Encerrar um projeto ou fase, pode parecer simples quando pensamos em todas as etapas do gerenciamento de um projeto. Contudo, nesta etapa, é necessário ter cuidado e dedicar a devida atenção, para que o projeto ou a fase, não sejam perdidos quando chegar ao final.

O gerenciamento de projetos, é uma das partes mais importantes na realização de um projeto. Este possui 5 etapas: iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento. Cada processo destes, possuem técnicas próprias que devem ser aplicadas a qualquer projeto. Seu uso leva a grandes chances de sucesso, pois envolve não só todos os participantes, fornecedores, stakeholders, como também planejar de maneira eficiente o projeto, o escopo, garantir que a execução está ocorrendo da maneira desejada, controlar custos, tempo e ao final de cada etapa, até a finalização completa, analisar o que foi feito e chegar a decisões para saber o que foi bom durante o projeto para ser aproveitado para outros no futuro e o que não deveria se repetir, pois gerou problemas no desenvolvimento. Falaremos mais sobre o grupo de encerramento de um projeto ou fase, para entender como funciona e sua importância.

O grupo de encerramento é responsável por formalizar o final e registrar as lições obtidas ao encerrar um projeto ou fase. No momento de formalizar o encerramento, seja de um grande projeto ou até mesmo uma etapa, diversos documentos são gerados, é imprescindível o feedback positivo e aceitação tanto do cliente, como do patrocinador. É necessário também que seja feita uma revisão pós-projeto, e que todo o aprendizado (seja do que fazer ou não mais fazer) seja documentado, para servir como um exemplo para futuros projetos, semelhantes ao mesmo.

Vale ressaltar, que o guia PMBOK, é um ótimo referencial para se aprender sobre o grupo de encerramento. Além de conhecer as etapas, como funciona e de que maneira aplicar, vale ressaltar também que muitas ferramentas de software, podem ser utilizadas no auxílio do controle e execução desta, e das outras etapas do projeto, por seus gerentes e colaboradores.

A equipe de gerenciamento de projetos deve estar sempre atenta para quando a fase ou projeto forem encerrados, garantindo que alguns fatores sejam considerados, como: verificar e documentar as entregas, formalizar o aceite das entregas, auditoria em que ressalte todos os sucessos ou fracassos, o que é necessário para o sucesso do projeto sejam satisfatórios, quando houver um encerramento do projeto, suas razões devem ser investigadas e principalmente que as lições retiradas desta etapa sejam registradas para uso posterior.

Inserido no grupo de processos de encerramento, existem três etapas, entrada, ferramenta e saída.

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                                                          Tabela 1: Quais são as etapas dos processos de encerramento.

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Iremos entender agora, cada etapa.

Entradas

Plano de gerenciamento do projeto

Descreve, junto com seus planos auxiliares, como os processos serão executados, controlados, monitorados e encerrados. Desta forma, guia a equipe durante todo o projeto. Como por exemplo: Criação de um documento em que o escopo, duração, custos, riscos, comunicação e recursos humanos sejam muito bem definidos.

Entregas aceitas

Entregas são produzidas como saídas de processos realizados para completar o trabalho planejado e agendado no plano de gerenciamento do projeto. Quando o projeto realiza entregas, normalmente, existem documentos que formalizam a aceitação por parte do cliente ou patrocinador. Uma vez que se obtém tal aceite, estes documentos serão encaminhados ao gerente de projeto e servirão como evidencias para o processo encerrar o projeto ou fase.

Ativos de processos organizacionais

Os ativos de processos organizacionais são os ativos relacionados aos processos da empresa que contribuem para o sucesso do projeto.

Quanto maior o nível de maturidade da organização em gerenciamento de projetos, maior a contribuição dos seus ativos de processos organizacionais em seus projetos.
Podem ser: Planos formais ou não, políticas, diretrizes e procedimentos, assim como, procedimentos de qualidade, auditorias, listas de verificação, instruções de trabalho, regras gerais em diversas áreas.

Ferramentas

Opinião especializada

Pode ser obtida por meio de consultas individuais ou em discussões de grupo, pesquisas de opinião. Como por exemplo: Planejar aquisições, em que envolve especialistas em contratos, compras, aspectos jurídicos.

