Uma análise de riscos bem planejada pode salvar um projeto ou até uma empresa diante de um imprevisto. A principal vantagem da identificação de riscos é podermos nos antecipar a eles evitando que possam ser prejudiciais ao objetivo final do projeto. No post relacionado abordaremos maneiras de prevê-los e como podem deixar de ser uma ameaça.

O gerenciamento de riscos é um dos pilares do gerenciamento de projetos. Segundo o Guia PMBOK, a área que analisa os riscos é composta das seguintes etapas: planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas, monitoramento e controle dos riscos. Neste post abordaremos três destas etapas, identificação, análise e planejamento de respostas com o intuito de facilitar a previsão de riscos em seu projeto.

O Guia PMBOK define risco como sendo um evento com probabilidade de impactar positiva ou negativamente no objetivo final de um projeto. Ainda segundo o Guia, o objetivo do gerenciamento de riscos é maximizar a exposição aos eventos positivos e minimizar quanto aos eventos negativos.

Gerenciar os riscos não deve ser uma tarefa restrita, mas deverá se estender a cada etapa do início ao fim do projeto. Esta atitude vai evitar possíveis imprevistos e, caso ocorram, através de todo o planejamento de riscos feito, saberemos contorná-los sem que haja grandes desvios em relação a tempo, dinheiro e outros recursos.

Como Identificar os Riscos de um Projeto?

Identificar os riscos identifica quais deles podem afetar o projeto e determina suas características. O segredo da identificação de riscos é a informação. Quanto mais dados um gerente de projetos tiver maior será a sua capacidade de identificá-los.

Algumas técnicas de identificação de riscos foram listadas abaixo segundo o Guia PMBOK, 5ª Edição (2006):

  • Revisar documentações: deve ser feita uma revisão estruturada do projeto onde inclua premissas, planos e arquivos de projetos anteriores.
  • Técnicas de coleta de informações:

Técnica Delphi: Epecialistas se reúnem anonimamente e chegam a um consenso sobre possíveis riscos.

Entrevistas: Conversa-se com os participantes do projetos, especialistas no assunto ou partes interessadas com o intuito de ouvir opiniões de diferentes áreas e absorver o máximo de informações possíveis.

Brainstorming: Podemos definir como uma lista completa de todos os riscos que foram encontrados através da opinião multidisciplinar de especialistas que não fazem parte da equipe. O brainstorming é feito frequentemente

Analisar a causa principal: É o descobrimento das causas subjacentes ao problema e o desenvolvimento de ações preventivas que possam evitá-las.

  • Análise de premissas: As premissas são hipóteses consideradas verdadeiras. São avaliados os riscos delas não se cumprirem e os impactos do não cumprimento.
  • Listas de verificação: A lista de verificação ou checklist baseia-se em projetos anteriores onde são analisadas as experiências e riscos vividos.
  • Análise SWOT (Strengths, weakness, opportunities, threats): A análise SWOT mostra uma visão moderna do gerenciamento de riscos que permite encontrar oportunidades além de problemas.

Esta análise permite que sejam avaliadas as questões internas – forças (strengths), fraquezas (Weakness), e as questões externas – oportunidades (opportunities) e ameaças (threats).

Abaixo, como exemplo, podemos visualizar uma análise SWOT da rede de fast food Mc Donald’s onde estão destacados os seus principais pontos fortes e fracos.

 

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Quadro 1: Análise SWOT da rede de fast food Mc Donald’s. / Fonte: http://esagjr.com.br/analise-swot/

Interpretação da imagem acima:

Na imagem acima foram listados, primeiramente, as questões que dependem diretamente do comportamento da organização, conhecidas como questões internas, que são as fraquezas e forças. Após esta listagem, foi a vez das questões que dependem também do comportamento do ambiente fora da organização, conhecidas como questões externas, que são as ameaças e oportunidades.

A partir da análise SWOT feita, o Mc Donald’s pôde analisar em quais quesitos pode encontrar apoio para manter-se popular, quais as questões devem ser reavaliadas e corrigidas, conseguem capturar tecnologias de mercado para otimizar sua produção e podem ter noção das ameaças que se aproximam do negócio.

Análises dos riscos

Análise Qualitativa dos Riscos:

A realização da Análise Qualitativa é a priorização de riscos específicos para análise ou ação adicional futura através de avaliações de suas probabilidades e impactos. O objetivo é auxiliar os gerentes de projetos a priorizarem os riscos de maior impacto e reduzirem o nível de incerteza.

Técnicas para análise qualitativa dos riscos:

  • Avaliação de probabilidades e impactos dos riscos:

A avaliação da probabilidade dos riscos identifica especificamente as chances de cada um deles ocorres. Já a avaliação dos impactos investiga a consequência no objetivo do projeto caso um risco se torne real.

  • Matriz de probabilidade e impacto:

A matriz de probabilidade e impacto será feita após a definição de todos os riscos. É a partir dela que o gerente de projetos priorizará os riscos mais críticos.

Abaixo podemos visualizar uma matriz tabela onde as classificações verticais correspondem as probabilidades e as horizontais aos impactos.

 

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Quadro 2: Matriz de probabilidade e impacto. / Fonte: https://teoriadapratica.org/2014/01/01/probabilidade-e-impacto-de-riscos/

Interpretação da imagem acima:

  • O risco A NÃO é PROVÁVEL de acontecer mas, se ocorrer, causará ALTO IMPACTO.
  • O riscos B é ESPERADO e, se ocorrer, causará ALTO IMPACTO. Portanto, deve-se dedicar mais tempo e priorizar o risco B.
  • O risco C é provável de ocorrer mas, se acontecer, seu impacto será LIMITADO.
  • O risco D é muito provável de acontecer e, se ocorres, seu impacto será ELEVADO.

