Indicadores, se empregados da forma correta, podem ser grandes aliados para o sucesso de um projeto. Um projeto sem indicadores é um projeto sem monitoramento, e uma vez sem monitoramento, como saber se o mesmo está dentro ou fora do prazo? Como saber se o projeto está atendendo as especificações propostas? Sem informação não há controle e sem controle não existe gerenciamento. Este post tem como objetivo apresentar a relevância dos indicadores no controle de projetos.

Gerenciamento vs. Informação

Vamos tratar neste primeiro momento indicadores e informações como equivalentes.

Para entender melhor a relação entre gerenciamento e informação, vamos conceituar a ambos:

“O Gerenciamento de Projetos, portanto, é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma efetiva e eficaz. Trata-se de uma competência estratégica para organizações, permitindo com que elas unam os resultados dos projetos com os objetivos do negócio – e, assim, melhor competir em seus mercados”(PMI).

Segundo o site QueConceito, “a informação é um conjunto de dados organizados que fazem referência a um acontecimento, um fato ou um fenômeno, que no seu contexto tem um determinado significado, cujo fim é reduzir a incerteza”.

Unindo os conceitos, podemos relacionar gerenciamento e informação como o primeiro sendo o conhecimento que dá base para o segundo. A informação é o respaldo para as decisões tomadas pelo gestor. (BARROSO, 2011)

Qual a importância de usar indicadores no gerenciamento do seu projeto?

Indicadores são ferramentas de controle por meio das quais pode-se acompanhar de forma precisa e resumida o alcance das metas e a situação momentânea ou a longo prazo do projeto (GIL ESPINHA, 2016).

Segundo Fernandes, Djair Roberto em sua publicação, Uma contribuição sobre a construção de indicadores e sua importância para a gestão empresarial, constituir uma base de informações é construir uma base para a tomada de decisão. Uma informação, para ser bem utilizada pela empresa, precisa usar uma linguagem de uso comum e adequada para a análise e tomada de decisão (FAE, 2004).

Para a eficácia do gerenciamento de projetos o conhecimento precisa ser de fácil acesso por todos que precisem e de fácil entendimento. Uma planilha com diversos dados desordenados, por exemplo, não será útil para fornecer uma análise sobre o andamento do projeto de forma rápida, por outro lado, um relatório coerente, com gráficos, valores tabelados, favorece o gestor que com uma rápida análise, consegue perceber o caminho a ser tomado a partir das informações fornecidas pelo indicador. (BARROSO, 2011)

KPIs

Segundo a publicação da OpServices, Tudo o que você precisa saber sobre KPIs e mensuração de métricas, Key Performance Indicators (Indicadores-chave de desempenho) podem ser definidos como: “são ferramentas de gestão para verificação do nível de desempenho ou de sucesso de uma organização em uma meta específica ou geral, contribuindo para acompanhamento de forma sistemática dos objetivos a fim de que os gestores de uma empresa possam verificar se estão no caminho certo.” (OPSERVICES, 2016)

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Figura 1 – Key Performance Indicator / Fonte: https://klickpages.com.br/blog/o-que-e-kpi/

Os KPIs ou indicadores do projeto, podem ser classificados de forma sintetizada em quatro grupos: os operacionais, de efetividade, de impacto e de desempenho. Cada KPI deve ser empregado, de acordo com sua natureza, em uma determinada fase do projeto como ilustra a Tabela 1. (PROJECT BUILDER)

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Tabela 1 – KPIs / Fonte: Terribili Filho (2010)

Indicadores Operacionais

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Figura 2 – Fonte: https://www.loup.cl/blog/page/1

São os indicadores acompanhados diariamente durante todo o projeto, que relacionam as atividades com os recursos disponíveis. (PROJECT BUILDER)

Gil Espinha, Roberto em sua publicação, Conheça os 5 principais indicadores de gerenciamento de projetos, destacou cinco Indicadores Operacionais que estão listados na Tabela 2 com suas características.

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Tabela 2 – Indicadores Operacionais / Fonte: Autoral

Indicadores de Efetividade

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Figura 3 – Fonte: http://www.rodriguezc.com/portal/diez-claves-para-manejar-las-cuentas-por-cobrar-de-su-empresa/

Este indicador deve ser empregado ao fim do projeto a fim de mensurar a relevância dos resultados do projeto. Ele mede a contribuição do projeto para a empresa num dado período de tempo (PROJECT BUILDER).

Indicadores de Efetividade podem ser analisados em colunas, gráficos de pizza ou outras formas de comparação, já que estes índices também são usados para comparar resultados obtidos em mais de um projeto de forma que o gerente consiga discernir qual projeto trouxe melhores resultados para o negócio. (GIL ESPINHA, 2016)

Indicadores de Impacto

Mensuram quanto do objetivo final o projeto de fato alcançou. Este indicador deve ser aplicado algum tempo depois da conclusão do projeto pois visa medir o alcance do objetivo do projeto a longo prazo. Santos, Sandra afirma em sua publicação Principais indicadores na gestão de projetos, que “o alvo principal deste tipo de indicador é saber se o projeto conquistou seu propósito” (SANTOS, 2015).

