Em dúvida de como lidar com os riscos do seu projeto ou em como ajudar sua empresa a tratá-los? Confira no post abaixo e aprenda a planejar e responder aos riscos da melhor maneira possível, minimizando-os e aumentando as oportunidades no projeto.

Um tema muito comentado atualmente é a presença dos riscos nos projetos das empresas, pois os insucessos empresariais vem tornando-se cada vez mais comuns, em sua maioria caracterizados por perdas financeiras. Tal motivo, tem despertado um olhar mais aguçado para o gerenciamento de riscos em projetos. Gerenciar os riscos é essencial no momento de planejar um projeto, auxiliando a cada dia mais os empreendedores a lidar com os mesmos em busca do sucesso organizacional.

Antes de entendermos como planejar as respostas aos riscos, vamos entender sua área de conhecimento e também o seu grupo de processos.

Área de Conhecimento

O planejamento das respostas aos riscos está ligada a área de Gerenciamento dos Riscos. Mas o que, de fato, seria o Gerenciamento de Riscos?

Segundo o PMBOK, os riscos podem ser positivos ou negativos, isto é, oportunidades ou ameaças. Os processos desta área do conhecimento estão relacionados à identificação, à análise, ao controle e ao planejamento de respostas aos eventos futuros incertos, chamados riscos.

O Gerenciamento de Riscos consiste em planejar, organizar, dirigir e controlar os recursos humanos e materiais de uma organização, no sentido de minimizar ou aproveitar os riscos e incertezas sobre o projeto. Estas incertezas representam riscos e oportunidades, com potencial para destruir ou agregar valor.

Os objetivos do gerenciamento dos riscos são: aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e reduzir a probabilidade e o impacto dos eventos negativos no projeto.

Grupo de Processo

Os processos podem ser organizados em cinco Grupos de Processos, são eles:

  • Iniciação;
  • Planejamento;
  • Execução;
  • Monitoramento e Controle;
  • Encerramento.

Planejar as respostas aos riscos, como o nome já entrega, encaixa-se no Grupo de Processo de Planejamento. Tal grupo ajuda a coletar informações de muitas fontes, algumas delas mais completas e confiáveis que outras. Os processos de planejamento desenvolvem o plano de gerenciamento do projeto. Esses processos também identificam, definem e amadurecem o escopo, o custo, riscos e agendam as atividades do projeto que ocorrem dentro dele.

Deve haver o planejamento do gerenciamento dos riscos, identificação dos mesmos, realizar as análises quantitativas e qualitativas dos riscos,e por fim, planejar as respostas aos riscos e controla-lós.

Planejando as Respostas aos Riscos

Esta etapa consiste na definição de como conduzir as atividades de gerenciamento dos riscos de um projeto. Um planejamento cuidadoso aumenta a probabilidade de sucesso para os demais processos de gerenciamento. É extremamente importante também, para garantir que a visibilidade, o tipo e o grau do gerenciamento dos riscos sejam proporcionais aos riscos enfrentados pelo projeto e à importância para a organização.

Trata-se de um processo de desenvolvimento de opções e ações para aumento das oportunidades e redução de ameaças aos objetivos do projeto. Engloba a identificação e designação de uma pessoa responsável por assumir a responsabilidade por cada resposta ao risco acordada.

O planejamento das respostas aborda os riscos por sua prioridade, inserindo recursos e atividades no orçamento, cronograma e no plano de gerenciamento do projeto. As respostas devem ser adequadas aos riscos, realistas no contexto do projeto, acordadas por seus stakeholders.

As entradas, ferramentas e técnicas e saídas deste processo, de acordo com o PMBOK, estão expostas abaixo:

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Figura 1 – Planejando respostas aos riscos – Fonte: PMI, 2013.

Entradas

  • Plano de gerenciamento dos riscos – reúne papeis e responsabilidades, orçamentos, cronograma e matriz e definições de probabilidade e impacto, descrevendo como o gerenciamento será executado, controlado e monitorado.
  • Registro dos riscos – reúne os riscos identificados, suas causas, listas de respostas, lista de prioridades, necessidades de respostas a curto e longo prazo, e lista de observação de riscos de baixa prioridade.

Ferramentas e Técnicas

Existem várias estratégias de respostas aos riscos. Uma ou mais delas pode ser utilizada/ combinada para cada risco. Também é possível desenvolver um plano B para implementação, caso a estratégia selecionada não seja totalmente eficaz ou se um risco acontecer.

