Quem não gosta de viajar ? É uma paixão nacional ! Mas tem muita gente que não sabe sabe planejar para ter uma viagem de qualidade e acaba extrapolando nos gastos e não aproveitam da melhor forma com roteiros mal planejados . Com isso , se faz necessário usar os conceitos da gestão de projetos, para que as pessoas possam viajar cada vez mais com tranquilidade , organização e consciência .

Estamos habituados a entender gestão de projetos como recursos exclusivos do ambiente corporativo como encontramos no livro gerente também é gente , onde o autor André B. Barcaui relata suas experiência na organização do trabalho mas se tivermos consciência dos conceitos que ele expõe no livro, de gerenciamento de projetos ,podemos usar eles para agregar qualidade nos nosso projetos e eles podem ser utilizados em situações da vida pessoal de um indivíduo como em uma viajem, onde é possível planejar com eficiência e eficácia do início ao fim .

Esse conhecimento em gestão dos projetos agrega muito quando bem aplicado em viagens , para que os momentos se tornem inesquecíveis com todos os riscos calculados e e otimizando :

tempo: com cronogramas de atividades e roteiros bem elaborados para garantir que o ciclo de vida do projeto ocorrerá como o planejado previamente;

movimentos: evitando deslocamentos desnecessários, respeitando o cronograma;

custo: com planejamento prévio do recursos a serem usados com o uso da planilha de custos;

eventuais  riscos: situações que podem ocorrer que foge do que se espera dos cronogramas e devem ser identificados pelos envolvidos no projeto previamente para que se tenha uma plano de ação para cada risco .

É comum quando estamos estruturando uma viagem entendermos quais são os interesses dos envolvidos, quando a viagem é realizada por mais de uma pessoa, para que os roteiros e custos estejam alinhados com a expectativa de cada um .

Para essas viagens, é extremamente importante que se tenha um gerente para esses projetos , normalmente quem já tenha experiência em viagens anteriores para agregar conhecimento técnico e eliminar alguns movimentos desnecessários e para saber lidar com esses diferentes interesses das pessoas envolvidas( stakeholder), sendo uma referência dentro do projeto e durante o processo .

No início do projeto é importante que o gerente do projeto faça o Termo de Abertura com os objetivos do projeto: escopo inicial, prévio entendimento dos benefícios que serão gerados e uma breve ponderação do que é esperado dos custos, recursos ,tempo, premissa e riscos , para que seja possível começar a estruturar o escopo do projeto ou o início do panejamento de uma viagem com os envolvidos alinhados .

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Figura 1 – Ilustra o gerente do projeto entendendo as necessidades dos evolvidos – Fonte: https://goo.gl/images/cS32pb 

A partir dessas premissas , o ” gerente  desse projeto”( pessoa responsável por liderar o projeto de viagem ) tem condições de elaborar um roteiro(produtos e subprodutos )de forma a otimizar tempo, com todas as rotas e entendimento de como os deslocamentos devem ser  feitos e com qual meio de transportes previamente e o custo .

Fazendo sempre bom uso dos recursos disponíveis para que se tenha um orçamento que respeite o  planejado previamente dentro dos objetivos do projeto e assim será feita a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) que é uma forma gráfica de ilustrar todo o escopo e ajuda muito na leitura do que está no projeto além da Declaração de Escopo onde os detalhes de cada pacote são melhores detalhados e especificados, tendo assim ficado claro o que se esperar de cada stakeholder na viagem .  Sempre em busca de um bom custo benefício.

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Figura 2 – Cronograma geral de viagem / Fonte: do Autor

A partir da Figura 2, é possível verificar a importância de um cronograma bem desenvolvido pelo gerente de processo a partir do entendimento das necessidades dos envolvidos, respeitando o que foi produzido no EAP e na Declaração de Escopo a partir dos objetivos do projeto.

Acontece que para tudo na vida sempre há algum risco e no caso de viagens alguns deles podem ser mapeados. O gerente de processos deve listar junto com os stakeholder tudo o que eles entendem que podem vir a acontecer e que seria um risco para que a partir desse mapeamento  algumas medidas devem ser pensadas caso aconteça algum dos risos citados, durante o projeto .

Possíveis riscos que podem ocorrer em uma viagem :

  • o tempo não proporcionar o cumprimento do roteiro;
  • algum indivíduo adoecer;
  • os trajetos serem desgastantes e ter pessoas que não consigam completar;
  • não conseguir fazer todo o trajeto por excesso de filas das atrações e atrasar o cronograma.

Então, é papel do gestor estar ligado em todas situações que possam ocorrer fora do cronograma para que consiga reverter essas possíveis demandas com soluções eficientes causando o menor dano possível  a partir do que foi planejado para os possíveis riscos .

Por fim, a gente avalia como um projeto ou viagem de sucesso, aquela em que tudo aconteceu como o previsto nos cronogramas e roteiros (escopos) que satisfizeram todos os envolvidos , sempre respeitando os recursos alocados na execução do EAP para o projeto e com boas recordações e histórias para serem contadas a partir de boas experiências e o feed-back positivo dos envolvidos aos gestor .

Fica evidente , que uma viagem bem elaborada e encabeçada por um gerente capaz de agregar com conhecimento técnico , eleva o nível do planejamento desse projeto de forma a otimizar todos os processos críticos , trazendo vantagens reais de um melhor aproveitamento dos recursos e um melhor aproveitamento do deslocamento no local a ser explorado, minimizando os eventuais situações de risco . E entregando as envolvidos uma experiência do inicio ao fim, eficiente e eficaz .

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Figura 3 – Grupo de turistas em Camboja / Fonte: https://goo.gl/images/YCJkCW

Desafio ,vocês leitores , começarem a usar os conceitos da gestão de projetos para elevar o nível de planejamentos das suas viagens, para que em viagens futuras seja possível fazer um melhor aproveitamento dos gastos e do tempo melhorando a experiência, pois com isso sobraram recursos para que sejam feitas outras viagens.

Então, após esse post , espero que você leitores tenham compreendido como planejar uma viagem com mais qualidade usando o conceito de gerecimento de projetos, desde a elaboração do Termo Inicial de Abertura os são colocados todos necessidades dos envolvidos na viagem com os custos prévios, passando pelo escopo e o EAP onde há um maior detalhamento das necessidades e especificações da viagem para elaborar uma planilha financeira mais consistente , cronograma eficiente e com os riscos mapeados.

Com isso tudo bem definido, é só viajar e viver a experiência com mais qualidade e planejamento, fazendo bom uso dos recurso disponíveis , para que depois não tenha nenhuma surpresa no cartão de crédito .

 

Referências Bibliográficas

BARCAUI, Andre B. GERENTE TAMBÉM É GENTE…: Um romance sobre Gerência de Projetos. Brasport, 2006.

VALERIANO, Dalton MODERNO GERENCIAMENTO DE PROJETOS. Person Education, 2006.

PMI- Pulse of the profession, 2017. Disponível em : < https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2017.pdf?sc_lang_temp=pt-PT >. Acessado em Março de 2018

 

 

 

 

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