O físico Benjamin Franklin (1706-1790) já dizia em suas autorias que “tempo custa muito caro”, o que é mais conhecido por nós hoje em dia como “tempo é dinheiro”. Esta frase se adéqua muito bem quando falamos sobre Projetos no contexto organizacional. Para isto, trago aqui um tema relacionado à Gestão do Tempo para o Gerenciamento de Projetos e apresento uma ferramenta muito bacana para o auxiliar os envolvidos.

O Gerenciamento de Tempo é um fator crucial e de suma importância para as organizações, pois falar em tempo quer dizer falar em reuniões, tecnologia, energia dispensada, horas trabalhadas e remuneradas, materiais, entre outros. Todos estes elementos representam custos para as empresas, logo, gerenciar o tempo absorvido pelas ações é também otimizar os custos e os investimentos destinados a empresa em um determinado ano, por exemplo.

Processos Relacionados ao Tempo é uma das generalidades dentro da Qualidade em processos de gerenciamento de Projetos, segundo a ABNT 10006/2004. E, segundo esta Norma, estes processos visam determinar as dependências e a duração das atividades, garantindo a conclusão do Projeto no prazo previsto. E como objetivo da Gestão da Projetos, temos que os projetos de uma organização devem estar conectados com a estratégia da empresa, mas nos cabe o questionamento: “É possível realizar todos os projetos previstos para o ano?”

Sendo assim, um dos maiores desafios na gestão do tempo é o das escolhas pelas tarefas prioritárias. Muitas das vezes, um gerente se depara com uma infinidade de problemas que precisam ser solucionados com projetos internos e mais dezenas de projetos que precisam ser tocados para o desenvolvimento da estratégia empresarial. Nem sempre o que este gestor gostaria de fazer é realmente o que deve fazer. Para isto, é necessário focar na priorização de projetos e ações através de critérios definidos e alinhados com a direção da empresa.

Este post veio trazer uma das ferramentas utilizadas pelos gerentes de Projeto é a Matriz de Esforço x Impacto. A seguir, mostrarei passo a passo de sua utilização:

Esta técnica se baseia em uma grade composta por quatro áreas para a distribuição de tarefas entre elas. Neste caso, a ordenação deverá ocorrer de acordo com o esforço gasto em cada ação e o impacto que ela representa no projeto ou objetivo trabalhado. Em outras palavras, fazemos um levantamento das tarefas a serem executadas e as distribuímos pela matriz considerando a energia ou esforço despendido (horizontalmente) e o resultado ou impacto representado (verticalmente) para cada ação. A figura abaixo demonstra o modelo:

 

Artigo Fernando
Figura 1 – Matriz de Esforço x Impacto | Fonte: https://www.sbcoaching.com.br/blog/colaboradores/matriz-impacto-x-esforco/

De acordo com Fernando Collela do Blog Sbcoaching, a grande vantagem dessa técnica é a possibilidade de identificar os ganhos rápidos maximizando a produtividade, e assim poder priorizar as ações que trazem maiores resultados com menor esforço. Que tal gastar alguns momentos para construir uma estratégia assertiva das suas atividades programadas?

Basta seguir os passos adiante:

  1. Liste todas as tarefas/ projetos que precisam ser realizados
  2. Em seguida, distribua-as ao longo dos quadrantes da Matriz Impacto x Esforço.
  3. Marque as ações prioritárias, aquelas que precisam impreterivelmente serem feitas logo ou que possuem um prazo curto para serem cumpridas. Localize em quais quadrantes elas se encontram.
  4. Verifique então onde você tem utilizado a maior parte de sua energia, estabelecendo a porcentagem de tempo gasto em cada quadrante.
  5. A partir desta análise, elabore uma estratégia para gastar o seu tempo de forma diferente, considerando novas ações ou mudanças de atitude que priorizem o primeiro quadrante, ou seja, baixo esforço e alto impacto.

Para elaborar uma boa estratégia, considere as seguintes dicas:

As tarefas do Quadrante I são as mais produtivas, por impactarem um maior resultado com menor esforço. Execute-as tantas quanto puder e, na medida do possível, procure priorizá-las para obter resultados mais rápidos e permanecer motivado. Tente se forçar a executar ao menos uma dessas atividades diariamente, pois seus ganhos rápidos servirão de incentivo para manter uma gestão positiva do tempo. Pergunte-se ainda se não existem tarefas que você tem evitado executar por parecerem difíceis, mas que poderiam perfeitamente fazer parte deste quadrante. Estas poderão ser priorizadas.

As ações do Quadrante II são importantes por trazerem resultados relevantes, mas com a desvantagem da difícil execução. É possível que a maior parte de suas tarefas se localizem nesta área, portanto é importante que você crie uma disciplina específica para elas. Procure fazer um bom planejamento, clareando os resultados desejados e o esforço exato a ser empreendido, e procure bloquear tempo na sua agenda especialmente para essas ações. Se possível, divida grandes tarefas em partes menores, gerando ações de baixo esforço que possam ser transferidas para o Quadrante I. Vale ainda identificar as tarefas que precisam ser concluídas antes de começar as próximas, pois estas precisam ser tratadas como prioridade.