Técnicas analíticas

São usadas em gerenciamento de projeto para prever possíveis resultados simulando cenários e valores das variáveis do projeto. São usadas técnicas como: Análise de causa-efeito, análise de reservas, análises de variação e tendências.

Reuniões

Podem ser presenciais, virtuais e seus tipos podem variar, como, por exemplo, reuniões de encerramento, reuniões para revisão de lições aprendidas. O objetivo das reuniões é reunir partes interessadas do projeto que tem, de fato, interesse ou influência sobre determinado ponto. Assim sendo, é normal que as reuniões de encerramento envolvam o patrocinador, gerente de projeto, equipe de gerenciamento do projeto, entre outros.

Saídas

Transição do produto, serviço ou resultado final

Essa transição para a operação deve acontecer conforme as políticas adotadas pela empresa. Normalmente, adota-se um período de dias e um padrão de documentação para minimizar os problemas da transição para a operação. Por exemplo, se o projeto for referente ao desenvolvimento de um sistema, serão passados os códigos desenvolvidos, a documentação referente a infraestrutura necessária, caso o projeto contemple a criação do ambiente de produção, desenvolvimento e homologação, todo o ambiente e sua documentação serão entregues para o cliente.

Atualizações dos ativos de processos organizacionais

No encerramento do projeto, ocorre a atualização nos ativos de processos organizacionais, um exemplo claro disto é a disponibilização da documentação do projeto para a base histórica, a fim de ser consultado por projetos futuros, ou ainda poderão ocorrer alterações no modo com a organização gerencia seus projetos, seja por meio da melhora de algum processo, por exemplo, ou pela descontinuidade de outro processo.

Um exemplo que poderíamos acrescentar, seria a construção de uma casa. Todo o projeto foi executado conforme o planejado e seguindo o escopo. Chegando próximo do fim do projeto, o dono da casa, decide modificar algumas coisas que afetariam o projeto. Como essas mudanças afetariam muito o custo do projeto, foram feitas reuniões onde os funcionários e o gerente documentaram suas opiniões espacializadas, mostrando as consequências das requeridas mudanças. Conforme o stakeholder visualizou os problemas, alto custo e atrasos que seriam gerados, decidiu então, não mudar e seguir com o escopo programado. Foram realizados então, os aceites para entrega do produto final, em que a equipe do projeto documentou tudo o que deveria ser mudado e aproveitado para um projeto futuro, semelhante ou não àquele.

Podemos então, concluir que a etapa de encerramento, deve ser realizada de maneira clara, eficaz e objetiva. Não adianta que somente as quatro etapas anteriores, sejam bem executas, se a finalização do projeto, não for bem executada. Pois, a partir desta etapa, conclusões serão tomadas que poderão afetar o projeto (ou fase) e também, futuros projetos, que não irão cometer os mesmos erros que se passaram no anterior e aproveitar as boas ideias que foram utilizadas. Tudo isso deve ser devidamente documentado, além da opinião dos stakeholders membros da equipe de projeto. Portanto, por mais simples que possa parecer gerenciar um projeto, é necessário que todas as etapas sejam bem executadas, para que o projeto tenha sucesso.

Referências:

ENCERRAR PROJETO OU FASE. Disponível em:<https://escritoriodeprojetos.com.br/encerrar-o-projeto-ou-fase&gt;. Acessado em 06 de novembro de 2017.

Foto retirada do site: <https://trabalharpelainternetagora.com.br/oportunidades-de-negocio/&gt;

Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos  (Guia PMBOK®). 5ª Edição. Pensilvânia, EUA: Project Management Institute, 2013.

GRUPOS DE PROCESSO DE ENCERRAMENTO. Disponível em: <https://escritoriodeprojetos.com.br/grupo-de-processos-de-encerramento&gt;. Acessado em 06 de novembro de 2017

OPORTUNIDADES DE NEGÓCIO. Disponível em: <https://trabalharpelainternetagora.com.br/oportunidades-de-negocio/&gt;. Acessado em 06 de novembro de 2017

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