Meta ou Sonho? Como podemos recuperar a imagem de uma empresa em decadência? Quais os pontos focais deste projeto? Quão critico é a etapa de planejamento deste projeto?

Você já se encontrou em algum estabelecimento e pensou “nossa este lugar costumava ser melhor”? Uma vez que este pensamento toma conta do cliente, como podemos trabalhar para reverter esta situação? O que muitas companhias fazem é dar start num de projeto de Revitalização de Drogarias. Porem para podemos entender o que se consiste esta tal chamada revitalização antes precisamos entender o que é revitalizar e os conceitos essências de gerenciamento de projetos que guiaram este projeto ao seu sucesso.
Entendemos como revitalização por definição como sendo a “ação de atribuir nova vida a algo ou a alguém; processo de dar vigor, energia” e neste projeto é este exatamente o objetivo.
Ao longo deste post veremos as principais medidas a serem tomadas em um projeto de revitalização de drogarias com base nos conceitos de Gerenciamento de Projetos. Usaremos como exemplo destes conceitos a Drogaria Rosário, localizada no centro-oeste brasileiro.
Abordaremos os conceitos de planejamento, escopo, orçamento, cronograma, relação interpessoal e análise de riscos. Analisaremos os pontos focais deste tipo de projeto, como a restauração da imagem da companhia, seu faturamento, sua estrutura e seu abastecimento.

 

Projetos

Antes de entender gerenciamento de projetos, é necessário entender o que é um projeto.

Podemos entender um projeto como sendo um conjunto de ações pré-estipuladas a ser realizadas por um ou mais indivíduos a fim de alcançar um objetivo pré-estabelecido. Cada projeto, por mais possa possuir similaridades com outros projetos, é único e necessita de um fim. Entende-se que um projeto foi bem sucedido quando seus objetivos são alcançados e as partes interessadas envolvidas estão satisfeitas com os resultados.

 

Gerenciamento de Projetos

Acompanhando este raciocínio podemos entender que o Gerenciamento de Projetos, de acordo com PMI (2018), é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma efetiva e eficaz. Trata-se de uma competência estratégica para organizações, permitindo com que elas unam os resultados dos projetos com os objetivos do negócio e, assim, melhor competir em seus mercados.

Logo, o gerenciamento de projetos facilitará a condução dos projetos, auxiliando-os a alcançar seus objetivos com êxito. Uma empresa em funcionamento normal costuma possuir inúmeros projetos simultâneos e, sem um gerenciamento adequado, é certo que a eficácia destes projetos não será satisfatória.

Ao gerenciar projetos é necessário que todas as partes envolvidas dos projetos tenham conhecimento do andamento do mesmo, é preciso que os objetivos sejam explicitados de forma clara e que suas metas sejam tangíveis. Os custos destes projetos precisam ser alocados separadamente para que não haja confusão entre os custos de operação e os do projeto.

 

Revitalização de Drogarias

Entendemos como revitalização por definição como sendo a “ação de atribuir nova vida a algo ou a alguém; processo de dar vigor, energia” e neste projeto é este exatamente o objetivo.

Existem inúmeros motivos para a decadência de uma empresa, mas duas consequências que todas possuem é a queda de faturamento e a degradação da sua imagem, logo como peças num dominó estes problemas levam a perca de mercado, abastecimento insuficiente de insumos e eventualmente a falência.

O planejamento estratégico é crucial para o bom andamento do projeto, em especial um tão critico aonde qualquer falha pode levar a desestabilização do projeto que tem como finalidade salvar a empresa. Todas as partes envolvidas precisam ter perfeita noção do objetivo do projeto. É nele que definimos o escopo, orçamento, cronograma, riscos e metodologias.

A primeira etapa deste planejamento é definir um patamar a ser alcançado, “revitalizar” por si só é muito vago, quando saberemos que chegamos lá? É necessário que o projeto tenha um objetivo claro e um fim. Normalmente para estes objetivos é utilizado o faturamento de anos anteriores com alguns ajustes de mercado para auxiliar a definir aonde a empresa quer chegar em um determinado período de tempo.

