Você conhece a metodologia de gerenciamento de projetos que pode te ajudar a construir um carro, criar softwares, salvar sua festa de casamento, reformar sua casa e até mesmo escrever um livro?

 

Nesse post iremos falar sobre as metodologias ágeis de gerenciamento de projetos que estão mudando o mundo e que podem ser utilizadas em seus projetos pessoais, em empresas gigantes como Apple, Facebook, Google, e até mesmo em startups e pequenas empresas.

 

Como funciona o gerenciamento de projetos na área de TI

Hoje em dia a tecnologia está conosco a todo o momento, em nossos bolsos, nossos ouvidos e até mesmo dentro do nosso corpo (biotecnologia) . O avanço tecnológico se desenvolve cada vez mais rápido. O que ontem era uma novidade, amanhã já está ultrapassado e o principal responsável por isso, são os projetos.

Hoje vemos aplicativos que foram desenvolvidos inteiramente a base de projetos, sendo inteiramente redesenhados e otimizados, ganhando assim, novas funcionalidades. Sistemas em empresas sendo implementados através de projetos. O mundo está girando e inovando, e cada vez mais o gerenciamento de projetos é o responsável por essa mudança.

O gerenciamento de projetos na área da Tecnologia da informação inclui projetos de desenvolvimento de softwares, melhoria de rede, instalação de hardwares, gerenciamento de dados, computação na nuvem, análise de negócio e implementação de serviços de TI, entre outros.

Desafios da área de TI

O principal desafio da área de TI ultimamente é a rápida mudança tecnológica e disruptiva, que ocasiona riscos nos projetos, tais como, mudanças de escopo por tecnologia ultrapassada, incompatibilidade entre hardware e software, etc. Um desafio muito comum nessa área, é a falha de comunicação entre os envolvidos, já que projetos podem acontecer remotamente.

Em empresas, a primeira implementação de um sistema pode ser um fator crucial para sua sobrevivência, tanto em questões competitivas como em financeiras, já que normalmente é muito caro implementar um sistema. Uma nova tecnologia na organização, mesmo que já aplicada em outras, sempre haverá o risco de ocorrer falhas.

Metodologias ágeis

WhatsApp Image 2018-03-17 at 15.30.36

Figura 1- Metodologias ágeis – Fonte: http://isagayno.com/wp-content/uploads/2017/06/aGILIDADE.png

“Ágil” se refere a um conjunto de “métodos e práticas baseadas nos valores e princípio expressos no Manifesto Ágil (Agile Manifest)”, o que inclui coisas como colaboração, auto-organização, e equipes interdisciplinares.

Uma boa analogia para entendermos o que é metodologia ágil, poderia ser a diferença entre uma receita e uma dieta. Um dieta vegetariana é um conjunto de métodos e práticas baseadas em princípios e valores. Uma receita de taco de grão de bico seria uma “estrutura metodológica”, um conjunto de instruções que você pode usar para implementar sua dieta vegetariana.

É semelhante à relação entre Ágil (a dieta) e Scrum (a receita que você segue).

Ágil nasceu das técnicas utilizadas por inovadoras empresas japonesas nos anos 70 e 80 (empresas como Toyota, Fuji e Honda).

O gerenciamento de projeto ágil reduz a complexidade. Logo, quebra os ciclos de construção de requerimentos, a construção do produto e testes de todo o projeto. Evitando meses de duração, e assim passando para ciclos de duas a quatro semanas, nas quais são entregues pedaços funcionais do produto, acompanhados com todos os requerimentos, a construção e os testes já feitos, em seguida os unindo para a construção do projeto final. Isso torna o projeto mais simples e mais rápido.

Como diria a famosa frase de Julio Cesar:

divide et impera” 

Dividir e imperar, filosofia essa, que podemos aplicar em nossos projetos.

Ferramentas ou Estruturas metodológicas ou “Receitas”

Irei falar de um “receita” que faz parte de “dieta” das metodologias ágeis. Irei falar do modelo Scrum.

1- Scrum

O Scrum é um framework para organizar e gerenciar trabalhos complexos, tal como projetos de desenvolvimento de software. Para melhor entender este conceito, imagine que o framework seja como a fundação e as paredes de um edifício. Os valores do Scrum, princípios e práticas  seriam os principais componentes estruturais. Você não pode ignorar ou mudar fundamentalmente um valor, princípio ou prática sem o risco de colapso. O que você pode fazer, porém, é personalizar o interior da estrutura do Scrum, acrescentando artefatos e recursos até que você tenha e um processo que funciona para a sua empresa.

