Uma grande parte das organizações têm sentido as consequências de planos que extrapolam o prazo, ficam acima do orçamento ou sofrem muitas alterações ao longo do tempo. Projetos podem cair em muitas armadilhas que podem afundá-los.

 

Quais os pontos críticos para não fracassar em um projeto?

Na matéria de gerenciamento de projetos vemos muito essa questão de como um gestor deve se comportar diante de um projeto, seja lá qual for o objetivo do projeto o gestor tem pontos cruciais em que ele não pode falhar de maneira alguma, porque depende dele gerir de forma correta para que tudo se encaminhe.

Separamos fatores críticos que causam falhas em projetos para você ficar alerta e evitar cada um deles.

Praticamente um em cada quatro projetos falha (24%, de acordo com pesquisa do Standish Group). Geralmente, o fracasso está relacionado a problemas em executar o projeto dentro do prazo estipulado, dentro do orçamento previsto ou simplesmente por falta de eficiência na gestão para fazer com que os resultados esperados sejam atingidos.

Quase todos os stakeholders, consultores e gestores têm opinião bastante pessoal na hora de justificar a falha de um projeto. Mas suas explicações geralmente estão relacionadas à sua área de atuação, não ao conjunto. “É difícil apontar uma única falha que seja responsável pelo insucesso como um todo.

  • Objetivos mal definidos

Grande parte das empresas aceitam mais oportunidades de projetos do que eles têm capacidade de cumprir. Isso pode gerar excesso de demanda e sobrecarga nos na equipe. Nessa questão, os executivos desempenham um papel essencial. Há organizações que não definem de forma adequada quais as suas estratégias e metas. Se a gestão por parte dessa área da empresa não é clara a respeito das prioridades dos projetos, logo a seguir, o resto da organização também não saberá quais projetos são mais importantes.

Uma boa parte das empresas se preocupa tanto em conseguir mais projetos que se esquecem da importância de se discutir metas e estratégias para que atinjam essas metas. Para os gerentes de projeto, às vezes lhes são dados tantos projetos que eles não podem conseguir executar todos no tempo necessário. Alguns gerentes mais experientes podem logo recusar, alegando que não darão conta de tudo. Entretanto, há aqueles que aceitam por medo de perder o emprego ou algum outro motivo.

  • Otimismo demasiado para a execução

Se for verídico quando dizem que o segredo é saber administrar a expectativa de um projeto de seus colaboradores e de seus patrocinadores, todo projeto tem imprevistos e você pode acabar se decepcionando mas pense sempre por um lado bom e tente resolver o imprevisto através do diálogo com seus colaboradores e patrocinadores. Seja por uma falha no entendimento do escopo do projeto, em um orçamento superfaturado ou um cronograma apertado e não condizente com o tamanho do projeto, tenha bases sólidas e realistas acima de tudo. Mas como conseguir saber as expectativas dos interessados? Use sempre o diálogo, extraía o máximo de informações possíveis, questione tudo em que houver dúvidas para que haja um esclarecimento de forma completa.

Faça com que os patrocinadores e seus colaboradores se sintam motivados mas por dentro de toda realidade, estabeleça metas para equipe, jogue limpo e de forma aberta com todos envolvidos. Procure também pessoas experientes no assunto e certifique se de algo que já tenha atrapalhado em outros projetos para que não tenha surpresas.

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Figura 1 – Classificação dos indicadores de desempenho Fonte http://www.portal-administracao.com/2014/07/indicadores-de-desempenho-organizacional.html

  Você pode usar a estatística como sua aliada, usar todas as ferramentas disponíveis para que não haja nenhuma falha e mesmo assim agindo dessa forma elas vão ocorrer, pois as vezes o erro pode partir até de premissas erradas ou as vezes você espera que certo fornecedor tenha uma entrega em um nível perto de perfeito e mesmo se certificando de que é um dos melhores ele tem a sua margem de falha, você precisa contar com certas falhas em um projeto, precisa expor em seu planejamento alguns tipos comuns de imprevistos que por muitas vezes levam o projeto ao fracasso. Vivemos em um mundo onde eventos são mudados por influência de processos incontroláveis, como por exemplo o tempo. Você até consegue prever ele com uma certa antecedência porém não é 100%, então não é exato. O planejamento é umas das partes mais importantes do projeto para que ele seja um sucesso.

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Figura 2 – Assertividade em decisões de um gestor Fonte https://luanildosilva.wordpress.com/2014/08/05/principais-causas-de-fracasso-em-projetos/

  •  Falha no controle de desempenho

Não podem haver falhas neste processo de acompanhamento no desempenho de um projeto, precisa que seja feita rotineiramente mesmo que seja uma tarefa chata e repetitiva, é necessário que tenha um controle diário e o gestor esteja 100% inserido nesse desempenho, alguns gestores gostam de relatórios outros já preferem o contato visual mas é vital que seja feita a cobrança. Em muitas empresas não são necessárias mudanças drásticas para que haja um aumento perceptível no desempenho e sim um monitoramento diário sob os funcionários, fazendo com que eles se sintam vigiados e que tenham mais atenção na hora de executar um processo pois o gestor está presente em todos setores cobrando seus subordinados, funcionários tendem a funcionar melhor sob um superior.

Nem sempre medir desempenho é uma tarefa fácil, porém há formas de medir com eficiência como por exemplo, um projeto de um software você geralmente mede por linhas de códigos digitados porém nem sempre os códigos estão corretos, é necessário que você consiga de maneira simples porém que atinja com êxito a medição da parte do desempenho em que você quer medir.