Tendo esta meta traçada, é necessário definir o escopo do projeto. Neste escopo precisamos ter o cronograma, o orçamento, as partes envolvidas, a documentação, a metodologia, os ricos envolvidos assim como os planos de resposta e os custos orçados ao longo do tempo, um EAP nem sempre é feito, mas agrega muito ao planejamento e em muitos casos é o que faz a diferença. É necessário avaliar quais são os recursos internos e externos que serão necessários para o projeto, se as pessoas envolvidas trabalharão horário integral ou não.

Uma rede de drogarias pode possuir filiais em apenas um local ou vários, precisa-se avaliar o estado de todas as lojas existentes para concluir, junto a um estudo de mercado, quais são as lojas crucias para ações de recuperação, quais que atuam bem e quais podem ser fechadas.
Negociação com fornecedores é crucial para o sucesso do projeto, na maioria dos casos uma revitalização é uma ação posterior a uma aquisição da empresa em questão por outra de maior porte ou a entrada de novos investidores na companhia. Ambas as situações são acompanhadas de uma injeção de capital e este recurso é fundamental na hora de lidar com fornecedores, seja para quitar dividas, negociar pagamentos ou comprar insumos a um prazo favorável para a companhia. É através de negociações bem conduzidas que é possível sanar a falta de produtos das filiais.

Outro ponto importante é a estrutura da companhia, na análise das lojas previamente citada também obtém-se quais as filiais que demandam reformas e estas necessitam ser categorizadas por prioridade junto a um orçamento e plano de ação para cada uma. Uma loja reformada passa confiança para o consumidor, demonstra que a empresa esta de cara nova e pronta para voltar ao mercado.

Como todo projeto, existem riscos a serem previstos e planos de ação a serem estipulados caso estes riscos venham a acontecer. Em um projeto de revitalização alguns dos riscos mais comuns são; estouro do orçamento, adiantamento do cronograma, não aceitação do publico na nova gestão, ações da concorrência para desestabilizar as filiais, baixo faturamento e eventos sazonais desfavoráveis. Para cada risco é necessário um plano de ação atrelado a um custo e um levantamento dos recursos necessários.

Tendo um planejamento bem detalhado e estipulado, é necessário gerir este projeto para que o cronograma e o orçamento sejam respeitados, toda e qualquer alteração no escopo precisa ser documentada e acordada com todas as partes envolvidas. A negociação com fornecedores é uma preocupação constante e precisa ser gerida de perto, em especial as pessoas envolvidas neste processo. O faturamento e as despesas das filiais pedem relatórios diários para averiguar o desempenho das lojas junto ao que se espera delas.

 

O caso da Drogaria Rosário

 

Tomemos como exemplo o caso das Drogarias Rosário, localizada na região Centro-Oeste do Brasil, tendo seu foco no Distrito Federal.

Em 2015 a rede Rosário possuía um faturamento de R$ 650 milhões e era parte do grupo Brasil Pharma, porém ao longo de 2016 a situação da rede se agravou e no dia 26 de setembro de 2016 foi anunciada a venda das suas 150 filiais para a Profarma Distribuidora.

A Profarma Distribuidora é uma empresa de distribuição de produtos farmacêuticos com atuação no Brasil todo mas que também atua com redes de Varejo no Rio de Janeiro.

O objetivo principal era revitalizar a rede Rosário, na etapa do planejamento estratégico foi realizado um estudo das filiais com base na sua despesa, faturamento e localização para determinar quais lojas não estavam agregando o suficiente e quais necessitavam de reforma, estabelecendo uma lista de prioridades atreladas a um orçamento individual. Junto a isso foi realizado um estudo de falta nas filais para determinar quais os itens mais relevantes a serem abastecidos e quais fornecedores focar nas negociações.

O projeto de revitalização tinha como meta renovar a imagem da rede e reconquistar a confiança do publico, uma vez que sua imagem estava taxada como uma drogaria ineficiente.
O primeiro passo após o planejamento para a Profarma foi reabastecer as filiais. Com um projeto de logística bem estudado e acompanhado de um constante trabalho de previsão de demanda a Profarma utilizou da melhor forma o seu CD de distribuição localizado em GO para suprir a falta de produtos das filiais.

