A Definição do Escopo do Projeto é uma etapa vital para o sucesso, se não for feita da forma correta, o projeto estará fadado ao fracasso, resulta em um cliente insatisfeito e um efeito cascata tornando todas as demais fases uma catástrofe. Descubra aqui, como não falhar nesta etapa, e definir um escopo funcional.

 

Uma parte considerável dos insucessos dos projetos está ligada à inexistência de um escopo ou mesmo por conta de um escopo “mal definido”. Isso revela a necessidade de uma atenção especial nos processos de elaboração do escopo e de seu gerenciamento.

Definir o escopo é o processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto, apoia-se nas entregas principais, premissas e restrições que são documentadas durante a iniciação do projeto. Este processo espelha os objetivos do projeto, dos resultados esperados e descrição sumária do trabalho a ser realizado, respeitando entregas, prazos, custos e requisitos. Mas, para isso, o documento precisa ser desenvolvido e compartilhado com toda a equipe envolvida, que precisa estar em consenso com os termos e premissas da declaração do escopo.

Dentre os grupos de Processos existentes (Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, Encerramento) o processo ao qual o objeto deste post pertence é o Planejamento. Sua Área de Conhecimento é o Gerenciamento do Escopo, que é subdivido em: Planejar o Gerenciamento do Escopo, Coletar os requisitos, Definir o Escopo, Criar a EAP-Estrutura Analítica do Projeto, Validar o Escopo e Controlar o Escopo.

É um processo necessário para evidenciar a percepção do que o cliente espera do produto e o que o prestador de serviços precisa entregar. Nesta etapa todos os fatores devem ficar claramente expostos para não deixar margem a dúbias interpretações.

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Figura 1 – Diferentes expectativas do escopo / http://beware.com.br/academia/artigos/coletar-requisitos/

 

Fluxo do Processo: Entradas/ Ferramentas/ Saídas

Você sabe quais são as Entradas, as Ferramentas e as Saídas do processo de definição do escopo? Acompanhe para entender:

 

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Figura 2 – Fluxo do Processo de Definição do Escopo / http://linksinergia.com.br/2015/02/02/gerenciamento-de-projetos-baseados-no-pmbok-gerenciamento-do-escopo-do-projeto-parte-4/

Entradas:

1. Plano de gerenciamento do escopo: Estabelece as atividades para o desenvolvimento, monitoramento e controle do escopo do projeto;

2.Termo de abertura do projeto: Fornece a descrição detalhada do projeto e das características do produto, contém os requisitos de aprovação do projeto;

3.Documentação dos requisitos: É usada para selecionar os requisitos que serão incluídos no projeto;

4.Ativos de processos organizacionais:
• Políticas, procedimentos e modelos para uma declaração do escopo do projeto;
• Arquivos de projetos anteriores;
• Lições aprendidas em fases ou projetos anteriores.

Ferramentas e técnicas:

1.Opinião especializada: São aplicadas a qualquer detalhe técnico. Está disponível a partir de diversas fontes, incluindo:
• Outras unidades dentro da organização;
• Consultores;
• Partes interessadas;
• Associações profissionais e técnicas;
• Setores da indústria;
• Especialistas no assunto.
2.Análise de produto: Inclui técnicas como a decomposição do produto, análise de sistemas, análise de requisitos, engenharia de sistemas, engenharia de valor e análise de valor;

3.Geração de alternativas: Técnicas que podem ser usadas: brainstorming, pensamento lateral, análise de alternativas, etc;
4.Oficinas facilitadas: Envolvimento de participantes chave em uma variedade de expectativas e conhecimentos especializados nessas sessões de trabalho intensivo para alcançar uma compreensão multidisciplinar e comum dos objetivos e limites do projeto.

Saídas:

1.Especificação do escopo do projeto: Descrição do escopo, das principais entregas, premissas, e restrições. Pode conter exclusões e fornece a linha de base para avaliar se as solicitações de mudança ou trabalho adicional estão contidos no escopo ou são externos aos limites do projeto:

  • Descrição do escopo do produto: Elabora as características do produto, serviço ou resultado descritos no termo de abertura do projeto e na documentação dos requisitos;
  • Critérios de aceitação: Conjunto de condições a serem satisfeitas antes da aceitação das entregas;
  • Entrega: Qualquer produto, resultado ou capacidade para realizar um serviço único e verificável e cuja execução é exigida para concluir um processo, uma fase ou um projeto. também incluem os resultados auxiliares, tais como relatórios e documentação de gerenciamento do projeto;
  • Exclusão do projeto: Identifica de modo geral o que é excluído do projeto;
  • Restrições: Um fator limitador que afeta a execução de um projeto ou processo.
  • Premissas: Um fator do processo de planejamento considerado verdadeiro, real ou certo, desprovido de prova ou demonstração. descreve o impacto potencial desses fatores se forem comprovados como falsos.

2.Atualizações nos documentos do projeto: Os documentos do projeto que podem ser atualizados incluem:
• Registro das partes interessadas,
• Documentação dos requisitos, e
• Matriz de rastreabilidade dos requisitos.

Declaração de Escopo – Projeto “Bazar”

O que se deve incluir nesta declaração? Este documento deve espelhar com detalhes os fatores principais que caracterizam o projeto, norteando todas as demais etapas.

 

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Figura 3 – Declaração de Escopo-Projeto “Bazar Luz ” / http://luztemadois.blogspot.com.br/2015/06/declaracao-do-escopo.html

A figura acima mostra um exemplo de Declaração de Escopo de um projeto de realização de um Bazar.  Um projeto simples que parece não demandar muitos recursos ou um gerenciamento complexo, mas mostra como facilita a realização de um projeto tão básico e que está no nosso dia-a-dia.

Considerações Finais

Definir um escopo de forma detalhada exige uma boa e clara objetividade e precisão, pois isso garante que os membros da equipe vão entender e concordar com a forma como serão cumpridas as metas preestabelecidas. O gerenciamento do escopo também ajuda a evitar os problemas que um projeto pode enfrentar. Sem a definição do escopo, o custo e o tempo que o projeto vai demandar não podem ser estimados. Às vezes, devido a uma falta de comunicação, o escopo pode precisar ser modificado e isso afeta diretamente o custo e perturba o cronograma, causando perda de recursos, tempo e até desgaste da equipe. São estes detalhes que fazem do processo de definir o escopo uma etapa crucial para o sucesso.

 

Referências:

Coimbra- Planejamento Do Projeto; Definir O Escopo – 2012   https://projetoseti.com.br/planejamento-do-projeto-definir-o-escopo/ – (acesso em: 25/11/2017)

Montes- Importância do escopo bem definido – 2017 https://escritoriodeprojetos.com.br/escopo – (acesso em: 25/11/2017)

Planit- Como Melhorar o processo de definição de escopo de um projeto – 2017  http://planitgp.com.br/como-melhorar-o-processo-de-definicao-de-escopo-de-um-projeto/ (acesso em: 25/11/2017)

Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®). 5. ed. Saraiva, 2014. 496 p – (acesso em: 25/11/2017)

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