A estrutura básica do Scrum é a seguinte:

WhatsApp Image 2018-03-17 at 15.30.40

Figura 2 – Praticas Scrum – Fonte: https://i0.wp.com/www.mindmaster.com.br/wp-content/uploads/2014/06/Pr%C3%A1ticas-do-Scrum.png?w=971

Papéis fundamentais

WhatsApp Image 2018-03-17 at 15.30.38

Figura 3 – Scrum Team – Fonte: https://i2.wp.com/www.mindmaster.com.br/wp-content/uploads/2014/06/Papeis-Scrum.png?w=387

No processo de desenvolvimento do projeto, podem haver um ou mais equipes Scrum, cada um composta por:

  • Product Owner: é o ponto central com poderes de liderança sobre o produto. É responsabilidade dele manter e comunicar a todos os outros participantes uma visão clara do que a equipe Scrum está buscando alcançar no projeto. Para garantir que a equipe construa rapidamente o que o Product Owner precisa, ele deve colaborar ativamente com o ScrumMaster equipe de desenvolvimento.
  • Scrum Master: O Scrum Master é responsável por ajudar a todos os envolvidos a entender e abraçar os valores, princípios e práticas do Scrum. O ScrumMaster também tem um papel de facilitador.  Ele deve ajudar a equipe a resolver problemas e fazer melhorias no uso do Scrum. Ele também é responsável por proteger a equipe contra interferências externas e assume um papel de liderança na remoção de impedimentos que podem atrapalhar a produtividade. Ele ache como um coach
  • Time de Desenvovilmento: No desenvolvimento tradicional de software são abordados vários tipos de trabalho, tais como: arquiteto, programador, testador, administrador de banco de dados, Designer, e assim por diante. No Scrum é definido o papel do Time de Desenvolvimento, que é simplesmente a junção de todas essas pessoas em uma equipe multidisciplinar, e que são responsáveis pela concepção, construção e testes do produto.
  • Atividades e Artefatos Principais

WhatsApp Image 2018-03-17 at 15.30.41

Figura 4 – Principais ciclos do Scrum – Fonte: https://i2.wp.com/www.mindmaster.com.br/wp-content/uploads/2014/06/Scrum-Process1.png?w=640

Product Owner tem uma visão do que ele quer criar (o grande cubo na imagem). Como o o cubo pode ser grande, por meio de uma atividade chamada Grooming, ele é dividido em um conjunto de funcionalidades que são compilados em uma única lista priorizada chamado de Product Backlog.

Então é feito a primeira reunião de Planejamento de Sprint, para definir o Sprint Backlogque contém todo o trabalho que será executado durante o Sprint.

Sprint tem duração média de 2 a 4 semanas e são feitas reuniões diárias de acompanhamento (Daily Scrum) do trabalho.

No Scrum, o trabalho é realizado em iterações ou ciclos de até um mês de calendário chamado de Sprints.

WhatsApp Image 2018-03-17 at 15.30.37

Figura 5 – Duração dos Sprints – Fonte: https://i2.wp.com/www.mindmaster.com.br/wp-content/uploads/2014/06/Sprints.png?w=963

O trabalho realizado em cada sprint deve criar algo de valor tangível para o cliente ou usuário. Sprints são timeboxed (duração fixa) para que tenham sempre um início e fim data fixa, e, geralmente, todos eles devem estar com a mesma duração.

Pondo o Scrum na prática

O Scrum é muito usado na área de TI para desenvolvimento de Softwares, porém, planejar um casamento é uma forma de utilizar o Scrum, e serve como exemplo de como ele pode ser usado para diversos outros tipos de projetos.

Para começar o projeto de planejar um casamento usando as metodologias do Scrum temos primeiro que decidir quem irá ser o Scrum Master e o Project Owner.

Nesse projeto as responsabilidades do Scrum Master vão ser de certificar-se o acontecimento de todas as reuniões de Backlog, garantir que os Sprints estejam ocorrendo no tempo proposto e remover os obstáculos para que eles atinjam seus objetivos. Ele tem que ser capaz de motivar e ajudar as pessoas a se manterem no trilho, um ótimo ouvinte e facilitador de conversas que possam sair do controle.

Vamos dizer que o Scrum Master escolhido para organizar a festa de casamento foi Maria, uma tia próxima da noiva, capaz de administrar possíveis conflitos. Também precisamos identificar quem vai ser o Product Owner. Nesse projeto é simples, o Product Owner é o casal que irá se casar, as responsabilidades deles serão de criar e gerenciar o Backlog do casamento, desenvolver uma lista de prioridades para cada reunião de planejamento e fazer decisões difíceis, sobre o orçamento e a utilização do tempo. O casal tem que ter uma visão clara de como querem que seja a festa e a habilidade de compartilhar essa visão com os envolvidos, entender e considerar opiniões de outras pessoas e ser capaz de fazer decisões sobre priorização e limites por orçamento.