 

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Figura 1 – Evolução do NS da Rosário em 1 ano de aquisição / Fonte: o Autor (2018)

 

Podemos observar na Figura 1 o resultado deste esforço, uma melhora de 24% no atendimento das filiais ao longo de um ano de aquisição.

Simultaneamente neste período tivemos o fechamento de 45 filiais, dentre os motivos destes encerramentos podemos destacar; local de concorrência muito forte, despesas muito altas, má localização e lojas fora do perfil da região.

Com isso em Setembro de 2017 a Profarma havia fechado 30% do seu efetivo inicial, porém nas lojas que foram mantidas pudemos observar um aumento no faturamento. Aumento este que foi consequência do trabalho constante de reabastecimento, precificação competitiva, reforma visual de filiais, bom uso de marketing e evolução da confiança do publico na rede.

 

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Figura 2 – Evolução de venda dentre as filiais remanescentes. (Valores em Milhões) / Fonte: o Autor

 

Na Figura 2 podemos observar este aumento de venda da rede em um ano de aquisição, tivemos uma evolução de 57% no faturamento total e a média de venda por loja passou de 189 mil para 333 mil.

Como dito anteriormente, o sucesso de um projeto é medido pela satisfação das partes envolvidas. Não foi possível o acesso as metas estipuladas para a companhia, mas podemos observar que em um ano muito foi feito.

 

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Figura 3 – Antes e depois de uma reforma em uma filial da drogaria Rosário / Fonte: o Autor

 

Sendo assim entendemos nesta leitura que um projeto é um conjunto único de ações executadas por um grupo determinado de pessoas a fim de alcançar um objetivo em um determinado período de tempo, entendemos também que gerenciar projetos é não só acompanhar o andamento do projeto, mas também gerenciar pessoas, analisar riscos, definir escopos, cronogramas, orçamentos, planos de ação e saber utilizar da melhor maneiras as ferramentas disponíveis a fim de atender o objetivo do projeto.

Correlacionamos como esta gestão de projetos esta diretamente ligada a um projeto de revitalização de drogarias e evidenciamos os pontos principais, tais como a definição de um patamar a ser alcançado, o levantamento das filiais existentes, o estudo de mercado, a negociação com forneceres, a necessidades de obra das filiais atreladas a um orçamento com cronograma individual, as filiais que necessitavam encerrar suas atividades e os riscos deste projeto assim como os planos de ação para estes riscos.

Por fim evidenciamos como estes conceitos foram utilizados, ao longo de um ano, na Drogaria Rosário para alavancar a rede. Observamos o aumento no faturamento, assim como a melhora no abastecimento das filiais, a reforma de uma de suas maiores lojas e o fechamento de 45 filiais ao longo deste período.

Podemos concluir então que gerenciamento de projetos é uma prática agregadora de valor que vem se mostrando cada vez mais presente e necessária em nossa sociedade, especialmente quando falamos de revitalização de drogarias, um projeto sensível que requer um acompanhamento mítico e detalhado para que haja sucesso.

Para melhor entendimento da utilização do gerenciamento de projetos recomendo o livro GERENTE TAMBÉM É GENTE (BARCAUI, Andre B.) presente na bibliografia abaixo, uma excelente leitura.

 

Referências Bibliográficas

BARCAUI, Andre B. GERENTE TAMBÉM É GENTE…: Um romance sobre Gerência de Projetos. Brasport, 2006.

ESTADÃO. Economia e Negócios. Disponível em: <http://economia.estadao.com.br/noticias/negocios,com-venda-da-rosario-btg-da-novo-passo-em-desmonte-da-brasil-pharma,10000078398&gt;. Acesso em 22 fev 2018

Globo. Economia Negócios. Disponível em: <http://g1.globo.com/economia/negocios/noticia/2016/09/profarma-anuncia-compra-da-drogaria-rosario-por-r-173-milhoes.html&gt;. Acesso em 22 fev 2018.

PMI. O que é gerenciamento de projetos?. Disponível em: <vhttps://brasil.pmi.org/brazil/AboutUs/WhatIsProjectManagement.aspx>. Acesso em 21 fev 2018.

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