Vamos ser honestos? Em nossa cidade, vivemos numa bolha. Por mais ativa que seja a sua vida social, os programas acabam se repetindo em algum momento. Não que isso seja ruim; é uma delícia ir ao cinema com a namorada ou tomar uma cerveja com os amigos. Mas às vezes, é preciso sair da rotina e encarar novas aventuras.

 

WhatsApp Image 2018-03-19 at 19.48.22Figura 1 – Como um projeto se relaciona com uma viagem? / Fonte: http://www.nrj.fr/active/actualites/mobilite-a-l-etranger-quelle-destination-choisir-31265663

De acordo com o PMI, um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.

Em síntese, projetos são únicos. Afinal, eles precisam atingir um objetivo claro, dentro de um prazo determinado, contando com um conjunto limitado de recursos (humanos, financeiros e materiais) que precisam ser otimizados para alcançar as metas estipuladas, sem exceder as expectativas iniciais de seus patrocinadores.

Logo vemos semelhanças claras quando comparamos o gerenciamento de projetos com o planejamento de uma viagem, por exemplo. Uma viagem é um projeto! Na qual possui, início, planejamento, execução, controle e encerramento. Onde se faz necessário uma vasta pesquisa, para que se possa aproveitar ao máximo, gastando o mínimo. Englobam essa consulta: clima, melhor época para ir ao local desejado, preços de passagens, custos com comida, transporte e acomodações, entre muitos outros. Neste post iremos destrinchar e elucidar a relação gerenciamento de projetos/viagem de forma que fique clara a importância de um planejamento bem estruturado.

 

Como planejar a sua viagem/projeto?

WhatsApp Image 2018-03-19 at 19.48.20 (1)Figura 2 – Planejando e executando / Fonte: https://www.sbcoaching.com.br/blog/atinja-objetivos/planejamento-estrategico/

Para que o gerenciamento de sua viagem seja eficaz, você deve aplicar uma relação de habilidades conhecidas como, as 10 áreas do gerenciamento de projetos, são elas:

Escopo

O gerenciamento do escopo da viagem é iniciado através da coleta de informações. Agências de turismo e hospedagem, locadoras de veículos, corretoras de assistência de saúde e até amigos que vivem em destinos do passeio e podem contribuir na hospedagem, são partes interessadas que devem ser consideradas. Um conhecido que já viajou para o destino pretendido pode ser uma parte interessada chave na definição do escopo da viagem de férias. Definidos os critérios de aceitação que se almeja na viagem de férias, bem como as restrições específicas que podem limitar a viagem em alguns aspectos, basta conversar com as partes interessadas. Fazem parte das ferramentas e técnicas da definição de escopo de um projeto identificar alternativas, analisar produtos e buscar opinião especializada. Tudo isto deve ser levantado. Por exemplo, o custo de transporte entre alguns países pode ser caro o suficiente para inviabilizar a visita a um deles, mas, por outro lado, após conversar com um agente de viagens, pode-se perceber que o transporte ferroviário é bem mais barato que o transporte aéreo em certas ocasiões, podendo-se utilizar o dinheiro economizado para se hospedar em um hotel melhor.

 

Custos

No plano de viagem deve-se definir o custo dos recursos necessários, para garantir a realização do projeto. A definição de recursos envolve três etapas: planejamento de recursos, estimativa de custos e elaboração do orçamento.

O gerenciamento dos custos inclui todos os processos envolvidos, de modo que o projeto possa ser concluído dentro do orçamento previsto. Enfim, essa etapa é essencial para o andamento da sua viagem, pois é nesse momento que se deve calcular o orçamento total, analisar e verificar melhorias que possam ser efetuadas.

 

Gerenciamento do Cronograma

Muito se fala sobre como o gerenciamento de cronograma implica no êxito de determinados projetos. É fundamental ter um bom controle do tempo de dada campanha, para que ela de fato seja elaborada e funcione apropriadamente. Mas o que significa, exatamente, ter um plano de gerenciamento de cronograma?

Segundo o Guia PMBOK®, o plano de gerenciamento do cronograma estabelece os critérios e as atividades para o desenvolvimento e o controle do cronograma do projeto. Ele faz parte ou é um plano auxiliar do plano de gerenciamento do projeto.

