Entendendo Melhor como Definir as Atividades de um Projeto

Gestores precisam estar bem preparados para saberem identificar ações específicas a serem realizadas, visando produzir as entregas do projeto no tempo determinado, garantindo assim a satisfação dos interessados (Stakeholders).

Quando falamos em gerenciamento de projeto, estamos falando administrar desde o escopo até as aquisições do projeto. No meio desses extremos temos a gerência do tempo do projeto, tema no qual falaremos um pouco nesse post.

“Definir as atividades é o processo de identificação das ações específicas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto”. [Guia PMBOK 5.0]

Por mais sucinta que seja essa definição do PMBOK, ela nos dá um direcional sobre o que estamos falando, os processos e sequencias a serem seguidas por gestores de projetos para identificarem e documentarem as atividades específicas que devam ser realizadas voltadas para o alcance dos objetivos do projeto.

Por cada projeto ser único, todo projeto precisa ser dividido em áreas específicas, que no caso do processo da definição das atividades, estamos na área de gerenciamento do tempo, que inclui os processos necessários para garantir que o projeto será implementado no prazo previsto.

Por esse motivo, tudo isso deverá ser feito antes do projeto ser colocado em prática. Para que não haja equívocos, ou seja, no planejamento de cada projeto, definindo o escopo, e detalhando seus objetivos e requisitos para atingir os interesses dos Stakeholders, os interessados do projeto.

Figura 1- Identificar ações específicas / Fonte: http://www.relocharlotte.com/construction-project-management-raleigh/

Para isso, usa-se como base a linha de base do escopo, principalmente, o nível mais baixo da EAP (Estrutura Analítica de Projetos), que é um processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis. Sua estrutura em forma de árvore auxilia na orientação das entregas, fases de um ciclo de projeto. Assim, a EAP serve como base para a maior parte do planejamento de projeto.

Por isso, não é criada apenas para o gerente do projeto, mas para toda a equipe de execução do projeto, bem como para as demais partes interessadas tais como clientes e fornecedores.

Dessa forma, implicitamente vemos a necessidade de definir aquelas atividades voltadas para o alcance dos objetivos do projeto.

Agora entrando de fato no tema do post, um gerente de projetos quando for definir as atividades, ele sabe que são necessários alguns pré-requisitos, e esses pré-requisitos estão aglomerados dentro do grupo de planejamento no gerenciamento de projeto.

No quadro abaixo vemos um cronograma com o sequenciamento do processo de definição de atividades.

Figura 2 – Definir atividades: entradas, ferramentas e técnicas e Saídas / Fonte: https://pt.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledge

Entradas para Definição das Atividades:

Estrutura analítica do projeto – EAP: É a principal entrada para a definição da atividade; Define as entregas do projeto e sua decomposição em “pacotes de trabalho”, fornecendo assim uma visão estruturada das entregas do projeto e é um ótimo instrumento para alinhar o entendimento do projeto e integrar todas as áreas.
Declaração do escopo: A justificativa e os objetivos do projeto contidos na declaração do escopo devem ser considerados, explicitamente, durante a definição das atividades;
Informações históricas: As informações históricas (que atividades foram realmente requeridas em projetos anteriores semelhantes) devem ser consideradas na definição das atividades do projeto;
Restrições: As restrições podem ser definidas como limitações internas ou externas ao projeto. As principais restrições podem ser a obrigatoriedade de se realizar determinada tarefa ou a forma de trabalho de uma equipe. Portanto, as restrições são do que eventos e ações que podem delimitar a execução do projeto, sendo conhecidas como inibidores de atuação dos principais stakeholders de um projeto, sejam eles a equipe, fornecedores ou clientes, por exemplo.
Premissas: Premissas podem ser definidas como hipóteses, algo que se assume como verdadeiro em determinado momento, por não se ter informações suficientes. As suposições podem ser chamadas de premissas, que em geral, são riscos que devem ser considerados no projeto. Em outras palavras, as premissas são sentenças consideradas verdadeiras e que não se pode comprová-las, pois dependem de fatores externos.