Agora que foi decidido quem será o Product Owner e o Scrum Master, será realizada a primeira reunião de planejamento para ser decidido o que irá ser feito nos Sprints. A periodicidade dos Sprints pode depender de quando o projeto vai acontecer. Se o casamento for em 18 meses, Sprints de um mês podem ser o suficiente, e diminuindo assim conforme for chegando o dia do casamento, como na figura abaixo:

WhatsApp Image 2018-03-17 at 15.48.39

Figura 6- Calendários de Sprint – Fonte: https://static1.squarespace.com/static/5409ed8ce4b0bf848354b8b6/t/54b2d2b8e4b0306271349574/1421005497026/?format=750w

Agora será feita a primeira reunião de planejamento, nessa reunião é obrigatória a presença do Product Owner, do Scrum Master e da equipe de desenvolvimento, que no caso podem ser fornecedores que estão ajudando no casamento, como a empresa do salão de festas, empresa do buffet, parentes que ajudarão na organização, etc.

Na reunião, o Product Owner é responsável por trazer a lista de tarefas mais importantes e o que é para ser feito no próximo Sprint. Levantado as tarefas, todos podem discutir se as atividades podem ou não serem concluídas no Sprint.

Depois de acordar o que será feito, o Sprint começa e as atividades passam a ser realizadas. Para controlar essas atividades podem ser usadas diversas ferramentas de gerenciamento de projeto, mas a mais simples é exposição de um quadro com três colunas. Uma coluna para “A fazer”, outra para “Fazendo” e outra de “Concluído”, escreva em post-it as atividades que estavam na lista da reunião de planejamento e vá trocando de coluna de acordo com o status de cada atividade. Isso irá fazer que você consiga ter controle do que esta acontecendo no Sprint.

Na lista de tarefas estarão atividades como “Degustação de bolo”, “Visitação a salões de festas”, “Degustação do buffet”, “Escolha das flores”, “Experimentar roupas”,…

Quando o primeiro Sprint estiver finalizado, terá outra reunião de planejamento para ver e avaliar o que foi feito nesse período. Nesse encontro as atividades que não foram feitas serão revisadas e entendidas as causas para demora ou não conclusão, e será decidido quais serão as próximas tarefas para o próximo Sprint. Assim, com base nas atividades antes feitas, os envolvidos terão mais sensibilidade de tempo para cada tarefa seguinte. Será feita uma retrospectiva, e os envolvidos irão compartilhar como fizeram cada atividade, dando opiniões do que mudar na próxima vez e o que pode ser implementado. Melhorias que podem ser descobertas através da retrospectiva:

  • Usar uma ferramenta online para gerenciar as atividades, ao invés de post-it.
  • Um acordo para fazer mais no próximo Sprint
  • Começar um verificação diária de atividades

Depois de finalizado, começamos mais um Sprint, e mais um e mais um… até o dia do tão esperado casamento.

Conclusão

Existem diversas outras metodologias ágeis, como XP, DSDM, Lean, etc. Cada uma delas tem um objetivo específico para o tipo de projeto. Cabe a você identificar qual é a mais adequada para a implementação em sua empresa.

Vimos nesse artigo a estrutura do Scrum, e como podemos usá-lo em diversos tipos de projeto, até mesmo em um casamento. Sua estrutura pode ser usada em qualquer área de uma organização, basta compreender suas fundações metodológicas.

Bibliografia

OpServices – Gerenciamento de TI & Dashboards em tempo real, 2018. Disponível em: <https://www.opservices.com.br/gestao-de-projetos-de-ti-eficiente/>. Acesso em: 17 mar. 2018.

Aranha, F. (2018) – Gerenciamento de Projetos em TI: qual a sua importância?. Disponível em: <https://sitecampus.com.br/gerenciamento-de-projetos-em-ti-saiba-qual-a-sua-importancia/>. Acesso em: 17 mar. 2018.

Builder, P. (2018). Gestão de projetos: Ágil ou tradicional? Entenda as diferenças. Blog PB – Tudo sobre Gestão de Projetos. Disponível em: <https://www.projectbuilder.com.br/blog/gestao-de-projetos-agil-ou-tradicional-entenda-as-diferencas/>. Acesso em: 17 mar. 2018.

MindMaster Treinamentos. (2018). Scrum: A Metodologia Ágil Explicada de Forma Definitiva.. Disponível em: <http://www.mindmaster.com.br/scrum/>. Acesso em: 17 mar. 2018.

Littlefield, A. (2018). Guia da Metodologia Ágil e Scrum para iniciantes. Disponível em: <http://br.blog.trello.com/scrum-metodologia-agil/ >. Acesso em: 17 mar. 2018.

Desenvolvimento Ágil. (2018). Desenvolvimento Ágil. Disponível em: <http://www.desenvolvimentoagil.com.br/scrum/>. Acesso em: 17 mar. 2018.

Scrum Your Wedding. (2018) Disponível em: <http://www.scrumyourwedding.com/>. Acesso em: 17 mar. 2018.

Anúncios