Imediatamente após a implantação de um projeto não é viável quantificar o quanto se obteve do que era esperado, já que o resultado imediato não traduz os reais efeitos do projeto. Então é necessário definir um prazo para que as metas do projeto sejam analisadas e mensuradas. (SANTOS, 2015)

Indicadores de Desempenho

“São os indicadores mais comuns em grande parte dos projetos, pois apresenta uma trajetória de data início e data fim distribuindo quanto e quando temos desvios ou se trabalhamos acima de nossa linha de base.” (SANTOS, 2015)

Dois indicadores de desempenho comuns são ROI (Return of investment) e CPI (Cost Performance Index). O ROI relaciona o retorno obtido pelo projeto e o investimento feito . Já o CPI relaciona valor agregado e custo real. Ambos não tratam as relações apenas de forma financeira, ou seja, não necessariamente o retorno de um projeto será em dinheiro, mas pode se dar como satisfação do cliente ou valorização da marca, por exemplo. (PROJECT BUILDER)

Considerações finais

Este post teve como objetivo destacar a importância do uso de indicadores para o gerenciamento de projetos.

Percebemos que indicadores e gerenciamento trabalham de forma conjunta, uma vez que é necessário que o gestor tenha acesso às informações pertinentes ao projeto a fim de tomar decisões.

Foram identificadas as principais classificações de indicadores (KPIs) para monitorar o desenvolvimento do projeto assim como seus impactos pós conclusão. Através da análise destas informações o gestor possa chegar a decisão do melhor caminho a seguir na execução do projeto.

  • Como saber se o caminho tomado irá levar ao sucesso ou ao fracasso do projeto?
  • Como saber se os prazos estão sendo cumpridos, aonde é necessário acelerar ou desacelerar?
  • Como saber se houve retorno a partir dos esforços e recursos empregados no projeto?
  • Como saber se é válido continuar com a manutenção do projeto ou se o mesmo já produziu o resultado esperado?
  • Como medir a satisfação do cliente e os benefícios que o projeto agregou para o negócio?

Estas e inúmeras outras perguntas só podem ser respondidas se houver um controle eficiente do projeto, através de indicadores objetivos e que mostram valores baseados na realidade do projeto, com dados coletados através de softwares, pesquisas, etc.

Foi destacado também que a qualidade da informação fornecida possibilita tomadas de decisão relevantes, rápidas e total controle do andamento e da relevância do projeto.

Referências Bibliográficas

Barroso Silva, Régis. A IMPORTÂNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO PARA A GESTÃO DAS EMPRESAS. Disponível em:<http://www.administradores.com.br/mobile/artigos/tecnologia/a-importancia-dos-sistemas-de-informacao-para-a-gestao-das-empresas/56331/&gt;. Acesso em março de 2018.

Carvalho, Luis Felipe. PMO: 7 INDICADORES DE DESEMPENHO PARA O SEU PORTFÓLIO DE PROJETOS. Disponível em: <http://blog.aevo.com.br/pmo-7-indicadores-de-desempenho-para-portfolio-de-projetos/&gt;. Acesso em março de 2018.

Fernandes, Djair Roberto. UMA CONTRIBUIÇÃO SOBRE A CONSTRUÇÃO DE INDICADORES E SUA IMPORTÂNCIA PARA A GESTÃO EMPRESARIAL. Revista da FAE, Curitiba, v.7, n.1, p.17-18, jan./jun. 2004.

Gil Espinha, Roberto. CONHEÇA OS 5 PRINCIPAIS INDICADORES DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS. Disponível em: <http://artia.com/blog/5-indicadores-de-gerenciamento-de-projetos/ >. Acesso em: março de 2018.

OpServices. TUDO O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE KPIS E MENSURAÇÃO DE MÉTRICAS. Disponível em: <https://www.opservices.com.br/kpis/&gt;. Acesso em: março de 2018.

Project Builder. TIPOS DE INDICADORES PARA CONTROLAR MELHOR SEUS PROJETOS. Disponível em: <https://www.projectbuilder.com.br/blog-pb/entry/blog-gestao-de-projetos/4-tipos-de-indicadores-para-controlar-melhor-seus-projetos&gt; Acesso em: março de 2018.

PMI. O QUE É GERENCIAMENTO DE PROJETOS. Disponível em: <https://pmisp.org.br/sobre/80-institucional/1439-o-que-e-gerenciamento-de-projetos&gt;. Acesso em: março de 2018.

QueConceito. INFORMAÇÃO. Disponível em: <http://queconceito.com.br/informacao >. Acesso em: março de 2018.

Santos, Sandra. PRINCIPAIS INDICADORES NA GESTÃO DE PROJETOS. Disponível em: <http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/2054&gt;. Acesso em: março de 2018.

Terribili Filho, A. INDICADORES DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS, São Paulo, M.Books
do Brasil Editora Ltda., 2010

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