Figura 3- Premissas / Fonte: https://www.treasy.com.br/blog/premissas-orcamentarias

Ferramentas e Técnicas para Definição das Atividades:

Decomposição: A decomposição envolve subdividir os elementos do projeto em componentes menores e mais manejáveis com a finalidade de fornecer melhor controle do gerenciamento. A principal diferença entre a decomposição aqui descrita e a do Detalhamento do Escopo é que nesta as saídas são descritas como atividades (ações) em vez de subprodutos (itens tangíveis). Em algumas áreas de aplicação, a EAP e a lista de atividades são desenvolvidas paralelamente.
Modelos (Tamplates): Uma lista de atividades, ou uma parte de uma lista de atividades de projetos anteriores, é frequentemente útil como modelo ou referência para um novo projeto. Adicionalmente, a lista de atividades de um elemento da EAP de um projeto em andamento.

Saídas da Definição das Atividades:

Lista de atividades: A lista de atividades deve incluir todas as atividades que serão realizadas no projeto. Deve ser organizada como uma extensão da EAP para assegurar que esta está completa e que não inclui qualquer atividade que não seja requerida como parte do escopo do projeto. Assim como na EAP, a lista de atividades deve incluir descrições de cada atividade para garantir que os membros da equipe do projeto entenderão como o trabalho será feito.
Detalhes de suporte: Os detalhes de suporte referentes à lista de atividades de vem ser documentados e organizados de forma a facilitar seu uso por outros processos da gerência do projeto. Os detalhes de suporte devem sempre incluir a documentação de todas as premissas e restrições identificadas. A quantidade de detalhes adicionais varia de acordo com a área de aplicação.
Atualizações na EAP: Ao utilizar a EAP para identificá-la quais atividades são necessárias, a equipe do projeto pode identificar a falta de algum subproduto ou pode ainda determinar que a descrição dos subprodutos precisa ser clareada ou corrigida. Qualquer uma destas atualizações deve ser refletida na EAP e na respectiva documentação, como por exemplo a estimativa dos custos. Estas atualizações são muitas vezes chamadas de refinamentos ocorrem mais frequentemente.

Figura 4- Estrutura Analítica / Fonte: http://pm2all.blogspot.com.br/2011/10/pmbok-61-definir-as-atividades-do.html

Visto isso, você já pensou que toda sua vida é um gerenciamento do tempo? Tempo de dormir, tempo fazer as coisas em casa para sair para o trabalho sem que chegue no mesmo atrasado, ou seja, tudo que fazemos em nossa vida precisa ser muito bem gerenciado, pois cada vez temos mais tarefas em menos tempo.

Se formos reformar uma casa, por exemplo, precisaremos subdividir os nosso interesses, pois se colocarmos nosso projeto como “Reforma geral da casa”, a casa não ficará bonita, não estará pronta no prazo, o orçamento será muito maior do que o planejado. Dessa forma, a reforma deverá ser subdividida em etapas, em pacotes de trabalhos, por exemplo:

Definição do Projeto
Contratação dos serviços
Reforma Interna
1. 3.1 Alvenaria
2. 3.2 Pisos e azulejos
3. 3.3 Hidráulica
4. 3.4 Elétrica
5. 3.5 Pintura
6. 3.6 Outros
Reforma Externa
1. 4.1 Alvenaria
2. 4.2 Pisos e azulejos
3. 4.3 Hidráulica
4. 4.4 Elétrica
5. 4.5 Pintura
6. 4.6 Outros

Subdividindo assim nosso projeto em “mini projetos”, fazendo com que fique mais tangível o alcance dos prazos. Além de estarmos definindo as atividades específicas para cada “mini projeto”, estaremos fazendo de acordo com as premissas e restrições dos Stakeholders.

Dessa forma, podemos entender que as atividades específicas do cronograma necessitam ser executadas para produzir os diversos tangíveis do projeto. Por cada projeto ser único, o escopo, as restrições e as premissas devem ser muito bem listadas e decompostas para que o EAP seja claro e de fácil entendimento de todos envolvidos no projeto, tendo sua atualização, caso necessária, facilitada inclusive pelos interessados, os Stakeholders.