Você saberia dizer o que são riscos? Como identificar os riscos? Como gerenciar os riscos? Neste post, veremos como responder à estás perguntas, e porque saber responde – las é importante para o sucesso do seu projeto.

No gerenciamento de um projeto, existem várias fases e fases essas que implicam no sucesso ou não deste projeto, e a análise e gestão de riscos é uma dessas fases. Riscos e gerenciamentos de riscos são cruciais para o sucesso de um projeto, por isso que saber gerenciar os riscos é tão importante para o gerente de projeto, e é por isso que se gasta tanto tempo identificando os riscos e seus potenciais efeitos, além de se gastar tempo elaborando planos para coisas que podem acontecer ou não, e minimizá-los.

 

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Figura 1 – Avaliação de Riscos/Fonte: http://www.gestaoporprocessos.com.br/4-passos-para-identificar-riscos-relevantes/ – Acessado em 27/11/2017

O que são riscos?

Riscos são eventos ou condições incertas que, se ocorrerem, podem provocar efeitos positivos ou negativos no projeto.

Tipos de riscos

Os riscos podem ser, preliminarmente, positivos e negativos. Os riscos positivos chamamos Oportunidades e os negativos Ameaças. Eles também podem ser:

  • Conhecidos – já ocorreram em projetos anteriores ou que se tem uma idéia clara de sua probabilidade e impacto
  • Parcialmente conhecidos – Que se tem uma idéia de probabilidade e impacto com um grau menor de certeza.
  • Desconhecidos – Que não se consegue identificar ou estimar assertivamente.

Identificando os Riscos

Entradas e Fontes para a Identificação dos Riscos

  • Planos de Gerenciamento: todos os planos de gerenciamento das diferentes áreas do projeto servirão como entrada para a identificação dos Riscos. Exemplo: plano de gerenciamento dos custos, cronograma, qualidade, recursos humanos.
  • Definição e Linha de base do escopo: a definição do escopo e Estrutura Analítica do Projeto são fontes importantíssimas para identificação dos Riscos, elas dizem o que o projeto irá produzir, portanto ficam evidentes os riscos relacionados ao produto, serviço ou resultado final esperado para o projeto.
  • Estimativas de Duração e Custos das Atividades: fontes importantíssimas de riscos são as estimativas das atividades do projeto. Atividades sub ou sobre estimadas do ponto de vista de tempo ou de custos geralmente apresentam riscos claros para o projeto.
  • Registro das Partes Interessadas: um registro bem feito das partes interessadas junto com as informações sobre tolerância a riscos e grau de influência no projeto dão ao gerente de projetos e à equipe de gerenciamento dos riscos uma direção importante sobre quais partes interessadas devem ser entrevistadas ou convidadas a participar das atividades de identificação dos Riscos.
  • Documentos do Projeto: são fontes importantíssimas para a identificação dos riscos do projeto, entre eles estão:
    • Termo de Abertura do Projeto;
    • Cronograma do projeto;
    • Diagrama de rede do Cronograma;
    • Lista de verificação da Qualidade.

Técnicas de Identificação de Riscos

Para identificação de riscos são usadas técnicas de levantamento de requisitos, onde seu objetivo é auxiliar o gerente de projetos a identificar o maior número possível de riscos, além de permitir a avaliação de probabilidade e impacto e o planejamento de ações preventivas e de contingência com antecedência.

  • Opinião especializada – Reúnem-se especialistas em negócios, finanças e nos aspectos técnicos para discutir os potenciais riscos do projeto.
  • Revisões de documentação – Revisam-se todos os documentos do projeto em busca de oportunidades e ameaças (riscos) para assegurar a cobertura na identificação de riscos.
  • Análise de listas de verificação (checklists) – Lista de verificação que auxilia o processo de análise das informações históricas e da experiência da equipe
  • Análise de premissas – Validação das premissas identificadas e documentadas no decorrer dos processos de planejamento
  • Técnicas de coleta de informações – Brainstorming, Delphi, Entrevistas, Questionários e pesquisas, Identificação de Causa-Raiz,  SWOT etc
  • Técnicas com diagramas – Utilizam-se diagramas para identificar riscos. Ex: Planta-baixa, diagrama de causa e efeito, fluxogramas, diagrama de influência etc
  • Estrutura Analítica de Riscos – Esta estrutura contém uma categorização dos riscos e trabalha como uma espécie de check-list para identificação.

Gerenciamento de Riscos

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Figura 2 – Gerenciamento de Riscos/Fonte: http://www.formuladeplanejamento.com/gerenciamento-de-riscos/ – Acessado em 27/11/2017

O gerenciamento de riscos do projeto visa identificar, analisar, responder, monitorar e controlar todo e qualquer risco inerente, seja ele positivo ou negativo, buscando sempre maximizar os efeitos positivos e reduzir ao máximo os efeitos negativos, aumentando a probabilidade de sucesso do projeto. Essa jornada não é das mais fáceis, mas é vital para que a equipe trabalhe com mais segurança e tenha um plano de gerenciamento de riscos à mão caso algum evento inesperado aconteça, podendo agir proativamente ao invés de reativamente.

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Figura 3 – Fontes e Processos/Fonte: https://www.gp4us.com.br/gerenciamento-de-riscos-em-projetos/ – Acessado em 27/11/2017

Abaixo uma descrição de algumas ferramentas de identificação de riscos e que auxiliam no seu gerenciamento.

