Você acha que planejar um negócio é fácil ? Esta tarefa demanda um grande envolvimento por parte dos interessados, e pode ser mais complicado do que se imagina se não houver um planejamento eficaz e de uma certa organização neste projeto. Vem comigo !

 

O que pode ser considerado um projeto ?29

Sabemos que com as dificuldades que enfrentamos em nosso país, abrir um negócio e ser empreendedor fica cada vez mais difícil, e que a busca para facilitar o nosso caminho é sempre bem vinda de forma a agregar e enriquecer o projeto. É ai que o gerenciamento de projeto entra.

O post abordará o conceito de projeto visando o entendimento do mesmo em um viés empreendedor. Podendo assim, assimilar e entender os projetos contidos na abertura e/ou planejamento de um novo negócio.

O gerenciamento de projetos é “o planejamento, programação e controle das
atividades do projeto para atingir os objetivos do projeto” (BRUZZI, 2002). Esse autor propõe uma divisão das fases de um projeto em forma de processos, que podem inclusive se sobrepor, desde a sua criação (ou definição) até a sua finalização (ou encerramento), passando pelas fases de planejamento, execução e controle.

1 – Quais as características para considerar algo um projeto?

Segundo AvellareDuarte, de forma mais sucinta e simples possível de se explicar, um projeto é definido pelas seguintes características:

  • Temporário: Tem início e fim pré determinados
  • Duração e Recursos Limitados
  • Sequência de atividade relacionadas

A realização de cada projeto pode ser aferida e acompanhada através de métodos e ferramentas específicos, que verificam a duração, os custos, o desempenho da equipe, a aderência do produto aos objetivos.

1.1 – E como é o ciclo de vida de um projeto?

A Project Builder, empresa de gestão de projetos, separa o gerenciamento em 5 partes, são elas:

Iniciação

Nessa primeira fase, deve-se tomar ciência de todas as informações essenciais, ou seja, equipe e gestor devem conhecer as restrições de qualidade, de tempo e de custo que afetam a realização do projeto. Lembrando que, durante a iniciação, é importante não só saber como também registrar essas premissas e limitações, combinado?

A preocupação deve recair, sobretudo, no entendimento macro, com o gestor buscando conhecer as influências que interferem de um modo geral — e de modo aplicado — no sucesso do projeto. Um bom exemplo de documento que se usa nessa fase é o termo de abertura.

Planejamento

Antes de se partir para o planejamento, deve haver consentimento da organização sobre os esforços que serão empregados para a realização do projeto, concordando que gerarão bons resultados. Dada a autorização, inicia-se o planejamento. Por isso, nessa fase há um nível de detalhamento muito maior, ao contrário da visão geral que satisfaz a iniciação.

O objetivo aqui é estruturar um plano consistente que leve o programa ao sucesso. Os documentos que contemplam essa fase são a Estrutura Analítica de Projeto (EAP), o cronograma da proposta, o plano de gerenciamento de riscos, outro de comunicações, mais um de qualidade e assim por diante.

Execução

Durante a fase de execução, a atenção passa a estar voltada para o exercício do que foi planejado. O intuito é, portanto, realizar as atividades da melhor forma possível, de acordo com o que foi estimado no plano.

É comum que nessa fase ocorram mudanças, como solicitações de alteração no escopo (tanto do ponto de vista do cliente como da organização que realiza o projeto), mas se foi feito um bom planejamento não há com o que se preocupar.

Guarde o seguinte: a palavra-chave da execução é qualidade! Por isso, o gerente de projetos precisar se atentar não só para seguir os processos, mas para melhorar continuamente, atendendo aos padrões acordados.

Monitoramento e controle

O monitoramento e o controle ocorrem paralelamente à execução, constituindo-se na forma de garantir que o que está sendo feito é compatível com o planejado. Nesse momento, ocorre a validação dos avanços. Assim, dependendo do progresso de determinada atividade, um desvio qualquer pode requerer uma intervenção, por exemplo.

