Você sabia que a falha na comunicação é apontada como uma das principais razões para o fracasso de um projeto? A habilidade de se comunicar existe em nosso cotidiano desde os primórdios e encontra-se em evolução até os dias de hoje. Por isso, é uma das principais competências necessárias a todo ser humano, principalmente porque vivemos em uma época de constantes mudanças em que as empresas estão dando cada vez mais valor a essa habilidade. Entretanto,  comunicar-se bem é mais complexo do que se pode imaginar, até mesmo para profissionais que ocupam cargos de liderança. Desse modo, a comunicação pode influenciar tanto para o sucesso de um projeto como para seu fracasso.

O objetivo deste post é mostrar a importância da comunicação eficaz no gerenciamento de projetos,  sua influência nos resultados e as consequências que falhas na comunicação podem trazer. Além de explicar e exemplificar como deve ser o fluxo de informações entre partes interessadas, gerente de projeto e sua equipe. Aqui você irá conferir o que é um projeto e como gerencia-lo,  os responsáveis por manter a comunicação eficaz durante o projeto, o que é e a importância de um bom gerenciamento de comunicações, as principais falhas de comunicação que podem ocorrer ao decorrer do projeto e como combatê-las.

A ideia do post é mostrar como a comunicação deve ser tratada durante o gerenciamento de projetos, pois é um ponto que muita das vezes é negligenciado o que acarreta consequências de grandes proporções gerando o insucesso de muitos projetos.

 

Por que a Comunicação é importante?

A comunicação é um processo que envolve um emissor, um receptor e a transmissão de uma mensagem. Porém, uma boa comunicação não é caracterizada apenas por simples trocas de informações, se faz necessário trocar ideias, perceber sinais não-verbais, transmitir mensagens claras e assertivas, adequar a linguagem aos diferentes receptores e principalmente compreender o que foi transmitido e é nesta etapa em que muitas vezes é encontrado o problema. Uma boa comunicação é essencial em situações como: apresentações em público, motivação de equipes, liderança, reuniões de negócios, contatos com clientes, vendas, entrevistas, networking, entre outras.

No Gerenciamento de projetos, segundo o CPDEC (Centro de Pesquisa, Desenvolvimento e Educação Continuada) com base no PMBOK uma comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas envolvidas no projeto, conectando vários ambientes culturais e organizacionais, diferentes níveis de conhecimento, e diversas perspectivas e interesses na execução ou nos resultados do projeto.

Dessa forma, é de extrema importância que todos da equipe e partes interessadas se comuniquem com a frequência necessária, de maneira clara e com os melhores recursos disponíveis. Assim ficarão bem alinhados e contribuirão de forma positiva para o desenvolvimento do projeto.

 

Gerenciamento da Comunicação na Gestão de Projetos

De acordo com o PMBOK, projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Como exemplo de projeto pode-se citar: desenvolvimento de um aplicativo, construção de um imóvel, uma festa de casamento, etc. Para uma projeto obter resultados precisa ser gerenciado, ou seja, é necessário a “aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atingir seus objetivos.”(Guia PMBOK, 2017). Além disso, para uma boa gestão de projetos é fundamental o gerenciamento da comunicação pois é o elo de ligação entre as pessoas, as ideias e as informações.

Segundo (Farias, 2013) em conformidade com  o  PMI (Project Management Institute), um projeto  de qualquer natureza envolve nove dimensões para onde são dirigidos os esforços do executante: escopo; prazo; custo; qualidade; comunicação; recursos humanos; integração; aquisições e risco. Dentre estas, será abordado o impacto da comunicação no gerenciamento de projetos.

A importância da comunicação na gestão de projetos precisa ser debatida, pois conforme o estudo The Essential role of communications (O papel essencial  da comunicação) realizado Pelo PMI  mostra que US$ 135 milhões estão em risco para cada US$ 1 bilhão gasto em um projeto. E relata que pesquisas sobre a importância de comunicações eficazes revelam que surpreendentes 56% (US$ 75 milhões desses U$$ 135 milhões) estão em risco devido à comunicações ineficazes.

O gráfico abaixo retrata melhor essa informação:

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Figura 1 – O valor em risco para cada US$ 1 bilhão gasto em um projeto/ Fonte: https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/the-essential-role-of-communications.pdf

Esse mesmo estudo, retrata que apesar desse risco muitas organizações não colocam a importância adequada na comunicação efetiva de informações críticas sobre o projeto. Tal pesquisa constata que comunicações eficazes levam os projetos a serem mais bem-sucedidos, permitindo que as organizações se tornem de alta performance (completando uma média de 80% dos projetos no prazo, dentro do orçamento e atingindo as metas propostas). Além disso, o estudo relata que executivos e gerentes de projetos concordam que a comunicação deficiente contribui para o fracasso de um projeto e que 55% dos gerentes de projeto afirmam que a comunicação eficaz com as partes interessadas é o fator crítico de sucesso no gerenciamento de projetos.