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Figura 2 – Estratégia x Risco / Fonte: ceubauru.com.br/wp-content/uploads/2016/09/risco.jpg

Estratégias para riscos negativos ou ameaças:

  • Eliminar – altera o plano de gerenciamento de projeto para remoção total da ameaça. Os objetivos do projeto podem ser alterados. Ex: estender cronograma, aumento de orçamento, alteração na estratégia e redução de escopo.
  • Transferir – exige a mudança de alguns ou todos impactos negativos juntamente com a responsabilidade pelo gerenciamento, mas não há a eliminação da ameaça.
  • Mitigar – reduz o impacto ou a probabilidade de ocorrência da ameaça, com a adoção de ações antecipadas.
  • Aceitar – adotada porque raramente é possível eliminar todas as ameaças de um projeto. Ao aceitar, a equipe opta por não alterar o plano de gerenciamento do projeto.

Estratégias para riscos positivos ou oportunidades:

  • Explorar – procura eliminar a incerteza associada ao risco positivo, garantindo que a oportunidade realmente aconteça e seja aproveitada.
  • Compartilhar – alocar integral ou parcialmente a propriedade da oportunidade a um terceiro que tenha maior capacidade de capturar os benefícios para o projeto.
  • Melhorar – aumentar a probabilidade e/ou impactos positivos de uma oportunidade.
  • Aceitar – não persegue a oportunidade ativamente, procura aproveitá-la quando ocorrer.

Estratégias de respostas de contingência:

  • Algumas respostas são projetadas para serem usadas somente se certos eventos ocorrerem. Para alguns riscos, é apropriado que a equipe de projeto faça um plano de respostas que só será executado sob determinadas condições predefinidas. Os eventos que acionam as respostas de contingência devem ser definidos e acompanhados.
  • Opinião especializada – realizada por pessoas com experiência em relação às ações a serem adotadas para algum risco específico definido.

Saídas

Atualizações do plano de gerenciamento do projeto:

  • Estrutura analítica do projeto – pode incluir novos pacotes de trabalho motivados por ações, atividades e estratégia de resposta aos riscos.
  • Linha de base do cronograma – poderá incluir novas atividades relacionadas ao monitoramento, controle e resposta aos riscos.
  • Linha de base de custos – poderá incluir novos custos referentes às respostas a riscos.

Atualizações de documentos do projeto:

  • Atualização do registro de premissas – conforme novas informações ficam disponíveis após os processos de planejamento de riscos e de resposta aos riscos, as premissas do projeto devem ser atualizadas.
  • Atualizações da documentação técnica – as novas informações reveladas com os processos de gerenciamento dos riscos podem implicar novas abordagens técnicas e até alterações nas entregas, necessitando de atualizações na documentação.

Exemplo de planejamento de resposta aos riscos

Titanic (1912):

O objetivo do projeto era a realização da travessia no menor tempo possível. Porém, essa meta implicaria em diminuir os critérios de segurança, originando o risco de colisão com um iceberg.

Avaliando a colisão:

  • Probabilidade: Média
  • Impacto: Muito Alto

Haveria alguma chance de prevenção ao acidente?

Caso o navio se deslocasse em uma velocidade muito baixa, seria possível.

Como esta alternativa não pôde ser implementada, o risco ao projeto terá de ser contingenciado e mitigado.

  • Estratégia e ações de contingência-  Alertar embarcações e também a guarda costeira sobre a situação de perigo, embarcando, em seguida, passageiros nos botes e baixando os botes ao mar.
  • Estratégia e ações de mitigação – Colocar uma equipe para monitoramento constante das redondezas, usando equipamentos de longo alcance e manter contato com outras embarcações da região. Ao ser informado da existência de icebergs, reduzir a velocidade, lembrando que essas atividades não eliminam a possibilidade de um choque real.

Conclusão

Vimos como funciona o planejamento das respostas aos riscos em um projeto, onde é necessário a realização de uma seleção dos riscos existentes e a definição de como tratá-los da maneira correta.

Durante a execução de um projeto, novos riscos, pequenos ou grandes aparecerão. O sucesso do projeto virá através do gerenciamento constante feito durante toda a vida do projeto. O tema tratado neste post abrange diversos outros, mas, por enquanto fica o entendimento de que não gerenciar os riscos é o maior risco do projeto. Gerir riscos é gestão de projeto de alto nível!

 

Referências Bibliográficas

ALENCAR J. A – Análise de Risco em Gerência de Projetos. 3 ed, 2012.

https://www.elirodrigues.com/2013/09/21/como-gerenciar-riscos-como-fazer-planos-de-resposta-e-contingencia/ – Acesso em Novembro de 2017

PMBOK. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. 5 ed. Project Management Institute, 2013.

Rodrigues Teixeira Dias, Fernando, Gerenciamento dos Riscos em Projetos, Editora Elsevier Brasil, 2014.

TRENTIM H. M. – Gerenciamento de Projetos – Guia para as Certificações CAPM e PMP. 1 ed. São Paulo. Atlas, 2011.

 

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