Risk Breakdown Structure

Com a necessidade de prevenir e apontar riscos dentro de um projeto, surgiram algumas ferramentas com a finalidade de analisar e difundir esses riscos, esse post abordara especificamente o RBS (Risk Breakdown Structure) ou EAR (Estrutura Analítica de Riscos).

No gerenciamento de projetos, os riscos incluem qualquer coisa não planejada e imprevista que pode ter um impacto negativo ou positivo sobre os custos, escopo, tempo ou na qualidade do projeto. Podem ser classificados em riscos externos e internos, controláveis e incontroláveis, de concorrentes, fornecedores, usuários e agentes, como na figura abaixo:

 

Figura 01: Tipo de riscos em um projeto | Fonte: https://lh3.googleusercontent.com/ZyoLEHMs2IivPVk8vH7K7iD7XbsZqd5IpeI_AtlYcAiH_w9MIsUSUPNZzwmdnPradURi8A=s144

 

Um bom gerente de projetos deve ser capaz de gerenciar esses riscos de forma adequada e eficiente, para que o projeto possa alcançar seu objetivo final com todo seu potencial.

Para auxilar esse gerenciamento é importante a utilização de ferramentas que facilitem a visualização dos riscos, tendo em vista que uma empresa de grande porte, por exemplo, possui diversas possíveis causas de riscos. Assim, surgiu a necessidade da implementação do Risk Breakdown Structure nas organizações. Além disso, por se tratar de uma ferramente de fácil manipulação, qualquer colaborador, seja gerente ou não, pode utiliza-lá, se tornando útil para todos os envolventes do projeto.

 

Afinal, para que serve essa ferramenta?

A Estrutura Analítica de Riscos é uma representação hierárquica dos riscos que fornece uma série de informações adicionais referentes a avaliação da exposição de riscos dentro de um projeto, essas informações não seriam perceptíveis a partir de uma simples lista de priorização de riscos, pois não forneceria os dados necessários para analisar de forma ampla todos os fatores recorrentes do projeto. Desse modo, com a implantação do RBS se tornou possível:

• Identificar áreas de dependência de risco;
• Compreender o tipo de exposição de risco no projeto;
• Analisar os riscos do projeto;
• Determinar a causa raiz do risco;
• Facilitar a compreensão de quais áreas do projeto necessitam de atenção especial;
• Permitir uma melhor visualização da concentração e recorrência de riscos;
• Focalizar o desenvolvimento da resposta ao risco em áreas de alto risco;
• Comparar projetos.

 

Como funciona o Risk Breakdown Structure?

Quando você pensa na estrutura analítica de risco é provável que a assemelhe a estrutura analítica do projeto (EAP). As duas são bem parecidas e é possível usar a EAP como base de construção de uma RBS, porém a análise de risco possui uma diretriz mais abrangente e profunda, mapeando os riscos através do agrupamento e organização deles em categorias, levando em consideração riscos oferecidos pelo ambiente externo e interno do projeto. Especificamente, cada categoria é dívida em níveis e cada nível deve detalhar a fonte dos riscos, assim é possível dividi-los e categoriza-los em vários segmentos.

Figura 02: Identificação dos riscos em uma EAR | Fonte:slideplayer.com.br/slide/40889/1/images/11/4.+Identificação+de+riscos.jpg

 

Utilizando o RBS no desenvolvimento de um software

A imagem abaixo representa os riscos no projeto de desenvolvimento de um software em uma organização, através de um RBS categorizado em 7 níveis. Na prática não há um limite para a quantidade de níveis que uma estrutura analítica de riscos pode conter, mas é importante considerar que conforme os níveis são aprofundados, se torna mais fácil identificar e analisar potenciais fatores de risco para o projeto.  Logo, isso torna possível uma resposta mais rápida e precisa, sendo possível planejar antecipadamente os meios para evitar que determinado risco se propague.

Figura 03: Categorização da estrutura analítica de riscos de um software | Fonte:https://elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/09/EAR-Projetos-de-software2.png

Nessa estrutura é possível analisar, por exemplo, os riscos de gerenciamento do projeto, como:

• Mudanças no escopo – Projetos de software tentem a realizar frequentes mudanças no escopo, para gerenciar isso é necessário orçar o projeto considerando futuras mudanças ou efetuar o controle integrado de mudanças.
• Prazo inadequado – O prazo deve considerar todas as etapas do projeto, desde os testes iniciais até a finalização.
• Estouro de custos – Os custos não devem ultrapassar o orçamento, é necessário que o gerente realize um estudo de viabilidade do projeto.
• Falta/inadequação de recursos humanos – É importante que os colaboradores sejam capacitados à exercerem suas funções designadas, caso contrario deve haver treinamento para capacitação.
• Partes interessadas (stakeholders) – Os stakeholders precisam ser devidamente identificados e consultados para realizar as tomadas de decisões.
• Comunicação – Deve-se definir o publico alvo do projeto, realizar a interação com o cliente e reuniões periodicamente com os colaboradores do projeto, para a discussão e apresentação de relatórios.

 

Conclusão

A estrutura analítica de riscos é uma ferramenta extremamente útil para gerentes de projetos, pois ajuda e facilita o processo de mapeamento de riscos, otimizando o trabalho e consequentemente reduzindo a tempo e custo para a finalização de um projeto.

 

Referência bibliográfica

https://project-management.com/understanding-the-risk-breakdown-structure-rbs/ <Acesso em 15/11/2017>

http://www.gp4us.com.br/ear-estrutura-analitica-de-riscos/ <Acesso em 15/11/2017>

https://sites.google.com/a/fgvgp10.mauriciovieira.net/logistica-salvador-2014/plano-de-gerenciamento-de-riscos <Acesso em 16/11/2017>

http://www.brighthubpm.com/risk-management/51997-using-a-risk-breakdown-structure/ <Acesso em 17/11/2017

https://www.pmi.org/learning/library/risk-breakdown-structure-understand-risks-1042 <Acesso em 19/11/2017>

https://www.elirodrigues.com/2013/09/21/gerenciamento-de-riscos-ear-para-projetos-de-software/ <Acesso em 19/11/2017>