O estudo mencionado foi realizado com 742 profissionais de gerenciamento de projetos com três ou mais anos de experiência neste ramo e com 148 executivos e 203 empresários que estiveram envolvidos em grandes projetos.

 

Falhas na Comunicação durante o projeto

Ao realizar o planejamento da comunicação, o gerente de projetos não deve se preocupar apenas com a  comunicação com clientes e fornecedores, mas também com a comunicação interna com a equipe de projeto. Deve garantir que a equipe esteja em sintonia, alinhada, motivada e comprometida. Pois se a comunicação com os membros da equipe for comprometida gera um distanciamento entre o gerente e a equipe. E segundo (Farias, 2013) falhas como essa podem ocasionar problemas como:

  • Não compreensão do escopo por parte da equipe do projeto. A falta de comunicação com o gerente de projetos pode gerar dúvidas para a equipe do projeto sobre o escopo do mesmo;
  • Não recebimento das informações necessárias no prazo adequado e com o nível de detalhamento necessário. Sem as informações necessárias para a realização das atividades a equipe de projeto não tem como executá-las;
  • Não cumprimento do cronograma. Quando a equipe de projeto não é informada sobre os prazos de realização das atividades o cronograma do projeto como um todo é comprometido;
  • Falta de comprometimento com o projeto. Quando a equipe de projeto não é informada sobre os acontecimentos do projeto ela não se sente parte integrante do projeto e consequentemente não estabelecem vínculos sentimentais com o projeto;
  • Surgimento de conflitos interpessoais. Quando o gerente de projeto não promove a criação um senso de equipe, de um companheirismo entre todos os envolvidos no projeto, começam a surgir conflitos que comprometem a sinergia da equipe e o alcance dos objetivos do projeto;
  • Mapeamento inadequado de riscos. Quando não existe comunicação entre o gerente e a equipe de projeto ou esta é falha, o mapeamento dos riscos não é completo ou é superficial, podendo gerar um grande volume de problemas para o projeto.

A Figura 2 mostra, com humor, o que uma falha na comunicação pode causar:

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Figura 2 – Fonte: https://escritoriodeprojetos.com.br/gerenciamento-das-comunicacoes-do-projeto

É importante que todos entendam com clareza sua função dentro do projeto, além de compreender o objetivo, escopo, cronograma e fases que compõe o mesmo.

Como combater as falhas na comunicação

Para minimizar as falhas na comunicação durante o projeto, é necessário um eficaz gerenciamento das comunicações. Segundo o Guia PMBOK, o plano de gerenciamento das comunicações é um componente do plano de gerenciamento do projeto que descreve como as comunicações do projeto serão planejadas, estruturadas, implementadas e monitoradas para maior eficácia. O plano contém as seguintes informações:

  •  Requisitos de comunicações das partes interessadas;
  • Informações a serem comunicadas, incluindo idioma, formato, conteúdo e nível de  detalhes;
  • Processos de escalonamento;
  • Motivo da distribuição daquelas informações;
  • Intervalo de tempo e frequência para a distribuição das informações necessárias e recebimento da confirmação, ou resposta, se aplicável;
  • Pessoa responsável por comunicar as informações;
  • Pessoa responsável por autorizar a liberação das informações confidenciais;
  • Pessoa ou grupos que receberão as informações, incluindo informações sobre necessidades, requisitos e expectativas;
  • Métodos ou tecnologias usados para transmitir as informações, como memorandos, e-mail, comunicados à imprensa ou mídias sociais;
  • Recursos alocados para as atividades de comunicação, incluindo tempo e orçamento;
  • Método para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das comunicações à medida que o projeto progride e se desenvolve, como quando a comunidade de partes interessadas muda conforme o projeto avança por diferentes fases;
  • Glossário da terminologia comum;
  • Diagramas do fluxo de informações no projeto, fluxos de trabalho com a sequência de autorização possível, lista de relatórios, planos de reuniões, etc.;
  •  Restrições derivadas de leis ou regulamentos específicos, tecnologias, políticas organizacionais, etc.

