Como ferramentas da qualidade podem ser utilizadas para o gerenciamento de um projeto

Quando paramos para pensar a importância que a qualidade tem em nossas vidas nos damos conta de que viver sem ela é impossível. Prova disso é só pensar em um produto ou um serviço de má qualidade que infelizmente todos nós já tivemos alguma experiencia e da frustração que veio junto. Para facilitar a gestão dessa qualidade, algumas ferramentas podem ser usadas para a gestão de qualquer projeto.

Projetos são uma parte fundamental de qualquer empresa, o gerente de projeto e sua equipe são sempre muito cobrados e exigidos, prazos devem ser seguidos, custos não podem ser estourados, entre outras questões importantes para a manutenção do projeto. Com a quantidade de coisas para se pensar quando estamos gerenciando,  podemos deixar em segundo plano,  um dos aspectos mais importantes de um projeto, a qualidade.

Alcançar a qualidade nem sempre é fácil porém é, indiscutivelmente, um fator de extrema importância em qualquer projeto. Nada se mantém muito tempo sem qualidade e atualmente com a quantidade de informação que é oferecida fica cada vez mais difícil oferecer ou vender um serviço/produto que é de conhecimento geral que não funciona e está com inúmeros defeitos.

Sem qualidade nada se mantém, ainda mais um projeto de sucesso e quando falamos em qualidade existem ferramentas que podemos utilizar que nos ajudam muito e que são muito utilizadas. Elas nos  auxiliam a identificar problemas no projeto, a priorizar problemas e a identificar a causa raiz. A busca da qualidade é constante e qualquer projeto está suscetível a problemas, o que não impede uma boa administração dos mesmos e a sua solução de maneira rápida e eficiente.

Neste post vamos ver o conceito de qualidade e como ela é importante para um projeto, além de mostrar alguns exemplos de ferramentas muito importantes para uma boa  gestão de projeto.

• Conceitos de qualidade

Nunca ouvimos falar tanto de qualidade como nos dias de hoje, qualidade de vida, qualidade de serviços e qualidade do ar são apenas alguns exemplos de como a qualidade é uma realidade e está presente no cotidiano de todos. No trabalho buscamos sempre a execução de uma tarefa com qualidade, nos estudos a qualidade é essencial para um futuro de sucesso e no gerenciamento de projetos a qualidade se faz cada vez mais essencial para a redução de erros, para a redução de alterações no escopo de um projeto e na execução de um projeto limpo e seguro (Maiczuk,2013).

O conceito de qualidade evoluiu e ao longo do tempo se adequou aos negócios e a intensificação da concorrência obrigou as organizações a gerarem uma constante procura pela melhoria contínua de seus produtos e serviços. A qualidade é necessária para um posicionamento estratégico da empresa, para a busca da satisfação não só do cliente, mas de todos seus públicos. No gerenciamento de um projeto a qualidade deve estar presente em todos os momentos, começando pelo escopo, a venda e a garantia de execução de um projeto.

• Como a qualidade é importante para um projeto

Os projetos são muito importantes  para coordenar e gerenciar mudanças em uma empresa . Os envolvidos no projeto precisam pensar no prazo, nos custos, no atendimento de expectativas de clientes e por muitas vezes a qualidade é esquecida, ou deixada um pouco de lado. Porém quanto maior for nosso foco na qualidade menor será a probabilidade de problemas no decorrer do projeto.  O gerenciamento da qualidade é considerado um conhecimento base para um bom gerenciamento de projeto, algumas características que eles tem em comum são a satisfação do cliente e a melhoria continua (Santos, 2015).

Quando um projeto é definido pelo PMI (Project Management Institute) como um esforço temporário para criar um produto ou serviço únicos podendo ser tangível ou intangível a qualidade não deve ser mais um item do projeto, ela ser incorporada de forma orgânica a esse projeto, como se ao realizar um projeto sem o máximo esforço para uma alta qualidade não fosse possível. O risco de da má qualidade é muito grande e perigoso para uma empresa. Além do tempo, dinheiro, mão de obra utilizada para consertar falhas no projeto o custo de prevenção dos erros é geralmente muito menor do que o custo de corrigir os erros (PMI,2013). Não é motivador para qualquer equipe o retrabalho e todos os custos envolvidos nessa operação.

Para auxiliar a união da qualidade com o gerenciamento de projetos, algumas ferramentas são muito utilizadas para tal fim. São ferramentas de diversos níveis de complexidade e que podem ser consideradas essenciais para a execução de qualquer projeto.

• Exemplos de ferramentas úteis durante o gerenciamento de projetos

Figura 1: Exemplos de algumas ferramentas utilizadas. Fluxograma, Gráfico de pizza Fonte: http://www.gestaoporprocessos.com.br/ferramentas

Matriz GUT

Ao utilizar essa ferramenta analisamos os seguintes critérios: Gravidade (Impacto do problema sobre a situação apresentada, é a intensidade do problema ocorrido) , Urgência (Relação com o tempo disponível para solucionar o problema)  e Tendencia (Proporção que o problema pode alcançar futuramente). Esses critérios de cada  problemas são listados para assim definir a maior prioridade, e que vai ser analisado e solucionada primeiro. É realizado uma lista dos problemas e então são dados para cada problema notas utilizando os critérios relacionados acima. Essas notas são de 1 a 5 indo de 1 para gravidade menor e 5 para gravidade maior. Depois é realizado a somatória desses pontos, cada problema e parâmetro analisado separadamente, sem comparações para um resultado mais cofiável (Sales, 2012)

Para o gerenciamento de projeto essa ferramenta é importante pois nós dá a priorização dos problemas e esses problemas resolvidos de acordo com o impacto  nos permite retomar mais rapidamente ao controle e a reduzir possíveis prejuízos nos projetos.