No entanto, apesar de ocorrerem concomitantemente com a execução, o monitoramento e o controle partem da premissa de que indicadores já foram determinados e que metas foram devidamente estabelecidas na fase de planejamento. Ou seja, essa etapa lida apenas com a aferição do desempenho e do progresso em contraste com o plano.

Encerramento

Engana-se quem pensa que o fato de o projeto estar concluído resulta na eliminação de esforços de gerenciamento. Muito pelo contrário, na finalização surgem etapas que devem ser realizadas com o objetivo de oficializar a conclusão da pauta e agregar informações relevantes para empreendimentos futuros.

2 – Gerenciamento do projeto na abertura de um negócio?

Um bom gerenciamento de projetos é vital para o sucesso de qualquer empreendimento. Afinal, mesmo as melhores ideias — mesmo quando orquestradas pelos mais capacitados profissionais — podem fracassar caso não haja um gerenciamento de projeto realizado de maneira minuciosa e articulada.

Por mais que já tenhamos visto que uma das características de um projeto é ter um início e término pré definidos, é claro que quando se pensa em abrir um negócio, não se pensa no término dele, mas no que se refere ao planejamento deste empreendimento, há de certa forma um início e fim, e então, o começo da operação.

WhatsApp Image 2018-03-22 at 02.26.19

Figura 2 – Liderança do Gerente de Projetos / Fonte: http://www.diegomacedo.com.br/2011/12/17?print=print-page

E para que o negócio obtenha sucesso, é fundamental que o gestor desse projeto, que é a parte mais interessada no processo, tenha total habilidade e conhecimento no decorrer desta operação, sejam elas ocorridas de forma sequencial,

3 – Escopo

É claro que no tema abordado neste post, a definição de um escopo foge, um pouco, do trivial utilizado para a maioria dos projetos. Digo isso, porque há algumas perguntas e pesquisas que devem ser feitas no ínterim de definição deste escopo. São elas:

  • Pesquisa de Mercado
  • Público Alvo
  • Levantamento de Custos
  • Estudo de Concorrentes

Essas são algumas das pesquisas e perguntas que são necessárias para a definição do escopo deste projeto em particular.

WhatsApp Image 2018-03-22 at 02.26.21

Figura 3 – Gerenciamento do Escopo do Projeto / Fonte: http://www.diegomacedo.com.br/gerenciamento-do-escopo-do-projeto-pmbok-5a-ed/

Segundo o PMBOK 5ºed., neste processo, cria-se um plano de gerenciamento do projeto que documenta como tal escopo será definido, validado e controlado. Irá fornecer orientações e instruções sobre como o escopo será gerenciado durante o projeto.

O documento gerado, o plano de gerenciamento do escopo, é um dos componentes do plano de gerenciamento do projeto ou do programa, levando-se em consideração como o escopo será definido, desenvolvido, monitorado, controlado e verificado.

4 – Gestão do Negócio

Com o escopo feito, planejamento em ação, está na hora de gerir seu projeto, ou melhor no caso, seu negócio. De acordo com Marco Antônio, business coaching da ActionCOACH – empresa de business coaching para pequenas e médias empresas e primeira franquia de coaching no Brasil, há 5 dicas de gestão que auxiliam os empreendedores nesta missão tão difícil, que é gerir um negocio. São eles:

1- Conheça seus números
Ter uma boa gestão financeira é o primeiro passo para garantir que a empresa seja bem sucedida. Conte com demonstrativos de resultados para acompanhar a situação das contas da empresa. Afinal, o dinheiro é fundamental para que o negócio evolua e ter finanças saudáveis é importante para obter o tão sonhado lucro e não adquirir as temidas dívidas. Por isso, acompanhe constantemente os números e se possível conte com um profissional qualificado para cuidar das finanças.