E consiste nas seguintes etapas:

  • Planejamento do Gerenciamento das Comunicações – em que ocorre o desenvolvimento de uma abordagem e um plano adequado para atividades de comunicação do projeto com base nas necessidades de informação de cada parte interessada ou grupo, nos ativos organizacionais disponíveis e nas necessidades do projeto.
  • Gerenciamento das Comunicações – consiste em assegurar a coleta, criação, distribuição, armazenamento, recuperação, gerenciamento, monitoramento e disposição final das informações do projeto, de forma oportuna e adequada.
  • Monitoramento das comunicações – garante que as necessidades de informação do projeto e de suas partes interessadas sejam atendidas.
O PMBOK afirma que o propósito  desse processo é evitar mal-entendidos e falhas na comunicação tanto entre o gerente e sua equipe quanto com as partes interessadas, utiliza-se métodos, meios e mensagens desenvolvidos a partir da etapa do planejamento. Para atender tais propósitos a fase do planejamento deve ser feita corretamente por alguém que tenha habilidade técnica do assunto. Além disso, qualquer mudança que ocorra no plano do projeto como cronograma, registro das partes interessadas deve ser devidamente comunicada a todos participantes do projeto a fim de manter um fluxo de informações atualizado e fluindo entre todos.
 A Figura 3 apresenta a visão geral das etapas que compõe o Gerenciamento das comunicações,  relacionando suas entradas, ferramentas, técnicas e saídas:
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Figura 3 – Visão geral das Comunicações do Projeto/ Fonte:  PMI (Project Management Institute), Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, 6. ed, pg.360.

Segundo (Farias, 2013), a ótima aplicação da gerência de comunicação durante todo o ciclo de vida de um projeto está diretamente associada ao sucesso dos projetos.

Conclusão

Portanto, a comunicação é extremamente importante para um eficaz gerenciamento de projetos pois está diretamente ligada ao fluxo de informações que ocorre entre o gerente, a equipe e as partes interessadas. Se esse fluxo se romper ou ficar comprometido, a gestão do projeto passa a enfrentar problemas e o projeto tende a fracassar. É essencial um bom gerenciamento de comunicações com recursos adequados para que todos compreendam com clareza os itens propostos do mesmo com o propósito de atingir o objetivo do projeto.

Sendo assim, é importante monitorar tal gerenciamento a  fim de verificar se está funcionando conforme o planejado ou se precisa de alterações, pois é notório que  falhas na comunicação geram grandes impactos nos projetos.

É de responsabilidade do gerente manter a comunicação fluindo, o alinhamento e comprometimento da equipe, além de se preocupar com as dúvidas, interesses e transmissões de informações para as partes interessadas.

Quanto mais eficiente for a comunicação, maiores serão as chances de sucesso do projeto!

Deixem sua opinião sobre o assunto nos comentários e aproveito para levantar questões como:  quais são as maiores barreiras da comunicação no gerenciamento de um projeto? quais são as dicas para melhorar a comunicação dentro de uma equipe?

Referências Bibliográficas

CPDEC, A importância da comunicação no gerenciamento de projetos. Disponível em: <http://www.cpdec.com.br/a-importancia-da-comunicacao-no-gerenciamento-de-projetos/&gt;. Acesso em: 12 de março de 2018.

CONSTRUCT, Entenda a importância da comunicação no gerenciamento de projetos. Disponível em: <https://constructapp.io/pt/entenda-a-importancia-da-comunicacao-no-gerenciamento-de-projetos/&gt;. Acesso em: 12 de março de 2018.

FARIA, I. O impacto da falta de comunicação entre o gerente e a equipe de projetos. Revista Techoje, 2013. Disponível em: <http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/1580&gt;. Acesso em: 12 de março de 2018.

MONTES EDUARDO, Gerenciamento das comunicações do projeto. Disponível em: <https://escritoriodeprojetos.com.br/gerenciamento-das-comunicacoes-do-projeto&gt;. Acesso em: 12 de março de 2018.

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 6 ed. Pensilvânia: Newtown Square, 2017.

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, The Essential Role of Communications.  Campus Blvd, Newtown Square, p. 2-9, 2013. Disponível em: <https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/the-essential-role-of-communications.pdf&gt;. Acesso em: 20 de março de 2018.

SAMAD, W. A importância da comunicação no gerenciamento do projeto. Instituto de Educação Tecnológica, Belo Horizonte, p. 2-9, 2013. Disponível em: <http://www.ietec.com.br/clipping/2016/5-maio/a-importancia-da-comunicacao-no-gerenciamento-do-projeto-walyd-goncalves.pdf&gt;. Acesso: 12 de março de 2018.

SIGMAGP, A importância da comunicação na Gestão de Projetos. Disponível em: <https://www.sigmagp.com.br/blog/2016/11/08/a-importancia-da-comunicacao-na-gestao-de-projetos/&gt;. Acesso em: 12 de março de 2018.

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