Figura 3 – As duas consequências que um gestor de projetos pode ter Fonte http://filosofiadosucesso.com/o-sucesso-e-o-fracasso-sao-apenas-paradigmas-energia-quantica/

  • Falta de liderança do gestor de projeto

Muitos projetos fracassam por não terem uma pessoa no comando em que realmente esteja inserida no cenário do projeto, é necessário que um bom líder controle sua equipe de forma ativa com cautela para que nenhum de sua equipe se sinta ofendido ou desmotivado, é sempre válido dar sugestões, alertas e até “puxões de orelha” em que seja educado e respeitoso.

É importantíssimo que o líder passe além de tudo, confiança aos patrocinadores e colaboradores do projeto, esteja sempre dando um Feedback aos patrocinadores para que de forma alguma haja descaso e desmotivação com o projeto. A verdadeira liderança é inspiradora e viral, um bom líder cria um ambiente propício a surgir novos líderes e que apresentem interesse em liderar.

Um gerente de projetos deve ter organização, agilidade na tomada de decisões e visão para calcular riscos. Deve ser inspirador para sua equipe, saber planejar minuciosamente cada passo, ser flexível para mudar de estratégia e rápido para reorganizá-la. Bons gerentes são capazes de inspirar e motivar sua equipe além do esperado. Eles sabem como gerenciar pessoas e incentivá-las a usar o que têm de melhor em nome do projeto (Espinha 2018).

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Figura 4 – O direcionamento de tarefas por parte do gestor Fonte https://www.brasil247.com/pt/247/empreender/336512/Guia-do-gestor-como-delegar-tarefas-com-excel%C3%AAncia.htm

  • Falta de motivação dos envolvidos

Imagina em que um membro de sua equipe esteja passando por uma situação difícil financeiramente, e o projeto em que você propôs a fazer está nos últimos capítulos e você prometeu que a conclusão geraria um bônus para a equipe e esse membro se dedica de todas as formas para que haja êxito no projeto e tudo ocorre maravilhosamente bem e de repente você não os premia com o prometido, além de você acabar com a credibilidade da empresa, você perde um membro fiel que mesmo com dificuldades batalhou para que tudo desse certo, a verdade é que se você não pode cumprir ou não tem certeza, não prometa nada, certifique-se de que é plausível oferecer bônus ao final de um projeto. O bom gestor é verdadeiro e joga limpo com sua equipe faz com que sintam que todos estão “no mesmo barco”, seja sempre verdadeiro com todos envolvidos.

  • Falta de recursos para execução

Apesar de algumas pessoas não assumirem que o fracasso de um projeto se deu por conta da falta de recursos, é necessário que o gestor se antecipe e encontre uma solução rápida e que o projeto não sofra tantas mudanças. Qualquer empresa passa por momentos difíceis em que exige a redução urgente de custo. Entretanto um bom gestor de projetos enxerga sinais antes mesmo que a “bomba exploda” ou até mesmo que o projeto fracasse, estar por dentro do cenário é uma obrigação de um gestor de projetos precisa estudar tudo que está ocorrendo em paralelo ao projeto e se certificar do que pode ou não interferir no andamento do mesmo.

É importante que tudo seja conversado com os patrocinadores para que eles de alguma forma não se sintam traídos ou decepcionados em um projeto em que eles apostaram tudo, faça com que tudo dê certo! Com um custo alto ou reduzido o projeto precisa ser um sucesso. É necessário também que o gestor tenha um plano de contingência para que qualquer imprevisto seja solucionado de forma rápida.

  • Falta de Comunicação entre as partes interessadas

Para 76% das empresas, a falta de comunicação é o principal motivo para os projetos fracassarem. É o que aponta um levantamento realizado pelo PMI (Project Managment Institute), com 300 empresas de grande porte.

Figura 5 – Os diferentes tipos de comunicação interpessoais Fonte https://vanzolini.org.br/wp-content

“O problema de comunicação é antigo, mas está se tornando mais evidente. Não sabemos escrever bem, não falamos bem o que queremos, não nos relacionamos bem com todos os perfis existentes num ambiente de projeto. Paradoxalmente, estamos na era da tecnologia, em que todas as informações podem chegar a todos imediatamente, estejam onde estiverem”, explica o diretor do PMI-Rio, Walther Krause.

É imprescindível que o gestor seja um bom comunicador,  articule bem as ideias e tendo em mente as metas do projetos e que deixe todos que fazem parte do projeto ciente de tudo que está acontecendo.

Conclusão

O processo de aprendizagem ocorre tanto no sucesso quanto no fracasso dos processos, nesse sentido torna-se importante a aprendizagem organizacional no gerenciamento de projetos de forma que os erros possam servir de lições para os projetos futuros.

Assim sendo, para que um projeto seja considerado um sucesso, é necessário finalizá-lo dentro do que foi previsto e acordado e deve-se superar as expectativas do cliente final. Para isto, é primordial que a equipe não execute nada do projeto sem antes passar pela fase de iniciação e que revisões e atualizações no plano de projeto sejam feitas com frequência.

 

Referências Bibliográficas:

Espinha, Roberto – Gestão de Projetos: O que é e para que serve? Disponível em :<http://artia.com/blog/gestao-de-projetos-o-que-e-para-que-serve/&gt;. Acessado em março de 2018.

MELO, Maury. Guia de Estudo para o Exame PMP: Project Management Professional Exam. 4. ed. – Rio de Janeiro: Brasport, 2012. Acessado em 22 de março de 2018

PMI – Project Management Istitute. Guia PMBOK: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição. Pennsylvania: PMI,2017.

RIPPER, Ernesto. Como Evitar Erros na Construção. São Paulo: Editora PINI, 1984. acessado em 19 de março de 2018

VARGAS, Ricardo Viana. Análise de Valor Agregado: Revolucionando o gerenciamento de prazos e custos. 6. ed. – Rio de Janeiro: Brasport, 2013. Acessado em 22 de março de 2018

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