2 – Ter relatórios de avaliação
Informações documentadas sobre a empresa ajudam a entender o que deu errado no passado e planejar os próximos passos. Quanto mais dados existem sobre o negócio se torna mais fácil alcançar o tão desejado sucesso. E esta é a função dos relatórios de avaliação. Estes documentos auxiliam na mensuração do desempenho dos processos e servem como apoio para a tomada de decisão. Vale lembrar que as metodologias estão em constante evolução e os relatórios de avaliação ajudam a embasar as mudanças, por isso, precisam ser bem definidos e acompanhados sistematicamente. É preciso avaliar com cautela aquilo que realmente é relevante para a organização.

3 – Ter uma liderança forte
Todo o empresário precisa ser antes de tudo um bom líder. Além de todas as habilidades administrativas e de ter conhecimento do negócio, é imprescindível ter a capacidade de conduzir a equipe. Mas não é necessário se desesperar. Nem todos nascem prontos. Sempre é possível desenvolver e aprimorar competências técnicas e comportamentais. Afinal, nenhum empresário nasce bem sucedido, e sim alcança o sucesso. Tornar-se um bom líder também é uma busca constante e diária. Procure se aprimorar constantemente.

4 – Saber reconhecer entre seus colaboradores quais podem exercer melhores funções
Conhecer os funcionários é fundamental. Daí a importância do dialogo dentro de uma empresa entre os profissionais de todas as hierarquias. Apenas desta forma é possível colocá-los em situações e funções para as quais estão mais bem preparados. O empresário (líder) deve entender quais são os talentos especiais de cada um e suas reais habilidades e fazer com que tenham a melhor função dentro da organização. Desta forma, é possível contar com pessoas engajadas e motivadas.

5 – Ter regras bem definidas
Esta é a minha última dica, mas é por aí que tudo começa. Existem empresas que sucumbem exatamente porque não definem as regras. Muitas vezes não há nada de errado com as outras áreas, mas faltam as normas, que são essenciais e garantem a qualidade nos relacionamentos e na conduta de todos. E sem estes princípios, as estratégias vão sendo minadas aos poucos. As pessoas precisam saber o que podem ou não fazer e como agir em determinadas situações. A ausência desses valores e condutas que pode acabar com qualquer organização. Vale lembrar que os valores de uma empresa não podem ser definidos a esmo. Por isso, deve-se considerar contar com o auxílio de um profissional.

WhatsApp Image 2018-03-22 at 02.26.22

Figura 3 – Sucesso no Projeto / Fonte: https://www.ricardoanselmo.com/negocio-de-sucesso-tenha-o-seu/

O projeto do negócio

Como podemos ver, não há uma grande diferença entre a gestão e planejamento de um novo negócio com o gerenciamento de um projeto. O que diferencia um do outro são as perguntas e pesquisas feitas em diferentes etapas do processo. No final, com as atividades sequenciadas e feitas de forma correta, facilita a obtenção de sucesso não só do gerenciamento do projeto, como na gestão do negócio.

 

Referências Bibliográficas

ANEGEPE. A Relação entre o Gerenciamento de Projetos e o Empreendedorismo Corporativo Disponível em: <http://www.anegepe.org.br/edicoesanteriores/saopaulo/266_trabalho.pdf&gt; Acesso em: 29 mar 2018

ANTONIO, M. O que o empresário deve saber para gerir os negócios Disponível em: <http://empreendedor.com.br/artigos/o-que-o-empresario-deve-saber-para-gerir-os-negocios/&gt; Acesso em: 21 mar 2018.

BUILDER, Project O que é gestão de projetos e para que serve ? Disponível em: <https://www.projectbuilder.com.br/blog/o-que-e-gestao-de-projetos-e-para-que-serve/&gt; Acesso em: 21 mar 2018.

DUARTE, A. Definição de Projeto Disponível em: <http://www.avellareduarte.com.br/contextos/definicao-de-projeto-2/&gt; Acesso em: 21 mar 2018.

MACEDO, D. Gerenciamento do Escopo do Projeto Disponível em: <http://www.diegomacedo.com.br/gerenciamento-do-escopo-do-projeto-pmbok-5a-ed/&gt; Acesso em: 29 mar 2018

Anúncios