Mudanças no escopo afetam diretamente o tempo estipulado para determinadas atividades. Faz parte de um bom escopo de uma viagem de férias listar os passeios que se pretende realizar e de uma maneira geral o tempo necessário para cada um. É óbvio que não é necessário planejar quantas horas são necessárias para a visita a um museu, mas as atividades podem muito bem ser divididas em turnos de manhã, tarde e noite. Não adianta querer conhecer todos os pontos turísticos de uma cidade se não há tempo disponível para tal. Por esse motivo o escopo é tão importante para o cronograma.

Ao se definir o escopo da viagem, é importantíssimo ter em mente quais atrações serão visitadas. Não apenas quais, mas qual atração terá prioridade. Um risco imprevisto, tal como uma greve no transporte público ou uma chuva muito forte, pode adiar uma atração. Havendo um bom planejamento, a chance de se perder um passeio é pequena, tendo como consequência máxima o adiamento de uma atividade pouco prioritária.

 

Gerenciamento dos Recursos

Segundo o Guia PMBOK®, o gerenciamento dos recursos do projeto inclui os processos para identificar, adquirir e gerenciar os recursos necessários para a conclusão bem-sucedida do projeto. Até a quinta edição, o nome da área era gerenciamento dos recursos humanos e tratava de forma específica a equipe. Agora a área aumentou sua abrangência gerenciando todos os recursos do projeto, incluindo a equipe, os materiais, equipamentos e toda a infraestrutura necessária. A equipe é composta por pessoas com funções e responsabilidades atribuídas com foco no término do projeto.

Para existir o envolvimento de todos que participarão da viagem, é essencial colocar todos que participarão dela para contribuir, com pesquisas, sugestões e opiniões a respeito da itinerário, roteiro, passeios, entre outros. Fortalecendo e agregando mais valor a viagem como um todo.

 

Comunicações

Essa área do conhecimento inclui os processos que asseguram que o planejamento, coleta, distribuição, armazenamento e gerenciamento das informações sejam dispostas de maneira correta e apropriada. Dividida em três processos (planejamento, gerenciamento e controle das comunicações) essa área deve ser um aspecto de preocupação geral, pois é a base para evitar problemas no decorrer do projeto. É essencial que durante o planejamento da viagem, ocorra uma boa e clara comunicação entre os viajantes e todas as partes envolvidas na viagem, como: agências, hotéis, companhias aéreas, casas de câmbio, ou seja, tudo que pode agregar na sua viagem.

 

Partes Interessadas

Para definir com clareza todos os elementos do projeto, precisamos esclarecer as expectativas dos clientes e de outras partes interessadas (stakeholders). As partes interessadas são todas as pessoas, grupos ou organizações que participam (direta ou indiretamente) ou são afetados por ele de alguma forma.

 

Qualidade

Qualidade é o conjunto de características ou especificações de um produto, serviço, pessoa, grupo ou organização. Definir e conhecer bem os critérios ajuda a trazer benefícios durante a viagem. Um dos primeiros critérios pertinentes a uma viagem diz respeito ao conforto. Não adianta economizar em hospedagem, se o hotel escolhido não oferece condições mínimas para um bom descanso. No verão, optar por um quarto de hotel sem ar condicionado para economizar, pode resultar em uma noite mal dormida. O dia seguinte não é proveitoso e pode ser até desperdiçado. Pesquisando por lugares com as mesmas características, com requisitos mínimos pré-definidos, mesmo que em países diferentes, ajudam na negociação com agentes de viagem e garantem um padrão mínimo de conforto para todos. Nenhum lugar vai deixar de ser proveitoso porque o nível da hospedagem caiu.

 

Aquisições

Essa área inclui todos os processos de compra, por isso é muito importante dentro do gerenciamento de projetos. Nesta área estão inclusos os processos de desenvolvimento de contratos e pedidos de compra dos projetos.

Planejar as aquisições, antes e durante a viagem, pode ser fator decisivo no seu bem-estar durante a viagem. Estudar as condições climáticas e consultar a opinião especializada através de quem já esteve nos lugares para quais se pretende viajar ajudam na aquisição correta de roupas e equipamentos necessários. Gastos imprevistos e desnecessários durante a viagem podem ter respaldo direto no seu aproveitamento. Convém pesquisar sobre bens e serviços que se deseja adquirir durante a viagem, para que os custos destas aquisições sejam planejados e não se transformem em surpresas desagradáveis. Conhecer os contratos envolvidos em cada um dos serviços adquiridos, a exemplo do transporte aéreo, por exemplo, ajuda a poupar tempo em diversas eventualidades, tal como o excesso de peso das bagagens. Além disso, coordenar os gastos que serão realizados em espécie e em cartão de crédito são fundamentais para planejar a aquisição da moeda. Muitas vezes, o câmbio pode ser adquirido bem antes da viagem, prevendo eventuais flutuações que possam prejudicar a cotação.

