Os projetos são, por sua natureza, realizados de forma singular para criar produtos, serviços e outras soluções que, por sua vez, também são singulares.

Então, se o projeto é único, por que devo registrar e consultar as lições aprendidas?

Cada tipo de projeto requer um tratamento singularizado no que refere-se ao seu gerenciamento. Segundo Maximiano (2002 p. 26), projeto é um empreendimento temporário ou uma sequência de atividades com começo, meio e fim planejados e tem por finalidade fornecer um produto singular dentro das limitações orçamentárias. Por isso quanto mais complexo o projeto for, maiores serão as incertezas e maior será o nível de riscos envolvidos.

 

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Figura 1 – Matriz de avaliação da complexidade do projeto / Fonte: Lewis (2000)

 

Mas há uma ferramenta que pode ser uma ótima aliada na diminuição das incertezas do projeto, as lições aprendidas. Segundo o PMI (2017), lições aprendidas são conhecimentos adquiridos durante a realização do projeto, que podem ser identificadas em qualquer fase do mesmo.

Neste post serão abordados alguns bons motivos para adquirir o hábito de fazer o registro das lições aprendidas e utilizar essa ferramenta de forma a agregar valor ao projeto atual, projetos futuros, à organização e às partes interessadas (FERENHOF; FORCELLINI; VARVAKIS, 2013).

Infelizmente o registro de lições aprendidas ainda é uma ferramenta pouco utilizada nas organizações, pois  a preocupação de entregar os projetos dentro do prazo e custo faz com que os gestores a classifiquem como “menos importante” e deixem de registrá-la. Porém, toda e qualquer ação implementada em um projeto (boa ou ruim), podem gerar lições e contribuir ricamente para o conhecimento de toda a equipe.

 

A seguir serão destacados os motivos para o incentivo da gestão de lições aprendidas em projetos:

 

Evitar erros do passado – é conhecido por qualquer profissional da área que a correta documentação das lições aprendidas auxilia para que a empresa não cometa as mesmas falhas do passado ou então possa repetir seus acertos (Project Builder).

Com a documentação adequada, os gestores podem detectar os motivos fundamentais dos sucessos e fracassos em todos os projetos, aumentando a probabilidade de que a empresa entregue os próximos projetos no prazo combinado, dentro do orçamento e ajustado com os requisitos.

 

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Figura 2 – Conhecimento / Fonte: http://www.mundodeprojetos.com.br/artigos/licoes-aprendidas-tornando-os-aprendizados-de-seus-projetos-imortais

 

Prevenir riscos diagnosticados em outras situações – todos os projetos possuem elementos em comum que devem ser apontados na fase de documentação. Agindo dessa forma, ainda que não consiga descartar todos os riscos em um novo projeto, a empresa poderá ao menos diminuí-los ou saber como contorná-los com a devida antecedência (Project Builder).

Gestão do conhecimento baseada na construção de um consenso sobre práticas gerais – muitos projetos passam por momentos complexos em que a decisão de como proceder envolve discussões e divergência entre clientes, patrocinadores, gestores e equipe (Project Builder).

Após concluir um projeto ou uma etapa do mesmo, verifica-se então o efeito da decisão tomada e, quando a lição aprendida é documentada, cria-se uma concordância sobre qual caminho era o melhor a ser seguido, evitando que a organização se esforce no futuro para encontrar as soluções para os mesmos problemas.

Aumentar as habilidades dos gerentes de projeto – as soluções de gerenciamento de projeto também funcionam como verdadeiras ferramentas para gerir o conhecimento. As lições aprendidas, especialmente, servem para que, seja qual for o gestor da organização, seja capaz a qualquer momento, de estudar como os projetos já encerrados ou em andamento encontraram soluções para as dificuldades encontradas e apliquem isso diariamente (Project Builder).

Isso gera muitos benefícios, como economia de tempo e esforço da organização e melhorias no desenvolvimento profissional dos gerentes.

 

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Figura 3 – Habilidades do Gerente de projetos / Fonte: https://www.projectbuilder.com.br/blog/as-7-habilidades-essenciais-do-gerente-de-projetos/

 

Num primeiro projeto a utilizar a ferramenta, é provável que haja um custo elevado na criação do Banco de Conhecimento com Lições aprendidas, porém logo haverá um contrabalanceamento quando a mesma falha não ocorrer em outro projeto. E com o passar do tempo será percebido que os processos serão melhor executados no projeto, e o número de lições aprendidas diminuirá.

A forma de registrar as Lições Aprendidas muda muito entre os projetos e empresas, processos mais formais outros nem tanto, mas segue uma importante Lição Aprendida sobre Lições Aprendidas: A forma de registro deve ser simples, apontando a atividade, a situação, as ações corretivas e preventivas.

Conhecer quais condutas, tratamentos e métodos deram certo – e também errado – não apenas de acordo com sua concepção, mas também, de acordo com o olhar das principais partes interessadas, também é essencial para desenvolver uma abordagem profissional de gestão de projetos com foco na melhoria contínua.

É fato que a documentação das lições aprendidas é muito importante, gera benefícios para a organização como um todo e que o líder do projeto possui a responsabilidade de incentivar e definir a melhor forma de gerenciá-las.

Para obter maiores ganhos para a organização e o para o gerente de projetos, agregando valor a ambos, é necessário que o procedimento de gerar lições aprendidas seja feito ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Levando em consideração que as ações que obtiveram sucesso podem ser repetidas e que as ações que fracassaram devem ser evitadas (FERENHOF; FORCELLINI; VARVAKIS, 2013).

 

Referências Bibliográficas

Project Builder. A IMPORTÂNCIA DE DOCUMENTAR AS LIÇÕES APRENDIDAS NO PROJETO. Disponível em: <https://www.projectbuilder.com.br/blog-pb/entry/blog-gestao-de-projetos/a-importancia-de-documentar-as-licoes-aprendidas-no-projeto&gt;. Acesso em: 05 mar. 2018.

FERENHOF, H. A.; FORCELLINI, F. A. & VARVAKIS, G. LIÇÕES APRENDIDAS: AGREGANDO VALOR AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS. Disponível em: <http://revistagep.org/ojs/index.php/gep/article/download/172/pdf_1&gt;. Acesso em: 05 mar. 2018.

LEWIS, J.P. Como Gerenciar Projetos com Eficácia. 5. ed. – Rio de Janeiro: Editora Campus, 2000

MAXIMIANO, A. C. A. Administração de Projetos: como transformar idéias em resultados. 2. ed. – São Paulo: Atlas, 2002.
PMI – Project Management Institute. UM GUIA do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®). 6. ed. – Pensilvânia, USA: 2017.
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