O monitoramento e controle é a fase mais importante de um projeto, pois é ele que realiza todos os esforços necessários para que os parâmetros e resultados esperados e planejados sejam devidamente alcançados. O objetivo deste post é demonstrar essa importância e indicar as medidas que devem ser tomados para que o monitoramento e controle seja feito de forma prática e eficiente.

O objetivo deste post é enfatizar a importância de se monitorar e controlar projetos e o que é preciso ser feito para que o mesmo alcance suas metas. Veremos o que é de fato monitorar e controlar um projeto, os aspectos a serem observados, sua relação com o planejamento e ferramentas que podem auxiliar nesse processo.

O que é o monitoramento e controle?

Como aplicar em um projeto?

Mas antes, vamos descobrir o que é, de fato, o monitoramento e controle e qual sua função em um projeto:

1 – O que é monitoramento e controle e para que serve?

Dentre as diversas definições existentes, a mais conhecida é aquela utilizada pelo Project Management Institute (PMI, 2017).

Segundo o Guia PMBOK® do PMI, monitorar e controlar o trabalho do projeto é o processo de acompanhamento, revisão e ajuste do progresso para atender aos objetivos de desempenho definidos no plano de gerenciamento.
Ele é composto de:

  • Coleta, medição e disseminação de informações sobre desempenho;
  • Avaliação de medições e tendências para efetuar melhorias no processo.

É muito importante monitorar e controlar o trabalho do projeto, principalmente, para:

  • Avaliar a saúde do seu projeto durante todo o projeto;
  • Identificar áreas que exigem atenção especial;
  • Recomendar ações para corrigir ou evitar os desvios;
  • Garantir a qualidade (saúde) do projeto através do monitoramento, checklist e contingência prevista.

Ou seja, é preciso sempre coletar e medir dados com precisão para que os mesmos possam ser gerenciados e analisados de acordo com o objetivo do projeto. Um erro muito comum em projetos é a ausência de mecanismos de controle e a presença de controles muito frágeis e vagos.

O controle e monitoramento é tão importante quanto o planejamento, pois é nele que avaliamos a situação atual do projeto, se todos os parâmetros estabelecidos no planejamento estão sendo cumpridos, e caso não estejam, determinar medidas corretivas para obter o resultado desejado.

2 – O primeiro passo para monitorar e controlar um projeto

Para que o controle aconteça de maneira eficiente, é necessário que seja executado de forma consistente e periódica seguindo à risca o ciclo de vida do projeto, é durante esse acompanhamento que são coletados os dados a serem controlados. O ciclo de vida nada mais é do que a sequencia das fases do projeto, fases essas que devem estar muito bem definidas.

Ao final de cada fase são gerados um ou mais Resultados Principais, os quais são analisados de modo a descobrir se o projeto está dentro dos parâmetros esperados até o momento, essas análises são chamadas de “Stage Gates“. Os Stage Gates são a ferramenta fundamental para monitorar cada fase do projeto e determinar, baseando-se nos resultados, se medidas corretivas precisam ser tomadas.

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Figura 1 – Ciclo de Vida do Projeto Fonte: http://wiki.hs-schmalkalden.de/PmLifeCyrcle

Para uma análise mais aprofundada sobre o ciclo de vida de um projeto, acesse a publicação do professor Lysio Séllos, Ciclo de Vida do Projeto de uma forma mais ortodoxa…

3 – A relação com o planejamento

Monitorar quer dizer acompanhar o progresso e o desempenho das atividades, ou seja, coletar dados e informações a serem analisadas e comparadas com parâmetros previamente estabelecidos. Já o controle envolve realizar intervenções com base nos dados obtidos no monitoramento, visando corrigir os erros encontrados e alcançar os resultados planejados.

Sendo assim, podemos afirmar que o monitoramento e controle depende do planejamento e vice-versa, já que os parâmetros de escopo, prazo, custo, qualidade e riscos usados como referência no monitoramento são definidos na etapa de planejamento, e o mesmo depende do monitoramento e controle para garantir o sucesso do projeto.

3.1 – Parâmetros a serem analisados

Como citado acima, existem cinco parâmetros a serem analisados e controlados durante o ciclo de vida do projeto, são eles:

  • Escopo: O monitoramento e controle do escopo permite verificar tudo aquilo que deve ser executado, garantindo que o resultado final obtido atenda as expectativas do cliente, garantindo que não se faça nada a menos ou a mais, evitando custos desnecessários e perda maior de tempo.
  • Prazo: A forma mais comum e eficiente de controle do prazo é o acompanhamento do cronograma, que permite identificar atrasos ou adiantamentos e verificar as atividades seguintes a serem realizadas, fazendo um ajuste no planejamento, se necessário.
  • Custos: O controle de custos nada mais é do que garantir o cumprimento do orçamento do projeto. Além de determinar os de gastos totais, ele contém todos os valores destinados para cada atividade. Sendo assim, sua análise em comparação com o orçamento inicial verifica a ocorrência de “estouros” em tarefas e identifica oportunidades de economia, visando atender ao custo planejado.
  • Qualidade: O controle da qualidade depende dos critérios de aceitação do cliente, que envolvem seguir um manual descritivo ou condições contratuais específicas.Além disso, principalmente em empresas certificadas, é comum um sistema de garantia da qualidade baseado em manuais ou normas e que costuma conter a metodologia, os parâmetros de avaliação e os níveis aceitáveis para cumprimento da qualidade.
  • Risco: O controle de riscos envolve a avaliação das incertezas que podem trazer algum tipo de dano ao projeto ou ao cumprimento de seus objetivos. Sendo assim, normalmente estabelece-se um nível considerado aceitável de risco e o mesmo é utilizado para todo tipo de tomada de decisão que possa de alguma forma afetar os resultados esperados. (Bruno Augusto de Matos e Silva, As etapas do Gerenciamento de Projetos: O monitoramento e controle)
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Figura 2 – Análise de dados – Fonte: https://www.doxplan.com/Noticias/Post/Como-usar-um-painel-de-controle-de-projetos

4 – Encontrei um erro no projeto, e agora?

