://www.imaginasium.com/Images/Long-Content-Blog-Images/LC-Finances-Large.

O entendimento das etapas do ciclo de vida dos projetos proporcionará aos gestores de projetos uma maior desenvoltura e prática no desenvolvimento de projetos mais ágeis e eficientes, onde segundo o Guia PMBOK®, o sucesso de um projeto é medido pela qualidade do produto e do projeto, pela pontualidade, pelo cumprimento do orçamento e pelo grau de satisfação do cliente.

Nesse artigo vimos que o Gerenciamento de Projetos se tornou um tema de importância elevada no mercado de trabalho, pelo fato da escassez de bons Gerentes de Projetos e pela necessidade do conhecimento na condução de projetos de diferentes tipos por parte das pessoas e das empresas. O mercado global está em busca constante de profissionais que possuam conhecimento, habilidades e qualidades na condução de projetos para poderem colocar em ação sempre as melhores práticas existentes no mercado. Os donos dos projetos desejam que seus projetos sejam de sucesso e para isso precisam de verdadeiros Gerentes de Projetos.

 

Referências Bibliográficas:

Espinha, Roberto – Ciclo de Vida de Projetos – Disponível em: <http://artia.com/blog/ciclo-de-vida-de-projetos/. Acessado em Março de 2018.

Montes, Eduardo – O que é um projeto? Disponível em: <https://escritoriodeprojetos.com.br/o-que-e-um-projeto. Acessado em Março de 2018.

Pinazza, Marcelo – GESTÃO DE PROJETOS: As 4 fases do ciclo de vida de um projeto, o papel do gestor e a importância de uma rotina de gerenciamento Disponível em: http://movimentoimpactoglobal.com.br/fases-do-projeto/. Acessado em Março de 2018.

PMI – Quem são os Gerentes de Projetos? Disponível em: AboutUS/WhoareProjectManagers.aspx. Acessado em Março de 2018.

PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

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