Como ter um projeto seguro e bem elaborado? Através da Estimativa dos recursos das atividades podemos controlar os recursos necessários para elaboração de cada etapa de um projeto tornando-o mais controlado.

Segundo o Guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK), o gerenciamento do tempo consiste em assegurar a conclusão do projeto no prazo previsto, ou seja, representa o preparo de um cronograma e o seu criterioso controle.

Pertencendo ao grupo de Processos de Planejamento que possui como principal objetivo refinar o planejamento. O mesmo exige que o gerente de projeto desenvolva o plano de projeto e seus planos complementares.

Fatores críticos de sucesso

  • Definir o escopo e assegurar que as entregas estejam bem definidas;
  • Assegurar que a definição da arquitetura esteja alinhada com a arquitetura do cliente;
  • Definir equipe adequada as necessidades do projeto e assegurar que os recursos estejam disponíveis conforme definido no plano de projeto;
  • Avaliar os riscos e criar plano de repostas;
  • Definir a estratégia de comunicação do projeto;
  • Salvar as linhas de base de prazo, custo e escopo;
  • Definir a forma de monitorar as linhas de base de prazo, custo e escopo;
  • Criar um ambiente no qual as partes interessadas possam contribuir de forma adequada.

Estimar Recursos das Atividades consiste em mapear cada uma das atividades do projeto e os recursos que serão necessários para execução do mesmo, como por exemplo, material, recursos humanos, equipamentos ou suprimentos.

Além das atividades do projeto, necessitamos conhecer a lista de recursos que temos a disposição e algumas informações como políticas de recursos humanos, informação histórica sobre os recursos, processos de avaliação de desempenho, horário de trabalho, dias de férias e feriados em relação aos recursos utilizados. Obtemos tais informações através de Ativos de Processos Organizacionais, Fatores Ambientais da Empresa e Calendário de Disponibilidade de Recursos.

Precisamos nos atentar quanto de determinar recursos que são escassos tais como pessoas e instalações e que necessitam ser reservados com antecedência e podem estar disponíveis num determinado período de tempo.

 

Entradas

1. Plano de gerenciamento de cronograma

O planejamento do cronograma consiste na seleção de um modelo mais adequado às atividades e aos objetivos a alcançar para melhor controle do projeto. Outro ponto a ser definido é o nível de exatidão a ser adotado, inclusive as faixas de tolerância e reservas de tempo aplicáveis a contingências, além das unidades de medida dos componentes do projeto que devem ser pré-estabelecidas, as tolerâncias ou precisões, condições e prazos de medida.

2. Lista de atividades

A lista de atividades consiste em uma relação das atividades a serem realizadas no projeto. A mesma deve conter um breve resumo de cada atividade e seus respectivos indicadores. As informações presentes na mesma devem ter o conteúdo suficientemente claro para que todos os envolvidos no projeto consigam compreendê-lo.

3. Atributos das atividades

Dados informativos que auxiliam a identificação das atividades, dentre eles, identificador da atividade atribuído no EAP, título da atividade, códigos das atividades e sua descrição, atividades predecessoras, atividades sucessoras, etc.

4. Calendário de recursos

Calendário que contém os dias úteis e turnos em que cada recurso se encontra disponível. Importante para calcular o prazo do projeto e de suas atividades e para a área de aquisições.

5. Registro dos riscos

O registro dos riscos é feito principalmente no processo de identificar os riscos, mas deve sempre ser revisado. Contém os dados dos demais processos de gerenciamento de riscos, resultando em um aumento no nível e no tipo de informações no registro desses riscos.

6. Estimativa dos custos das atividades

Mapear todos os recursos a serem utilizados na atividade, dentre eles: trabalho humano direto, materiais, equipamentos, serviços, etc.

7. Fatores ambientais da empresa

Fatores ambientais da empresa consiste nas condições estudadas quanto ao ambiente de uma organização, ou seja, condições fora do controle da equipe de projeto que influenciam, restringem ou direcionam o projeto.

