Um bom plano de Gerenciamento pode salvar sua empresa! Descubra o porque lendo esse post…

VOCÊ GERENTE , SABE LIDAR COM CRISES EM SEUS PROJETOS ?

Mas, especificamente, o que é um projeto? É um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado únicos.

Um projeto é temporário no sentido de que tem um início e fim definidos no tempo, e, por isso, um escopo e recursos definidos.

E um projeto é único no sentido de que não se trata de uma operação de rotina, mas um conjunto específico de operações destinadas a atingir um objetivo em particular. Assim, uma equipe de projeto inclui pessoas que geralmente não trabalham juntas – algumas vezes vindas de diferentes organizações e de múltiplas geografias.

O desenvolvimento de um software para um processo empresarial aperfeiçoado, a construção de um prédio ou de uma ponte, o esforço de socorro depois de um desastre natural, a expansão das vendas em um novo mercado geográfico – todos são projetos.

E todos devem ser gerenciados de forma especializada para apresentarem os resultados, aprendizado e integração necessários para as organizações dentro do prazo e do orçamento previstos.

O Gerenciamento de Projetos, portanto, é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma efetiva e eficaz. Trata-se de uma competência estratégica para organizações, permitindo com que elas unam os resultados dos projetos com os objetivos do negócio – e, assim, melhor competir em seus mercados.

Ele sempre foi praticado informalmente, mas começou a emergir como uma profissão distinta nos meados do século XX.

 

Implantação de um plano de gerenciamento de crises

A implantação de um plano de gerenciamento de crises necessita de três ingredientes que são fundamentais para o êxito das ações: Divulgação; Integração com outros planos; Treinamento.

O Plano de Gerenciamento de Crise – PGC (do inglês de CMP – Crises Mangement Plan) é constituído por vários outros planos, de forma alinhada e escalonada, entre eles: Plano de Emergência, Plano de Continuidade dos Negócios (também conhecido por Plano de Contingência), Plano de Recuperação de Desastres e outros documentos que podem variar de acordo com o tipo de negócio. Todos estes planos tem a proposta de formalizar ações sincronizadas que serão tomadas em momentos distintos na ocorrência de um evento não desejado, visando à continuidade, à recuperação e à retomada das atividades, evitando que os processos críticos de negócio da organização sejam afetados, reduzindo perdas humanas, materiais e imateriais.

Ocorrências indesejadas com potencial de gerar crise podem acontecer a qualquer momento em uma organização ou com uma pessoa. No momento da eclosão não há tempo para planejar, organizar e treinar equipes de forma eficiente para controlar a crise instalada.

O controle, contenção e possível minimização do impacto causado só serão possíveis caso a empresa tenha um plano de gerenciamento de crises formalizado e bem treinado.

Desta forma a elaboração do plano de gerenciamento de crises tem como objetivo:

  • Manter a integridade dos recursos humanos;
  • Minimizar o impacto nos negócios;
  • Proteger a marca;
  • Estar conformidade às regulamentações.

Neste artigo, vamos abordar a importância do treinamento desses planos e os métodos para implementá-los.

A implantação de um plano de gerenciamento de crises necessita de três ingredientes que são fundamentais para o êxito das ações.

Os três pilares do plano são:

  • Divulgação;
  • Integração com outros planos;
  • A divulgação é a forma com que a informação da existência de um plano para situações de crise.

A divulgação deste plano trás mais segurança aos empregados e acionistas, pois demonstra a preocupação da empresa com a vida das pessoas e com a continuidade do negócio, portanto é essencial.

 

A IMPORTÂNCIA DO TREINAMENTO DO PLANO DE GERENCIAMENTO DE CRISES

A integração com outros planos é para que haja uma evolução, uma sequência de acontecimentos e respostas por parte da organização, de modo que a cada avanço da crise, haja uma resposta adequada e estruturada para que aconteça de fato, minimizando os danos.

Para que todo o projeto dê certo é necessário o treinamento adequado e a preparação das pessoas envolvidas para que possam agir conforme suas responsabilidades e atribuições, já relacionadas no plano de ação.

Sem o treinamento tudo ficará muito mais difícil no acionamento do plano e, ainda que bem estruturado, ocorrerão erros que poderiam ser evitados caso houvesse treinamento.

Os tipos de treinamentos podem ser divididos em:

  • Teóricos;
  • Individuais;
  • Exercícios de campo;
  • Operações simuladas de coordenação.

Os treinamentos teóricos buscam os entendimentos dos conceitos, a busca de erros e formas adequadas e de logística para atender ao plano.

Os treinamentos individuais atendem as necessidades mais específicas de pessoas chaves na execução do plano e que devem ter um conhecimento mais detalhado de suas atribuições.