Lembre-se sempre que, independente do grau, os riscos nunca devem ser descartados. Mesmo que pouco prováveis e com baixo impacto eles devem ser observados pois, durante o projeto, sua classificação pode mudar.

Análise Quantitativa dos Riscos:

A análise quantitativa dos riscos tem o intuito de avaliar numericamente o efeito dos riscos nos objetivos de um projeto. Este processo produz informações quantitativas com o intuito de diminuir a incerteza dos projetos.

Técnicas para análise quantitativa dos riscos:

  • Análise de sensibilidade:

Correlaciona os possíveis riscos com as variações de possíveis impactos e indica quais os riscos terão maiores impactos potenciais no projeto.

  • Análise do valor monetário ou VME (valor monetário esperado):

É um conceito estatístico que calcula o impacto dos riscos através de valores substituindo os índices de riscos “altos, médios e baixos”.

  • Modelagem e Simulação:

Converte as incertezas determinadas de um projeto em possíveis impactos ao objetivo final. Para isso é utilizada a técnica Monte Carlo que efetua uma análise de riscos fazendo intereções entre diferentes tipos de incertezas e fornece das possibilidades mais moderadas de acontecerem até as mais extremas.

  • Opinião especializada:

Os especialistas são essenciais para a identificação de pontos fortes e fracos das ferramentas ou para indicar quando ela devem ser utilizadas segundo os recursos da organização e sua cultura.

Riscos Identificados. E Agora? Como Planejar Respostas A Eles?

 

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Ilustração 3: A dúvida de um gestor após a identificação de todos os riscos em seu projeto. / Fonte: https://br.freepik.com/fotos-vetores-gratis/duvida

Após a identificação e classificação dos riscos é hora de planejar o “ataque” a eles.  Segundo a Association for Project Management ” risco é a combinação da probabilidade ou frequência de ocorrência de uma ameaça ou oportunidade e a magnitude das consequências de sua ocorrência” (APM, 2006). Abaixo foram listadas técnicas de respostas utilizadas para eliminar ou diminuir o impacto e a probabilidade dos possíveis riscos.

  • Estratégia para riscos negativos ou ameaças:

Prevenir: a equipe do projeto trabalha para que a ameaça seja eliminada ou faz com que seu impacto seja reduzido.

Transferir: A responsabilidade do risco juntamente com a sua resposta é transferida para um terceiro. Como exemplo podemos citar o uso de seguros.

Mitigar: É a redução da probabilidade ou impacto do risco encaixando-o dentro dos limites aceitáveis.

Aceitar: A equipe reconhece o risco mas só age se ele acontecer. A aceitação também é utilizada em riscos positivos ou oportunidades.

  • Estratégia para os riscos positivos ou oportunidades:

Explorar: Para garantir que uma oportunidade seja concretizada a equipe procura investigar, encontrar e eliminar as incertezas relacionadas a ela.

Melhorar: Este método é utilizado para identificar e maximizar os principais impulsionadores dos impactos positivos e da probabilidade deles acontecerem.

Compartilhar: Compartilha-se o risco da oportunidade com um terceiro que tenha maior capacidade de lidar com ela e utilizá-la em benefício do projeto.

Aceitar: A equipe reconhece a oportunidade e se dispõe a aceitá-la caso ocorra, mas não fica em busca do seu acontecimento.

  • Estratégia de resposta de contingência:

Certos riscos podem não permitir nenhuma medida preventiva viável ou talvez não sejam identificados, nestes casos, é necessário que haja um plano de contingência o qual consiste em um conjunto de ações a serem empregadas apenas se o risco ocorrer. Junto a este plano deve ser feita uma reserva de contingência de orçamento ou de prazos para os riscos que não forem identificados.

  • Opinião especializada:

Se houver algum assunto fora de seu domínio, busque por profissionais especialistas no caso em questão. Ouvir opiniões diversas é uma das etapas mais importantes do gerenciamento de riscos.

Conclusão:

O gerenciamento de riscos é uma etapa crucial do gerenciamento de projetos, com ele podemos prever riscos que podem mudar todo o trajeto do objetivo potencial ou visualizar possíveis oportunidades de impulsioná-lo.

Neste post podemos notar a importância de estarmos abertos a opiniões de diversas áreas do conhecimento em praticamente todas as abordagens feitas. Um projeto de excelência, dentre outras qualidades, é aquele que sempre estará aberto a ouvir diferentes ideias de sua equipe dando a devida atenção a cada uma.

A fala de Tom Peters ” Do what you do best, outsource the rest” (faça o que faz de melhor, terceirize o resto) revela outro segredo para o sucesso do gerenciamento de riscos, a humildade. Aceitar que certo assunto não é de seu domínio e buscar a excelência através do auxílio de terceiros especialistas no assunto é sinal de inteligência.

A preocupação com os riscos devem estar presentes também em nossas vidas. Para as tomadas de decisão de nosso dia a dia é importante que tenhamos noção dos desvios que podem ocorrer em nossos planos e termos em mente um “plano B” caso o objetivo potencial tenda a ser desviado.

Referências Bibliográficas:

ASSOCIATION FOR PROJECT MANAGEMENT. 5th edition. APM. 2006

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Edição. São Paulo. 2017.

PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. 6ª Edição. Pennsylvania. 2017.

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