As tarefas do Quadrante III precisam ser tratadas com cuidado, pois apesar do pouco esforço, seus resultados são de baixo impacto. Pergunte-se, em primeiro lugar, se essas ações são realmente necessárias. Em caso afirmativo, procure fazê-las em lacunas de tempo curtas, não maiores que 30 minutos. Aproveite um intervalo curto de tempo entre atividades maiores ou compromissos relevantes, ou ainda, se possível, execute-as quando estiver ocioso em alguma sala de espera. Graças ao baixo esforço deste quadrante, suas ações também podem ser úteis para aqueles momentos em que você está cansado ou sem energia, mas deseja se manter produtivo.

Quadrante IV é certamente o mais crítico, pois não há nada mais desestimulante do que se dedicar a tarefas que exigem muito esforço e rendem pouco resultado. Mais uma vez, é importante questionar-se a respeito da necessidade de execução dessas ações. É possível que encontre alguns tópicos deste quadrante que podem ser descartados, mas caso se tratem de atividades imprescindíveis, considere se não podem ser delegadas a outra pessoa, ou se não existem formas melhores ou mais criativas de executá-las.

A Matriz Impacto x Esforço é mais uma poderosa ferramenta de gestão de tempo e priorização de atividades, útil para coaches, líderes ou simplesmente para elaboração de planejamento pessoal.

Outra área de aplicação desta Matriz é através da metodologia Six Sigma, com o método DMAIC. Segundo Marcelo Petenate do Blog Edti, o roteiro DMAIC é uma sequência de 5 passos para executar projetos Lean Six Sigma. Assim como um GPS é útil para nos guiar — principalmente em locais desconhecidos —, é muito importante que a equipe de melhoria utilize o DMAIC para organizar sua iniciativa e aumentar as chances de obter sucesso e de bater as metas propostas no projeto.

O roteiro DMAIC (“Define”, “Measure”, “Analyse”, “Improve” e “Control”) é um componente básico do método Seis Sigma.

O roteiro DMAIC é estruturado em 5 etapas. Em cada uma delas, devemos concluir um objetivo e, para isso, existem ferramentas que devem ser aplicadas, garantindo a progressão do projeto.

O início se dá pela definição do problema (Define), passando por uma medição do estado atual (Measure), pela caracterização da raiz do problema (Analyse), pelo desenvolvimento e pelo teste (Improve) e, por fim, mas não menos importante, pela implementação das mudanças (Control), garantindo que os resultados se manterão no futuro.

infográfico do roteiro DMAIC
Figura 2 – Fases do Método DMAIC Six Sigma | Fonte: http://www.escolaedti.com.br/roteiro-dmaic/

Na medição, conhecemos e observamos como estão as coisas no presente momento. Nessa etapa, é necessário levantar as circunstâncias potenciais do problema e analisar o total da base de dados.

No entanto, é preciso escolher bem os números para análise — afinal, os objetivos já estão determinados. Então, a ideia é estabelecer a proporção do problema — de nada vale analisar vários dados se eles não te levam à sua meta.

É nesta etapa que a Matriz de Esforço x Impacto entra em ação: complementa a matriz de causa e efeito. Esse instrumento aprecia suas variáveis de entrada sob a ótica das variáveis esforço para suas análises e mudanças, além do impacto na variável de saída;

Sendo assim, com a aplicação desta ferramenta, teremos como produto projetos que serão mais relevantes para serem implementados com o esforço proporcional ao impacto que ele trará. De forma relevante, o Gerenciamento de Tempo é essencial para a Gestão de Projetos, visto que, com a necessidade cada vez maior das empresas por resultados utilizando o mínimo de recursos possíveis, conseguimos garantir maior efetividade nas suas ações.

Desta forma, quando se tem projetos priorizados com base no impacto aos objetivos estratégicos da empresa e variando através do esforço gasto para a realização de tal, conseguimos uma quantidade menor de ações a serem tomadas pela empresa em um determinado momento e assim, melhora-se a qualidade dos resultados destes projetos.

Este post teve a intenção de mostrar de forma simples o que é a Matriz de Esforço X Impacto e como ela é aplicada no dia-a-dia das empresas, além de trazer exemplos de metologias que aplicam a priorização para a gestão de Projetos.

Gostaram do tema? Conhecem outra ferramenta que pode auxiliar nesta questão? Deixem seus comentários e vamos trocar conhecimento!

Referências Bibliográficas

CURTO, HALAYA: As 10 áreas de conhecimento do Gerenciamento de Projetos que o Escritório de Projetos deve auxiliar. Disponível em: http://netproject.com.br/blog/as-10-areas-de-conhecimento-do-gerenciamento-de-projetos-que-o-escritorio-de-projetos-deve-auxiliar/. Acesso em: 04 de Março de 2018.

COLLELA, FERNANDO: A Matriz Impacto x Esforço. Dez, 2013. Disponível em: https://www.sbcoaching.com.br/blog/colaboradores/matriz-impacto-x-esforco/. Acesso em 04 de Março de 2018.

PETENATE, FERNANDO: Guia do DMAIC no Six Sigma e como aplicá-lo!. Jan, 2013. Disponível em: http://www.escolaedti.com.br/roteiro-dmaic/. Acesso em 15 de Março de 2018.

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