 

Risco

Antecipar a ocorrência de problemas, monitorar e controlar a ocorrência de riscos durante a execução do projeto fazem parte do gerenciamento de riscos. Para isso, é preciso identificar e analisar riscos e, ainda, definir ações para lidar com eles.

Qualquer plano ou análise de riscos que se faça deve-se considerar tanto os riscos quantitativos quanto os qualitativos, positivos e negativos. Desde fatores como tempo, quanto eventuais perdas de transporte. Junto a ele, uma análise de contingência deve prever emergências, tais como algum tipo de doença ou mesmo o extravio de uma bagagem. Como exemplo para estes fatores, uma maneira de tratar tais riscos pode ser contratar um seguro de saúde com vigência nos lugares visitados e ainda ter uma reserva financeira extra no caso de eventualidades.

 

Integração

Nesta área, se define onde e quando concentrar recursos e esforços, antecipando-se aos problemas e coordenando o trabalho visando sempre o sucesso do projeto. No planejamento da sua viagem, a integração, serve para definir todos os seus objetivos, exceções e riscos.

 

Conclusão 

Estamos cercados por todos os lados de resultados de projetos que são realizados há centenas de anos. Todos os tipos de produtos (ou equipamentos) que usamos um dia foram projetos. Projetos são estratégias de mudança seja para resolver um problema ou aproveitar uma oportunidade. Gerenciamento de Projetos não está relacionado apenas para grandes construções ou mega eventos, pode ser aplicado também em projetos pessoais, principalmente em uma viagem.

 

WhatsApp Image 2018-03-19 at 19.48.23Figura 3 – Finalizando o projeto / Fonte: http://especialistaemconsorcio.com.br/viagem-programada-economia-e-satisfacao/

 

Acima pudemos observar as 10 áreas do conhecimento em gerenciamento de projetos. É importante ressaltar que não é obrigatório a utilização de todas as áreas existentes para o planejamento de uma viagem, deve-se avaliar a relevância e importância do contexto como um todo, porém sempre ciente de que caso deixe algum aspecto de lado, o resultado final pode ser impactado.

Dessa forma, fica clara a importância e os benefícios trazidos pelo planejamento e organização nos projetos e esse post exemplifica isso. Com o objetivo de iniciar, planejar, executar, monitorar e controlar, e encerrar uma viagem com sucesso.

 

Referências Bibliográficas:

ARTIA. Gestão de Projetos: O que é e para que serve? Disponível em: <http://artia.com/blog/gestao-de-projetos-o-que-e-para-que-serve/>. Acesso em: 18 mar 2018.

BUILDER, Project. Gestão de Projeto: O que é e para que serve? Project Builder. Disponível em: < https://www.projectbuilder.com.br/blog/o-que-e-gestao-de-projetos-e-para-que-serve/&gt;. Acesso em: 19 Mar. 2018.

NETPROJECT. As 10 áreas de conhecimento do Gerenciamento de Projetos que o Escritório de Projetos deve auxiliar. Disponível em: < http://netproject.com.br/blog/as-10-areas-de-conhecimento-do-gerenciamento-de-projetos-que-o-escritorio-de-projetos-deve-auxiliar/ >. Acesso em: 19 mar 2018.

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 6 ed. Pensilvânia: Newtown Square, 2017.

PMI. O que é gerenciamento de projetos?. Disponível em: <https://brasil.pmi.org/brazil/AboutUs/WhatIsProjectManagement.aspx&gt;. Acesso em: 18 mar 2018.

Sigma – Conheça as 10 áreas do conhecimento em gerenciamento de projetos. Disponível em: <http://www.sigmagp.com.br>. Acesso em: 23 mar 2018.

Utilità Online – Como Economizzar e Planejar Uma Viagem Para o Fim do Ano. Disponível em: <http://www.utilitaonline.com.br>. Acesso em: 23 mar 2018.

 

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