Análise SWOT: é bastante eficaz para identificar riscos no seu projeto, assim como oportunidades também. Com ela você tem uma visão abrangente do ambiente em que está inserido o seu projeto e pode extrair insights determinantes para o seu sucesso.

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Figura 4 – Análise Matriz Swot/Fonte: http://www.portal-administracao.com/2014/01/analise-swot-conceito-e-aplicacao.html – Acessado em 27/11/2017

Análise de causa e efeito: Outra técnica utilizada para determinar os riscos de um projeto é a análise de causa e efeito, feita através do Diagrama de Ishikawa. Nesse diagrama você relaciona causas e efeitos e identifica possíveis eventos que levem o seu projeto a correr riscos, podendo prever com antecedência como evitá-los.

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Figura 5 – Diagrama de Ishikawa (Causa e Efeito)/Fonte: https://universoprojeto.wordpress.com/tag/diagrama-de-causa-e-efeito/ – Acessado em 27/11/2017

Análise da WBS: Analisar a WBS ou EAP, também pode gerar muitos insights para que a sua equipe identifique riscos inerentes ao seu projeto. Como a EAP decompõe as fases do projeto em atividades menores, é possível ter um olhar mais detalhista sobre todos os eventos que podem impactar o projeto ao longo da sua execução.

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Figura 6 – Diagrama WBS/Fonte: https://gerenciaprojeto.wordpress.com/ – Acessado em 27/11/2017

Análise da RBS: Risk Breakdown Structure ou Estrutura Analítica de Riscos (EAR) é uma forma de decompor seu projeto em áreas de risco, como riscos internos, externos, técnicos e de gestão, por exemplo. O diagrama da RBS fica muito parecido com o da WBS e você pode visualizar com mais facilidade os riscos inerentes a cada etapa do projeto e onde eles estão conectados, se aos stakeholders, clientes, fornecedores, etc.:

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Figura 7 – Diagrama RBS/Fonte: https://pt.slideshare.net/refagian/projeto-stay-in-vinhedo – Acessado em 27/11/2017

Técnica Delphi: A Técnica Delphi consiste em entrevistas anônimas preenchidas por várias pessoas envolvidas com o projeto, como sua equipe, stakeholders, sponsors, investidores, entre outros players, a fim de ter, ao final do processo, uma lista de possíveis riscos vistos sob óticas diferentes. Você pode utilizar ainda a Técnica Delphi como um brainstorming remoto, quando fica difícil reunir todos os envolvidos num único lugar. Respondidas as entrevistas, fica a cargo do facilitador consolidar as informações e passá-las pela aprovação dos demais, criando o documento que dá início ao plano de gerenciamento de riscos.

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Figura 8 – Diagrama Técnica Delphi/Fonte: http://www.progeto.com.br/2014/08/18/o-metodo-delphi-aplicado-a-projetos-de-sistemas-complexos/ – Acessado em 27/11/2017

Análise de lições aprendidas: Todo projeto gera lições aprendidas, ou seja, ensinamentos que a equipe do projeto consolida em um documento para consultas posteriores, visando desenvolver melhores práticas para o gerenciamento de projetos. Se a sua equipe já desenvolveu projetos semelhantes, revisitar as lições aprendidas pode ser uma ótima forma de identificar riscos no seu projeto. Caso seja um projeto completamente novo para a sua equipe, buscar referências com outros profissionais do setor é uma boa pedida.

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Figura 9 – Modelo de tabela para lições aprendidas/Fonte: https://www.elirodrigues.com/2016/03/22/como-fazer-o-encerramento-de-um-projeto/ – Acessado em 27/11/2017

Resultado das iterações de identificação de riscos

O resultado das iterações de identificação dos Riscos é a criação ou atualizações no Registro dos Riscos. O Registro dos Riscos faz parte dos Documentos do Projeto e contém: Lista de Riscos Identificados, lista de respostas potências, causas dos riscos e categoria dos riscos. O Registro dos Riscos servirá de base e será usado e atualizado posteriormente por outros processos e atividades do Gerenciamento dos Riscos, como as análises qualitativa e quantitativa dos riscos, o planejamento de Resposta aos Riscos e o Controle dos Riscos. O Registro dos Riscos deve ser sempre compartilhado com todas as partes interessadas sempre que este for atualizado.

Conclusão

Vimos  que no gerenciamento de um projeto, a várias fazes, e uma dessas fases é a análise, a identificação e o gerenciamentos dos riscos, que é de suma importância para o sucesso de um projeto. E está análise deve ser concebida desde a iniciação e planejamento do projeto, pois como foi visto neste post, sem está análise de identificação e sem o seu gerenciamento, os riscos podem gerar inúmeros problemas no decorrer do projeto, podendo acarretar no insucesso do mesmo. Com isso, chegasse a conclusão que não se deve faltar nunca a gestão de riscos no gerenciamento de um projeto, sendo uma fase crucial para todo projeto.

 

Referências Bibliográficas

https://www.elirodrigues.com/2013/09/21/como-gerenciar-riscos-como-identificar-riscos/ – Acessado em 27/11/2017

http://www.impacta.com.br/blog/2015/05/11/saiba-como-identificar-riscos-no-projeto/ – Acessado em 27/11/2017

https://universoprojeto.wordpress.com/2013/11/22/identificando-os-riscos-do-projeto/ – Acessado em 27/11/2017

Foto de Capa – https://iusnatura.com.br/a-perspectiva-de-risco-em-uma-avaliacao-de-conformidade-legal/ – Acessado em 27/11/2017

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