Muitas vezes, durante o monitoramento e controle do projeto, o gestor pode encontrar uma não conformidade no mesmo ou alguma fase que não obteve o resultado esperado, nesse caso, o primeiro passo a ser tomado é identificar e rastrear as possíveis causas desse problema e buscar uma solução definitiva. Muitos gerentes buscam atuar apenas no erro buscando corrigi-lo ao invés de atuar na verdadeira causa, o que evitaria esse erro de ocorrer novamente, o ideal é que ambas atitudes sejam tomadas, a correção do erro e identificação da causa.

Uma ferramenta muito usada e eficiente nesse tipo de situação é o Diagrama de Ishikawa ou Espinha de Peixe. Esse método consiste no desenho de uma flecha — ou espinha de peixe — que aponte para o problema. Na “cabeça” é colocado o resultado final, ou seja, o erro a ser corrigido, e nas “espinhas” são colocadas as possíveis causas separadas em grupos conhecidos como os 6M, sendo eles: Método, Material, Mão de Obra, Meio Ambiente, Medida e Máquina.

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Figura 3 – Diagrama de Ishikawa – Fonte: http://blog.qualidadesimples.com.br/2015/07/14/o-que-e-o-diagrama-de-espinha-de-peixe-ishikawa-ou-causa-e-efeito/

Tendo agora as causas devidamente identificadas, basta analisar as possíveis ações para eliminá-las e implementar a que seria mais eficiente para colocar o projeto de volta nos trilhos. Essa ação deve ser tomada o mais rápido possível, porque enquanto a causa não for eliminada completamente o problema continuará aparecendo.

Outra medida importante a ser tomada é a implementação de mecanismos que verifiquem a eficiência da ação tomada para garantir que os erros foram totalmente corrigidos, caso o erro persista, deve-se retornar ao Diagrama de Ishikawa e realizar uma nova análise.

5 – Uma outra ferramenta que pode ser usada no monitoramento e controle

Infelizmente, essa ferramenta não é muito comum nas empresas, por ser considerada um luxo e não uma necessidade, estamos falando dos Softwares de Gerenciamento. No cenário atual da tecnologia, ter um software de gerenciamento ajuda a estruturar e sistematizar a gestão e organização do projeto.

 

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Figura 4 – Coleta e armazenamento de dados – Fonte: https://www.nibo.com.br/blog/porque-usar-um-software-de-gestao/

Com a ajuda de um programa de gerenciamento, a função de monitorar e controlar se torna extremamente simples,uma vez que todo o ciclo de vida do projeto está inserido no aplicativo, portanto basta seguir as instruções do mesmo. Esse seria o cenário ideal para uma empresa monitorar e controlar seus projetos.

Afinal, por que devo monitorar e controlar meu projeto?

No universo do gerenciamento de projetos é muito comum ocorrerem erros durante o ciclo de vida do mesmo, o que implica a necessidade de uma ação do gerente para corrigir esses erros. Imprevistos sempre acontecem e a questão não é apenas corrigi-los, mas buscar maneiras de prevê-los e identifica-los e minimizar seus efeitos no andamento do projeto.

Sendo assim, o papel do monitoramento e controle é desenvolver e providenciar meios para que as fases do projeto se mantenham ou retornem para o caminho certo, garantindo a obtenção dos resultados desejados. É necessário uma postura proativa do gerente em buscar a prevenção dos erros e em corrigi-los o mais rápido possível, o que evidencia o caráter dinâmico do gerenciamento de projetos.

E você, leitor, tem o costume de monitorar e controlar seus projetos? Comente aqui quais métodos você utiliza para tal atividade e deixe sua opinião sobre o tema abordado no post!

Referências Bibliográficas:

PROJECTBUILDER – Controle de projetos: o que é e como fazer. Disponível em: https://www.projectbuilder.com.br/blog/controle-de-projetos-o-que-e-e-como-fazer/ Acessado em março de 2018.

De Lysio Séllos – Ciclo de Vida do Projeto de uma forma mais ortodoxa… Disponível em: https://uvagp.wordpress.com/2017/10/17/ciclo-de-vida-do-projeto-de-uma-forma-mais-ortodoxa/ – Acessado em março de 2018.

PROJECTBUILDER -Série Dicas para cada etapa do projeto: 4 dicas para monitoramento e controle do projeto. Disponível em: https://www.projectbuilder.com.br/blog-pb/entry/projetos/serie-dicas-para-cada-etapa-do-projeto-4-dicas-para-monitoramento-e-controle-do-projeto – Acessado em março de 2018.

PMKB – As etapas do Gerenciamento de Projetos: O monitoramento e controle. Disponível em: https://pmkb.com.br/artigos/as-etapas-do-gerenciamento-de-projetos-o-monitoramento-e-controle/ – Acessado em março de 2018.

PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

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