Figura 2: Tabela da matriz GUT, Com os pontos de cada critério.  Fonte: http://www.artsoftsistemas.com.br/blog/matriz-g-u-t/

Diagrama de causa e efeito

É uma ferramenta muito utilizada para identificar a causa raiz do problema, identificando as causa intermediárias que nos levam ao problema que devemos atacar. Também chamado de espinha de peixe essa ferramenta nos permite estruturar hierarquicamente as causas do problema, as oportunidades de melhora e seus efeitos sobre a qualidade (Galiase, 2015)

Especificamos o problema na cabeça da espinha de peixe e começamos a listar as possíveis causas. As causas listadas geralmente são divididas nos seguintes grupos de causas: método, máquina, medida, meio ambiente, mão de obra e material. Depois são verificados e identificados os fatores que vão influenciar o trabalho a ser feito, agindo de forma positiva no projeto.

 

Figura 3: Espinha de peixe onde observamos na cabeça o problema e suas             possíveis causas formando as espinhas   Fonte:http://marketingfuturo.com/diagrama-de-causa-e-efeito-ou-diagrama-espinha-de-peixe/

 

Histograma

Histogramas nos apresentam  a tendencia central de determinado evento, o grau de dispersão e a distribuição estatística. Ele geralmente é utilizado com folhas de verificação e tabelas. É realizada uma tabela para visualizar a quantidade de eventos, logo depois da distribuição estatística é realizado um gráfico onde a maior quantidade de um determinado evento fica localizado na barra do meio, realizando um gráfico piramide (Galiase, 2015).

Essa ferramenta é muito usada para controle de indicadores de um projeto, para análise de de eventos ocorridos na execução do projeto e assim analisar impactos positivos ou negativos.

Figura 4: Exemplo de histograma, com o evento central e os eventos sequentes logo depois. Fonte:http://www.portalaction.com.br/estatistica-basica/16-histograma

 

Gráfico de Pareto

O gráfico de pareto utiliza-se do método 80-20 que nos diz que 80% dos problemas são causados por 20% das possíveis causas e se focarmos nesses 20% grande parte dos problemas serão eliminados. O gráfico de pareto nos mostra a distribuição do evento analisado em ordem decrescente juntamente com o percentual acumulado em cada evento para realizarmos a análise 80/20 e atacarmos no foco (Sales, 2012) .

Para a a gestão de projetos é uma ferramenta muito importante para, por exemplo, concentrar atenção em questões mais críticas, priorizar causa raiz de um problema, separar as criticas das não criticas. Essa ferramenta nos mostra que se focarmos nos problemas que pouco são recorrentes, vamos resolver problemas que não vão impactar muito no resultado final.

Figura 5: Exemplo do gráfico de pareto mostrando o número total de cada evento e sua porcentagem acumulada para analisarmos o método 80-20  Fonte:http://www.portalaction.com.br/estatistica-basica/15-diagrama-de-pareto

• Conclusão

Com algumas das ferramentas apresentadas nesse post podemos realizar um projeto de forma mais eficiente e direta. Mostrando para seu cliente pontos importantes de forma simples e que poderiam passar desapercebidos por alguém que está analisando o projeto externamente.

Essas ferramentas podem ser vistas por algumas pessoas como método para apenas apontar defeitos, cabe a equipe do projeto mostrar o potencial de, por exemplo, um  histograma mostrando o evento mais incidente apontando um rumo para seguir, uma opção mais rentável para seu cliente, mostra que o caminho escolhido inicialmente foi equivocado e devemos voltar e pensar novas alternativas. As opções são enormes e cabe a todos os envolvidos no projeto utilizar essas ferramentas da maneira mais vantajosa possível.

Analisar seu projeto e decidir qual ferramenta pode te ajudar a chegar ao seu objetivo pode poupar seu tempo e otimizar seu projeto, além de ser financeiramente mais rentável. São ferramentas simples, que não envolvem cálculos elaborados e muitas vezes podem ser executadas através de uma rápida estratificação, elas valem a pena serem usadas para a gestão de um projeto seja ele qual for.

 

Referências Bibliográficas

Maiczuk,Jonas ; Júnior, Pedro Paulo (2013) – Aplicação de ferramentas no estudo de melhoria de qualidade e produtividade nos processos produtivos: Um estudo de caso.

Daniel, Érika  ; Murback Fábio (2014) – Levantamento bibliográfico do uso das ferramentas da qualidade.

Galiazi, Danielle; Santos, Enise (2015)- A eficiência das ferramentas de qualidade no suporte ao Gerenciamento de projetos.

Project Management Institute. Quem são os gerentes de projetos. Disponível em <https://brasil.pmi.org/brazil/AboutUS/WhoareProjectManagers.aspx&gt; Acesso em 19 mar 2018

PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

Sales, Rafaela – Ferramentas da qualidade: Conceito e Aplicação. Disponível em <http://www.portal-administracao.com/2017/09/sete-ferramentas-da-qualidade-conceito.html&gt; Acesso em 21 mar 2018