Os exercícios de campo vão mostrar as dificuldades da operacionalização do plano e buscar soluções possíveis para atendê-lo.

As operações simuladas de coordenação são um conjunto de atividades que visam representar, de forma real ou não, um determinado cenário acidental e a implementação das ações de resposta para controle.

Os exercícios de simulados são os mais importantes porque trazem todas as dificuldades enfrentadas numa situação real.

 

SIMULADOS DE APLICAÇÃO DO PLANO

Os simulados podem ser classificados como:

SIMULADO DE COMUNICAÇÃO – verificação de todo o processo de comunicação das partes interessadas (interna e externamente), com frequência mínima trimestral.

SIMULADO DE MOBILIZAÇÃO DE RECURSOS – verificação da eficácia no processo de acionamento das equipes, dos materiais e dos equipamentos, próprios e/ou de terceiros, necessários ao controle da emergência; os recursos são apenas mobilizados e avaliam-se o tempo e as dificuldades encontradas, com frequência mínima semestral.

SIMULADO EM SALA DE TREINAMENTO – forma de se avaliar o conhecimento de todos os envolvidos, em suas respectivas atribuições para o controle da emergência, por meio de dramatização em sala, com frequência mínima semestral.

SIMULADO DE CAMPO -forma que envolve a mobilização de pessoas e recursos, simulando ações de controle em diversos níveis de dificuldades, requerendo intensa preparação e envolvimento de recursos materiais e humanos, com frequência mínima anual.

Os exercícios simulados devem ser planejados e executados de acordo com os cenários acidentais e os procedimentos operacionais de respostas descritos nos planos de emergência.

Exercícios simulados que impliquem em ações junto às comunidades vizinhas e entidades externas devem contemplar o seu envolvimento.

Esses exercícios devem ser avaliados em reuniões de análise crítica realizadas imediatamente após a sua execução.

Havendo participação das comunidades vizinhas e/ou entidades externas estas devem ser envolvidas na avaliação dos resultados obtidos nos exercícios simulados.

 

 A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO NO GERENCIAMENTO DE CRISES

A comunicação oficial da empresa deve atuar em conjunto com o comitê de crise.

Sua falha pode piorar enormemente a crise, colocando a empresa em situação crítica, inclusive de sobrevivência.

A implantação de um plano de comunicação é de fundamental importância a qualquer tipo de crise que a empresa venha sofre.

Ele é o processo de comunicação que atua nos seguintes níveis distintos:

– Análise da situação em todos os níveis e o grau de impacto que o fato / ocorrência pode causar na imagem da empresa.

– Análise dos públicos envolvidos direta e indiretamente e sua respectiva priorização.

– Definição da qualidade e do nível de informação que deverá ser divulgada.

– Definição do fluxo que a informação deve seguir.

– Coordenação das informações e sua respectiva distribuição.

Para guardar a reputação e a credibilidade de suas companhias, os administradores devem estar conscientes do papel da imprensa que indiscutivelmente tem o poder de construir e destruir reputações, e este poder pode dobrar durante num período de crise.

 

ATUALIZAÇÃO DO PLANO

Depois de concluído o processo de prática e de informar os resultados à alta administração, é necessário estabelecer o processo de atualização do plano.

Um plano de emergência pode converter-se em um desastre se contiver informação errônea e obsoleta. Por tal razão, deve-se desenvolver os critérios para mantê-lo atualizado e vigente. Para isto, utilizam-se os resultados do exercício. Também serão usadas as recomendações das equipes de trabalho após a ocorrência de uma emergência ou desastre real.

Manter um plano de emergência atualizado é uma tarefa contínua. A vida útil do plano é extremamente curta se não se possui um processo para manter os procedimentos e funções em dia. Alguns exemplos de eventos que podem impactar o plano e rapidamente convertê-lo em obsoleto são:

  • Problemas e dificuldades reveladas durante o exercício
  • Alta rotatividade do pessoal interno e externo
  • Desenvolvimento de novos e melhores procedimentos
  • Mudanças nos sistemas de backup
  • Mudanças nos lugares alternativos de operações
  • Mudanças, remodelações e ampliações nas instalações.

Em resumo, o plano requer uma atenção constante e os coordenadores das equipes têm a responsabilidade de informar imediatamente as mudanças que acontecerem em suas áreas de trabalho. O coordenador do plano de emergência deverá proceder a mudança imediata no plano e distribuir as cópias atualizadas.

 

Tipos de Crises em uma empresa

Por onde começar?

Pensando na realidade da sua empresa!

Quais são as crises que podem fazer sua empresa parar?