8. Ativos dos processos organizacionais

Ativos que contribuem para o sucesso do projeto contendo orientações, práticas, conhecimento e habilidades aplicáveis no gerenciamento de projetos, ou seja, quanto maior a maturidade da empresa para gerenciamento de projetos, maior a contribuição dos seus ativos. Os ativos podem ser desdobrados em dois conjuntos: Processos e procedimentos; Base de conhecimento organizacional.

 

Ferramentas e técnicas

1. Opinião especializada

Ferramenta técnica mais utilizada pelos processos do PMBOK. Consiste em buscar informações de assuntos que não dominamos com especialistas no assunto do projeto, opiniões de consultores e orientações de entidades técnicas e profissionais.

2. Análise de alternativas

Análise de alternativas representa as diversas opções para a grande parte de um projeto. O gerente de projetos deve analisar todas as diferentes alternativas para executar as atividades do projeto.

3. Dados publicados para auxílio e estimativas

Dados publicados para auxiliar nas estimativas dos projetos que podem agilizar e aumentar a precisão das estimativas através de analogias.

4. Estimativa ascendente (no PMBOK, bottom-up)

Estimativa ascendente consiste na técnica de cálculo de custos e de tempo por meio de agregação dos valores, decompondo seus pacotes de atividades em atividades menores.

5. Software de gerenciamento de projetos

Os softwares de gerenciamento de projetos são utilizados para gestão das atividades e dos recursos do projeto. Os mesmos abordam o desenvolvimento do produto e aplicações específicas.

 

Saídas

1. Requisitos de recursos das atividades

Os requisitos de recursos das atividades consistem em identificar as quantidades e recursos necessários para execução de cada pacote de trabalho.

2. Estrutura analítica dos recursos

Estrutura hierárquica dos recursos identificados organizados por categoria e tipo de recursos. A mesma é utilizada na organização e no relato de dados do cronograma do projeto.

3. Atualizações nos documentos do projeto

Os documentos do projeto servem para comunicação e formalização de informações. Os mesmos devem manter-se atualizados para utilização dos envolvidos no projeto.

 

Exemplo

Uma atividade como a mudança da sede da empresa exige muito controle de cada etapa. Este processo é controlado pela área de Infraestrutura da empresa que já detém conhecimento e possui ferramentas técnicas de consultoria. Precisamos definir o escopo da mudança, ou seja, tudo o que precisa ser transportado, o cronograma de cada etapa do processo, a equipe necessária, os riscos, orçar os recursos necessários, definir a ordem em que os itens serão transportados, o empacotamento dos móveis, identificar cada pacote, contratar transportadora, contratar mão de obra para empacotamento e carregamento, etc. Neste caso podemos observar diversos tipos de recursos que precisam ser mapeados e controlados, como por exemplo, material: caixas de diversos tamanhos, fitas para vedar as caixas, fitas para identificação das caixas, plástico bolha para proteção dos itens frágeis, etc.

Concluímos que as informações obtidas no estudo acima, ajudam o gerente e envolvidos no projeto a mapear recursos necessários para uma boa execução de processo, pois sem essas ferramentas de estudo, o projeto pode ter diversas falhas como falta de recursos e falha no prazo de execução de cada etapa. Com as mesmas, conseguimos identificar suas restrições, analisando detalhadamente as entradas, ferramentas e saídas desse processo. A estimativa de recursos da atividade, torna o projeto mais seguro, devido aos vários mapeamentos e controles de atividades e recursos elaborados.

 

Bibliografia

CRUZ, Fabio – Scrum e PMBOK® unidos no Gerenciamento de Projetos, 5. ed. Brasport 2013

EDUARDO MONTES, ESCRITÓRIO DE PROJETOS – Grupo de Processos de Planejamento. Disponível em: <https://escritoriodeprojetos.com.br/grupo-de-processos-de-planejamento>. Acesso em: 10 nov. 2017.

VALERIANO, Dalton – Moderno gerenciamento de projetos, 2. ed. Pearson Education, 2014

VARGAS, Ricardo – Manual prático do plano de projeto utilizando o PMBOK Guide, 5. ed. Brasport, 2014

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