Abaixo listo alguns exemplos de crises que são muito pertinentes e algumas que costumamos ver em Planos de Gerenciamento de Crises:

  • Falta de água;
  • Falta de energia elétrica;
  • Incêndio;
  • Greves (greve de funcionários e greves em geral, como de transportes, por exemplo);
  • Enchente e outros desastres naturais;
  • Problemas com o abastecimento de matérias-primas;
  • Recolhimento e Recall;
  • Sabotagem;
  • Fraude e adulteração;
  • Intoxicações e surtos alimentares (inclusive intoxicações dentro da empresa, já pensou em um surto alimentar que envolva a maioria dos funcionários?);
  • Brigas e motins (brigas entre os funcionários da produção podem ocorrer! Há casos de empresas onde até assassinatos ocorreram dentro das produções!);
  • Terrorismo (sim, parece bem distante da nossa realidade não? Mas lembre-se que para empresas multinacionais é um assunto que faz parte do cotidiano);
  • Espionagem;
  • Crimes cibernéticos.

A ideia do plano de gerenciamento de crises é justamente ter um “passo a passo” a ser executado pelos funcionários da empresa ao invés do pânico ser instalado e nenhuma providencia ser tomada a tempo. Porém, esse “passo a passo” tem que estar muito claro, definido e principalmente: treinado – na prática! Por isso a importância dos simulados frequentes em gerenciamento de crises.

Mas quando falamos em simulados devemos pensar em fazer simulados distintos, pois muito vejo durante as auditorias que faço, empresas que todos os anos somente fazem simulados de incêndios. Sim, o simulado de incêndio é obrigatório em algumas empresas anualmente, porém, para o atendimento do Plano de Gerenciamento de Crises não vale fazer só o simulado de incêndios, os outros tipos de crises também precisam ser testados e treinados! E lembre-se, registros devem ser gerados do simulado realizado.

Também vejo muitas falhas em relação à lista de contatos de emergência, estando a lista somente disponível no procedimento documentado que fica impresso na empresa ou disponível na rede de computadores da empresa. Mas e se a empresa pegou fogo ou está inacessível por qualquer outro motivo? E se o sistema está fora do ar? Como acessar a lista? Por isso particularmente gosto muito da ideia de cada funcionário ter a lista dos contatos de emergência fornecida pela empresa para colocar na carteira, no crachá, na geladeira, enfim onde o funcionário quiser desde que fique sempre acessível.

As definições abaixo também são de extrema importância para que o Plano consiga ser executado fora do papel:

 

Definição do líder que irá comandar as etapas do gerenciamento durante a crise;

 

  • Definição do substituto do líder;
  • Definição do porta-voz (essa pessoa será a que irá falar em nome da empresa e se comunicar com a imprensa);
  • Definição de um local apropriado e fixo para as reuniões, principalmente durante a crise (e se a empresa estiver inacessível?);
  • Definição da equipe de Gerenciamento de Crises, incluindo os substitutos de cada posição chave (lembre-se, a equipe deve ser multidisciplinar);
  • Definição dos papéis de cada membro da equipe;
  • Definição das funções de cada membro da equipe;
  • Definição dos tipos de severidade de incidentes e prioridades das ações;
  • Definição do check list de atividades;
  • Definição da frequência de reuniões.

Conclusao : Gerenciar um negócio ou um projeto não é uma tarefa simples. É necessária uma visão sistêmica das atividades desenvolvidas, assim como uma visão de todo o contexto da crise, além de saber lidar com fornecedores, clientes e coordenar equipes. Em tempos de crise, lidar com todo esse cenário é ainda mais difícil e exige muito trabalho e conhecimento por parte dos gestores. Cada vez mais o número de projetos tende a crescer e consequentemente há necessidade do gerenciamento, senão, ao passo que os projetos crescem, chegará um ponto que não será possível identificar o seu andamento, se está conforme planejado, se o custo está conforme esperado. Além disso, quanto mais estiverem alinhados os projetos com as estratégias da empresa, mais vantagens obterão na competição.  Os estudos de casos apresentados reforçam a teoria da vantagem em trabalhar com o gerenciamento de projetos e não se esquecendo dos Crises.

empresas se atentaram as crises foi possível mitiga-los, outras não se atentaram e quase tiveram graves consequências no projeto.

 

Referencias Bibliograficas:

http://www.administradores.com.br/artigos/cotidiano/implantacao-de-um-plano-de-gerenciamento-de-crises/100226/ acessado em novembro de 2017

https://brasil.pmi.org/brazil/AboutUs/WhatIsProjectManagement.aspx acessado em novembro de 2017

http://foodsafetybrazil.org/dicas-para-se-fazer-um-plano-de-gerenciamento-de-crises/ acessado em novembro de 2017

http://nucleoconsult.com.br/index.php/servicos/gerenciamento-de-riscos-empresariais/pgc-plano-de-gerenciamento-de-crise/ acessado em novembro de 2017

Anúncios